+173% bevételnövekedés: így tett nyereségessé a pénzügyi menedzsment egy projektalapú vállalkozást

A pénz észrevétlenül folyik el — határidőkben, módosítási körökben, „portfólióba jó lesz” projektekben. Ha pedig nincs pénzügyi rendszer, azt is nehéz megmondani, pontosan hol.

Ez az esettanulmány egy építészstúdióról szól, amely nem akart tovább vakon dolgozni: bevezette a pénzügyi menedzsmentet, és egy éven belül +173% árbevétel-növekedést és +286% nettó marzs-növekedést ért el. A Finmap több mint hat éve segíti a csapatot abban, hogy adatok alapján hozzon döntéseket.

Nem mítosz, nem szerencse — hanem következetes munka a pénzügyekkel.

Ideje megnézni: a projektjeid tényleg profitot termelnek, vagy csak jól néznek ki?

Bogdanova Bureau — építészet, design és kreatív megoldások

A Bogdanova Bureau nem pusztán építészeti terveket készít — teljes élettereket épít fel az ügyfél köré. Fókuszukban magán- és kereskedelmi ingatlanok, belsőépítészet, termékdesign és art direction áll.

A csapat minden ügyfelet magabiztosan és a részletekre figyelve kísér végig az ötlettől a megvalósításig. Az alapító, Olha Bogdanova szerint egy tér megalkotásának izgalmas kalandnak kell lennie, nem stresszforrásnak.

Hogyan lett a pénzügy az építészeti folyamat része

2018-ban, miután kivált egy nagy építészirodából, és egy kis csapattal elindította saját vállalkozását, Olga úgy döntött, hogy minden folyamat irányítását a saját kezébe veszi.

Már az elején eldöntötte, hogy a pénzügyeknek ugyanolyan pontosan kell működniük, mint a műszaki rajzoknak.

Az előző cégénél már használták a Finmapet pénzügyi menedzsmentre — de ott egy dedikált könyvelő kezelte. Ez a tapasztalat megmutatta Olgának, hogy a program valóban működik, így a választás egyértelmű volt.

Regisztrált a próbaidőszakra, megismerte a munkafolyamatokat, majd bevont egy Finmap pénzügyi tanácsadót. Olga tudta, hogy ha a pénzügyi menedzsmentnek stratégiai eszközként kell működnie — nem puszta formalitásként —, akkor külső szakértelemre és professzionális szemléletre van szüksége.

Saját tapasztalatból pontosan tudta:

• Pénzügyi menedzsment nélkül még a legizgalmasabb projektek is „megehetik” a profitot.
• A kreatív szabadság valójában pénzügyi magabiztosságot jelent.
• Bekötött szemmel döntéseket hozni nem stratégia.

Rövid távú projekteknél könnyű beosztani a pénzt. A hosszabbaknál sokkal nehezebb: követni kell az órákat, egyeztetni az egyenlegeket és a pénzmozgásokat, és folyamatosan rögzíteni a kisebb kiadásokat is. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

Amikor az alap pénzügyi menedzsment már nem elég

Ekkorra Olgának már komoly üzleti tapasztalata volt — rég maga mögött hagyta azt a kaotikus időszakot, amikor „minden beérkező pénz a profitunk”.

Sokan nem szeretik a pénzügyeket, pedig ez az alap. Muszáj figyelni rá. Ha nem tanulod meg szeretni a pénzügyeket, a pénzügyek sem fognak szeretni téged. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

Világosan látta: ha skálázódni szeretnél, rendet kell tenni a pénzügyekben — és nem elég bevezetni a menedzsmentet, a számokat döntéstámogató eszközként kell használni.

Konkrét feladatokkal nézett szembe:

1. A projektköltség kiszámítása. „Néha úgy tűnik, egy projekt tökéletesen halad — főleg, ha remek a kapcsolat az ügyféllel. De amikor ránézel a számokra, csalódás ér,” mondja Olga. Pontosan tudnia kellett, hol és miért veszít profitot a vállalkozás, hogy időben léphessen.
   ‍
2. A kiadások rendszerezése.
   Felesleges költségek, ismétlődő fizetések és optimalizálási lehetőségek azonosítása — hogy okosabban lehessen újraosztani az erőforrásokat és költeni.
   ‍
3. Valódi vezetői pénzügyi menedzsment bevezetése. Nem csak a pénzmozgások rögzítése, hanem hogy:
   • mélyen megismerjék a Finmap lehetőségeit;
   • a rendszert a saját igényeikre szabják;
   • hipotéziseket teszteljenek, és számokban lássák az eredményt;
   • legyen egy szakértő tanácsadójuk pénzügyi kérdésekben.

Új szint: miért van szüksége minden vállalkozásnak saját pénzügyi szakértőre

Olga először maga kezdte használni a programot — adatokat töltött fel, integrációkat állított be, ismerkedett az analitikával. De amikor meglátta, milyen felismeréseket tud adni a Finmap, új kérdések merültek fel. Mélyebbre kellett ásnia.

Ekkor döntött úgy, hogy bevon egy Finmap pénzügyi szakértőt.

Ez nem „formális upgrade” volt — hanem logikus lépés, amely pontosan illeszkedett a stúdió növekedési üteméhez.

Amikor elkezdtünk egy szakértővel dolgozni, az lett az igazi fordulópont, és ekkor kezdődött a barátságunk a pénzügyekkel. A Finmap önmagában is nagyszerű. De ha van melletted valaki, aki segít mindezt értelmezni és rendszerezni, azzal pénzt takarítasz meg. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

Az együttműködés első napjától Olga képes volt:

• delegálni a rutinfeladatokat (adatbevitel, egyeztetések, kategorizálás);
• a stratégiára fókuszálni — elemzésre, ötletekre, döntésekre;
• választ kapni arra, hogy „ha ezt megcsinálom, hogyan könyveljük/kezeljük?”;
• hipotéziseket megvitatni egy olyan szakemberrel, aki sok vállalkozás pénzügyeit látta már, és friss ötleteket, új megközelítéseket hoz.

Milyen pénzügyi megoldások működnek a Bogdanova Bureau-nál

A Bogdanova Bureau pénzügyi menedzsmentje gyorsan túlnőtt a puszta kontrollon, és a stratégiai vezetés részévé vált. Minden új intézkedés közvetlenül üzleti igényre válaszol. Az eredmény pedig mindig világosan számokban mérhető.

1. Óradíjas modell: tiszta matek, nem találgatás

Azért, hogy tisztességesen árazzák be a megbízásokat és pontosan fizessék ki az elvégzett munkát, úgy döntöttek, a projekteket feladatokra és órákra bontják. Így gyorsan tudnak reagálni, ha az ügyfél extra módosításokat kér — már pontosan tudják, mennyi időt vesz igénybe, és mennyibe kerül.

2. Minden ügyfél külön projektként a Finmapben

Projektalapú vállalkozásnál ez alapkövetelmény: a Finmapben minden ügyfél saját projektként szerepel. Minden bevétel és kiadás külön kerül rögzítésre, az analitika pedig teljes képet ad a nyereségességről, a ROI-ról és a pénzügyi eredményekről.

3. Alapok rendszere: pénzügyi rugalmasság és stabilitás

Amikor a stúdió átállt távmunkára, átmenetileg megszűntek az irodai kiadások. Hogy ezek a megtakarítások ne „olvadjanak bele” a napi költségekbe, úgy döntöttek, egy belső alapba irányítják őket.

Így jött létre az első pénzügyi tartalék — később pedig több célzott alap is:‍

• ‍Bérleti alap – lehetővé tette, hogy amikor a csapat visszatért az irodába, stressz nélkül béreljék ki a tökéletes helyet.‍
• Váratlan kiadások alapja – minden beérkező összeg 2%-át automatikusan félreteszi hibákra vagy vészhelyzetekre.‍
• Fejlesztési alap – képzésekre, szakmai utakra és új lehetőségekre fordított befektetések.‍
• Marketingalap – biztosítja a tudatos, rendszerszintű ügyfélszerzést és promóciót.

Ennek köszönhetően a csapat nincs kiszolgáltatva a körülményeknek — saját tartalékokat épít, kontrollálja az alapok felhasználását, és stabil helyzetből hoz döntéseket, nem stresszből.‍

4. Analitika és kísérletek: döntések adatok alapján

A Bogdanova Bureau-nál az új ötleteket nem találomra vezetik be — mindegyiket önálló pénzügyi kísérletként tesztelik. Így nemcsak a kreatív értékét, hanem minden kezdeményezés gazdasági életképességét is fel tudják mérni.

5. A legkisebb kiadások követése is‍

Az ismétlődő szolgáltatási díjak, előfizetések és szoftverköltségek gyakran „láthatatlanok” maradnak a vállalkozás számára. Egyenként apróságnak tűnnek, de egy év alatt jelentős összeget adnak ki.

Havi 7 dollárból évi 90 dollár lesz. És ez csak egy eszköz. A Finmapben ez zseniálisan követhető — pontosan látod, hová megy a költségvetésed. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

A Finmap segítségével pontosan tervezhető a költségvetés, és elkerülhetők a rejtett pénzszivárgások.

Hogyan lett a pénzügy stresszforrás helyett erőforrás

A Finmapnek köszönhetően a Bogdanova Bureau csapata stratégiai szinten kezdte kezelni a pénzt: számolni, tervezni, előrejelezni.‍

• ‍Rendszerszintű pénzügyi menedzsment. A pénzügy a Bogdanova Bureau-nál már nem különálló funkció, hanem a vállalati gondolkodás része. Minden pénzmozgás, bevétel, kiadás és projekt strukturált és kontroll alatt van.

Számomra a Finmap nem az előrejelzésekről szól, hanem az elemzésről. Amikor magad előtt látod az eredményeket, látod, hol nem szabad többet költeni, és hol veszítünk. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

• ‍Pénzügyi modellezés és analitika. Olga pénzügyi modelleket épít, elemzi a nyereségességet, és nem megérzések, hanem adatok alapján dönt.
  ‍‍
• Pénzügyi alapok – tartalék, fejlesztés, marketing. A Bogdanova Bureau alapstruktúrájának köszönhetően megjelent a pénzügyi magabiztosság: a pénz nem csak áll, hanem konkrét célokért dolgozik.
  ‍‍
• Minden projekt tiszta gazdasági képe. A költségek kiszámítva, az árak alátámasztva, a profitabilitás mérve van. Nincs többé olyan helyzet, hogy az egyik projekt veszteségét egy másik bevétele fedezi.

Korábban gyakran más projektekből „kölcsönzött” pénzből működtettünk projekteket, és ezzel mínuszba húztuk őket. A megfelelő pénzügyi menedzsment segít ezt látni, spórolni, és ott is bevételt teremteni, ahol nem is számítottunk rá. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

• ‍Profit és osztalék – a vállalkozás károsítása nélkül. Olga pontosan tudja, mikor és mennyit lehet kivenni a cégből anélkül, hogy cash flow-hiányt okozna vagy veszélyeztetné a működést.
  ‍‍
• Az alapító személyes fejlődése. A pénzügyi menedzser támogatásával és a folyamatos tanulással Olga pénzügyi kompetenciája jelentősen fejlődött — ma már szakértői szemlélettel hoz döntéseket.

Ez idő alatt óriásit fejlődtem a pénzügyi menedzsmentben, mert a pénzügyi menedzser segített mindent helyesen felépíteni és rendszerezni. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

Pénzügyi ellenálló képesség és nemzetközi piacra lépés a Finmappel

A pénzügyi menedzsment nem csak táblázatokról szól — hanem határozottságról, rendszerről és magabiztosságról, akkor is, amikor körülötted minden változik.

Rendszerszintű megközelítés, amely +173% bevételnövekedést hozott

Miután bevezették a Finmapet és egy átfogó pénzügyi rendszert, amely lefedett minden projektet, költségsort és előrejelzést, a Bogdanova Bureau kiemelkedő eredményeket ért el.

A csapat elemezte a profitabilitást üzletáganként, elengedte az alacsony marzsú projekteket, és azokra fókuszált, amelyek valóban bevételt termelnek.

Ez nemcsak 173%-kal növelte az árbevételt, hanem megháromszorozta a nettó marzsot is.

Ma már látjuk a profitabilitást még azelőtt, hogy egy projekt elindulna. Számítások alapján, proaktívan döntünk — nem megérzésből. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

Biztonsági tartalék, amely a legnehezebb válságot is kibírta

A teljes körű háború kitörése az egész gazdaságot lelassította. De az előre felépített tartalékalapoknak és a rugalmas menedzsmentnek köszönhetően a cég alkalmazkodni tudott:

• optimalizálták a kiadásokat;
• átalakították a csapatot;
• újraosztották a költségvetéseket;
• folyamatban tartották a projekteket.

A Bogdanova Bureau nem véletlenül maradt talpon, hanem tudatos felkészülésnek köszönhetően. A pénzügyi tartalék időt és mozgásteret adott a megfontolt döntésekhez a legnehezebb pillanatban.

Merész belépés a nemzetközi színtérre

A válság egyszerre volt kihívás és katalizátor. Az analitikára, előrejelzésekre és saját erősségeik tiszta látására támaszkodva a Bogdanova Bureau kilépett a nemzetközi piacra.

Ma már sikeres projektjeik vannak Ukrajnán kívül, stabilan dolgoznak külföldi ügyfelekkel, és egyre erősebb pozíciót építenek egy versenyképes új piacon.

Most kevesebb projektre fókuszálunk, de azok nagyobbak, összetettebbek és nyereségesebbek — olyan pénzügyi kontrollal a háttérben, amely válságban is megtart. — Olga Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítója

A változás döntéssel kezdődik

Olga a káosztól eljutott egy tiszta rendszerig — és ezt nem egy nagy pénzügyi csapat felvételével érte el, hanem a megfelelő eszköz, szakértői támogatás és a pénzügyi menedzsment értékének felismerése révén.

‍
A Finmap nem csupán egy menedzsmenteszköz lett, hanem a növekedés valódi pénzügyi partnere.

Te is megteheted:

• rendszerezheted a pénzügyi menedzsmentedet,
• feltárhatod a valódi profitot és a pénzszivárgási pontokat,
• felhagyhatsz a megérzésekre épülő döntésekkel.

És ami a legfontosabb — nem kell egyedül csinálnod.

Szeretnél ugyanilyen rendet teremteni a vállalkozásod pénzügyeiben? Küldd el a kérelmedet, és szakértőnk megmutatja, hogyan szabhatod pontosan a saját folyamataidra.

Iparág: Hogyan segít a Finmap az építőipari vállalkozásoknak visszaszerezni a pénzügyi kontrollt