+173% de receita: como a gestão financeira tornou lucrativa uma empresa que trabalha por projeto

O dinheiro some sem ninguém perceber — em prazos, em revisões, em projetos “de portfólio”. E, sem um sistema financeiro funcionando, fica difícil até saber para onde ele foi.

Este case é sobre um escritório de arquitetura que se recusou a trabalhar no escuro, implementou a gestão financeira e, em um ano, alcançou +173% de receita e +286% de margem líquida. Há mais de seis anos, a Finmap ajuda a equipe a tomar decisões baseadas em dados.

Não foi mito, nem sorte — foi trabalho financeiro feito com método.

Hora de checar: seus projetos realmente dão lucro ou só parecem bonitos?

Bogdanova Bureau — Arquitetura, Design & Soluções Criativas

A Bogdanova Bureau não cria apenas projetos arquitetônicos — ela constrói espaços de vida completos em torno do cliente. O foco está em imóveis residenciais e comerciais, design de interiores, design de produto e direção de arte.

A equipe conduz cada cliente da ideia à execução com segurança e atenção aos detalhes. Para a fundadora Olga Bogdanova, criar um espaço deve ser uma aventura empolgante, não uma fonte de estresse.

Como as finanças passaram a fazer parte do processo arquitetônico

Em 2018, depois de sair de um grande escritório de arquitetura e abrir o próprio negócio com uma equipe pequena, Olga decidiu assumir o controle de todos os processos.

Desde o início, ela decidiu que as finanças precisavam funcionar com a mesma precisão dos desenhos técnicos.

Na empresa anterior, eles já usavam a Finmap para gestão financeira — mas quem cuidava disso era uma contadora dedicada. Essa experiência mostrou a Olga que o programa realmente funcionava, então a escolha foi óbvia.

Ela começou com um período de teste, aprendeu os fluxos de trabalho e depois contratou uma consultora financeira da Finmap. Olga sabia que, para a gestão servir como ferramenta estratégica — e não só como uma formalidade — ela precisava de expertise externa e de um olhar profissional.

Pela própria experiência, Olga entendia que:

• Sem gestão financeira, até os projetos mais interessantes podem “engolir” o lucro.
• Liberdade criativa, de verdade, depende de segurança financeira.
• Tomar decisões às cegas não é estratégia.

Em projetos de curto prazo, é fácil alocar as finanças. Nos projetos longos, é muito mais difícil: você precisa acompanhar horas, conciliar saldos e fluxos de caixa e registrar constantemente pequenas despesas. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Quando a gestão financeira básica não basta

Naquele momento, Olga já tinha bastante experiência em negócios — a fase caótica de achar que “todo dinheiro que entra é lucro” já tinha ficado para trás havia muito tempo.

Muita gente não gosta de finanças, mas elas são fundamentais. É essencial ficar de olho nisso. Se você não aprende a gostar de finanças, as finanças não vão gostar de você. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Ela enxergava com clareza: se você quer escalar, precisa colocar as finanças em ordem — e não apenas implementar uma gestão, mas usar os números como ferramenta de decisão.

Ela tinha desafios concretos:

1. Calcular o custo dos projetos. “Às vezes, um projeto parece estar indo perfeitamente — especialmente quando a relação com o cliente é ótima. Mas, quando você olha para os números, vem a decepção”, diz Olga. Ela precisava saber exatamente onde e por que o negócio estava perdendo lucro para agir a tempo.
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2. Sistematizar as despesas.
   Identificar gastos desnecessários, pagamentos recorrentes e oportunidades de otimização — para realocar recursos e gastar de forma mais inteligente.
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3. Implementar uma gestão gerencial de verdade. Não apenas registrar movimentações de caixa, mas:
   • mergulhar nas possibilidades da Finmap;
   • configurar o sistema para suas necessidades específicas;
   • testar hipóteses e ver os resultados em números;
   • ter uma especialista para orientar nas questões financeiras.

Um novo nível: por que todo negócio precisa de seu próprio especialista financeiro

Olga começou usando o programa por conta própria — subindo dados, configurando integrações, explorando os relatórios. Mas, quando viu os insights que a Finmap podia entregar, surgiram novas perguntas. Ela precisava ir mais fundo.

Foi então que decidiu trazer uma especialista financeira da Finmap.

Não foi um “upgrade formal” — foi um passo natural, totalmente alinhado ao ritmo de crescimento do escritório.

Quando começamos a trabalhar com uma especialista, esse foi o verdadeiro ponto de virada e o começo da nossa amizade com as finanças. A Finmap sozinha já é ótima. Mas, quando você tem alguém que ajuda a entender tudo e a sistematizar, você economiza dinheiro. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Desde o primeiro dia dessa parceria, Olga conseguiu:

• delegar tarefas de rotina, como lançamentos, conciliações e categorização;
• focar na estratégia — análise, ideias e decisões;
• obter respostas para perguntas como “se eu fizer isso, como contabilizamos?”;
• discutir hipóteses com uma especialista que já viu as finanças de muitos negócios e traz ideias e abordagens novas.

Quais soluções financeiras funcionam na Bogdanova Bureau

A gestão financeira na Bogdanova Bureau rapidamente deixou de ser apenas uma ferramenta de controle e se tornou parte da gestão estratégica. Cada nova medida responde diretamente a uma necessidade do negócio. E cada resultado é claramente medido em números.

1. Modelo por hora: matemática clara, não chute

Para precificar os pedidos de forma justa e garantir o pagamento preciso pelo trabalho realizado, eles decidiram dividir os projetos em tarefas e horas. Essa abordagem permite reagir rapidamente quando um cliente pede revisões extras — a equipe já sabe quanto tempo isso vai levar e quanto vai custar.

2. Cada cliente como um projeto separado na Finmap

Para um negócio baseado em projetos, isso é indispensável: na Finmap, cada cliente é configurado como um projeto próprio. Todas as receitas e despesas são registradas separadamente, e os relatórios trazem uma visão completa da lucratividade, do ROI e dos resultados financeiros.

3. Sistema de fundos: flexibilidade e estabilidade financeira

Quando o escritório migrou para o trabalho remoto, eles deixaram temporariamente de gastar com o escritório físico. Para evitar que essa economia “se diluísse” nos custos do dia a dia, decidiram direcioná-la para um fundo interno.

Assim nasceu a primeira reserva financeira — e, depois, eles adicionaram vários fundos com objetivos específicos:‍

• ‍Fundo de aluguel – permitiu alugar, sem estresse, o escritório ideal quando a equipe voltou ao presencial.‍
• Fundo de contingência – reserva automaticamente 2% de cada recebimento para erros ou emergências.‍
• Fundo de desenvolvimento – investimentos em treinamentos, viagens profissionais e novas oportunidades.‍
• Fundo de marketing – garante uma abordagem sistemática para promoção e aquisição de novos clientes.

Com isso, a equipe não fica refém das circunstâncias — ela constrói as próprias reservas, controla a alocação dos fundos e toma decisões a partir de uma posição de estabilidade, não de estresse.‍

4. Relatórios e experimentos: decisões baseadas em dados

Na Bogdanova Bureau, novas ideias não são lançadas no escuro — cada uma é testada como um experimento financeiro separado. Isso permite avaliar não só o valor criativo, mas também a viabilidade econômica de cada iniciativa.

5. Acompanhamento até das menores despesas‍

Mensalidades de serviços, assinaturas e custos com softwares muitas vezes ficam “invisíveis” para o negócio. Separadamente parecem pequenos, mas, ao longo de um ano, pesam.

US$ 7 por mês viram US$ 90 por ano. E não é só uma ferramenta. Na Finmap, isso é acompanhado de forma brilhante — você vê exatamente para onde vai o seu orçamento. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

A Finmap permite planejar seu orçamento com precisão e evitar vazamentos de caixa escondidos.

Como as finanças se tornaram uma fonte de força, não de estresse

Com a Finmap, a equipe da Bogdanova Bureau passou a administrar o dinheiro de forma estratégica: calculando, planejando e projetando.‍

• ‍Gestão financeira sistemática. As finanças na Bogdanova Bureau deixaram de ser uma função isolada e passaram a fazer parte da mentalidade da empresa. Todos os fluxos de caixa, receitas, despesas e projetos estão estruturados e sob controle.

Para mim, a Finmap não é sobre previsões; é sobre análise. É quando você vê os resultados na sua frente, quando enxerga onde não deveria gastar mais e onde estamos perdendo. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

• ‍Modelagem financeira e análises. Olga constrói modelos financeiros, analisa a rentabilidade e toma decisões com base em dados, não em sensação.
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• Fundos financeiros — reserva, desenvolvimento, marketing. Com o sistema de fundos na Bogdanova Bureau, surgiu segurança financeira: o dinheiro não fica parado; ele trabalha por objetivos específicos.
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• Economia clara de cada projeto. Os custos são calculados, os preços são justificados e a lucratividade é medida. Acabaram as situações em que o prejuízo de um projeto era coberto pela receita de outro.

Antes, muitas vezes tocávamos um projeto às custas de “empréstimos” de outros, levando projetos para o vermelho. Uma boa gestão financeira ajuda a enxergar tudo isso, economizar e gerar receita onde nem esperávamos. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

• ‍Lucro e dividendos — sem prejudicar o negócio. Olga sabe exatamente quando e quanto pode retirar da empresa sem criar buracos de caixa nem comprometer a operação.
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• Crescimento pessoal da fundadora. Com o apoio de uma gestora financeira e aprendizado contínuo, Olga evoluiu muito em competência financeira — e hoje toma decisões com visão de especialista.

Nesse período, cresci muito em gestão financeira, porque a gestora financeira me ajudou a configurar tudo corretamente e a sistematizar tudo. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Resiliência financeira e expansão para o mercado internacional com a Finmap

Gestão financeira não é só sobre planilhas — é sobre decisão, sistema e confiança, mesmo quando tudo ao redor muda.

Uma abordagem sistemática que gerou +173% de receita

Depois de implementar a Finmap e um sistema financeiro completo que cobria cada projeto, linha de despesa e previsão, a Bogdanova Bureau alcançou resultados notáveis.

A equipe analisou a lucratividade por áreas, abandonou projetos de baixa margem e focou naqueles que realmente geram receita.

Isso não apenas aumentou a receita em 173%, como triplicou a margem líquida.

Agora conseguimos ver a lucratividade antes mesmo de um projeto começar. Tomamos decisões proativas com base em cálculo, não em intuição. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

Uma reserva de segurança que resistiu à crise mais difícil

O início da guerra em grande escala paralisou toda a economia. Mas, graças aos fundos de reserva criados previamente e à gestão flexível, a empresa conseguiu se adaptar:

• otimizando despesas;
• reestruturando a equipe;
• realocando orçamentos;
• mantendo projetos em andamento.

A Bogdanova Bureau se manteve de pé não por acaso, mas por planejamento. A reserva financeira deu tempo e espaço para tomar decisões ponderadas no momento mais difícil.

Uma entrada ousada no cenário global

A crise foi ao mesmo tempo um desafio e um catalisador. Com análises, previsões e clareza sobre seus pontos fortes, a Bogdanova Bureau entrou no mercado internacional.

Hoje, o escritório tem projetos bem-sucedidos fora da Ucrânia, um trabalho estável com clientes estrangeiros e uma posição cada vez mais forte em um novo mercado competitivo.

Nosso foco agora é ter menos projetos, mas projetos maiores, mais complexos e mais lucrativos — sustentados por um controle financeiro que se mantém firme mesmo em crise. — Olga Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau

As mudanças começam com decisões

Olga percorreu o caminho do caos a um sistema claro — e fez isso não contratando uma grande equipe financeira, mas usando a ferramenta certa, contando com apoio especializado e reconhecendo o valor da gestão financeira.

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A Finmap se tornou não apenas um serviço de gestão, mas uma verdadeira parceira financeira no crescimento.

Você também pode:

• sistematizar sua gestão financeira,
• descobrir o lucro real e os pontos de vazamento,
• parar de tomar decisões no achismo.

E, o mais importante: não precisa enfrentar isso sozinho.

Quer colocar a mesma ordem nas finanças do seu negócio? Envie sua solicitação, e nossa especialista vai mostrar como adaptar tudo exatamente aos seus processos.

Setor: Como a Finmap ajuda empresas de construção a retomar o controle financeiro