+173% przychodu: jak finanse uczyniły biznes projektowy rentownym

Pieniądze znikają niepostrzeżenie — w terminach, w poprawkach, w projektach „portfolio”. A bez systemu finansowego trudno nawet ustalić, gdzie.

To case study pracowni architektonicznej, która przestała działać po omacku, wdrożyła zarządzanie finansami i w ciągu roku osiągnęła +173% przychodu i +286% marży netto. Od ponad sześciu lat Finmap pomaga zespołowi podejmować decyzje oparte na danych.

To nie mit ani przypadek — to systematyczna praca z finansami.

Czas sprawdzić: czy twoje projekty naprawdę przynoszą zysk, czy tylko dobrze wyglądają?

Bogdanova Bureau — architektura, design i rozwiązania kreatywne

Bogdanova Bureau nie tylko tworzy projekty architektoniczne — buduje całościowe przestrzenie życiowe wokół klienta. Skupia się na nieruchomościach prywatnych i komercyjnych, projektowaniu wnętrz, projektowaniu produktów oraz art direction.

Zespół prowadzi każdego klienta od pomysłu do realizacji z pewnością siebie i dbałością o każdy szczegół. Dla założycielki Olhy Bogdanovej tworzenie przestrzeni powinno być ekscytującą przygodą, a nie źródłem stresu.

Jak finanse stały się częścią procesu architektonicznego

W 2018 roku, po odejściu z dużej firmy architektonicznej i założeniu własnej działalności z niewielkim zespołem, Olga postanowiła wziąć wszystkie procesy we własne ręce.

Od samego początku postanowiła, że finanse muszą działać tak precyzyjnie, jak rysunki techniczne.

W poprzedniej firmie korzystali już z Finmap do zarządzania finansami — ale zajmowała się tym dedykowana księgowa. To doświadczenie przekonało Olgę, że program naprawdę działa, więc wybór był oczywisty.

Zapisała się na okres próbny, poznała sposób działania systemu, a potem zaangażowała konsultanta finansowego Finmap. Olga wiedziała, że aby zarządzanie finansami było narzędziem strategicznym, a nie tylko formalnością, potrzebuje zewnętrznej wiedzy i profesjonalnego spojrzenia.

Z własnego doświadczenia Olga wiedziała, że:

• Bez zarządzania finansami nawet najciekawsze projekty mogą „pożreć” zysk.
• Prawdziwa wolność twórcza to pewność finansowa.
• Podejmowanie decyzji po omacku to nie strategia.

Przy krótkich projektach łatwo rozdzielić finanse. Przy długich jest dużo trudniej: trzeba śledzić godziny, uzgadniać salda i przepływy pieniężne oraz na bieżąco rejestrować drobne wydatki. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Kiedy podstawowe zarządzanie finansami to za mało

W tym czasie Olga miała już spore doświadczenie biznesowe — chaotyczny etap „wszystkie wpływy to nasz zysk” miała dawno za sobą.

Wiele osób nie lubi finansów, ale to fundament. Trzeba mieć je pod stałą kontrolą. Jeśli nie nauczysz się kochać finansów, finanse nie pokochają ciebie. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Wyraźnie widziała: jeśli chcesz się skalować, musisz uporządkować finanse — i nie chodzi tylko o wdrożenie zarządzania, ale o wykorzystanie liczb jako narzędzia do podejmowania decyzji.

Stanęła przed konkretnymi zadaniami:

1. Obliczyć koszt projektu. „Czasem projekt wydaje się iść idealnie — zwłaszcza gdy masz świetne relacje z klientem. Ale gdy spojrzysz na liczby, jest rozczarowanie” — mówi Olga. Musiała dokładnie wiedzieć, gdzie i dlaczego firma traci zysk, żeby móc zareagować na czas.
   ‍
2. Usystematyzować wydatki.
   Zidentyfikować zbędne koszty, powtarzające się płatności i możliwości optymalizacji — aby przesunąć zasoby i wydawać mądrzej.
   ‍
3. Wdrożyć prawdziwe zarządzanie menedżerskie. Nie tylko rejestrować ruchy gotówki, ale też:
   • dogłębnie poznać możliwości Finmap;
   • skonfigurować system pod swoje potrzeby;
   • testować hipotezy i widzieć wyniki w liczbach;
   • mieć eksperckiego doradcę w sprawach finansowych.

Nowy poziom: dlaczego każdy biznes potrzebuje własnego eksperta finansowego

Olga zaczęła korzystać z programu samodzielnie — wgrywała dane, konfigurowała integracje, badała analitykę. Ale gdy zobaczyła, jakie wnioski może dać jej Finmap, pojawiły się nowe pytania. Musiała sięgnąć głębiej.

Wtedy postanowiła zaangażować eksperta finansowego Finmap.

To nie był „formalny upgrade” — to był logiczny krok, idealnie dopasowany do tempa rozwoju pracowni.

Gdy zaczęłyśmy pracować z ekspertem, to był prawdziwy punkt zwrotny i początek naszej przyjaźni z finansami. Sam Finmap jest świetny. Ale kiedy masz kogoś, kto pomaga to wszystko zrozumieć i uporządkować, oszczędzasz pieniądze. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Od pierwszego dnia tej współpracy Olga mogła:

• delegować rutynowe zadania (wprowadzanie danych, uzgadnianie, kategoryzację);
• skupić się na strategii — analizie, pomysłach, decyzjach;
• uzyskać odpowiedź na pytanie „a co, jeśli zrobię tak — jak to rozliczyć?”;
• omawiać hipotezy ze specjalistą, który widział finanse wielu firm i wnosi świeże pomysły i podejścia.

Jakie rozwiązania finansowe sprawdzają się w Bogdanova Bureau

Zarządzanie finansami w Bogdanova Bureau szybko przestało być tylko narzędziem kontroli i stało się częścią zarządzania strategicznego. Każde nowe działanie odpowiada na konkretną potrzebę biznesu. Każdy efekt jest jasno mierzony w liczbach.

1. Model godzinowy: jasna matematyka zamiast zgadywania

Aby uczciwie wyceniać zlecenia i dokładnie rozliczać wykonaną pracę, postanowili podzielić projekty na zadania i godziny. Dzięki temu podejściu szybko reagują, gdy klient prosi o dodatkowe poprawki — od razu wiedzą, ile czasu to zajmie i ile to będzie kosztować.

2. Każdy klient jako osobny projekt w Finmap

Dla firmy projektowej to absolutna podstawa: w Finmap każdy klient ma swój odrębny projekt. Wszystkie przychody i wydatki są rejestrowane osobno, a analityka daje pełny obraz rentowności, ROI i wyników finansowych.

3. System funduszy: elastyczność i stabilność finansowa

Gdy pracownia przeszła na pracę zdalną, tymczasowo przestała wydawać na biuro. Aby te oszczędności nie „rozpłynęły się” w bieżących kosztach, postanowili przekierować je do wewnętrznego funduszu.

Tak powstała pierwsza rezerwa finansowa — a później dodali kilka funduszy celowych:‍

• ‍Fundusz na najem – pozwolił bez stresu wynająć idealne biuro, gdy zespół wrócił do pracy stacjonarnej.‍
• Fundusz awaryjny – automatycznie odkłada 2% każdego wpływu na błędy lub sytuacje nadzwyczajne.‍
• Fundusz rozwoju – inwestycje w szkolenia, wyjazdy branżowe i nowe możliwości.‍
• Fundusz marketingowy – zapewnia systematyczne podejście do promocji i pozyskiwania nowych klientów.

Dzięki temu zespół nie jest zdany na łaskę okoliczności — buduje własne rezerwy, kontroluje podział środków i podejmuje decyzje z pozycji stabilności, a nie stresu.‍

4. Analityka i eksperymenty: decyzje oparte na danych

Nowe pomysły w Bogdanova Bureau nie są wdrażane na chybił trafił — każdy jest testowany jako odrębny eksperyment finansowy. Dzięki temu można ocenić nie tylko wartość kreatywną, ale też ekonomiczną zasadność każdej inicjatywy.

5. Śledzenie nawet najmniejszych wydatków‍

Powtarzające się opłaty za usługi, subskrypcje i oprogramowanie często pozostają dla firmy „niewidoczne”. Pojedynczo wyglądają na drobne, ale w ciągu roku potrafią się sumować.

$7 miesięcznie to $90 rocznie. A to tylko jedno narzędzie. W Finmap jest to świetnie śledzone — widać dokładnie, na co idzie budżet. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Finmap pozwala precyzyjnie planować budżet i unikać ukrytych wycieków gotówki.

Jak finanse stały się źródłem siły, a nie stresu

Dzięki Finmap zespół Bogdanova Bureau zaczął zarządzać pieniędzmi strategicznie: liczyć, planować, prognozować.‍

• ‍Systematyczne zarządzanie finansami. Finanse w Bogdanova Bureau to już nie osobna funkcja, lecz część sposobu myślenia firmy. Wszystkie przepływy pieniężne, przychody, wydatki i projekty są uporządkowane i pod kontrolą.

Dla mnie Finmap to nie prognozy, tylko analiza. Kiedy widzisz wyniki przed sobą, widzisz, gdzie nie warto już więcej wydawać i gdzie tracimy. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

• ‍Modelowanie i analityka finansowa. Olga buduje modele finansowe, analizuje rentowność i podejmuje decyzje na podstawie danych, a nie przeczucia.
  ‍‍
• Fundusze finansowe – rezerwowy, rozwojowy, marketingowy. Dzięki systemowi funduszy w Bogdanova Bureau pojawiła się pewność finansowa: pieniądze nie leżą bezczynnie, tylko pracują na konkretne cele.
  ‍‍
• Przejrzysta ekonomika każdego projektu. Koszty są policzone, ceny uzasadnione, rentowność zmierzona. Koniec z sytuacjami, gdy straty jednego projektu pokrywa dochód z innego.

Wcześniej często działaliśmy kosztem pożyczek z innych projektów, wpędzając projekty na minus. Właściwe zarządzanie finansami pozwala nam to wszystko zobaczyć, oszczędzać i generować dochód tam, gdzie się tego nawet nie spodziewaliśmy. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

• ‍Zysk i dywidendy – bez szkody dla biznesu. Olga dokładnie wie, kiedy i ile można wypłacić z firmy, nie tworząc luk gotówkowych ani nie osłabiając działalności.
  ‍‍
• Rozwój osobisty założycielki. Dzięki wsparciu menedżera finansowego i ciągłej nauce Olga znacząco podniosła swoje kompetencje finansowe — i dziś podejmuje decyzje z pozycji eksperta.

W tym czasie ogromnie rozwinęłam się w zarządzaniu finansami, bo menedżer finansowy pomógł mi wszystko poprawnie ustawić i uporządkować. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Odporność finansowa i ekspansja na rynek międzynarodowy z Finmap

Zarządzanie finansami to nie tylko arkusze kalkulacyjne — to zdecydowanie, system i pewność siebie, nawet gdy wszystko wokół się zmienia.

Systematyczne podejście, które dało +173% przychodu

Po wdrożeniu Finmap i kompleksowego systemu finansowego obejmującego każdy projekt, pozycję wydatków i prognozę, Bogdanova Bureau osiągnęła imponujące wyniki.

Zespół przeanalizował rentowność poszczególnych obszarów, zrezygnował z projektów o niskiej marży i skupił się na tych, które faktycznie generują dochód.

To nie tylko zwiększyło przychody o 173%, ale też potroiło marżę netto.

Teraz widzimy rentowność jeszcze zanim projekt się zacznie. Podejmujemy proaktywne decyzje oparte na wyliczeniach, a nie na intuicji. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Poduszka bezpieczeństwa, która wytrzymała najcięższy kryzys

Wybuch pełnoskalowej wojny zatrzymał całą gospodarkę. Ale dzięki wcześniej zbudowanym funduszom rezerwowym i elastycznemu zarządzaniu firma dostosowała się poprzez:

• optymalizację wydatków;
• przekształcenie zespołu;
• przesunięcie budżetów;
• utrzymanie projektów w toku.

Bogdanova Bureau utrzymała się na powierzchni nie przez przypadek, lecz dzięki wcześniejszemu planowaniu. Ich finansowa poduszka dała im czas i przestrzeń na przemyślane decyzje w najtrudniejszym momencie.

Odważne wejście na scenę światową

Kryzys stał się jednocześnie wyzwaniem i katalizatorem. Wykorzystując analitykę, prognozy i jasną świadomość swoich mocnych stron, Bogdanova Bureau wkroczyła na arenę międzynarodową.

Dziś mogą pochwalić się udanymi projektami poza Ukrainą, stabilną współpracą z zagranicznymi klientami i coraz mocniejszą pozycją na konkurencyjnym nowym rynku.

Teraz stawiamy na mniej projektów, ale większych, bardziej złożonych i bardziej dochodowych — wspieranych kontrolą finansową, która trzyma się mocno nawet w kryzysie. — Olga Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Zmiany zaczynają się od decyzji

Olga przeszła drogę od chaosu do przejrzystego systemu — i zrobiła to nie zatrudniając wielkiego działu finansowego, lecz dzięki właściwemu narzędziu, wsparciu eksperta i zrozumieniu wartości zarządzania finansami.

‍
Finmap stał się nie tylko usługą do zarządzania finansami, ale prawdziwym partnerem finansowym w rozwoju.

Ty też możesz:

• uporządkować zarządzanie finansami,
• odkryć prawdziwy zysk i miejsca wycieku pieniędzy,
• przestać podejmować decyzje na wyczucie.

A co najważniejsze — nie musisz robić tego sam.

Chcesz wprowadzić taki sam porządek w finansach swojej firmy? Zostaw zgłoszenie, a nasz ekspert pokaże ci, jak dopasować to dokładnie do twoich procesów.

Branża: Jak Finmap pomaga firmom budowlanym odzyskać kontrolę finansową