+173% la venituri: cum a transformat managementul financiar o afacere pe bază de proiecte într-una profitabilă

Banii dispar pe nesimțite — în termene-limită, în revizii, în proiecte „pentru portofoliu”. Iar fără un sistem financiar pus la punct, e greu chiar și să înțelegi unde se duc.

Acest studiu de caz este despre un studio de arhitectură care a refuzat să lucreze pe ghicite, a implementat management financiar, iar într-un an a ajuns la +173% venituri și +286% marjă netă. De peste șase ani, Finmap ajută echipa să ia decizii pe baza datelor.

Nu e mit, nu e noroc — ci muncă sistematică cu finanțele.

E momentul să verifici: proiectele tale chiar aduc profit sau doar arată bine?

Bogdanova Bureau — arhitectură, design & soluții creative

Bogdanova Bureau nu creează doar proiecte de arhitectură — construiește spații de locuit complete în jurul clientului. Se concentrează pe proprietăți private și comerciale, design interior, design de produs și art direction.

Echipa ghidează fiecare client de la idee la realizare, cu încredere și atenție la detalii. Pentru fondatoarea Olha Bogdanova, crearea unui spațiu ar trebui să fie o aventură entuziasmantă, nu o sursă de stres.

Cum au devenit finanțele parte din procesul de arhitectură

În 2018, după ce s-a desprins de o firmă mare de arhitectură și și-a început propria afacere cu o echipă mică, Olga a decis să preia controlul asupra tuturor proceselor.

Încă de la început, a decis că finanțele trebuie să funcționeze la fel de precis ca desenele tehnice.

În compania anterioară, foloseau deja Finmap pentru management financiar — însă de acest lucru se ocupa un contabil dedicat. Experiența i-a confirmat Olgăi că programul chiar funcționează, așa că alegerea a fost firească.

S-a înscris pentru perioada de testare, a învățat fluxurile de lucru, apoi a apelat la un consultant financiar Finmap. Olga știa că, pentru ca managementul să fie un instrument strategic — nu doar o formalitate — avea nevoie de expertiză din exterior și de o perspectivă profesionistă.

Din propria experiență, Olga înțelesese că:

• Fără management financiar, chiar și cele mai interesante proiecte pot „înghiți” profitul.
• Libertatea creativă înseamnă, de fapt, siguranță financiară.
• Să iei decizii pe nevăzute nu este o strategie.

În proiectele scurte, e ușor să aloci finanțele. În cele de lungă durată este mult mai greu: trebuie să urmărești orele, să reconciliezi soldurile și fluxurile de numerar și să înregistrezi constant cheltuielile mici. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Când managementul financiar de bază nu mai este suficient

Până atunci, Olga avea deja multă experiență în business — etapa haotică în care „toți banii încasați sunt profitul nostru” rămăsese demult în urmă.

Multor oameni nu le plac finanțele, dar ele sunt fundamentale. E vital să le urmărești. Dacă nu înveți să iubești finanțele, nici finanțele nu te vor iubi pe tine. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Vedea limpede: dacă vrei să scalezi, trebuie să faci ordine în finanțe — și nu doar să implementezi management, ci să folosești cifrele ca instrument de decizie.

Avea de rezolvat sarcini concrete:

1. Calcularea costului proiectelor. „Uneori un proiect pare că merge perfect — mai ales dacă ai o relație foarte bună cu clientul. Dar când te uiți la cifre, rezultatul te dezamăgește”, spune Olga. Avea nevoie să știe exact unde și de ce pierde businessul profit, ca să poată interveni la timp.
   ‍
2. Sistematizarea cheltuielilor.
   Identificarea costurilor inutile, a plăților recurente și a oportunităților de optimizare — pentru a redistribui resursele și a cheltui mai inteligent.
   ‍
3. Implementarea unui management operațional corect. Nu doar înregistrarea mișcărilor de bani, ci și:
   • înțelegerea în profunzime a funcționalităților Finmap;
   • configurarea sistemului pentru nevoile ei specifice;
   • testarea ipotezelor și urmărirea rezultatelor în cifre;
   • acces la un expert care să o consilieze pe teme financiare.

Un nou nivel: de ce fiecare business are nevoie de propriul expert financiar

Olga a început să folosească singură programul — încărca date, configura integrări, explora analiticele. Dar, odată ce a văzut ce insighturi poate oferi Finmap, au apărut întrebări noi. Avea nevoie să meargă mai în profunzime.

Atunci a decis să aducă în echipă un expert financiar Finmap.

Nu a fost un „upgrade formal” — ci un pas firesc, perfect aliniat cu ritmul de creștere al studioului.

Când am început să lucrăm cu un expert, acela a fost adevăratul punct de cotitură și începutul prieteniei noastre cu finanțele. Finmap în sine este excelent. Dar când ai pe cineva care te ajută să înțelegi totul și să pui lucrurile în ordine, economisești bani. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Din prima zi a colaborării, Olga a putut:

• să delege sarcinile de rutină (introducerea datelor, reconcilierea, categorizarea);
• să se concentreze pe strategie — analiză, idei, decizii;
• să primească răspunsuri la întrebări de tipul „dacă fac asta, cum o înregistrăm?”;
• să discute ipoteze cu un specialist care a văzut finanțele multor afaceri și vine cu idei și abordări proaspete.

Ce soluții financiare funcționează la Bogdanova Bureau

Managementul financiar la Bogdanova Bureau a trecut rapid de la un simplu instrument de control la o parte a managementului strategic. Fiecare măsură nouă răspunde direct unei nevoi din business. Fiecare rezultat este măsurat clar în cifre.

1. Modelul pe ore: matematică limpede, nu estimări din ochi

Pentru a stabili prețuri corecte pentru comenzi și a se asigura că munca realizată este plătită exact, au decis să împartă proiectele în sarcini și ore. Această abordare le permite să reacționeze rapid când un client cere revizii suplimentare — știu deja cât timp va lua și cât va costa.

2. Fiecare client, proiect separat în Finmap

Pentru un business bazat pe proiecte, acesta este un must-have: în Finmap, fiecare client este configurat ca proiect separat. Toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate separat, iar analiticele oferă o imagine completă a profitabilității, a ROI-ului și a rezultatelor financiare.

3. Sistemul de fonduri: flexibilitate și stabilitate financiară

Când studioul a trecut la lucru remote, cheltuielile cu biroul s-au oprit temporar. Ca economiile să nu se „dizolve” în costurile curente, au decis să le direcționeze într-un fond intern.

Așa a apărut prima rezervă financiară — iar mai târziu au adăugat mai multe fonduri cu destinație clară:‍

• ‍Fondul de chirie – le-a permis să închirieze fără stres biroul potrivit atunci când echipa a revenit la lucru onsite.‍
• Fondul pentru situații neprevăzute – pune automat deoparte 2% din fiecare încasare pentru erori sau urgențe.‍
• Fondul de dezvoltare – investiții în training, deplasări profesionale și oportunități noi.‍
• Fondul de marketing – asigură o abordare sistematică a promovării și atragerii de clienți noi.

Datorită acestui sistem, echipa nu mai depinde de circumstanțe — își construiește propriile rezerve, controlează alocarea fondurilor și ia decizii dintr-o poziție de stabilitate, nu de stres.‍

4. Analitice & experimente: decizii bazate pe date

Ideile noi la Bogdanova Bureau nu sunt lansate la întâmplare — fiecare este testată ca experiment financiar distinct. Asta le permite să evalueze nu doar valoarea creativă, ci și fezabilitatea economică a fiecărei inițiative.

5. Urmărirea chiar și a celor mai mici cheltuieli‍

Taxele recurente pentru servicii, abonamentele și costurile software rămân adesea „invizibile” pentru business. Separat, par sume mici, dar pe parcursul unui an se adună.

7 dolari pe lună devin 90 de dolari pe an. Și nu e vorba doar de un singur tool. În Finmap, asta se urmărește excelent — vezi exact unde se duce bugetul tău. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Finmap îți permite să-ți planifici bugetul cu precizie și să eviți scurgerile ascunse de bani.

Cum au devenit finanțele o sursă de putere, nu de stres

Datorită Finmap, echipa Bogdanova Bureau a început să gestioneze banii strategic: calculează, planifică, prognozează.‍

• ‍Management financiar sistematic. Finanțele la Bogdanova Bureau nu mai sunt o funcție separată, ci parte din modul de gândire al companiei. Toate fluxurile de numerar, veniturile, cheltuielile și proiectele sunt structurate și sub control.

Pentru mine, Finmap nu înseamnă prognoze, ci analiză. Când vezi rezultatele în fața ta, vezi unde nu ar trebui să mai cheltui și unde pierdem bani. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

• ‍Modelare financiară și analitice. Olga construiește modele financiare, analizează profitabilitatea și ia decizii pe baza datelor, nu a intuiției.
  ‍‍
• Fonduri financiare – rezervă, dezvoltare, marketing. Datorită sistemului de fonduri de la Bogdanova Bureau, a apărut siguranța financiară: banii nu stau pur și simplu degeaba, ci lucrează pentru obiective concrete.
  ‍‍
• Economia clară a fiecărui proiect. Costurile sunt calculate, prețurile justificate, profitabilitatea măsurată. Gata cu situațiile în care pierderile unui proiect sunt acoperite din veniturile altuia.

Înainte, lucram adesea pe seama „împrumuturilor” din alte proiecte, împingând proiectele pe minus. Un management financiar corect ne ajută să vedem toate acestea, să economisim și să generăm venituri acolo unde nici nu ne așteptam. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

• ‍Profit și dividende – fără să afecteze businessul. Olga știe exact când și cât poate retrage din companie fără să creeze goluri de numerar sau să destabilizeze operațiunile.
  ‍‍
• Creșterea personală a fondatoarei. Cu sprijinul unui manager financiar și prin învățare continuă, Olga și-a crescut semnificativ competența financiară — iar acum ia decizii dintr-o poziție de expert.

În tot acest timp, am crescut enorm în management financiar, pentru că managerul financiar m-a ajutat să setez totul corect și să sistematizez lucrurile. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Reziliență financiară și extindere pe piața internațională cu Finmap

Managementul financiar nu înseamnă doar tabele — înseamnă hotărâre, sistem și încredere, chiar și atunci când totul în jur se schimbă.

Abordarea sistematică ce a adus +173% venituri

După implementarea Finmap și a unui sistem financiar complet, care acoperea fiecare proiect, fiecare linie de cheltuieli și fiecare prognoză, Bogdanova Bureau a obținut rezultate remarcabile.

Echipa a analizat profitabilitatea pe divizii, a renunțat la proiectele cu marjă mică și s-a concentrat pe cele care chiar generează venituri.

Asta nu doar că a crescut veniturile cu 173%, ci a triplat marja netă.

Acum putem vedea profitabilitatea înainte ca proiectul să înceapă. Luăm decizii proactive pe baza calculelor, nu a intuiției. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

O plasă de siguranță care a rezistat celei mai grele crize

Începutul războiului la scară largă a pus întreaga economie pe pauză. Dar datorită fondurilor de rezervă construite din timp și managementului flexibil, compania s-a adaptat prin:

• optimizarea cheltuielilor;
• reconfigurarea echipei;
• realocarea bugetelor;
• menținerea proiectelor în derulare.

Bogdanova Bureau a rămas pe linia de plutire nu din întâmplare, ci datorită unui plan. Rezerva financiară le-a câștigat timp și spațiu pentru decizii chibzuite în cel mai dificil moment.

O intrare curajoasă pe scena globală

Criza a fost și provocare, și catalizator. Folosind analiticele, prognozele și claritatea asupra propriilor puncte forte, Bogdanova Bureau a pășit pe scena internațională.

Astăzi se mândresc cu proiecte de succes în afara Ucrainei, colaborări stabile cu clienți străini și o poziție tot mai puternică pe o piață nouă și competitivă.

Acum ne concentrăm pe mai puține proiecte, dar mai mari, mai complexe și mai profitabile — susținute de un control financiar care rămâne ferm chiar și în criză. — Olga Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Schimbările încep cu decizii

Olga a parcurs drumul de la haos la un sistem clar — și a făcut-o nu angajând o echipă financiară mare, ci folosind instrumentul potrivit, sprijinul experților și înțelegând valoarea managementului financiar.

‍
Finmap a devenit nu doar un serviciu de management, ci un adevărat partener financiar în creștere.

Poți și tu:

• să-ți sistematizezi managementul financiar,
• să descoperi profitul real și punctele prin care pierzi bani,
• să nu mai iei decizii doar după instinct.

Și, cel mai important — să nu faci asta singur.

Vrei să aduci aceeași ordine în finanțele afacerii tale? Trimite o solicitare, iar expertul nostru îți va arăta cum să adaptezi Finmap exact la procesele tale.

Industrie: Cum ajută Finmap companiile din construcții să-și recapete controlul financiar