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Wie Viora Build dem Operations Manager 20 Stunden pro Woche freischaufelte und den Fokus aufs Wachstum legte
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9 Min.
27.09.2025
Wie Viora Build dem Operations Manager 20 Stunden pro Woche freischaufelte und den Fokus aufs Wachstum legte
Sergiy Shuldik
Finanzexperte bei Finmap
Finanzmanagement im Bauunternehmen ist ein ständiges Spiel mit Dutzenden Variablen: Materialkosten, Zahlungen an Auftragnehmer, Gehälter, Steuern, Einkäufe, Anzahlungen und Abnahmeprotokolle müssen im Blick bleiben.
Jeder Fehler in den Zahlen kann das Unternehmen Marge kosten, zu verpassten Fristen führen und dem gesamten Team die Nerven rauben.
Genau vor dieser Herausforderung stand Viora Build, als die Zahl der Projekte und das Arbeitsvolumen rasant zunahmen. Das Finanzmanagement lief über Google Sheets, doch das wachsende Unternehmen brauchte mehr.
Wir haben alle Ausgaben manuell erfasst, und das führte immer wieder zu Fehlern. Wir brauchten ein System, das ein klares Bild liefert und uns hilft, Wachstum zu planen. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Die Lösung war die Einführung von Finmap und die Einbindung eines Finanzmanagers, der Buchhaltung, Reporting und Finanzplanung übernahm.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- wie das Unternehmen seinen Umgang mit Finanzen komplett verändert und dem Operations Manager 20 Stunden pro Woche freigemacht hat;
- wie Automatisierung dabei geholfen hat, Liquiditätsengpässe zu vermeiden und die Rentabilität jedes einzelnen Projekts klar zu sehen;
- was zum entscheidenden Faktor für die Skalierung des Unternehmens wurde und welche Erkenntnisse das Team aus diesem Prozess gewonnen hat.
Lesen Sie weiter — und Sie werden sehen: Finanzen können einfach sein und Unternehmensführung planbar.
Über den Kunden: Wer ist Viora Build?
Viora Build ist ein Bauunternehmen aus Portugal, das sich auf den Bau von Premium- und Luxusvillen sowie mehrstöckigen Wohngebäuden spezialisiert hat.
Das Unternehmen arbeitet mit privaten Investoren und Projektentwicklern zusammen, die nicht nur hohe Bauqualität erwarten, sondern auch Transparenz in den Finanzprozessen.
Ein zentrales Merkmal des Geschäfts von Viora Build ist die projektbasierte Arbeitsweise. Das bedeutet: Mehrere Projekte mit unterschiedlichen Budgets, Auftragnehmern, Zahlungsplänen und Finanzplänen laufen gleichzeitig.
In so einer Situation verliert man sehr leicht den Überblick:
- jedes Projekt hat eigene Einkäufe, Abnahmeprotokolle und Zahlungen;
- Änderungen bei den Materialkosten wirken sich direkt auf die Rentabilität aus;
- es muss jederzeit genug Geld auf den Konten sein, um Lieferanten und Mitarbeitende zu bezahlen.
Der wichtigste Treiber der Veränderung war Simon. Als Operations Manager ist er nicht nur für die Steuerung der Bauprozesse verantwortlich, sondern auch für die finanzielle Seite: von der Budgetverteilung bis zur Rentabilitätsanalyse.
Trotz eines professionellen Teams war das Finanzmanagement des Unternehmens vor der Zusammenarbeit mit Finmap jedoch weit entfernt von ideal.
| Vor Finmap | Was das für das Unternehmen bedeutete |
|---|---|
| Google Sheets für alle Ausgaben | Daten waren über verschiedene Stellen verteilt, Duplikate und Fehler entstanden |
| Keine GuV- und Cashflow-Berichte | Die tatsächlichen Projektmargen waren nicht sichtbar |
| Manuelle Buchführung | Zeitverlust für Manager und Fachkräfte durch Routinetätigkeiten |
| Kein Zahlungskalender | Ständiges Risiko von Liquiditätsengpässen |
Simon erinnert sich, dass er schon in den ersten Arbeitstagen den Bedarf an einem System gespürt hat. Umsetzen ließen sich Veränderungen aber erst, als das Unternehmen gewachsen war.
Als wir gewachsen waren und Kapital hatten, wurde uns klar: Wir können uns das leisten. Also haben wir sofort einen Finanzmanager eingestellt. Denn ohne diese Person wäre von schneller Unternehmensentwicklung überhaupt keine Rede gewesen. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
So kam Viora Build an den Punkt, an dem das finanzielle Chaos das Unternehmenswachstum ausbremste — und es Zeit wurde zu handeln.
Was Viora Build am Wachstum hinderte
Als das Unternehmen zu skalieren begann, wurde klar: Der alte Umgang mit Finanzen funktionierte nicht mehr. Buchhaltung in Google Sheets, manuelle Dateneingabe und fehlende Systematik sorgten für Chaos, das das Wachstum verlangsamte.
Wir haben alle Ausgaben über Google Sheets verwaltet … und nichts davon war automatisiert, was natürlich zu Fehlern geführt hat. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Die größten Herausforderungen
| Problem | Wie es in der Praxis aussah | Wozu es führte |
|---|---|---|
| Manuelle Buchführung in Google Sheets | Alle Ausgaben wurden manuell eingetragen, jede Transaktion separat kategorisiert | Ständige Fehler und ungenaue Daten |
| Keine GuV und kein Cashflow | Keine Klarheit über die Rentabilität einzelner Projekte | Entscheidungen nach Bauchgefühl statt auf Basis eines klaren Bildes |
| Keine Finanzplanung | Keine Cashflow-Prognose und kein Zahlungsplan | Risiko von Liquiditätsengpässen und unerwarteten Ausgaben |
| Hohe Belastung für das Team | Manager verbrachten Stunden mit Eingabe und Prüfung von Daten | Weniger Zeit für Projektsteuerung und strategische Aufgaben |
| Marge schwer zu berechnen | Keine Echtzeit-Zuordnung der Ausgaben zu Projekten | Projektmargen wurden rückblickend und ungenau berechnet |
Erschwerend kam hinzu, dass das Unternehmen mehrere große Projekte gleichzeitig betreute. Jeder Rechenfehler konnte zehntausende Euro kosten.
Wir brauchten jemanden, der saubere GuV- und Cashflow-Berichte erstellen, Auswertungen nach Monaten und Quartalen aufbereiten, die Finanzplanung übernehmen und kommerzielle Angebote für Investoren vorbereiten konnte. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Warum Veränderung unvermeidlich wurde
Dem Unternehmen war von Anfang an klar, dass Automatisierung notwendig ist. Aber wie Simon sagt, hing alles an den verfügbaren Ressourcen.
Dieser Moment wurde zum Wendepunkt: Das finanzielle Chaos beeinflusste direkt die Geschwindigkeit von Entscheidungen und das Wachstum des Unternehmens.
Wie Viora Build seine Finanzen in Ordnung brachte
Um aus dem Finanzchaos herauszukommen, entschied sich das Unternehmen für einen umfassenden Ansatz. Einen Finanzmanager einstellen, Prozesse automatisieren und Schritt für Schritt zu einer stärker strategischen Steuerung übergehen — diese drei Schritte wurden zum Schlüssel der Transformation.
Wir wussten immer, dass das nötig ist. Es hing nur immer an den Ressourcen. Als wir gewachsen waren und Kapital hatten, haben wir entschieden: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt. Denn ohne diese Person wäre schnelles Unternehmenswachstum unmöglich gewesen. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Einstellung eines Finanzmanagers
Das Unternehmen stellte einen Finanzmanager ein, der die Steuerung, die Erstellung von GuV- und Cashflow-Berichten, die Finanzplanung und kommerzielle Angebote für Investoren übernahm.
Mit der Zeit wurde er zum Finanzdirektor und übernahm zunehmend strategische Aufgaben.
Am Anfang haben wir im Format eines Finanzmanagers gearbeitet: Er hat alle Vorgänge kategorisiert und Berichte aufgebaut. Jetzt arbeiten wir auf einer tieferen Ebene im Format eines Finanzdirektors: Er setzt strategische Entscheidungen um und liefert uns das Reporting. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Automatisierung mit Finmap
Alle Finanzvorgänge wurden von Google Sheets nach Finmap übertragen. Das System ermöglichte es, Vorgänge nach Kategorien zu verwalten, Kontostände zu sehen und jederzeit GuV und Cashflow abzurufen.
Das Finanzmanagement an den Finanzmanager zu delegieren, war unsere einzige Erwartung — und er hat sie erfüllt. Inzwischen sogar mehr als das: Er hat selbst die Initiative ergriffen und richtet jetzt auch ein ERP-System für uns ein. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Start des ERP-Systems
Der nächste Schritt ist die Integration von Finanzen, Einkauf und Kalkulation in ein einheitliches ERP-System.
So lassen sich Einkaufsplanung, Kostenkontrolle und das Ausstellen von Abnahmeprotokollen vollständig synchronisieren.
Wir haben mit der ERP-Einführung begonnen, weil es für den Finanzdirektor ohne ERP schwer ist zu arbeiten. Es muss eine Abstimmung zwischen Kalkulationsabteilung, Einkauf und Finanzen geben — sonst ist es schwierig, diesen Bereich weiterzuentwickeln. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
| Was umgesetzt wurde | Wirkung |
|---|---|
| Finanzmanager eingestellt, später CFO | Der Manager wurde von operativer Routine entlastet, und es gab eine verantwortliche Person für Finanzen |
| Buchhaltung zu Finmap übertragen | Automatisierte Daten, weniger Fehler, schnelleres Reporting |
| GuV, Cashflow und Zahlungskalender aufgebaut | Kontrolle über Liquiditätsengpässe und klare Planung |
| Projektbasiertes Reporting eingerichtet | Genaue Berechnung von Margen und Rentabilität |
| ERP-Projekt gestartet | Synchronisierung von Finanzen und Einkauf, Vorbereitung auf die Skalierung des Unternehmens |
Was Viora Build nach der Einführung von Finmap gewonnen hat
Schon in den ersten zwei Monaten der Zusammenarbeit spürte das Unternehmen deutliche Veränderungen. Das Finanzmanagement war nicht länger chaotisch, und das Managementteam erhielt ein klares Bild über alle Projekte hinweg.
Jetzt haben wir ein automatisiertes Finanzmanagement-System. Wir haben einen Finanzdirektor, der jederzeit jede Frage beantworten kann. Wir kontrollieren, ob ein Liquiditätsengpass entstehen könnte, und können unsere Finanzen planen, ohne uns selbst in die Enge zu treiben. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Konkrete Vorteile für das Team
- Zeitersparnis:
Die Arbeit mit dem Finanzdirektor hat mir im Finanzbereich mindestens 20 Stunden pro Woche freigemacht. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
- Transparenz über Projekte:
Jetzt können wir unsere Projektmargen genau berechnen — und damit auch den Nettogewinn. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
- Kontrolle und Planbarkeit:
Wir haben einen Zahlungskalender. Wir verstehen klar, was in den Projekten passiert und welche Abnahmeprotokolle ausgestellt werden müssen. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
- Abstimmung zwischen Abteilungen:
Einkauf, Finanzen und Kalkulation arbeiten jetzt synchron. Das spart nicht nur dem Manager Zeit, sondern dem gesamten Managementteam.
Bereit für die Skalierung
Das Unternehmen hat heute nicht nur Kontrolle, sondern auch die Werkzeuge für Wachstum.
Der nächste Schritt ist der Start eines ERP-Systems, das noch präzisere Kostenprognosen ermöglicht und die Rentabilität verbessert.
Das schafft Zeit für unseren Direktor und für mich als Manager. Jetzt kann ich mich stärker auf die Entwicklung des Unternehmens konzentrieren statt auf Routine. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Erkenntnisse und Tipps für andere Unternehmen
Die Zusammenarbeit mit Finmap und dem Finanzdirektor wurde für Viora Build zum Wendepunkt. Das Team hat nicht nur die Zahlen geordnet, sondern auch gesehen, wie Finanzen zu einem strategischen Werkzeug für Wachstum werden können.
Simon teilt die wichtigsten Erkenntnisse:
Wenn es Zweifel an der Zusammenarbeit mit Finmap gibt, kann ich sagen: Die Kommunikation ist auf hohem Niveau, die Arbeit ist auf hohem Niveau — deshalb kann ich dieses Unternehmen mit gutem Gewissen empfehlen.
Erkenntnisse von Viora Build
| Erkenntnis | Was das fürs Unternehmen bedeutet |
|---|---|
| Automatisierung = Zeitersparnis | Manager haben 20 Stunden pro Woche zurückgewonnen, die sie jetzt in Unternehmenswachstum investieren |
| Der CFO ist ein strategischer Partner | Nicht nur ein „Buchhalter“, sondern jemand, der hilft, die Zukunft zu planen |
| Transparenz = Ruhe im Kopf | Keine Entscheidungen mehr nach Bauchgefühl — nur Daten und Analysen |
| ERP ist der Schlüssel zur Skalierung | Wenn Finanzen, Einkauf und Kalkulation synchron laufen, wird Wachstum planbar |
| Je früher, desto besser | Warten Sie nicht auf Chaos: Finanzielle Systematisierung hilft, teure Fehler zu vermeiden |
Tipps für Unternehmer
- Schieben Sie die Systematisierung Ihrer Finanzen nicht auf. Wenn das Unternehmen wächst, bremsen „manuelle“ Tabellen früher oder später die Entwicklung.
- Delegieren Sie Finanzen an Profis. Das schafft dem Management Zeit und gibt dem Team klare Spielregeln.
- Investieren Sie in Analysen. GuV, Cashflow und Zahlungskalender sind nicht einfach Zahlen — sie sind Ihr Wachstumsplan.
- Denken Sie voraus. Ein ERP-System und ein CFO helfen nicht nur dabei, Geld zu zählen, sondern auch die Zukunft zu prognostizieren.
Wie es für Viora Build weitergeht
Das Unternehmen schließt gerade die Einführung seines ERP-Systems ab und bereitet die Skalierung des Geschäfts in neue Regionen vor.
Transparente Finanzen und strategische Steuerung ermöglichen es, größere Projekte anzunehmen, ohne Angst zu haben, sich in den Zahlen zu verlieren.
Jetzt können wir unsere Finanzen planen, ohne uns selbst in die Enge zu treiben. Das gibt Sicherheit und Freiheit für Wachstum. — Simon, Operations Manager bei Viora Build
Häufig gestellte Fragen
- Wie lange dauert es, bis erste Ergebnisse sichtbar werden?
Bei Viora Build kamen die ersten Ergebnisse innerhalb des ersten Monats: Das Unternehmen erhielt GuV, Cashflow, Kontostandskontrolle und die Möglichkeit, Zahlungen zu prognostizieren.
- Braucht man einen Finanzdirektor, wenn es bereits einen Buchhalter gibt?
Ja. Ein Buchhalter arbeitet mit Vergangenheitsdaten, während ein Finanzdirektor die Zukunft plant und bei strategischen Entscheidungen unterstützt.
- Ist es schwierig, Automatisierung im Team einzuführen?
Nein. Bei Viora Build gab es keinen Widerstand — alle sahen den Nutzen und passten sich schnell an das neue System an.
- Lohnt sich die Investition in Finmap und einen Finanzdirektor?
Ja. Allein die 20 Stunden pro Woche, die der Manager zurückgewonnen hat, decken bereits die Kosten — ganz zu schweigen von präziseren Finanzentscheidungen und vermiedenen Liquiditätsengpässen.
- Was sind die nächsten Schritte nach der Einführung des Finanzmanagements?
Der nächste Schritt ist die Einführung eines ERP-Systems, um Finanzen, Einkauf und Kalkulation zu integrieren. Das erhöht die Planungsgenauigkeit und die Projektrentabilität weiter.
Branche: Wie Finmap Bauunternehmen hilft, die Kontrolle über ihre Finanzen zurückzugewinnen
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Häufig gestellte Fragen
Warum ist Finanzmanagement im Bauwesen so anspruchsvoll?
Im Bau laufen ständig dutzende Faktoren gleichzeitig zusammen: Materialkosten, Zahlungen an Auftragnehmer, Gehälter, Steuern, Vorschüsse und Abnahmeprotokolle. Oft laufen mehrere Projekte mit unterschiedlichen Budgets und Zahlungsplänen parallel, und ein einziger Fehler kann die Marge kosten oder zu einer verpassten Frist führen. Genau diese Komplexität sorgt dafür, dass manuelle Tabellen mit wachsendem Unternehmen schnell nicht mehr ausreichen.
Wie kann ein Bauunternehmen die tatsächliche Marge jedes Projekts berechnen?
Entscheidend ist, Ausgaben in Echtzeit dem jeweiligen Projekt zuzuordnen, statt sie erst im Nachhinein aufzuschlüsseln. Mit sauber nach Projekten, Monaten und Quartalen gegliederten GuV- und Cashflow-Berichten erkennen Sie die echte Rentabilität, statt nur zu schätzen. Tools wie Finmap ermöglichen es, Geschäftsvorgänge nach Kategorien zu verwalten und Kosten konkreten Projekten zuzuordnen — so werden Margen genau statt nur ungefähr.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, einen Finanzmanager einzustellen?
Für viele Unternehmen wird das möglich, sobald das Wachstum genug Kapital bringt, um sich diese Rolle leisten zu können — so war es auch bei Viora Build. Ein Finanzmanager kann die Kategorisierung von Geschäftsvorgängen, den Aufbau von Berichten und die Finanzplanung übernehmen und sich später zum Finanzdirektor entwickeln, der strategische Entscheidungen mitträgt. Der Auslöser ist meist der Moment, in dem finanzielles Chaos das Wachstum ausbremst.
Wie schafft die Automatisierung der Finanzen mehr Zeit fürs operative Geschäft?
Der Wechsel von manueller Eingabe in Tabellen zu einem automatisierten System spart viele Stunden Routinearbeit bei Datenerfassung und Abstimmung. Bei Viora Build wurden dadurch rund 20 Stunden pro Woche für den Operations Manager frei — Zeit, die in Projektkontrolle und Skalierung floss. Zusätzlich bringt Automatisierung einen Zahlungskalender mit, der hilft, Liquiditätsengpässe zu vermeiden und genug Mittel für Lieferanten und Mitarbeitende bereitzuhalten.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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