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Como a Viora Build liberou 20 horas por semana da gerente de operações e ganhou foco para escalar o negócio
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9 min
27.09.2025
Como a Viora Build liberou 20 horas por semana da gerente de operações e ganhou foco para escalar o negócio
Sergiy Shuldik
Especialista financeiro na Finmap
Gestão financeira no setor da construção é um jogo constante com dezenas de variáveis: é preciso considerar custos de materiais, pagamentos a empreiteiros, salários da equipe, impostos, compras, adiantamentos e medições de obra.
Qualquer erro nos números pode custar a margem da empresa, atrasos nos prazos e a tranquilidade de toda a equipe.
Foi exatamente isso que a Viora Build enfrentou quando o número de projetos e o volume de trabalho começaram a crescer rapidamente. A gestão financeira era feita no Google Sheets, mas o crescimento do negócio exigia algo mais robusto.
Controlávamos todas as despesas manualmente, e isso gerava erros o tempo todo. Precisávamos de um sistema que desse uma visão clara e ajudasse a planejar o crescimento. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
A solução foi implementar o Finmap e contar com o apoio de um gestor financeiro, que assumiu a contabilidade gerencial, os relatórios e o planejamento financeiro.
Neste artigo, você vai ver:
- como a empresa mudou completamente sua forma de lidar com as finanças e liberou 20 horas por semana para o gerente de operações;
- como a automação ajudou a evitar falta de caixa e enxergar com clareza a rentabilidade de cada projeto;
- o que foi decisivo para escalar o negócio e quais aprendizados a equipe tirou desse processo.
Continue a leitura — e você vai ver que finanças podem ser simples, e a gestão do negócio, previsível.
Sobre o cliente: quem é a Viora Build
A Viora Build é uma construtora de Portugal especializada na construção de villas premium e de luxo, além de edifícios residenciais de vários andares.
A empresa trabalha com investidores privados e incorporadoras que esperam não apenas alta qualidade na construção, mas também transparência nos processos financeiros.
Uma característica central do negócio da Viora Build é o modelo de trabalho por projeto. Isso significa gerenciar, ao mesmo tempo, vários projetos com orçamentos diferentes, empreiteiros, cronogramas de pagamento e planos financeiros.
Nesse cenário, é muito fácil perder o controle:
- cada projeto tem compras, medições de obra e pagamentos separados;
- mudanças nos custos dos materiais afetam diretamente a lucratividade;
- é preciso garantir que sempre haja dinheiro suficiente nas contas para pagar fornecedores e equipe.
O principal agente dessa mudança foi Simon. Como gerente de operações, ele é responsável não só por controlar os processos da obra, mas também pela parte financeira: da distribuição do orçamento à análise de rentabilidade.
No entanto, apesar de contar com uma equipe profissional, antes de trabalhar com o Finmap a gestão financeira da empresa estava longe do ideal.
| Antes do Finmap | O que isso significava para o negócio |
|---|---|
| Google Sheets para todas as despesas | Dados espalhados em lugares diferentes, duplicidade e erros |
| Sem relatórios de DRE e fluxo de caixa | Impossível enxergar a margem real dos projetos |
| Controle financeiro manual | Tempo do gestor e dos especialistas desperdiçado em tarefas operacionais |
| Sem calendário de pagamentos | Risco constante de falta de caixa |
Simon lembra que sentiu a necessidade de um sistema desde os primeiros dias de trabalho, mas as mudanças só puderam ser implementadas quando a empresa cresceu.
Quando crescemos, passamos a ter capital, percebemos que podíamos investir nisso e contratamos imediatamente um gestor financeiro. Porque, sem essa pessoa, nem dava para falar em desenvolvimento rápido do negócio. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Assim, a Viora Build chegou ao ponto em que o caos financeiro começou a travar o crescimento do negócio — e era hora de agir.
O que impedia a Viora Build de crescer
Quando a empresa começou a escalar, ficou claro: o modelo antigo de gestão financeira já não funcionava. Controle no Google Sheets, lançamento manual de dados e falta de organização criavam um caos que desacelerava o crescimento.
Gerenciávamos todas as despesas pelo Google Sheets… e nada disso era automatizado, o que naturalmente gerava erros. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Principais desafios
| Problema | Como isso aparecia na prática | Aonde isso levava |
|---|---|---|
| Controle financeiro manual no Google Sheets | Todas as despesas eram lançadas manualmente, com cada transação categorizada separadamente | Erros constantes e dados imprecisos |
| Falta de DRE e fluxo de caixa | Sem clareza sobre a rentabilidade de cada projeto | Decisões tomadas “no olho”, sem uma visão clara |
| Sem planejamento financeiro | Sem previsão de fluxo de caixa nem cronograma de pagamentos | Risco de falta de caixa e despesas imprevistas |
| Sobrecarga da equipe | Gestores passavam horas lançando e conferindo dados | Menos tempo para controlar projetos e cuidar de tarefas estratégicas |
| Dificuldade para calcular margem | Sem alocação de despesas por projeto em tempo real | Margens dos projetos calculadas depois, de forma imprecisa |
A situação ficava ainda mais complexa porque a empresa gerenciava vários projetos grandes ao mesmo tempo, e qualquer erro nos cálculos podia custar dezenas de milhares de euros.
Precisávamos de uma pessoa capaz de preparar relatórios corretos de DRE e fluxo de caixa, fazer análises por mês e por trimestre, cuidar do planejamento financeiro e preparar propostas comerciais para investidores. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Por que a mudança se tornou inevitável
A empresa entendia a necessidade de automação desde o início, mas, como Simon diz, tudo dependia de recursos.
Esse momento se tornou um ponto de virada: o caos financeiro começou a afetar diretamente a velocidade da tomada de decisões e o crescimento da empresa.
Como a Viora Build colocou as finanças em ordem
Para sair do caos financeiro, a empresa decidiu agir de forma completa. Contratar um gestor financeiro, automatizar processos e migrar gradualmente para uma gestão mais estratégica — esses três passos foram a chave da transformação.
Sempre entendemos que isso era necessário. A questão sempre foi recurso. Quando crescemos e passamos a ter capital, decidimos que tinha chegado a hora. Porque, sem essa pessoa, o crescimento rápido do negócio seria impossível. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Contratação de um gestor financeiro
A empresa contratou um gestor financeiro, que assumiu a gestão, a elaboração dos relatórios de DRE e fluxo de caixa, o planejamento financeiro e as propostas comerciais para investidores.
Com o tempo, ele se tornou diretor financeiro e passou a atuar em tarefas mais estratégicas.
No começo, trabalhávamos no formato de gestor financeiro: ele categorizava todas as operações e montava os relatórios. Agora estamos em um nível mais profundo, no formato de diretor financeiro, em que ele executa decisões estratégicas e nos entrega os relatórios. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Automação com o Finmap
Todas as operações financeiras foram transferidas do Google Sheets para o Finmap. O sistema permitiu gerenciar as operações por categorias, acompanhar saldos em conta e acessar DRE e fluxo de caixa a qualquer momento.
Delegar a gestão financeira ao gestor financeiro era a nossa única expectativa — e ele deu conta. Agora, ainda mais: tomou a iniciativa e também está configurando um sistema ERP para nós. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Lançamento do sistema ERP
O próximo passo é integrar finanças, compras e orçamento de obra em um único sistema ERP.
Isso vai permitir sincronizar totalmente o planejamento de compras, o controle de custos e a emissão das medições de obra.
Começamos a implementar o ERP porque, sem ele, fica difícil para o diretor financeiro trabalhar. Precisa haver coordenação entre o departamento de orçamento, compras e finanças — caso contrário, é difícil desenvolver essa área. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
| O que foi feito | Resultado |
|---|---|
| Contratação de um gestor financeiro, depois CFO | O gestor saiu da rotina operacional e a empresa passou a ter alguém responsável pelas finanças |
| Migração do controle financeiro para o Finmap | Automação dos dados, menos erros e relatórios mais rápidos |
| Criação de DRE, fluxo de caixa e calendário de pagamentos | Controle sobre a falta de caixa e planejamento mais claro |
| Configuração de relatórios por projeto | Cálculo preciso de margem e rentabilidade |
| Início do projeto de ERP | Sincronização entre finanças e compras, preparação para escalar o negócio |
O que a Viora Build ganhou após implementar o Finmap
Já nos dois primeiros meses de cooperação, a empresa sentiu mudanças significativas. A gestão financeira deixou de ser caótica, e a liderança passou a ter uma visão clara de todos os projetos.
Agora temos um sistema automatizado de gestão financeira. Temos um diretor financeiro que consegue responder qualquer pergunta a qualquer momento. Controlamos se vai haver falta de caixa e conseguimos planejar nossas finanças sem nos colocar contra a parede. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Benefícios concretos para a equipe
- Economia de tempo:
Trabalhar com o diretor financeiro liberou pelo menos 20 horas por semana que eu gastava com finanças. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
- Transparência por projeto:
Agora conseguimos calcular com precisão as margens dos nossos projetos e, com isso, o lucro líquido. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
- Controle e previsibilidade:
Temos um calendário de pagamentos. Entendemos claramente o que está acontecendo com os projetos e quais medições de obra precisam ser emitidas. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
- Coordenação entre departamentos:
O departamento de compras, o financeiro e o de orçamento agora trabalham em sintonia. Isso economiza tempo não só do gestor, mas de toda a liderança.
Prontos para escalar
Hoje, a empresa tem não apenas controle, mas também as ferramentas para crescer.
O próximo passo é o lançamento de um sistema ERP, que vai permitir uma previsão de custos ainda mais precisa e melhorar a lucratividade.
Isso libera tempo tanto para o nosso diretor quanto para mim, como gestor. Agora posso focar mais no desenvolvimento da empresa, em vez de ficar preso à rotina. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Aprendizados e conselhos para outras empresas
A parceria com o Finmap e o diretor financeiro foi um ponto de virada para a Viora Build. A equipe não apenas organizou os números, mas também entendeu como as finanças podem se tornar uma ferramenta estratégica de crescimento.
Simon compartilha os principais aprendizados:
Se alguém tiver dúvidas sobre trabalhar com o Finmap, posso dizer que a comunicação é de alto nível, o trabalho é de alto nível — então posso recomendar esta empresa com segurança.
Aprendizados da Viora Build
| Aprendizado | O que isso significa para o negócio |
|---|---|
| Automação = economia de tempo | Gestores recuperaram 20 horas por semana, que agora investem no crescimento da empresa |
| CFO é um parceiro estratégico | Não é apenas um “responsável pelos lançamentos”, mas alguém que ajuda a planejar o futuro |
| Transparência = tranquilidade | Nada de decisões “no olho” — só dados e análises |
| ERP é a chave para escalar | Quando finanças, compras e orçamento estão sincronizados, o crescimento se torna previsível |
| Quanto antes, melhor | Não espere o caos chegar: organizar as finanças ajuda a evitar erros caros |
Conselhos para empreendedores
- Não adie a organização financeira. Se o negócio está crescendo, as planilhas “manuais” mais cedo ou mais tarde vão começar a travar o desenvolvimento.
- Delegue as finanças a profissionais. Isso libera tempo do gestor e dá à equipe regras claras do jogo.
- Invista em análises. DRE, fluxo de caixa e calendário de pagamentos não são apenas números — são o seu plano de crescimento.
- Olhe para frente. Um sistema ERP e um CFO ajudam não só a contar dinheiro, mas também a prever o futuro.
O que vem pela frente para a Viora Build
A empresa está finalizando a implementação do seu sistema ERP e se preparando para escalar o negócio em novas regiões.
Finanças transparentes e gestão estratégica permitem assumir projetos maiores sem medo de “se perder” nos números.
Agora conseguimos planejar nossas finanças sem nos colocar contra a parede. Isso dá confiança e liberdade para crescer. — Simon, Gerente de Operações da Viora Build
Perguntas frequentes
- Quanto tempo leva para ver os primeiros resultados?
No caso da Viora Build, os primeiros resultados vieram já no primeiro mês — a empresa passou a contar com DRE, fluxo de caixa, controle de saldos e capacidade de prever pagamentos.
- É necessário ter um diretor financeiro se a empresa já tem contador?
Sim. O contador trabalha com dados do passado, enquanto o diretor financeiro planeja o futuro e ajuda a tomar decisões estratégicas.
- É difícil implementar automação na equipe?
Não. Na Viora Build não houve resistência — todos enxergaram os benefícios e se adaptaram rapidamente ao novo sistema.
- O investimento no Finmap e em um diretor financeiro se paga?
Sim. Só o fato de liberar 20 horas por semana do gestor já cobre os custos, sem falar na precisão das decisões financeiras e na prevenção de falta de caixa.
- Quais são os próximos passos depois de implementar a gestão financeira?
O próximo passo é lançar um sistema ERP para integrar finanças, compras e orçamento. Isso vai aumentar ainda mais a precisão do planejamento e a rentabilidade dos projetos.
Setor: Como o Finmap ajuda empresas da construção a retomar o controle financeiro
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Perguntas frequentes
Por que a gestão financeira é tão desafiadora na construção?
Construção é lidar com dezenas de variáveis ao mesmo tempo: custos de materiais, pagamentos de empreiteiros, salários, impostos, adiantamentos e medições de obra. Muitas vezes, vários projetos com orçamentos e cronogramas de pagamento diferentes acontecem em paralelo, e um único erro pode custar a margem da empresa ou fazer perder um prazo. É por causa dessa complexidade que as planilhas manuais deixam rapidamente de dar conta conforme o negócio cresce.
Como uma construtora pode calcular a margem real de cada projeto?
O segredo é alocar as despesas em cada projeto em tempo real, e não só olhar para trás depois que tudo aconteceu. Com relatórios adequados de DRE e fluxo de caixa detalhados por projeto, mês e trimestre, você enxerga a rentabilidade real em vez de trabalhar no chute. Ferramentas como o Finmap permitem organizar as movimentações por categoria e vincular custos a projetos específicos, tornando as margens precisas, não aproximadas.
Qual é o momento certo para contratar um gestor financeiro?
Para muitas empresas, isso se torna possível quando o crescimento traz capital suficiente para bancar a função, como aconteceu com a Viora Build. Um gestor financeiro pode assumir a categorização das movimentações, a criação de relatórios e o planejamento financeiro, e depois evoluir para um diretor financeiro responsável por decisões estratégicas. Em geral, o sinal aparece quando a bagunça financeira começa a frear o ritmo de crescimento.
Como a automação financeira libera tempo para a operação?
Sair do lançamento manual em planilhas e ir para um sistema automatizado elimina horas de digitação e conciliação de rotina. Na Viora Build, isso liberou cerca de 20 horas por semana para o gerente de operações, tempo que passou a ser usado no controle dos projetos e na expansão do negócio. A automação também traz um calendário de pagamentos que ajuda a evitar buracos no caixa e a manter recursos suficientes para pagar fornecedores e equipe.
Ficou com alguma dúvida?
Estamos prontos para responder.
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