+173% omzet: hoe financieel management een projectbedrijf winstgevend maakte

Geld verdwijnt ongemerkt — in deadlines, in correctierondes, in “portfolio”-projecten. En zonder financieel systeem is het zelfs lastig om te zien waar het precies blijft.

Deze case gaat over een architectuurstudio die niet langer blind wilde werken, financieel management invoerde en binnen een jaar +173% omzet en +286% nettomarge behaalde. Al meer dan zes jaar helpt Finmap het team om beslissingen te nemen op basis van data.

Geen mythe, geen geluk — maar structureel werken met financiën.

Tijd voor een check: maken je projecten echt winst, of zien ze er alleen maar goed uit?

Bogdanova Bureau — architectuur, design & creatieve oplossingen

Bogdanova Bureau maakt niet zomaar architectuurontwerpen — het bouwt complete leefomgevingen rond de klant. De focus ligt op particuliere en commerciële panden, interieurontwerp, productdesign en artdirection.

Het team begeleidt elke klant van idee tot realisatie, met vertrouwen en oog voor detail. Voor oprichter Olha Bogdanova moet het creëren van een ruimte een spannend avontuur zijn, geen bron van stress.

Hoe financiën onderdeel werden van het architectuurproces

In 2018, nadat Olga zich had losgemaakt van een groot architectenbureau en met een klein team haar eigen bedrijf begon, besloot ze alle processen zelf onder controle te brengen.

Vanaf het begin was haar uitgangspunt: financiën moeten net zo nauwkeurig werken als technische tekeningen.

Bij haar vorige bedrijf werd Finmap al gebruikt voor financieel management — maar daar werkte een aparte accountant mee. Die ervaring liet Olga zien dat het programma echt werkt, dus de keuze was snel gemaakt.

Ze startte met een proefperiode, leerde de workflows kennen en schakelde daarna een financieel consultant van Finmap in. Olga wist dat management alleen een strategisch instrument kon worden — en geen formaliteit — als ze externe expertise en een professionele blik erbij haalde.

Uit eigen ervaring wist Olga dat:

• Zonder financieel management zelfs de interessantste projecten winst kunnen “opeten”.
• Creatieve vrijheid in de praktijk financiële zekerheid betekent.
• Blind beslissingen nemen geen strategie is.

Bij kortlopende projecten is het makkelijk om financiën toe te wijzen. Bij langlopende projecten is dat veel lastiger: je moet uren bijhouden, saldi en cashflows afstemmen en voortdurend kleine uitgaven registreren. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Wanneer basis financieel management niet meer genoeg is

Olga had tegen die tijd al veel ondernemerservaring — de chaotische fase van “alles wat binnenkomt is winst” lag al ver achter haar.

Veel mensen houden niet van financiën, maar het is de basis. Je moet er echt bovenop zitten. Als je financiën niet leert waarderen, zullen financiën jou ook niet helpen. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Ze zag heel duidelijk: als je wilt groeien, moet je orde brengen in je financiën — en niet alleen management invoeren, maar cijfers gebruiken als instrument om beslissingen te nemen.

Ze liep tegen concrete taken aan:

1. Projectkosten berekenen. “Soms lijkt een project perfect te lopen — zeker als de relatie met de klant heel goed is. Maar zodra je naar de cijfers kijkt, valt het tegen,” zegt Olga. Ze moest precies weten waar en waarom het bedrijf winst verloor, zodat ze op tijd kon ingrijpen.
   ‍
2. Uitgaven systematiseren.
   Onnodige kosten, terugkerende betalingen en optimalisatiemogelijkheden opsporen — om middelen anders in te zetten en slimmer te besteden.
   ‍
3. Goed management opzetten. Niet alleen kasbewegingen registreren, maar ook:
   • diep in de mogelijkheden van Finmap duiken;
   • het systeem inrichten op haar specifieke behoeften;
   • hypotheses testen en de resultaten in cijfers zien;
   • een deskundige sparringpartner hebben voor financiële vragen.

Een nieuw niveau: waarom elk bedrijf een eigen financieel expert nodig heeft

Olga begon het programma zelf te gebruiken — data uploaden, integraties instellen, de analytics verkennen. Maar zodra ze zag welke inzichten Finmap kon geven, kwamen er nieuwe vragen bij. Ze wilde dieper gaan.

Toen besloot ze een financieel expert van Finmap in te schakelen.

Dat was geen “formele upgrade” — het was een logische stap, precies passend bij het groeitempo van de studio.

Toen we met een expert gingen werken, kwam het echte kantelpunt en begon onze vriendschap met financiën. Finmap op zichzelf is geweldig. Maar als er iemand is die je helpt alles te begrijpen en te systematiseren, bespaar je geld. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Vanaf de eerste dag van die samenwerking kon Olga:

• routinewerk delegeren, zoals data-invoer, afstemmingen en categorisatie;
• zich richten op strategie — analyse, ideeën en beslissingen;
• antwoord krijgen op vragen als: “Als ik dit doe, hoe verwerken we dat dan?”;
• hypotheses bespreken met een specialist die de financiën van veel bedrijven heeft gezien en frisse ideeën en invalshoeken meebrengt.

Welke financiële oplossingen werken bij Bogdanova Bureau

Financieel management groeide bij Bogdanova Bureau al snel uit van een puur controlemiddel tot onderdeel van strategisch management. Elke nieuwe maatregel komt rechtstreeks voort uit een bedrijfsbehoefte. En elk resultaat wordt helder in cijfers gemeten.

1. Urenmodel: heldere rekensom, geen giswerk

Om opdrachten eerlijk te prijzen en werk nauwkeurig te vergoeden, besloot het team projecten op te delen in taken en uren. Daardoor kunnen ze snel reageren als een klant extra correctierondes vraagt — ze weten al hoeveel tijd dat kost en wat de prijs wordt.

2. Elke klant als apart project in Finmap

Voor een projectgedreven bedrijf is dit een must-have: in Finmap wordt elke klant als afzonderlijk project ingericht. Alle inkomsten en uitgaven worden apart vastgelegd, en de analytics geven een volledig beeld van winstgevendheid, ROI en financiële resultaten.

3. Fondsenstructuur: financiële flexibiliteit en stabiliteit

Toen de studio overstapte op werken op afstand, vielen de kantoorkosten tijdelijk weg. Om te voorkomen dat die besparing ongemerkt opging in lopende kosten, besloten ze het geld onder te brengen in een intern fonds.

Zo ontstond de eerste financiële reserve — en later kwamen daar meerdere doelgerichte fondsen bij:‍

• ‍Huurgeldenfonds – maakte het mogelijk om zonder stress het perfecte kantoor te huren toen het team terugkeerde naar kantoor.‍
• Noodfonds – zet automatisch 2% van elke ontvangst opzij voor fouten of onverwachte situaties.‍
• Ontwikkelingsfonds – investeringen in opleidingen, vakreizen en nieuwe kansen.‍
• Marketingfonds – zorgt voor een structurele aanpak van promotie en het aantrekken van nieuwe klanten.

Dankzij deze aanpak is het team niet overgeleverd aan de omstandigheden — ze bouwen eigen reserves op, sturen de verdeling van middelen en nemen beslissingen vanuit stabiliteit, niet vanuit stress.‍

4. Analytics & experimenten: beslissingen op basis van data

Nieuwe ideeën worden bij Bogdanova Bureau niet zomaar willekeurig uitgerold — elk idee wordt getest als een apart financieel experiment. Zo beoordelen ze niet alleen de creatieve waarde, maar ook de economische haalbaarheid van elk initiatief.

5. Zelfs de kleinste uitgaven bijhouden‍

Terugkerende servicekosten, abonnementen en softwarekosten blijven voor bedrijven vaak “onzichtbaar”. Los lijken ze klein, maar over een jaar tellen ze flink op.

$7 per maand wordt $90 per jaar. En het gaat niet om één tool. In Finmap wordt dit fantastisch bijgehouden — je ziet precies waar je budget naartoe gaat. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Met Finmap kun je je budget nauwkeurig plannen en verborgen geldlekken voorkomen.

Hoe financiën een bron van kracht werden, niet van stress

Dankzij Finmap begon het team van Bogdanova Bureau geld strategisch te beheren: tellen, plannen, voorspellen.‍

• ‍Structureel financieel management. Financiën zijn bij Bogdanova Bureau geen losse functie meer, maar onderdeel van de manier waarop het bedrijf denkt. Alle cashflows, omzet, kosten en projecten zijn gestructureerd en onder controle.

Voor mij draait Finmap niet om voorspellingen, maar om analyse. Je ziet de resultaten voor je, je ziet waar je niet meer aan moet uitgeven en waar we verliezen. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

• ‍Financiële modellering en analytics. Olga bouwt financiële modellen, analyseert winstgevendheid en neemt beslissingen op basis van data in plaats van onderbuikgevoel.
  ‍‍
• Financiële fondsen – reserve, ontwikkeling, marketing. Dankzij de fondsenstructuur bij Bogdanova Bureau ontstond financiële zekerheid: geld staat niet stil, maar werkt aan concrete doelen.
  ‍‍
• Heldere economie per project. Kosten worden berekend, prijzen onderbouwd en winstgevendheid gemeten. Geen situaties meer waarin het verlies van het ene project wordt gedekt met de inkomsten van een ander.

Vroeger werkten we vaak ten koste van leningen uit andere projecten en trokken we projecten de min in. Goed financieel management helpt ons dit allemaal te zien, te besparen en inkomsten te genereren waar we die niet eens verwachtten. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

• ‍Winst en dividend – zonder het bedrijf te schaden. Olga weet precies wanneer en hoeveel ze uit het bedrijf kan halen zonder cashgaps te creëren of de operatie te ondermijnen.
  ‍‍
• Persoonlijke groei van de oprichter. Met de steun van een financieel manager en door continu te leren, is Olga sterk gegroeid in financiële kennis — en neemt ze nu beslissingen vanuit expertise.

In deze periode ben ik enorm gegroeid in financieel management, omdat de financieel manager me hielp alles goed op te zetten en te systematiseren. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Financiële weerbaarheid en internationale groei met Finmap

Financieel management gaat niet alleen over spreadsheets — het gaat over besluitvaardigheid, structuur en vertrouwen, ook wanneer alles om je heen verandert.

Een structurele aanpak die +173% omzet opleverde

Na de implementatie van Finmap en een volledig financieel systeem dat elk project, elke kostenpost en elke prognose omvatte, behaalde Bogdanova Bureau indrukwekkende resultaten.

Het team analyseerde de winstgevendheid per divisie, stopte met projecten met lage marges en richtte zich op opdrachten die echt inkomsten genereren.

Dat zorgde niet alleen voor 173% meer omzet, maar verdrievoudigde ook de nettomarge.

Nu zien we de winstgevendheid al voordat een project begint. We nemen proactieve beslissingen op basis van berekeningen, niet op intuïtie. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Een buffer die standhield tijdens de zwaarste crisis

Het begin van de grootschalige oorlog legde de hele economie stil. Maar dankzij vooraf opgebouwde reservefondsen en flexibel management kon het bedrijf zich aanpassen door:

• kosten te optimaliseren;
• het team opnieuw vorm te geven;
• budgetten te herverdelen;
• projecten draaiende te houden.

Bogdanova Bureau bleef niet toevallig overeind, maar dankzij voorbereiding. De financiële buffer gaf het team de tijd en ruimte om op het moeilijkste moment weloverwogen beslissingen te nemen.

Een gedurfde stap naar het wereldtoneel

De crisis werd zowel een uitdaging als een katalysator. Met analytics, prognoses en helder inzicht in hun sterke punten zette Bogdanova Bureau de stap naar de internationale markt.

Vandaag heeft het bureau succesvolle projecten buiten Oekraïne, stabiele samenwerkingen met buitenlandse klanten en een steeds sterkere positie in een concurrerende nieuwe markt.

Onze focus ligt nu op minder projecten, maar wel grotere, complexere en winstgevendere — ondersteund door financiële controle die ook in een crisis overeind blijft. — Olga Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau

Verandering begint met beslissingen

Olga maakte de stap van chaos naar een helder systeem — niet door een groot financieel team aan te nemen, maar door de juiste tool te gebruiken, met deskundige ondersteuning en het besef hoe waardevol financieel management is.

‍
Finmap werd niet zomaar een managementtool, maar een echte financiële partner in groei.

Jij kunt dat ook:

• je financieel management systematiseren,
• echte winst en geldlekken zichtbaar maken,
• stoppen met beslissingen nemen op onderbuikgevoel.

En het belangrijkste: je hoeft het niet alleen te doen.

Wil je dezelfde orde brengen in de financiën van jouw bedrijf? Dien je aanvraag in, dan laat onze expert zien hoe je Finmap precies afstemt op jouw processen.

Sector: Hoe Finmap bouwbedrijven helpt om weer grip te krijgen op hun financiën