Cuprins
Acasă
/
Blog
/
Cum a eliberat Viora Build 20 de ore pe săptămână pentru managerul de operațiuni și s-a concentrat pe scalarea afacerii
1.8k
9 min
27.09.2025
Cum a eliberat Viora Build 20 de ore pe săptămână pentru managerul de operațiuni și s-a concentrat pe scalarea afacerii
Sergiy Shuldik
Expert financiar la Finmap
Managementul financiar în construcții este un joc continuu cu zeci de variabile: trebuie să ții cont de costurile materialelor, plățile către subcontractori, salariile echipei, taxe, achiziții, avansuri și procese-verbale de recepție.
Orice greșeală în cifre poate costa compania marja de profit, termene ratate și nervii întregii echipe.
Exact cu asta s-a confruntat Viora Build atunci când numărul proiectelor și volumul de lucru au început să crească rapid. Managementul financiar se făcea în Google Sheets, însă afacerea în creștere avea nevoie de mai mult.
Țineam manual evidența tuturor cheltuielilor, iar asta ducea constant la greșeli. Aveam nevoie de un sistem care să ne ofere o imagine clară și să ne ajute să planificăm creșterea. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Soluția a fost implementarea Finmap și implicarea unui manager financiar, care a preluat evidența financiară, raportarea și planificarea financiară.
În acest articol vei afla:
- cum compania și-a schimbat complet abordarea față de finanțe și a eliberat 20 de ore pe săptămână din timpul managerului operațional;
- cum automatizarea a ajutat la evitarea golurilor de cash și la înțelegerea clară a profitabilității fiecărui proiect;
- ce a devenit factorul decisiv pentru scalarea afacerii și ce concluzii a tras echipa din acest proces.
Citește mai departe — și vei vedea că finanțele pot fi simple, iar managementul afacerii — previzibil.
Despre client: cine este Viora Build
Viora Build este o companie de construcții din Portugalia, specializată în construcția de vile premium și de lux, precum și de clădiri rezidențiale cu mai multe etaje.
Compania lucrează cu investitori privați și dezvoltatori care așteaptă nu doar o calitate ridicată a construcției, ci și transparență în procesele financiare.
O particularitate importantă a modelului de business Viora Build este lucrul pe proiecte. Asta înseamnă că sunt gestionate simultan mai multe proiecte, cu bugete diferite, subcontractori, grafice de plată și planuri financiare diferite.
Într-o astfel de situație, este foarte ușor să pierzi controlul:
- fiecare proiect are achiziții, procese-verbale de recepție și plăți separate;
- modificările costurilor materialelor afectează direct profitabilitatea;
- trebuie să te asiguri că există mereu suficienți bani în conturi pentru plățile către furnizori și angajați.
Principalul motor al schimbării a fost Simon. În rolul său de operations manager, el este responsabil nu doar de controlul proceselor de construcție, ci și de partea financiară: de la alocarea bugetelor până la analiza profitabilității.
Totuși, în ciuda unei echipe profesioniste, înainte de colaborarea cu Finmap, managementul financiar al companiei era departe de a fi ideal.
| Înainte de Finmap | Ce însemna asta pentru afacere |
|---|---|
| Google Sheets pentru toate cheltuielile | Date împrăștiate în mai multe locuri, dublări și erori |
| Fără rapoarte P&L și Cash Flow | Imposibil de văzut marja reală pe proiecte |
| Evidență contabilă făcută manual | Timp pierdut de manageri și specialiști pe sarcini de rutină |
| Fără calendar de plăți | Risc constant de goluri de cash |
Simon își amintește că a simțit nevoia unui sistem încă din primele zile de lucru, însă schimbările au putut fi implementate abia după ce compania a crescut.
Când am crescut, am avut capital, ne-am dat seama că ne permitem și am angajat imediat un manager financiar. Pentru că fără această persoană nici nu putea fi vorba de o dezvoltare rapidă a afacerii. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Astfel, Viora Build a ajuns în punctul în care haosul financiar începea să frâneze creșterea afacerii — și era momentul să acționeze.
Ce împiedica Viora Build să crească
Când compania a început să se scaleze, a devenit clar: vechea abordare a finanțelor nu mai funcționa. Evidența în Google Sheets, introducerea manuală a datelor și lipsa de sistematizare creau haos și încetineau creșterea.
Gestionam toate cheltuielile prin Google Sheets… și nimic nu era automatizat, ceea ce, evident, ducea la greșeli. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Principalele provocări
| Problemă | Cum arăta în practică | La ce ducea |
|---|---|---|
| Evidență manuală în Google Sheets | Toate cheltuielile erau introduse manual, fiecare tranzacție fiind încadrată separat pe categorii | Erori constante și date inexacte |
| Lipsa P&L și Cash Flow | Nu exista claritate asupra profitabilității fiecărui proiect | Decizii luate „din ochi”, fără o imagine clară |
| Fără planificare financiară | Nu exista prognoză de cash flow sau calendar de plăți | Risc de goluri de cash și cheltuieli neprevăzute |
| Încărcare mare pentru echipă | Managerii petreceau ore întregi introducând și verificând date | Mai puțin timp pentru controlul proiectelor și sarcini strategice |
| Calcul dificil al marjei | Cheltuielile nu erau alocate pe proiecte în timp real | Marjele proiectelor erau calculate retrospectiv și imprecis |
Situația era complicată de faptul că firma gestiona în același timp mai multe proiecte mari, iar orice greșeală de calcul putea costa zeci de mii de euro.
Aveam nevoie de o persoană care să poată pregăti corect rapoarte P&L și Cash Flow, să facă defalcări pe luni și trimestre, să se ocupe de planificarea financiară și să pregătească propuneri comerciale pentru investitori. — Simon, Operations Manager la Viora Build
De ce schimbarea a devenit inevitabilă
Compania a înțeles încă de la început nevoia de automatizare, dar, după cum spune Simon, totul s-a redus la resurse.
Acest moment a devenit un punct de cotitură: haosul financiar a început să afecteze direct viteza de luare a deciziilor și creșterea companiei.
Cum și-a pus Viora Build finanțele în ordine
Pentru a ieși din haosul financiar, compania a decis să acționeze integrat. Angajarea unui manager financiar, automatizarea proceselor și trecerea treptată la un management mai strategic — acești trei pași au fost cheia transformării.
Am înțeles întotdeauna că era necesar. Doar că totul se reducea mereu la resurse. Când am crescut și am avut capital, am decis că a venit momentul. Pentru că fără această persoană, creșterea rapidă a afacerii ar fi fost imposibilă. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Angajarea unui manager financiar
Compania a angajat un manager financiar care a preluat managementul financiar, pregătirea rapoartelor P&L și Cash Flow, planificarea financiară și propunerile comerciale pentru investitori.
În timp, acesta a devenit director financiar și a început să se ocupe de sarcini mai strategice.
La început, am lucrat în formatul de manager financiar: el categoriza toate operațiunile și construia rapoarte. Acum lucrăm la un nivel mai profund, în format de director financiar, când el implementează decizii strategice și ne oferă raportare. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Automatizare cu Finmap
Toate operațiunile financiare au fost mutate din Google Sheets în Finmap. Sistemul a făcut posibilă gestionarea operațiunilor pe categorii, vizualizarea soldurilor din conturi și obținerea rapoartelor P&L și Cash Flow în orice moment.
Delegarea managementului financiar către managerul financiar era singura așteptare — și s-a ocupat de asta. Acum chiar mai mult — a preluat inițiativa și ne configurează și un sistem ERP. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Lansarea sistemului ERP
Următorul pas este integrarea finanțelor, achizițiilor și estimărilor de cost într-un singur sistem ERP.
Acest lucru va permite sincronizarea completă a planificării achizițiilor, controlului costurilor și emiterii proceselor-verbale de recepție.
Am început implementarea ERP deoarece fără el directorului financiar îi este greu să lucreze. Trebuie să existe coordonare între departamentul de estimări, achiziții și finanțe — altfel este greu să dezvolți direcția. — Simon, Operations Manager la Viora Build
| Ce s-a făcut | Efectul |
|---|---|
| A fost angajat un manager financiar (ulterior CFO) | Managerul a fost eliberat de rutina operațională, iar compania a câștigat o persoană responsabilă de finanțe |
| Evidența financiară a fost mutată în Finmap | Automatizarea datelor, mai puține erori, raportare mai rapidă |
| Au fost construite P&L, Cash Flow și calendarul de plăți | Control asupra golurilor de cash și planificare clară |
| A fost configurată raportarea pe proiecte | Calcul exact al marjelor și profitabilității |
| A fost lansat un proiect ERP | Sincronizarea finanțelor și achizițiilor, pregătire pentru scalarea afacerii |
Ce a câștigat Viora Build după implementarea Finmap
Încă din primele două luni de colaborare, compania a simțit schimbări importante. Managementul financiar a încetat să mai fie haotic, iar echipa de management a primit o imagine clară asupra tuturor proiectelor.
Acum avem un sistem automatizat de management financiar. Avem un director financiar care poate răspunde la orice întrebare, în orice moment. Controlăm dacă va apărea un gol de cash și ne putem planifica finanțele fără să ne împingem singuri într-un colț. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Beneficii concrete pentru echipă
- Economie de timp:
Lucrul cu directorul financiar mi-a eliberat cel puțin 20 de ore pe săptămână pe zona financiară. — Simon, Operations Manager la Viora Build
- Transparență pe proiecte:
Acum putem calcula exact marjele proiectelor și, datorită acestui lucru, profitul net. — Simon, Operations Manager la Viora Build
- Control și predictibilitate:
Avem un calendar de plăți. Înțelegem clar ce se întâmplă cu proiectele și ce procese-verbale de recepție trebuie emise. — Simon, Operations Manager la Viora Build
- Coordonarea departamentelor:
Departamentul de achiziții, finanțele și estimările lucrează acum sincronizat. Asta economisește timp nu doar pentru manager, ci pentru întreaga echipă de management.
Pregătire pentru scalare
Compania are acum nu doar control, ci și instrumentele necesare pentru creștere.
Următorul pas este lansarea sistemului ERP, care va permite o prognozare a costurilor și mai precisă și va îmbunătăți profitabilitatea.
Asta eliberează timp atât pentru directorul nostru, cât și pentru mine ca manager. Acum mă pot concentra mai mult pe dezvoltarea companiei, nu pe rutină. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Concluzii și sfaturi pentru alte afaceri
Colaborarea cu Finmap și cu directorul financiar a devenit un punct de cotitură pentru Viora Build. Echipa nu doar a pus cifrele în ordine, ci a văzut și cum finanțele pot deveni un instrument strategic de creștere.
Simon împărtășește principalele concluzii:
Dacă există îndoieli legate de colaborarea cu Finmap, pot spune că nivelul comunicării este ridicat, calitatea muncii este ridicată — așa că pot recomanda cu încredere această companie.
Lecțiile învățate de Viora Build
| Concluzie | Ce înseamnă pentru afacere |
|---|---|
| Automatizare = timp câștigat | Managerii au recuperat 20 de ore pe săptămână, pe care le investesc acum în creșterea companiei |
| CFO-ul este un partener strategic | Nu doar un „contabil”, ci o persoană care ajută la planificarea viitorului |
| Transparență = liniște | Gata cu deciziile „din ochi” — doar date și analiză |
| ERP-ul este cheia scalării | Când finanțele, achizițiile și estimările sunt sincronizate, creșterea devine previzibilă |
| Cu cât mai devreme, cu atât mai bine | Nu aștepta haosul: sistematizarea financiară te ajută să eviți greșeli costisitoare |
Sfaturi pentru antreprenori
- Nu amâna sistematizarea financiară. Dacă afacerea crește, tabelele „manuale” vor începe mai devreme sau mai târziu să încetinească dezvoltarea.
- Deleagă finanțele către profesioniști. Asta eliberează timpul managerului și oferă echipei reguli clare de joc.
- Investește în analiză. P&L, Cash Flow și calendarul de plăți nu sunt doar cifre — sunt planul tău de creștere.
- Privește înainte. Un sistem ERP și un CFO te ajută nu doar să numeri banii, ci și să anticipezi viitorul.
Ce urmează pentru Viora Build
Compania finalizează implementarea sistemului ERP și se pregătește să scaleze afacerea în regiuni noi.
Finanțele transparente și managementul strategic fac posibilă preluarea unor proiecte mai mari, fără teama de a te „pierde” în cifre.
Acum ne putem planifica finanțele fără să ne împingem singuri într-un colț. Asta ne dă încredere și libertate pentru creștere. — Simon, Operations Manager la Viora Build
Întrebări frecvente
- Cât durează până apar primele rezultate?
În cazul Viora Build, primele rezultate au apărut în prima lună — compania a obținut P&L, Cash Flow, control al soldurilor și posibilitatea de a prognoza plățile.
- Este necesar un director financiar dacă există deja un contabil?
Da. Contabilul lucrează cu date din trecut, în timp ce directorul financiar planifică viitorul și ajută la luarea deciziilor strategice.
- Este dificil să implementezi automatizarea în echipă?
Nu. La Viora Build nu a existat rezistență — toată lumea a văzut beneficiile și s-a adaptat rapid la noul sistem.
- Se amortizează investiția în Finmap și într-un director financiar?
Da. Doar eliberarea a 20 de ore pe săptămână din timpul managerului acoperă deja costurile, fără să mai vorbim despre precizia deciziilor financiare și evitarea golurilor de cash.
- Care sunt următorii pași după implementarea managementului financiar?
Următorul pas este lansarea unui sistem ERP pentru integrarea finanțelor, achizițiilor și estimărilor. Acest lucru va crește și mai mult acuratețea planificării și profitabilitatea proiectelor.
Industrie: Cum ajută Finmap companiile de construcții să recâștige controlul financiar
Distribuie conținut valoros — devino o sursă de inspirație
Întrebări frecvente
De ce este gestionarea finanțelor atât de dificilă în construcții?
Construcțiile înseamnă să ții sub control zeci de variabile în același timp: costuri cu materialele, plăți către contractori, salarii, taxe, avansuri și procese-verbale de recepție. De multe ori, mai multe proiecte, fiecare cu bugetul și calendarul lui de încasări și plăți, merg în paralel, iar o singură greșeală poate costa compania marja de profit sau poate duce la ratarea unui termen. Tocmai această complexitate face ca tabelele manuale să nu mai fie suficiente pe măsură ce businessul crește.
Cum poate o companie de construcții să calculeze marja reală a fiecărui proiect?
Cheia este să aloci cheltuielile pe fiecare proiect în timp real, nu la final, când încerci să reconstruiești situația. Cu rapoarte corecte de P&L și cash flow, defalcate pe proiecte, luni și trimestre, vezi profitabilitatea reală, nu lucrezi după estimări. Instrumente precum Finmap te ajută să gestionezi operațiunile pe categorii și să legi costurile de proiecte concrete, astfel încât marjele să fie exacte, nu aproximative.
Când este momentul potrivit să angajezi un manager financiar?
Pentru multe companii, acest pas devine posibil atunci când creșterea aduce suficient capital pentru a susține rolul, așa cum s-a întâmplat la Viora Build. Un manager financiar poate prelua clasificarea operațiunilor, construirea rapoartelor și planificarea financiară, iar în timp poate evolua către rolul de director financiar, responsabil de deciziile strategice. De obicei, semnalul apare în momentul în care haosul financiar începe să încetinească ritmul de creștere.
Cum eliberează automatizarea finanțelor timp pentru operațiuni?
Trecerea de la introducerea manuală a datelor în tabele la un sistem automatizat elimină ore întregi de muncă repetitivă pentru înregistrări și reconcilieri. La Viora Build, asta a eliberat aproximativ 20 de ore pe săptămână pentru managerul operațional, timp redirecționat către controlul proiectelor și scalare. Automatizarea adaugă și un calendar de plăți, care ajută la evitarea golurilor de cash și la păstrarea fondurilor necesare pentru achitarea furnizorilor și a echipei.
Mai ai întrebări?
Suntem gata să răspundem.
Finmap support
