+173% табыс: қаржыны басқару жобалық бизнесті қалай тиімді еткен

Ақша байқаусызда жоғалады — мерзімдерде, түзетулерде, «портфолио» жобаларында. Ал қаржы жүйесі болмаса, оның қайда кеткенін білу де қиын.

Бұл кейс — көзсіз жұмыс істеуден бас тартып, қаржыны басқаруды енгізген және бір жыл ішінде табысын +173%-ға, ал таза маржасын +286%-ға арттырған сәулет студиясы туралы. Алты жылдан астам уақыт бойы Finmap команданың деректерге негізделген шешім қабылдауына көмектесіп келеді.

Бұл миф те, сәттілік те емес — бұл қаржымен жүйелі жұмыс жасаудың нәтижесі.

Тексеретін кез келді: сіздің жобаларыңыз шынымен пайда әкеле ме, әлде сырты жақсы көрінгені ме?

Bogdanova Bureau — сәулет, дизайн және шығармашылық шешімдер

Bogdanova Bureau жай ғана сәулет жобаларын жасамайды — ол клиенттің айналасында тұтас тұрғын кеңістік құрады. Олар жеке және коммерциялық жылжымайтын мүлікке, интерьер дизайнына, өнім дизайнына және арт-дирекцияға назар аударады.

Команда әр клиентті идеядан жүзеге асыруға дейін сеніммен және әр детальға назар аудара отырып бастан өткізеді. Негізін қалаушы Ольга Богданова үшін кеңістік жасау стресс көзі емес, қызықты шытырман оқиға болуы керек.

Қаржы сәулет процесінің бөлігіне қалай айналды

2018 жылы ірі сәулет компаниясынан бөлініп шығып, шағын командамен өз бизнесін бастағаннан кейін, Ольга барлық процестерді өз қолына алуды шешті.

Ол бастапқыдан-ақ қаржы техникалық сызбалар сияқты дәл жұмыс істеуі керек деп шешті.

Бұрынғы компаниясында олар Finmap-ты қаржыны басқару үшін бұрыннан пайдаланатын — бірақ онымен арнайы бухгалтер айналысатын. Сол тәжірибе Ольгаға бағдарламаның шынымен жұмыс істейтінін дәлелдеді, сондықтан таңдау анық болды.

Ол сынақ мерзіміне тіркеліп, жұмыс процестерін үйренді, содан кейін Finmap қаржы кеңесшісін тартты. Ольга басқарудың жай формальділік емес, стратегиялық құрал болуы үшін сырттан сарапшылық көзқарас пен кәсіби пікір қажет екенін білді.

Өз тәжірибесінен Ольга мынаны түсінді:

• Қаржыны басқармасаң, ең қызықты жобалар да пайданы «жеп қоюы» мүмкін.
• Шығармашылық еркіндік іс жүзінде қаржылық сенімділікті білдіреді.
• Көзсіз шешім қабылдау стратегия емес.

Қысқа мерзімді жобаларда қаржыны бөлу оңай. Ұзаққа созылатындарда әлдеқайда қиын: сағаттарды қадағалау, баланстар мен ақша ағындарын салыстыру, ұсақ шығындарды үнемі есепке алу керек. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Қаржыны негізгі деңгейде басқару жеткіліксіз болғанда

Сол кезге дейін Ольгада едәуір бизнес тәжірибесі болды — «түскен ақшаның барлығы — біздің пайда» деген ретсіз кезең оның артында қалды.

Көбісі қаржыны ұнатпайды, бірақ ол — негіз. Оны үнемі бақылауда ұстау өте маңызды. Қаржыны сүюді үйренбесең, қаржы да сені сүймейді. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Ол анық көрді: масштабтағың келсе, қаржыңды ретке келтіруің керек — тек басқаруды енгізіп қана қоймай, сандарды шешім қабылдау құралы ретінде пайдалану керек.

Оның алдында нақты міндеттер тұрды:

1. Жоба құнын есептеу. «Кейде жоба тамаша өтіп жатқандай көрінеді — әсіресе клиентпен қарым-қатынасың жақсы болса. Бірақ сандарға қарасаң, көңіліңе ұнамайды», — дейді Ольга. Оған бизнестің пайданы қайда және неге жоғалтып жатқанын дәл білу керек болды, сол арқылы уақытында әрекет ете алды.
   ‍
2. Шығындарды жүйелеу.
   Артық шығындарды, қайталанатын төлемдерді және оңтайландыру мүмкіндіктерін анықтау — ресурстарды қайта бөліп, ақшаны ақылмен жұмсау үшін.
   ‍
3. Толыққанды басқарушылық есепті енгізу. Тек ақша қозғалысын тіркеп қана қоймай, сонымен қатар:
   • Finmap мүмкіндіктерін терең зерттеу;
   • жүйені өз қажеттіліктеріне бейімдеу;
   • гипотезаларды тексеріп, нәтижелерді сандарда көру;
   • қаржы мәселелері бойынша сарапшы кеңесшінің болуы.

Жаңа деңгей: неге әрбір бизнеске жеке қаржы сарапшысы керек

Ольга бағдарламаны өзі пайдалана бастады — деректерді жүктеп, интеграцияларды баптап, аналитиканы зерттеді. Бірақ Finmap қандай тұжырымдар бере алатынын көрген соң, жаңа сұрақтар туындады. Оған тереңірек үңілу қажет болды.

Дәл сол кезде ол Finmap қаржы сарапшысын тартуды шешті.

Бұл «формальді жаңарту» емес еді — бұл студияның даму қарқынына толық сай келетін логикалық қадам болды.

Сарапшымен жұмыс істей бастаған кезде, бұл нағыз бетбұрыс және қаржымен достығымыздың басталуы болды. Finmap-тың өзі де тамаша. Бірақ мұның бәрін түсінуге және жүйелеуге көмектесетін адам болғанда, сен ақша үнемдейсің. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Сол ынтымақтастықтың алғашқы күнінен бастап Ольга мыналарды істей алды:

• рутиналық тапсырмаларды (деректерді енгізу, салыстыру, санаттау) басқаға беру;
• стратегияға — талдауға, идеяларға, шешімдерге — назар аудару;
• «мен мұны істесем — қалай есепке аламыз?» деген сұраққа жауап алу;
• көптеген бизнестің қаржысын көрген және жаңа идеялар мен тәсілдер ұсынатын маманмен гипотезаларды талқылау.

Bogdanova Bureau-да қандай қаржылық шешімдер жұмыс істейді

Bogdanova Bureau-дағы қаржыны басқару жай бақылау құралынан тез арада стратегиялық басқарудың бір бөлігіне айналды. Әрбір жаңа шара бизнестің нақты қажеттілігіне тікелей жауап береді. Әрбір нәтиже сандармен нақты өлшенеді.

1. Сағаттық модель: болжам емес, нақты математика

Тапсырыстарды әділ бағалау және атқарылған жұмысқа дәл ақы төлеу үшін олар жобаларды тапсырмалар мен сағаттарға бөлуді шешті. Бұл тәсіл клиент қосымша түзету сұрағанда жылдам әрекет етуге мүмкіндік береді — олар қанша уақыт кететінін және қанша тұратынын бұрыннан біледі.

2. Finmap-та әрбір клиент — жеке жоба

Жобалық бизнес үшін бұл міндетті талап: Finmap-та әрбір клиент жеке жоба ретінде рәсімделеді. Барлық кірістер мен шығыстар бөлек тіркеледі, ал аналитика табыстылықтың, ROI мен қаржылық нәтижелердің толық көрінісін береді.

3. Қорлар жүйесі: қаржылық икемділік пен тұрақтылық

Студия қашықтан жұмысқа көшкенде, олар уақытша офиске жұмсауды тоқтатты. Бұл үнемдеу ағымдағы шығындарда «еріп кетпеуі» үшін, олар оны ішкі қорға бағыттауды шешті.

Осылай алғашқы қаржы резерві пайда болды — кейін оған бірнеше мақсатты қорлар қосылды:‍

• ‍Жалдау қоры – команда офиске қайта оралғанда стресссіз тамаша офис жалдауға мүмкіндік берді.‍
• Резервтік қор – әрбір түсімнің 2%-ын қателер мен төтенше жағдайларға автоматты түрде бөліп отырады.‍
• Даму қоры – оқыту, кәсіби сапарлар мен жаңа мүмкіндіктерге инвестиция.‍
• Маркетинг қоры – жылжыту мен жаңа клиенттерді тартуға жүйелі көзқарасты қамтамасыз етеді.

Осының арқасында команда жағдайдың еркінде қалмайды — олар өз резервтерін құрады, қаражатты бөлуді бақылайды және стресстен емес, тұрақтылық позициясынан шешім қабылдайды.‍

4. Аналитика және эксперименттер: деректерге негізделген шешімдер

Bogdanova Bureau-дағы жаңа идеялар кездейсоқ енгізілмейді — әрқайсысы жеке қаржы эксперименті ретінде тексеріледі. Бұл әрбір бастаманың тек шығармашылық құндылығын ғана емес, экономикалық орындылығын да бағалауға мүмкіндік береді.

5. Ең кішкентай шығындарды да қадағалау‍

Қайталанатын қызмет ақылары, жазылымдар мен бағдарламалық қамтамасыз ету шығындары көбіне бизнеске «көрінбей» қалады. Жеке алғанда олар шамалы көрінеді, бірақ жыл ішінде қосылып, көбейіп кетеді.

Айына $7 жылына $90-ға айналады. Ал бұл тек бір ғана құрал. Finmap-та мұны керемет қадағалауға болады — бюджетіңіздің қайда кетіп жатқанын дәл көресіз. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Finmap бюджетті дәл жоспарлауға және жасырын ақша ағып кетулерінен аулақ болуға мүмкіндік береді.

Қаржы стресс емес, күш көзіне қалай айналды

Finmap-тың арқасында Bogdanova Bureau командасы ақшаны стратегиялық түрде басқара бастады: санады, жоспарлады, болжады.‍

• ‍Жүйелі қаржыны басқару. Bogdanova Bureau-да қаржы енді бөлек функция емес, компанияның ойлау тәсілінің бір бөлігі. Барлық ақша ағындары, кірістер, шығыстар мен жобалар құрылымдалған және бақылауда.

Мен үшін Finmap болжам жасау емес, талдау жасау құралы. Нәтижелерді өз алдыңда көргенде, қайда артық жұмсамау керек екенін және қайда шығын көріп жатқаныңды көргенде. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

• ‍Қаржылық модельдеу және аналитика. Ольга қаржы модельдерін құрады, табыстылықты талдайды және сезімге емес, деректерге сүйене отырып шешім қабылдайды.
  ‍‍
• Қаржы қорлары – резервтік, даму, маркетинг. Bogdanova Bureau-дағы қорлар жүйесінің арқасында қаржылық сенімділік пайда болды: ақша бос жатпайды, ол нақты мақсаттарға жұмыс істейді.
  ‍‍
• Әрбір жобаның нақты экономикасы. Шығындар есептелген, бағалар негізделген, табыстылық өлшенген. Бір жобаның шығынын екінші жобаның табысымен жабу жағдайы енді жоқ.

Бұрын біз көбіне басқа жобалардан алынған қарыз есебінен жұмыс істеп, жобаларды шығынға батыратын едік. Дұрыс қаржыны басқару мұның бәрін көруге, үнемдеуге және тіпті күтпеген жерден табыс тапуға көмектеседі. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

• ‍Пайда мен дивидендтер – бизнеске нұқсан келтірмей. Ольга компаниядан ақша ағынында үзіліс тудырмай және жұмысты әлсіретпей, қашан және қанша ақша алуға болатынын дәл біледі.
  ‍‍
• Негізін қалаушының жеке дамуы. Қаржы менеджерінің қолдауы мен үздіксіз оқудың арқасында Ольга қаржылық құзыреттілікте айтарлықтай өсті — енді ол сарапшы позициясынан шешім қабылдайды.

Осы уақыт ішінде мен қаржыны басқаруда орасан зор дамыдым, өйткені қаржы менеджері маған бәрін дұрыс орнатып, жүйелеуге көмектесті. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Finmap-пен қаржылық тұрақтылық және халықаралық нарыққа шығу

Қаржыны басқару тек кестелер туралы емес — бұл айналаңдағының бәрі өзгеріп жатса да сақталатын шешімшілдік, жүйелілік және сенімділік туралы.

+173% табыс әкелген жүйелі тәсіл

Finmap-ты және әрбір жобаны, шығын бабын және болжамды қамтитын жан-жақты қаржы жүйесін енгізгеннен кейін, Bogdanova Bureau таңғаларлық нәтижелерге жетті.

Команда бөлімшелер бойынша табыстылықты талдап, маржасы төмен жобалардан бас тартты және шынымен табыс әкелетіндерге назар аударды.

Бұл тек табысты 173%-ға арттырып қана қоймай, таза маржаны үш есе өсірді.

Енді біз жоба басталмай тұрып-ақ табыстылықты көре аламыз. Біз интуицияға емес, есептеуге негізделген белсенді шешімдер қабылдаймыз. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Ең ауыр дағдарысқа төтеп берген қауіпсіздік жастықшасы

Толықауқымды соғыстың басталуы бүкіл экономиканы тоқтата тұрды. Бірақ алдын ала құрылған резервтік қорлар мен икемді басқарудың арқасында компания мыналарды жасай отырып бейімделді:

• шығындарды оңтайландыру;
• команданы қайта құру;
• бюджеттерді қайта бөлу;
• жобаларды жалғастыру.

Bogdanova Bureau кездейсоқтықтың арқасында емес, алдын ала жоспарланғанның арқасында аман қалды. Олардың қаржы жастықшасы ең қиын сәтте уақыт пен кеңістік сыйлады, сол арқылы ойластырылған шешім қабылдауға мүмкіндік берді.

Әлемдік аренаға батыл шығу

Дағдарыс сынақ та, катализатор да болды. Аналитиканы, болжамдарды және өз күшті жақтарын нақты түсінуді пайдаланып, Bogdanova Bureau халықаралық аренаға шықты.

Бүгінде олар Украина шегінен тыс жерлерде табысты жобалармен, шетелдік клиенттермен тұрақты жұмыспен және бәсекеге қабілетті жаңа нарықтағы нығая түскен позициямен мақтана алады.

Қазір біздің назарымызда жоба саны аз, бірақ олар — үлкенірек, күрделірек және табыстырақ, әрі дағдарыста да мықты тұрған қаржылық бақылаумен қамтамасыз етілген. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушысы

Өзгерістер шешімнен басталады

Ольга хаостан анық жүйеге дейінгі жолды өтті — бұған үлкен қаржы командасын жалдау арқылы емес, дұрыс құралды пайдалану, сарапшы қолдауы және қаржыны басқарудың құндылығын түсіну арқылы жетті.

‍
Finmap жай ғана басқару қызметі емес, дамудағы шынайы қаржы серіктесіне айналды.

Сіз де мынаны істей аласыз:

• қаржыны басқаруды жүйелеу,
• нақты пайда мен ақшаның кету орындарын анықтау,
• сезім бойынша шешім қабылдауды тоқтату.

Ал ең бастысы — мұны жалғыз бастан кешірмеңіз.

Бизнесіңіздің қаржысында да осындай тәртіп орнатқыңыз келе ме? Өтінім қалдырыңыз, сарапшымыз мұны сіздің процестеріңізге дәл сай етіп бейімдеуді көрсетеді.

Сала: Finmap құрылыс бизнесіне қаржылық бақылауды қалай қайтарады