Jak Viora Build odzyskało 20 godzin tygodniowo dla kierownika operacyjnego i skupiło się na skalowaniu biznesu

Zarządzanie finansami w firmie budowlanej to nieustanna gra z dziesiątkami zmiennych: trzeba śledzić koszty materiałów, płatności dla podwykonawców, wynagrodzenia zespołu, podatki, zakupy, zaliczki i protokoły odbioru robót.

Każdy błąd w liczbach może kosztować firmę utraconą marżę, przekroczone terminy i nerwy całego zespołu.

Właśnie z tym zmierzyło się Viora Build, gdy liczba projektów i ilość pracy zaczęły gwałtownie rosnąć. Finansami zarządzano w Google Sheets, ale rozwijający się biznes wymagał czegoś więcej.

Śledziliśmy wszystkie wydatki ręcznie i ciągle prowadziło to do błędów. Potrzebowaliśmy systemu, który daje jasny obraz i pomaga planować rozwój. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Rozwiązaniem stało się wdrożenie Finmap oraz zatrudnienie menedżera finansowego, który przejął księgowość, raportowanie i planowanie finansowe.
‍

W tym artykule dowiesz się:

• jak firma całkowicie zmieniła podejście do finansów i odzyskała 20 godzin tygodniowo dla kierownika operacyjnego;
• jak automatyzacja pomogła uniknąć luk gotówkowych i jasno zobaczyć rentowność każdego projektu;
• co stało się decydującym czynnikiem dla skalowania biznesu i jakie wnioski wyciągnął z tego zespół.

Czytaj dalej — a przekonasz się, że finanse mogą być proste, a zarządzanie biznesem — przewidywalne.

O kliencie: kim jest Viora Build

Viora Build to firma budowlana z Portugalii, która specjalizuje się w budowie willi premium i luksusowych, a także wielopiętrowych budynków mieszkalnych.

Firma współpracuje z prywatnymi inwestorami i deweloperami, którzy oczekują nie tylko wysokiej jakości budowy, ale też przejrzystości procesów finansowych.
‍

Kluczową cechą działalności Viora Build jest format pracy projektowej. Oznacza to, że jednocześnie prowadzonych jest kilka projektów o różnych budżetach, podwykonawcach, harmonogramach płatności i planach finansowych.

W takiej sytuacji bardzo łatwo stracić kontrolę:

• każdy projekt ma osobne zakupy, protokoły odbioru i płatności;
• zmiany kosztów materiałów bezpośrednio wpływają na rentowność;
• trzeba pilnować, by na kontach zawsze było wystarczająco środków na rozliczenia z dostawcami i pracownikami.

Głównym inicjatorem zmian był Simon. Jako kierownik operacyjny odpowiada nie tylko za kontrolę procesów budowlanych, ale też za stronę finansową: od podziału budżetu po analizę rentowności.

Jednak mimo profesjonalnego zespołu, przed rozpoczęciem pracy z Finmap zarządzanie finansami firmy było dalekie od ideału.

Simon wspomina, że potrzebę systemu odczuwał już od pierwszych dni pracy, ale zmiany dało się wprowadzić dopiero, gdy firma urosła.

Kiedy urośliśmy, mieliśmy kapitał, zrozumieliśmy, że możemy sobie na to pozwolić, i od razu zatrudniliśmy menedżera finansowego. Bo bez tej osoby nie mogłoby być mowy o szybkim rozwoju biznesu. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Tak więc Viora Build doszło do momentu, w którym finansowy chaos zaczął hamować rozwój biznesu — i nadszedł czas na działanie.

Co powstrzymywało Viora Build przed rozwojem

Gdy firma zaczęła się skalować, stało się jasne: stare podejście do finansów już nie działało. Prowadzenie ewidencji w Google Sheets, ręczne wprowadzanie danych i brak systematyzacji tworzyły chaos, który hamował rozwój.

Wszystkimi wydatkami zarządzaliśmy przez Google Sheets… i nic z tego nie było zautomatyzowane, co naturalnie prowadziło do błędów. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Główne wyzwania

Sytuację komplikował fakt, że firma prowadziła jednocześnie kilka dużych projektów, a każdy błąd w obliczeniach mógł kosztować dziesiątki tysięcy euro.

Potrzebowaliśmy osoby, która potrafi przygotować właściwe raporty P&L i Cash Flow, robić zestawienia miesięczne i kwartalne, zająć się planowaniem finansowym oraz przygotowywać oferty handlowe dla inwestorów. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Dlaczego zmiana stała się nieunikniona

‍Firma rozumiała potrzebę automatyzacji od samego początku, ale jak mówi Simon, wszystko sprowadzało się do zasobów.

Ten moment stał się punktem zwrotnym: finansowy chaos zaczął bezpośrednio wpływać na szybkość podejmowania decyzji i rozwój firmy.

Jak Viora Build uporządkowało swoje finanse

Aby wyjść z finansowego chaosu, firma postanowiła działać kompleksowo. Zatrudnienie menedżera finansowego, automatyzacja procesów i stopniowe przejście do bardziej strategicznego zarządzania — te trzy kroki stały się kluczem do transformacji.

Zawsze rozumieliśmy, że to konieczne. Po prostu zawsze sprowadzało się to do zasobów. Kiedy urośliśmy i mieliśmy kapitał, zdecydowaliśmy, że nadszedł czas. Bo bez tej osoby szybki rozwój biznesu byłby niemożliwy. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Zatrudnienie menedżera finansowego

‍Firma zatrudniła menedżera finansowego, który przejął zarządzanie, przygotowywanie raportów P&L i Cash Flow, planowanie finansowe oraz oferty handlowe dla inwestorów.

Z czasem został dyrektorem finansowym i zaczął wykonywać coraz więcej zadań strategicznych.

Na początku pracowaliśmy w formacie menedżera finansowego: kategoryzował wszystkie operacje, budował raporty. A teraz pracujemy na głębszym poziomie w formacie dyrektora finansowego, gdy wdraża decyzje strategiczne i dostarcza nam raportowanie. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Automatyzacja z Finmap

‍Wszystkie operacje finansowe przeniesiono z Google Sheets do Finmap. System umożliwił zarządzanie operacjami według kategorii, wgląd w salda kont oraz uzyskanie P&L i Cash Flow w dowolnym momencie.

Przekazanie zarządzania finansami menedżerowi finansowemu było jedynym oczekiwaniem — i poradził sobie z tym. Teraz nawet więcej — przejął inicjatywę i konfiguruje dla nas również system ERP. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Wdrożenie systemu ERP

‍Kolejnym krokiem jest integracja finansów, zakupów i kosztorysowania w jednym systemie ERP.

To pozwoli w pełni zsynchronizować planowanie zakupów, kontrolę kosztów i wystawianie protokołów odbioru.

Zaczęliśmy wdrażać ERP, ponieważ bez tego dyrektorowi finansowemu trudno jest pracować. Musi istnieć koordynacja między działem kosztorysowania, zakupami i finansami — inaczej trudno rozwijać ten kierunek. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Co Viora Build zyskało po wdrożeniu Finmap

‍Już w ciągu pierwszych dwóch miesięcy współpracy firma odczuła znaczące zmiany. Zarządzanie finansami przestało być chaotyczne, a zespół zarządzający otrzymał jasny obraz wszystkich projektów.

‍Teraz mamy zautomatyzowany system zarządzania finansami. Mamy dyrektora finansowego, który w każdej chwili może odpowiedzieć na dowolne pytanie. Kontrolujemy, czy wystąpi luka gotówkowa, i możemy planować nasze finanse, nie zapędzając się w kozi róg. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Wymierne korzyści dla zespołu

• ‍Oszczędność czasu:
  

Praca z dyrektorem finansowym uwolniła mi co najmniej 20 godzin tygodniowo w finansach. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

• ‍Przejrzystość projektów:‍

Teraz możemy dokładnie obliczać marże naszych projektów, a dzięki temu — zysk netto. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

• ‍Kontrola i przewidywalność:

Mamy kalendarz płatności. Jasno rozumiemy, co dzieje się z projektami i jakie protokoły odbioru trzeba wystawić. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

• ‍Koordynacja działów:
  
  Dział zakupów, finanse i kosztorysowanie pracują teraz zsynchronizowane. To oszczędza czas nie tylko menedżerowi, ale całemu zespołowi zarządzającemu.

Gotowość do skalowania

‍Firma ma teraz nie tylko kontrolę, ale też narzędzia do wzrostu.

Kolejnym krokiem jest uruchomienie systemu ERP, który pozwoli na jeszcze dokładniejsze prognozowanie kosztów i poprawi rentowność.

To uwalnia czas zarówno dla naszego dyrektora, jak i dla mnie jako menedżera. Teraz mogę bardziej skupić się na rozwoju firmy niż na rutynie. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Wnioski i porady dla innych firm

Współpraca z Finmap i dyrektorem finansowym stała się punktem zwrotnym dla Viora Build. Zespół nie tylko uporządkował liczby, ale też zobaczył, jak finanse mogą stać się strategicznym narzędziem rozwoju.

Simon dzieli się kluczowymi wnioskami:

Jeśli są jakiekolwiek wątpliwości co do współpracy z Finmap, mogę powiedzieć, że komunikacja jest na wysokim poziomie, praca jest na wysokim poziomie — więc mogę śmiało polecić tę firmę.

Wnioski Viora Build

Porady dla przedsiębiorców

• Nie odkładaj systematyzacji finansów. Jeśli biznes rośnie, „ręczne” arkusze kalkulacyjne prędzej czy później zaczną hamować rozwój.
  ‍
• Deleguj finanse profesjonalistom. To uwalnia czas menedżera i daje zespołowi jasne zasady gry.
  ‍
• Inwestuj w analitykę. P&L, Cash Flow i kalendarz płatności to nie tylko liczby — to twój plan rozwoju.
  ‍
• Patrz w przyszłość. System ERP i CFO pomogą nie tylko liczyć pieniądze, ale też prognozować przyszłość.

Co dalej dla Viora Build

Firma finalizuje wdrożenie systemu ERP i przygotowuje się do skalowania biznesu na nowe regiony.

Przejrzyste finanse i strategiczne zarządzanie pozwalają podejmować się większych projektów bez obawy o „zagubienie się” w liczbach.

Teraz możemy planować nasze finanse, nie zapędzając się w kozi róg. To daje pewność i swobodę rozwoju. — Simon, kierownik operacyjny w Viora Build

Najczęściej zadawane pytania

1. Ile czasu trzeba, żeby zobaczyć pierwsze rezultaty?
   W przypadku Viora Build pierwsze rezultaty pojawiły się już w pierwszym miesiącu — firma otrzymała P&L, Cash Flow, kontrolę sald i możliwość prognozowania płatności.
   ‍
2. Czy dyrektor finansowy jest potrzebny, jeśli firma ma już księgowego?
   Tak. Księgowy pracuje z danymi historycznymi, natomiast dyrektor finansowy planuje przyszłość i pomaga podejmować decyzje strategiczne.
   ‍
3. Czy trudno jest wdrożyć automatyzację w zespole?
   Nie. W Viora Build nie było oporu — wszyscy dostrzegli korzyści i szybko przystosowali się do nowego systemu.
   ‍
4. Czy inwestycja w Finmap i dyrektora finansowego się zwraca?
   Tak. Samo uwolnienie 20 godzin tygodniowo dla menedżera już pokrywa koszty, nie mówiąc o trafności decyzji finansowych i unikaniu luk gotówkowych.
   ‍
5. Jakie są kolejne kroki po wdrożeniu zarządzania finansami?
   Kolejnym krokiem jest uruchomienie systemu ERP integrującego finanse, zakupy i kosztorysowanie. To jeszcze bardziej zwiększy dokładność planowania i rentowność projektów.

Branża: Jak Finmap pomaga firmom budowlanym odzyskać kontrolę finansową