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Come Viora Build ha liberato 20 ore a settimana al responsabile operations e si è concentrata sulla crescita dell’azienda
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27.09.2025
Come Viora Build ha liberato 20 ore a settimana al responsabile operations e si è concentrata sulla crescita dell’azienda
Sergiy Shuldik
Esperto finanziario presso Finmap
La gestione finanziaria nel settore edile è una partita continua con decine di variabili: bisogna tenere conto dei costi dei materiali, dei pagamenti ai fornitori e subappaltatori, degli stipendi del team, delle imposte, degli acquisti, degli anticipi e degli stati di avanzamento lavori.
Qualsiasi errore nei numeri può costare all’azienda il suo margine, ritardi nelle scadenze e la serenità di tutto il team.
È esattamente la situazione in cui si è trovata Viora Build quando il numero di progetti e il volume di lavoro hanno iniziato a crescere rapidamente. La gestione finanziaria veniva fatta con Google Sheets, ma un’azienda in crescita aveva bisogno di qualcosa di più.
Tracciavamo tutte le spese a mano e questo portava continuamente a errori. Avevamo bisogno di un sistema che ci desse una visione chiara e ci aiutasse a pianificare la crescita. — Simon, Operations Manager di Viora Build
La soluzione è stata l’implementazione di Finmap e il coinvolgimento di un financial manager, che ha preso in carico contabilità gestionale, reportistica e pianificazione finanziaria.
In questo articolo scoprirai:
- come l’azienda ha cambiato completamente il proprio approccio alla finanza e ha liberato 20 ore a settimana dell’operations manager;
- come l’automazione ha aiutato a evitare buchi di cassa e a vedere con chiarezza la redditività di ogni progetto;
- qual è stato il fattore decisivo per scalare il business e quali lezioni il team ha tratto da questo percorso.
Continua a leggere: vedrai che la finanza può essere semplice e la gestione aziendale prevedibile.
Chi è il cliente: Viora Build
Viora Build è un’impresa edile portoghese specializzata nella costruzione di ville premium e di lusso, oltre che di edifici residenziali multipiano.
L’azienda lavora con investitori privati e developer che si aspettano non solo un’elevata qualità costruttiva, ma anche trasparenza nei processi finanziari.
Una caratteristica centrale del modello di business di Viora Build è il suo lavoro per progetto. Questo significa gestire contemporaneamente diversi cantieri con budget diversi, appaltatori, scadenze di pagamento e piani finanziari differenti.
In una situazione del genere, è molto facile perdere il controllo:
- ogni progetto ha acquisti, stati di avanzamento e pagamenti separati;
- le variazioni nei costi dei materiali incidono direttamente sulla redditività;
- bisogna assicurarsi che sui conti ci sia sempre liquidità sufficiente per pagare fornitori e personale.
Il principale promotore del cambiamento è stato Simon. Come operations manager, è responsabile non solo del controllo dei processi di costruzione, ma anche della parte finanziaria: dall’allocazione dei budget all’analisi della redditività.
Tuttavia, nonostante un team professionale, prima di lavorare con Finmap la gestione finanziaria dell’azienda era tutt’altro che ideale.
| Prima di Finmap | Cosa significava per l’azienda |
|---|---|
| Google Sheets per tutte le spese | Dati sparsi in posti diversi, duplicazioni ed errori |
| Nessun report P&L e Cash Flow | Impossibile vedere i margini reali dei progetti |
| Contabilità gestionale manuale | Tempo del manager e degli specialisti sprecato in attività ripetitive |
| Nessun calendario dei pagamenti | Rischio costante di buchi di cassa |
Simon racconta di aver sentito il bisogno di un sistema fin dai primi giorni di lavoro, ma che il cambiamento è stato possibile solo quando l’azienda è cresciuta.
Quando siamo cresciuti, avevamo capitale, abbiamo capito che potevamo permettercelo e abbiamo assunto subito un financial manager. Perché senza questa figura non si poteva nemmeno parlare di uno sviluppo rapido del business. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Così Viora Build è arrivata al punto in cui il caos finanziario iniziava a frenare la crescita dell’azienda: era il momento di agire.
Cosa frenava la crescita di Viora Build
Quando l’azienda ha iniziato a scalare, è diventato chiaro: il vecchio modo di gestire la finanza non funzionava più. La contabilità su Google Sheets, l’inserimento manuale dei dati e la mancanza di sistematizzazione creavano caos e rallentavano la crescita.
Gestivamo tutte le spese tramite Google Sheets… e nulla era automatizzato, quindi naturalmente si generavano errori. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Le principali difficoltà
| Problema | Come si presentava nella pratica | A cosa portava |
|---|---|---|
| Contabilità manuale su Google Sheets | Tutte le spese venivano inserite a mano, ogni transazione categorizzata separatamente | Errori continui e dati imprecisi |
| Assenza di P&L e Cash Flow | Nessuna chiarezza sulla redditività di ciascun progetto | Decisioni prese “a occhio”, senza un quadro chiaro |
| Nessuna pianificazione finanziaria | Mancavano previsioni di cassa e calendario dei pagamenti | Rischio di buchi di cassa e spese impreviste |
| Carico eccessivo sul team | I manager passavano ore a inserire e controllare dati | Meno tempo per il controllo dei progetti e le attività strategiche |
| Difficoltà nel calcolare il margine | Mancava una ripartizione delle spese per progetto in tempo reale | Margini di progetto calcolati a posteriori e in modo impreciso |
La situazione era resa ancora più complessa dal fatto che l’azienda gestiva più grandi progetti contemporaneamente, e qualsiasi errore nei calcoli poteva costare decine di migliaia di euro.
Avevamo bisogno di una persona che potesse preparare report P&L e Cash Flow corretti, fare analisi per mese e trimestre, occuparsi di pianificazione finanziaria e preparare proposte commerciali per gli investitori. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Perché il cambiamento era diventato inevitabile
L’azienda aveva capito fin dall’inizio la necessità di automatizzare, ma, come dice Simon, tutto dipendeva dalle risorse disponibili.
Questo momento è stato un punto di svolta: il caos finanziario ha iniziato a incidere direttamente sulla velocità decisionale e sulla crescita dell’azienda.
Come Viora Build ha rimesso in ordine la finanza
Per uscire dal caos finanziario, l’azienda ha scelto di intervenire in modo strutturato. Assumere un financial manager, automatizzare i processi e passare gradualmente a una gestione più strategica: questi tre passaggi sono stati la chiave della trasformazione.
Abbiamo sempre saputo che fosse necessario. Semplicemente, era sempre una questione di risorse. Quando siamo cresciuti e avevamo capitale, abbiamo deciso che era arrivato il momento. Perché senza questa persona una crescita rapida dell’azienda sarebbe stata impossibile. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Assunzione di un financial manager
L’azienda ha assunto un financial manager, che ha preso in carico la gestione, la preparazione dei report P&L e Cash Flow, la pianificazione finanziaria e le proposte commerciali per gli investitori.
Con il tempo, è diventato direttore finanziario e ha iniziato a occuparsi di attività più strategiche.
All’inizio lavoravamo nel formato financial manager: categorizzava tutte le operazioni e costruiva i report. Ora invece lavoriamo a un livello più profondo, da direttore finanziario: implementa decisioni strategiche e ci fornisce la reportistica. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Automazione con Finmap
Tutte le operazioni finanziarie sono state trasferite da Google Sheets a Finmap. Il sistema ha permesso di gestire le operazioni per categoria, vedere i saldi dei conti e ottenere P&L e Cash Flow in qualsiasi momento.
Delegare la gestione finanziaria al financial manager era l’unica aspettativa, e lui l’ha soddisfatta. Anzi, ha fatto anche di più: ha preso l’iniziativa e ora sta configurando per noi anche un sistema ERP. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Avvio del sistema ERP
Il passo successivo è integrare finanza, acquisti e preventivazione in un unico sistema ERP.
Questo permetterà di sincronizzare completamente la pianificazione degli acquisti, il controllo dei costi e l’emissione degli stati di avanzamento lavori.
Abbiamo iniziato a implementare l’ERP perché senza questo strumento il direttore finanziario fa fatica a lavorare. Deve esserci coordinamento tra ufficio preventivi, acquisti e finanza, altrimenti è difficile sviluppare questa direzione. — Simon, Operations Manager di Viora Build
| Cosa è stato fatto | Risultato |
|---|---|
| Assunto un financial manager, poi diventato CFO | Il manager è stato liberato dalla routine operativa e l’azienda ha una figura responsabile della finanza |
| Trasferita la contabilità gestionale su Finmap | Automazione dei dati, meno errori, report più rapidi |
| Creati P&L, Cash Flow e calendario dei pagamenti | Controllo sui buchi di cassa e pianificazione chiara |
| Impostata la reportistica per progetto | Calcolo preciso di margini e redditività |
| Avviato un progetto ERP | Sincronizzazione di finanza e acquisti, preparazione alla crescita dell’azienda |
Cosa ha ottenuto Viora Build dopo l’implementazione di Finmap
Già nei primi due mesi di collaborazione, l’azienda ha percepito cambiamenti importanti. La gestione finanziaria ha smesso di essere caotica e il management ha ottenuto una visione chiara su tutti i progetti.
Ora abbiamo un sistema automatizzato di gestione finanziaria. Abbiamo un direttore finanziario che può rispondere a qualsiasi domanda in qualsiasi momento. Controlliamo se ci sarà un buco di cassa e possiamo pianificare le finanze senza metterci con le spalle al muro. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Benefici concreti per il team
- Risparmio di tempo:
Lavorare con il direttore finanziario mi ha liberato almeno 20 ore a settimana sulla parte finanziaria. — Simon, Operations Manager di Viora Build
- Trasparenza dei progetti:
Ora possiamo calcolare con precisione i margini dei nostri progetti e, grazie a questo, l’utile netto. — Simon, Operations Manager di Viora Build
- Controllo e prevedibilità:
Abbiamo un calendario dei pagamenti. Sappiamo chiaramente cosa sta succedendo sui progetti e quali stati di avanzamento devono essere emessi. — Simon, Operations Manager di Viora Build
- Coordinamento tra reparti:
Ufficio acquisti, finanza e preventivazione ora lavorano in sincronia. Questo fa risparmiare tempo non solo al manager, ma a tutto il team di gestione.
Pronti a scalare
Oggi l’azienda ha non solo il controllo, ma anche gli strumenti per crescere.
Il passo successivo è il lancio del sistema ERP, che permetterà una previsione dei costi ancora più precisa e una maggiore redditività.
Questo libera tempo sia al nostro direttore sia a me come manager. Ora posso concentrarmi di più sullo sviluppo dell’azienda invece che sulla routine. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Lezioni e consigli per altre aziende
La collaborazione con Finmap e con il direttore finanziario è stata un punto di svolta per Viora Build. Il team non solo ha messo ordine nei numeri, ma ha anche visto come la finanza possa diventare uno strumento strategico per crescere.
Simon condivide i principali insegnamenti:
Se ci sono dubbi sul lavorare con Finmap, posso dire che la comunicazione è di alto livello, il lavoro è di alto livello: quindi posso consigliare questa azienda con piena fiducia.
Lezioni da Viora Build
| Insight | Cosa significa per l’azienda |
|---|---|
| Automazione = risparmio di tempo | I manager hanno recuperato 20 ore a settimana, che ora investono nella crescita dell’azienda |
| Il CFO è un partner strategico | Non è solo un “contabile”, ma una persona che aiuta a pianificare il futuro |
| Trasparenza = tranquillità | Basta decisioni “a occhio”: solo dati e analisi |
| L’ERP è la chiave per scalare | Quando finanza, acquisti e preventivazione sono sincronizzati, la crescita diventa prevedibile |
| Prima si inizia, meglio è | Non aspettare il caos: sistematizzare la finanza aiuta a evitare errori costosi |
Consigli per gli imprenditori
- Non rimandare la sistematizzazione della finanza. Se l’azienda sta crescendo, prima o poi i fogli di calcolo “manuali” inizieranno a frenare lo sviluppo.
- Delega la finanza a professionisti. Libera tempo al manager e dà al team regole del gioco chiare.
- Investi nell’analisi. P&L, Cash Flow e calendario dei pagamenti non sono solo numeri: sono il tuo piano di crescita.
- Guarda avanti. Un sistema ERP e un CFO aiutano non solo a contare i soldi, ma anche a prevedere il futuro.
Cosa aspetta Viora Build
L’azienda sta completando l’implementazione del suo sistema ERP e si sta preparando a scalare il business in nuove regioni.
Finanze trasparenti e gestione strategica permettono di affrontare progetti più grandi senza il timore di “perdersi” nei numeri.
Ora possiamo pianificare le nostre finanze senza metterci con le spalle al muro. Questo ci dà sicurezza e libertà per crescere. — Simon, Operations Manager di Viora Build
Domande frequenti
- Quanto tempo serve per vedere i primi risultati?
Nel caso di Viora Build, i primi risultati sono arrivati già nel primo mese: l’azienda ha ottenuto P&L, Cash Flow, controllo dei saldi e la possibilità di prevedere i pagamenti.
- Serve davvero un direttore finanziario se c’è già un commercialista?
Sì. Il commercialista lavora sui dati passati, mentre il direttore finanziario pianifica il futuro e aiuta a prendere decisioni strategiche.
- È difficile implementare l’automazione nel team?
No. In Viora Build non c’è stata resistenza: tutti hanno visto i benefici e si sono adattati rapidamente al nuovo sistema.
- L’investimento in Finmap e in un direttore finanziario si ripaga?
Sì. Già solo liberare 20 ore a settimana del manager copre i costi, senza contare la maggiore precisione nelle decisioni finanziarie e l’evitare buchi di cassa.
- Quali sono i passi successivi dopo aver implementato la gestione finanziaria?
Il passo successivo è lanciare un sistema ERP per integrare finanza, acquisti e preventivazione. Questo aumenterà ulteriormente la precisione della pianificazione e la redditività dei progetti.
Settore: Come Finmap aiuta le imprese edili a riprendere il controllo della finanza
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Domande frequenti
Perché la gestione finanziaria è così complessa nell’edilizia?
L’edilizia significa tenere insieme decine di variabili nello stesso momento: costi dei materiali, pagamenti ai subappaltatori, stipendi, tasse, anticipi e stati di avanzamento lavori. Spesso più cantieri, con budget e scadenze di pagamento diverse, procedono in parallelo, e basta un errore per bruciare il margine dell’azienda o far saltare una consegna. È proprio questa complessità che, quando l’attività cresce, rende presto insufficienti i fogli di calcolo gestiti a mano.
Come può un’impresa edile calcolare il margine reale di ogni progetto?
La chiave è attribuire le spese a ciascun progetto in tempo reale, non a posteriori. Con report P&L e di cash flow corretti, suddivisi per progetto, mese e trimestre, puoi vedere la redditività effettiva invece di andare a intuito. Strumenti come Finmap ti permettono di gestire le operazioni per categoria e collegare i costi ai singoli progetti, così i margini diventano precisi, non semplici stime.
Qual è il momento giusto per assumere un financial manager?
Per molte aziende diventa possibile quando la crescita porta capitale sufficiente per sostenere questo ruolo, come è successo a Viora Build. Un financial manager può occuparsi della categorizzazione delle operazioni, della creazione dei report e della pianificazione finanziaria, per poi evolvere in direttore finanziario e gestire decisioni strategiche. Di solito il segnale arriva quando il disordine nei conti inizia a frenare la velocità di crescita.
In che modo automatizzare le finanze libera tempo per l’operatività?
Passare dall’inserimento manuale nei fogli di calcolo a un sistema automatizzato elimina ore di data entry e riconciliazioni ripetitive. In Viora Build questo ha liberato circa 20 ore alla settimana per l’operations manager, tempo che è stato reinvestito nel controllo dei progetti e nella crescita dell’azienda. L’automazione aggiunge anche un calendario dei pagamenti, utile per evitare buchi di cassa e mantenere fondi sufficienti per pagare fornitori e personale.
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Siamo pronti a risponderti.
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