Cómo Viora Build le ahorró 20 horas a la semana a su gerente de operaciones y pudo centrarse en hacer crecer el negocio

La gestión financiera en una empresa de construcción es un juego constante con decenas de variables: hay que tener en cuenta el coste de los materiales, los pagos a contratistas, los sueldos del equipo, los impuestos, las compras, los anticipos y las certificaciones de obra.

Cualquier error en los números puede costarle a la empresa su margen, retrasos en los plazos y los nervios de todo el equipo.

Esto es exactamente lo que le ocurrió a Viora Build cuando el número de proyectos y el volumen de trabajo empezaron a crecer rápidamente. La gestión financiera se hacía en Google Sheets, pero el crecimiento del negocio exigía algo más.

Registrábamos todos los gastos manualmente, y eso nos llevaba constantemente a cometer errores. Necesitábamos un sistema que nos diera una visión clara y nos ayudara a planificar el crecimiento. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

La solución fue implementar Finmap e incorporar a un responsable financiero que asumiera la contabilidad de gestión, los informes y la planificación financiera.
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En este artículo verás:

• cómo la empresa cambió por completo su enfoque financiero y liberó 20 horas semanales para el director de Operaciones;
• cómo la automatización ayudó a evitar tensiones de caja y a ver con claridad la rentabilidad de cada proyecto;
• qué factor fue decisivo para escalar el negocio y qué aprendizajes obtuvo el equipo durante el proceso.

Sigue leyendo y verás que las finanzas pueden ser sencillas, y la gestión del negocio, predecible.

Sobre el cliente: quién es Viora Build

Viora Build es una empresa constructora de Portugal especializada en la construcción de villas premium y de lujo, así como de edificios residenciales de varias plantas.

La empresa trabaja con inversores privados y promotores que esperan no solo una alta calidad de construcción, sino también transparencia en los procesos financieros.
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Una característica clave del negocio de Viora Build es su forma de trabajar por proyectos. Esto significa que se gestionan simultáneamente varios proyectos con presupuestos distintos, contratistas, calendarios de pago y planes financieros.

En una situación así, es muy fácil perder el control:

• cada proyecto tiene compras, certificaciones y pagos por separado;
• los cambios en el coste de los materiales afectan directamente a la rentabilidad;
• hay que asegurarse de que siempre haya suficiente dinero en las cuentas para pagar a proveedores y al equipo.

El principal impulsor del cambio fue Simon. Como director de Operaciones, es responsable no solo de controlar los procesos de construcción, sino también de la parte financiera: desde la asignación de presupuestos hasta el análisis de rentabilidad.

Sin embargo, pese a contar con un equipo profesional, antes de trabajar con Finmap la gestión financiera de la empresa estaba lejos de ser ideal.

Simon recuerda que sintió la necesidad de contar con un sistema desde sus primeros días en la empresa, pero que los cambios solo pudieron ponerse en marcha cuando la compañía creció.

Cuando crecimos, teníamos capital, vimos que podíamos permitírnoslo y contratamos enseguida a un responsable financiero. Porque sin esa persona, no se podía ni hablar de un desarrollo rápido del negocio. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Así, Viora Build llegó a un punto en el que el caos financiero empezó a frenar el crecimiento del negocio, y era hora de actuar.

Qué impedía crecer a Viora Build

Cuando la empresa empezó a escalar, quedó claro que el enfoque financiero anterior ya no funcionaba. La contabilidad en Google Sheets, la introducción manual de datos y la falta de sistematización generaban un caos que ralentizaba el crecimiento.

Gestionábamos todos los gastos con Google Sheets… y nada estaba automatizado, lo que naturalmente provocaba errores. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Principales retos

La situación se complicaba porque la empresa gestionaba varios proyectos grandes al mismo tiempo, y cualquier error de cálculo podía costar decenas de miles de euros.

Necesitábamos una persona que pudiera preparar informes de P&L y Cash Flow correctamente, hacer desgloses por meses y trimestres, encargarse de la planificación financiera y preparar propuestas comerciales para inversores. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Por qué el cambio se volvió inevitable

‍La empresa entendía la necesidad de automatizar desde el principio, pero, como dice Simon, todo dependía de los recursos.

Ese momento se convirtió en un punto de inflexión: el caos financiero empezó a afectar directamente a la rapidez en la toma de decisiones y al crecimiento de la empresa.

Cómo Viora Build puso orden en sus finanzas

Para salir del caos financiero, la empresa decidió actuar de forma integral. Contratar a un responsable financiero, automatizar procesos y avanzar gradualmente hacia una gestión más estratégica: estos tres pasos fueron la clave de la transformación.

Siempre entendimos que era necesario. Simplemente, todo dependía de los recursos. Cuando crecimos y tuvimos capital, decidimos que había llegado el momento. Porque sin esa persona, un crecimiento rápido del negocio habría sido imposible. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Contratación de un responsable financiero

‍La empresa contrató a un responsable financiero que asumió la gestión, la preparación de informes de P&L y Cash Flow, la planificación financiera y las propuestas comerciales para inversores.

Con el tiempo, se convirtió en director financiero y empezó a ocuparse de tareas más estratégicas.

Al principio trabajábamos en un formato de responsable financiero: categorizaba todas las operaciones y preparaba los informes. Y ahora trabajamos a un nivel más profundo, en formato de director financiero, donde ejecuta decisiones estratégicas y nos proporciona reporting. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Automatización con Finmap

‍Todas las operaciones financieras se trasladaron de Google Sheets a Finmap. El sistema permitió gestionar las operaciones por categorías, ver los saldos de las cuentas y obtener P&L y Cash Flow en cualquier momento.

Delegar la gestión financiera en el responsable financiero era la única expectativa, y cumplió. Ahora incluso más: tomó la iniciativa y también está configurando un sistema ERP para nosotros. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Lanzamiento del sistema ERP

‍El siguiente paso es integrar finanzas, compras y presupuestación en un único sistema ERP.

Esto permitirá sincronizar por completo la planificación de compras, el control de costes y la emisión de certificaciones de obra.

Empezamos a implementar el ERP porque sin él al director financiero le resulta difícil trabajar. Debe haber coordinación entre el departamento de presupuestos, compras y finanzas; de lo contrario, es complicado desarrollar esta área. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Qué consiguió Viora Build tras implementar Finmap

‍Ya en los dos primeros meses de colaboración, la empresa notó cambios importantes. La gestión financiera dejó de ser caótica y el equipo directivo obtuvo una visión clara de todos los proyectos.

‍Ahora tenemos un sistema automatizado de gestión financiera. Tenemos un director financiero que puede responder a cualquier pregunta en cualquier momento. Controlamos si habrá una tensión de caja y podemos planificar nuestras finanzas sin meternos en un callejón sin salida. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Beneficios concretos para el equipo

• ‍Ahorro de tiempo:
  

Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas semanales en temas financieros. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

• ‍Transparencia por proyecto:‍

Ahora podemos calcular con precisión los márgenes de nuestros proyectos y, gracias a eso, el beneficio neto. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

• ‍Control y previsibilidad:

Tenemos un calendario de pagos. Entendemos claramente qué está pasando con los proyectos y qué certificaciones hay que emitir. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

• ‍Coordinación entre departamentos:
  
  El departamento de compras, finanzas y presupuestos ahora trabajan sincronizados. Esto ahorra tiempo no solo al gerente, sino a todo el equipo directivo.

Preparación para escalar

‍Ahora la empresa no solo tiene control, sino también las herramientas para crecer.

El siguiente paso es el lanzamiento de un sistema ERP, que permitirá prever costes con aún más precisión y mejorar la rentabilidad.

Esto libera tiempo tanto para nuestro director como para mí como gerente. Ahora puedo centrarme más en desarrollar la empresa y menos en la rutina. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Aprendizajes y consejos para otros negocios

La colaboración con Finmap y con el director financiero marcó un antes y un después para Viora Build. El equipo no solo ordenó los números, sino que también vio cómo las finanzas pueden convertirse en una herramienta estratégica para crecer.

Simon comparte las principales conclusiones:

Si alguien tiene dudas sobre trabajar con Finmap, puedo decir que la comunicación es de alto nivel y el trabajo también; así que puedo recomendar esta empresa con total confianza.

Aprendizajes de Viora Build

Consejos para emprendedores

• No pospongas la sistematización financiera. Si el negocio está creciendo, las hojas de cálculo “manuales” acabarán tarde o temprano frenando el desarrollo.
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• Delega las finanzas en profesionales. Esto libera tiempo del gerente y da al equipo reglas del juego claras.
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• Invierte en análisis. El P&L, el Cash Flow y el calendario de pagos no son solo números: son tu plan de crecimiento.
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• Mira hacia adelante. Un sistema ERP y un CFO ayudan no solo a contar el dinero, sino también a anticipar el futuro.

Qué sigue para Viora Build

La empresa está finalizando la implementación de su sistema ERP y preparándose para escalar el negocio a nuevas regiones.

Unas finanzas transparentes y una gestión estratégica le permiten asumir proyectos más grandes sin miedo a “perderse” entre los números.

Ahora podemos planificar nuestras finanzas sin meternos en un callejón sin salida. Eso nos da confianza y libertad para crecer. — Simon, director de Operaciones de Viora Build

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuánto tiempo se tarda en ver los primeros resultados?
   En el caso de Viora Build, los primeros resultados llegaron durante el primer mes: la empresa obtuvo P&L, Cash Flow, control de saldos y la capacidad de prever pagos.
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2. ¿Hace falta un director financiero si ya hay un contable?
   Sí. Un contable trabaja con datos pasados, mientras que un director financiero planifica el futuro y ayuda a tomar decisiones estratégicas.
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3. ¿Es difícil implementar la automatización dentro del equipo?
   No. En Viora Build no hubo resistencia: todos vieron los beneficios y se adaptaron rápidamente al nuevo sistema.
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4. ¿Se recupera la inversión en Finmap y en un director financiero?
   Sí. Solo liberar 20 horas semanales del gerente ya compensa los costes, sin contar la precisión en las decisiones financieras y la prevención de tensiones de caja.
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5. ¿Cuáles son los siguientes pasos después de implementar la gestión financiera?
   El siguiente paso es lanzar un sistema ERP para integrar finanzas, compras y presupuestos. Esto aumentará aún más la precisión de la planificación y la rentabilidad de los proyectos.

Sector: Cómo Finmap ayuda a las empresas de construcción a recuperar el control financiero