+173 % Umsatz: Wie Finanzmanagement ein projektbasiertes Unternehmen profitabel machte

Geld verschwindet unbemerkt — in Fristen, in Überarbeitungen, in „Portfolio“-Projekten. Und ohne ein funktionierendes Finanzsystem ist es schwer, überhaupt zu verstehen, wohin.

In diesem Case geht es um ein Architekturbüro, das nicht länger im Blindflug arbeiten wollte, Finanzmanagement eingeführt hat und innerhalb eines Jahres +173 % Umsatz und +286 % Nettomarge erreichte. Seit mehr als sechs Jahren hilft Finmap dem Team dabei, Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen.

Kein Mythos, kein Glück — sondern systematische Arbeit mit Finanzen.

Zeit für einen Check: Bringen Ihre Projekte wirklich Gewinn — oder sehen sie nur gut aus?

Bogdanova Bureau — Architektur, Design & kreative Lösungen

Bogdanova Bureau entwickelt nicht einfach nur Architekturkonzepte — das Team schafft ganzheitliche Lebensräume rund um den Kunden. Der Schwerpunkt liegt auf privaten und gewerblichen Immobilien, Interior Design, Produktdesign und Art Direction.

Das Team begleitet jeden Kunden sicher von der Idee bis zur Umsetzung — mit Liebe zum Detail. Für Gründerin Olha Bogdanova soll die Gestaltung eines Raums ein spannendes Abenteuer sein, kein Stressfaktor.

Wie Finanzen Teil des Architekturprozesses wurden

Als Olga sich 2018 von einem großen Architekturbüro löste und mit einem kleinen Team ihr eigenes Unternehmen gründete, entschied sie, alle Prozesse selbst in die Hand zu nehmen.

Von Anfang an war für sie klar: Finanzen müssen genauso präzise funktionieren wie technische Zeichnungen.

In ihrem früheren Unternehmen wurde Finmap bereits für das Finanzmanagement genutzt — allerdings kümmerte sich ein eigener Buchhalter darum. Diese Erfahrung zeigte Olga, dass das Programm wirklich funktioniert, deshalb fiel ihr die Entscheidung leicht.

Sie startete mit einer Testphase, machte sich mit den Abläufen vertraut und holte anschließend einen Finanzberater von Finmap dazu. Olga wusste: Wenn Management ein strategisches Werkzeug sein soll — und nicht nur eine Formalität — braucht es externe Expertise und einen professionellen Blick von außen.

Aus eigener Erfahrung wusste Olga:

• Ohne Finanzmanagement können selbst die spannendsten Projekte den Gewinn „auffressen“.
• Kreative Freiheit bedeutet in Wahrheit finanzielle Sicherheit.
• Entscheidungen mit verbundenen Augen zu treffen, ist keine Strategie.

Bei kurzfristigen Projekten lassen sich Finanzen leicht zuordnen. Bei lang laufenden Projekten ist es deutlich schwieriger: Man muss Stunden erfassen, Salden und Cashflows abgleichen und laufend kleine Ausgaben dokumentieren. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Wenn einfaches Finanzmanagement nicht mehr reicht

Zu diesem Zeitpunkt hatte Olga bereits viel unternehmerische Erfahrung — die chaotische Phase nach dem Motto „alles, was reinkommt, ist Gewinn“ lag längst hinter ihr.

Viele mögen Finanzen nicht, aber sie sind die Grundlage. Man muss sie im Blick behalten. Wenn du nicht lernst, Finanzen zu mögen, werden Finanzen dich auch nicht mögen. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Ihr war klar: Wer wachsen will, muss Ordnung in seine Finanzen bringen — und nicht nur Management einführen, sondern Zahlen als Entscheidungsgrundlage nutzen.

Vor ihr standen konkrete Aufgaben:

1. Projektkosten berechnen. „Manchmal wirkt ein Projekt, als liefe alles perfekt — besonders, wenn die Zusammenarbeit mit dem Kunden großartig ist. Aber sobald man in die Zahlen schaut, kommt die Ernüchterung“, sagt Olga. Sie musste genau verstehen, wo und warum das Unternehmen Gewinn verliert, um rechtzeitig gegensteuern zu können.
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2. Ausgaben systematisieren.
   Unnötige Kosten, wiederkehrende Zahlungen und Optimierungspotenziale erkennen — um Ressourcen neu zu verteilen und klüger zu investieren.
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3. Professionelles Management-Reporting einführen. Nicht nur Geldbewegungen erfassen, sondern:
   • tief in die Möglichkeiten von Finmap eintauchen;
   • das System auf ihre konkreten Bedürfnisse anpassen;
   • Hypothesen testen und Ergebnisse in Zahlen sehen;
   • einen Experten für Finanzfragen an der Seite haben.

Ein neues Level: Warum jedes Unternehmen seinen eigenen Finanzexperten braucht

Olga begann, das Programm selbst zu nutzen — Daten hochzuladen, Integrationen einzurichten und die Analysen zu erkunden. Doch sobald sie sah, welche Einblicke Finmap liefern kann, tauchten neue Fragen auf. Sie wollte tiefer gehen.

Genau da entschied sie sich, einen Finanzexperten von Finmap einzubeziehen.

Das war kein „formales Upgrade“, sondern ein logischer Schritt, der perfekt zum Wachstumstempo des Studios passte.

Als wir anfingen, mit einem Experten zu arbeiten, war das der eigentliche Wendepunkt und der Beginn unserer Freundschaft mit den Finanzen. Finmap allein ist großartig. Aber wenn man jemanden hat, der hilft, alles zu verstehen und zu systematisieren, spart man Geld. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Vom ersten Tag dieser Zusammenarbeit an konnte Olga:

• Routineaufgaben delegieren (Dateneingabe, Abgleiche, Kategorisierung);
• sich auf Strategie konzentrieren — Analyse, Ideen, Entscheidungen;
• Antworten auf Fragen bekommen wie „Wenn ich das so mache — wie bilden wir das ab?“;
• Hypothesen mit einem Spezialisten besprechen, der Finanzen in vielen Unternehmen gesehen hat und frische Ideen und Ansätze einbringt.

Welche Finanzlösungen bei Bogdanova Bureau funktionieren

Das Finanzmanagement bei Bogdanova Bureau entwickelte sich schnell von einem reinen Kontrollinstrument zu einem Teil der strategischen Unternehmensführung. Jede neue Maßnahme reagiert direkt auf einen geschäftlichen Bedarf. Jedes Ergebnis wird klar in Zahlen gemessen.

1. Stundenmodell: klare Mathematik statt Bauchgefühl

Um Aufträge fair zu bepreisen und geleistete Arbeit präzise abzurechnen, entschied sich das Team, Projekte in Aufgaben und Stunden aufzuteilen. So können sie schnell reagieren, wenn ein Kunde zusätzliche Überarbeitungen wünscht — sie wissen bereits, wie viel Zeit dafür nötig ist und was es kosten wird.

2. Jeder Kunde als eigenes Projekt in Finmap

Für ein projektbasiertes Unternehmen ist das ein Must-have: In Finmap wird jeder Kunde als eigenes Projekt angelegt. Alle Einnahmen und Ausgaben werden separat erfasst, und die Analysen liefern ein vollständiges Bild der Rentabilität, des ROI und der finanziellen Ergebnisse.

3. Fonds-System: finanzielle Flexibilität und Stabilität

Als das Studio auf Remote-Arbeit umstieg, fielen vorübergehend keine Bürokosten an. Damit diese Einsparungen nicht in den laufenden Kosten „versickern“, entschied das Team, sie in einen internen Fonds umzuleiten.

So entstand die erste finanzielle Rücklage — später kamen mehrere zweckgebundene Fonds hinzu:‍

• ‍Mietfonds – ermöglichte es, ohne Stress das passende Büro zu mieten, als das Team zurückkehrte.‍
• Reservefonds – legt automatisch 2 % jeder Einnahme für Fehler oder Notfälle zurück.‍
• Entwicklungsfonds – Investitionen in Weiterbildung, berufliche Reisen und neue Möglichkeiten.‍
• Marketingfonds – sorgt für einen systematischen Ansatz bei Werbung und Neukundengewinnung.

Dadurch ist das Team nicht den Umständen ausgeliefert — es baut eigene Reserven auf, steuert die Mittelverwendung und trifft Entscheidungen aus einer Position der Stabilität heraus, nicht aus Stress.‍

4. Analysen & Experimente: Entscheidungen auf Datenbasis

Neue Ideen werden bei Bogdanova Bureau nicht einfach nach Gefühl umgesetzt — jede wird als eigenes finanzielles Experiment getestet. So lässt sich nicht nur der kreative Wert, sondern auch die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit jeder Initiative bewerten.

5. Selbst kleinste Ausgaben im Blick behalten‍

Wiederkehrende Servicegebühren, Abos und Softwarekosten bleiben für Unternehmen oft „unsichtbar“. Einzeln wirken sie gering, doch über ein Jahr summiert sich einiges.

7 Dollar im Monat werden zu 90 Dollar im Jahr. Und es ist ja nicht nur ein Tool. In Finmap wird das großartig nachverfolgt — man sieht genau, wohin das Budget fließt. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Mit Finmap lässt sich das Budget präzise planen und versteckte Geldlecks vermeiden.

Wie Finanzen zur Stärke wurden — statt Stress auszulösen

Dank Finmap begann das Team von Bogdanova Bureau, Geld strategisch zu steuern: zu zählen, zu planen, vorauszudenken.‍

• ‍Systematisches Finanzmanagement. Finanzen sind bei Bogdanova Bureau keine isolierte Funktion mehr, sondern Teil der Unternehmensdenkweise. Alle Cashflows, Umsätze, Ausgaben und Projekte sind strukturiert und unter Kontrolle.

Für mich geht es bei Finmap nicht um Prognosen, sondern um Analyse. Wenn man die Ergebnisse vor sich sieht, erkennt man, wo man nicht noch mehr ausgeben sollte und wo wir Geld verlieren. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

• ‍Finanzmodellierung und Analysen. Olga erstellt Finanzmodelle, analysiert Rentabilität und trifft Entscheidungen auf Basis von Daten statt nach Bauchgefühl.
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• Finanzfonds – Reserve, Entwicklung, Marketing. Durch das Fonds-System bei Bogdanova Bureau entstand finanzielle Sicherheit: Geld liegt nicht einfach herum, sondern arbeitet für konkrete Ziele.
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• Klare Wirtschaftlichkeit jedes Projekts. Kosten werden berechnet, Preise begründet, Rentabilität gemessen. Es gibt keine Situationen mehr, in denen Verluste eines Projekts durch Einnahmen eines anderen verdeckt werden.

Früher haben wir oft auf Kosten anderer Projekte gearbeitet, wie mit Krediten aus anderen Projekten, und dadurch Projekte ins Minus gezogen. Richtiges Finanzmanagement hilft uns, all das zu sehen, zu sparen und dort Einnahmen zu erzielen, wo wir es gar nicht erwartet hätten. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

• ‍Gewinn und Dividenden – ohne dem Unternehmen zu schaden. Olga weiß genau, wann und wie viel sie aus dem Unternehmen entnehmen kann, ohne Liquiditätslücken zu verursachen oder den laufenden Betrieb zu gefährden.
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• Persönliches Wachstum der Gründerin. Mit Unterstützung eines Finanzmanagers und kontinuierlichem Lernen hat Olga ihre Finanzkompetenz deutlich ausgebaut — und trifft Entscheidungen heute aus einer Expertenperspektive.

In dieser Zeit bin ich im Finanzmanagement enorm gewachsen, weil der Finanzmanager mir geholfen hat, alles richtig aufzusetzen und zu systematisieren. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Finanzielle Widerstandskraft und der Schritt auf den internationalen Markt mit Finmap

Finanzmanagement bedeutet nicht nur Tabellen — es bedeutet Entschlossenheit, System und Sicherheit, selbst wenn sich alles um einen herum verändert.

Ein systematischer Ansatz, der +173 % Umsatz brachte

Nach der Einführung von Finmap und eines umfassenden Finanzsystems, das jedes Projekt, jede Kostenposition und jede Prognose abdeckte, erzielte Bogdanova Bureau beeindruckende Ergebnisse.

Das Team analysierte die Rentabilität über verschiedene Bereiche hinweg, trennte sich von margenarmen Projekten und konzentrierte sich auf die, die wirklich Einkommen bringen.

Das hat nicht nur den Umsatz um 173 % gesteigert, sondern die Nettomarge verdreifacht.

Heute sehen wir die Rentabilität, bevor ein Projekt überhaupt startet. Wir treffen proaktive Entscheidungen auf Basis von Berechnungen, nicht von Intuition. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Ein Sicherheitspolster, das der härtesten Krise standhielt

Mit Beginn des großflächigen Krieges kam die gesamte Wirtschaft zum Stillstand. Doch dank vorher aufgebauter Reservefonds und flexibler Steuerung konnte sich das Unternehmen anpassen, indem es:

• Ausgaben optimierte;
• das Team neu strukturierte;
• Budgets umverteilte;
• laufende Projekte weiterführte.

Bogdanova Bureau blieb nicht zufällig über Wasser, sondern aufgrund eines Systems. Das finanzielle Polster verschaffte dem Team Zeit und Raum für überlegte Entscheidungen im schwierigsten Moment.

Der mutige Schritt auf die internationale Bühne

Die Krise wurde zugleich Herausforderung und Katalysator. Mit Analysen, Prognosen und Klarheit über die eigenen Stärken wagte Bogdanova Bureau den Schritt auf die internationale Bühne.

Heute kann das Unternehmen erfolgreiche Projekte außerhalb der Ukraine, stabile Zusammenarbeit mit ausländischen Kunden und eine zunehmend stärkere Position in einem neuen, wettbewerbsintensiven Markt vorweisen.

Unser Fokus liegt jetzt auf weniger Projekten — dafür größeren, komplexeren und profitableren. Dahinter steht eine Finanzkontrolle, die selbst in Krisen stabil bleibt. — Olga Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Veränderung beginnt mit Entscheidungen

Olga ging den Weg vom Chaos zu einem klaren System — und zwar nicht, indem sie ein großes Finanzteam einstellte, sondern indem sie das richtige Tool nutzte, Expertenunterstützung einbezog und den Wert von Finanzmanagement erkannte.

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Finmap wurde nicht einfach zu einem Management-Service, sondern zu einem echten Finanzpartner für Wachstum.

Auch Sie können:

• Ihr Finanzmanagement systematisieren,
• echte Gewinne und Geldlecks sichtbar machen,
• aufhören, Entscheidungen nach Bauchgefühl zu treffen.

Und das Wichtigste: Sie müssen es nicht allein angehen.

Möchten Sie dieselbe Ordnung in die Finanzen Ihres Unternehmens bringen? Senden Sie uns Ihre Anfrage, und unser Experte zeigt Ihnen, wie Finmap genau auf Ihre Prozesse zugeschnitten werden kann.

Branche: Wie Finmap Bauunternehmen hilft, die Kontrolle über ihre Finanzen zurückzugewinnen