Finmap маркетингтік агенттіктерге қаржыны қалай ретке келтіруге көмектеседі

Маркетингтік агенттік тез өсуі мүмкін: жаңа клиенттер, науқандар, бюджеттер. Бірақ қаржы хаос болса — осы бүкіл өсім тәуекелге айналады.

Факт: маркетинг саласындағы шоттардың шамамен 50%-ы кешіктіріліп төленеді. Соған бірнеше ірі клиентке тәуелділік пен P&L есебінің жоқтығын қосыңыз — сонда сіздің агенттігіңіз басқалардың шешіміне тәуелді болады.

Бұл мақалада сіз үш негізгі сұраққа жауап табасыз, оларсыз қаржыны басқарудың жаңа деңгейіне шығу мүмкін емес.

Ақша ағынын болжамасаң, агенттік неге бақылаусыз жұмыс істейді?

Маркетингтік агенттіктерде басты мәселе клиенттерден емес, ішкі жағдайдан басталады. Толық емес немесе ескірген есептер, қаржыны басқарудағы тәртіптің жоқтығы — нәтижесінде иесі шынайы жағдайды тек болған соң ғана көреді.

Сол сәтте жалақыға немесе мердігерлерге төлеуге ақша қалмауы мүмкін.
‍

Өзекті деректерсіз ақша ағынын болжау мүмкін емес. Ал болжамсыз агенттік бақылаусыз жұмыс істейді: тапқанынан көп жұмсайды, төлемдерді кешіктіреді және бюджеттерді бұзады.

Дәл қаржылық басқару басшыларға тенденциялар мен мәселелерді олар бизнеске қатер төндірмей тұрып көруге көмектеседі. — Plymouth University

Сапалы деректер — бюрократия емес, иесі үшін пайдалылықтың және жан тыныштығының кілті.

Сондықтан барлық қаржылық деректер жиналатын бір жүйені құруды немесе таңдауды ұсынамыз. Мұндай құрал мүмкіндігінше автоматтандырылған болғаны дұрыс: бұл уақытты үнемдейді және рутинді азайтады.

Мұндай жүйенің арқасында сіз тек болған соң әрекет етіп қана қоймай, кірістер мен ақша ағынын болжай аласыз, бұл тұрақтылық пен өсуге жол ашады.

Болжамды ақша ағыны нені береді

1. Ақша алшақтығын ерте анықтау.
   Шотта жалақыға, салықтарға немесе мердігерлерге ақша жетпейтін кезді алдын ала көресіз.
   ‍
2. Негізделген шешім қабылдау мүмкіндігі.
   Команданы кеңейту, жарнама бюджетін ұлғайту немесе жаңа нарықтарға шығу қауіпсіздеу болады, өйткені ақша ағыны мұны көтере алатыны белгілі.
   ‍
3. Сценарийлік талдау.
   Клиент төлемді 30 күнге кешіктірсе не болатынын немесе жаңа келісімшарт жалпы өтімділікке қалай әсер ететінін модельдей аласыз.
   ‍
4. Команда мен инвесторлармен ашық қарым-қатынас.
   Нақты болжамдар болғанда иесі шешімдерін командаға және серіктестерге сеніммен негіздей алады.
   ‍
5. Иесі үшін стресстің азаюы.
   Шотты ретсіз тексерудің орнына — компанияның ертеңгі, бір айдан кейінгі немесе тоқсандағы қаржылық жағдайын нақты түсіну.
   ‍

Қысқа тексеру парағын пайдаланыңыз — сонда бірнеше минутта агенттігіңіздегі ақша ағынын бақылау шынымен өз қолыңызда ма, соны түсінесіз:

Егер осы тексеру парағында өз агенттігіңізді таныған болсаңыз, бұл ақша ағынын жоспарлау мәселесінің бизнесіңіздің пайдалылығы мен тұрақтылығына әсер етіп жатқанын білдіреді.

Келесі қадам — қаржыңызды қалай ретке келтіруге және болжау құралдарын қалай алуға болатынын түсіну.

Қаржылық жоспарлау үшін Finmap-тың негізгі құралдары

‍Егер қаржыны басқарудың негізі ретінде Finmap-ты таңдаған болсаңыз, сіз тек транзакциялардың ыңғайлы тізілімін ғана емес, көбін алдыңыз. Бұл — банктермен интеграция, үзінді көшірмелерді импорттау мүмкіндігі, автоережелер арқылы автоматтандыру және міндеттерді бөлу мүмкіндігі бар құрал.

Ал ең бастысы — Finmap ақша ағынын тек нақты уақытта көруге ғана емес, оны болжауға да мүмкіндік береді. Ол үшін жүйе бірнеше негізгі құрал ұсынады.

1. Алдағы төлемдер

Finmap-та болашақ кіріс немесе шығыс күні бар транзакцияларды қосуға болады. Бұл әдеттегі есепке алуды жоспарлауға айналдырады: белгілі бір күні шот қалдығы қалай өзгеретінін алдын ала көресіз.

Мұндай тәсіл өтімділікті бақылауға және шығыстардың клиенттердің кешіктірілген төлемдерімен сәйкес келіп қалу жағдайынан аулақ болуға мүмкіндік береді.

2. Төлем күнтізбесі

Finmap-та күнтізбе алдағы транзакциялар негізінде автоматты түрде жасалады. Ол компанияда қашан ақша алшақтығы туындауы мүмкін екенін және оған нақты қандай төлемдер себеп болатынын көрсетеді.

Осының арқасында иесі клиентпен алдын ала төлем туралы келісе алады, ішкі шығыстарды кейінге қалдыра алады немесе резервтік қорды жоспарлай алады.

3. «Болашақты қосу / Болашақты алып тастау» ауыстырғышы

Бұл құрал бір рет басу арқылы қаржыны екі тұрғыдан қарауға мүмкіндік береді. «Болашақпен» режимінде болжамды көресіз: жоспарланған барлық транзакциялар орындалса, жалақыға, мердігерлерге және салықтарға қаражат жете ме. «Болашақсыз» режимінде бүгінгі күнгі нақты жағдайды көресіз.

Дәл осы екі көріністі салыстыру басшыға негізгі ақпаратты береді: компания жоспардан қаншалықты ауытқып тұрғанын және тәуекелдер қайдан туындайтынын.

Бұл құралдар бірге қаржыны басқаруды реактивті процестен проактивті бақылауға айналдырады.
‍

Бұл маркетингтік агенттікке бірқатар нақты артықшылықтар береді:

• Ретсіз кестелер мен мессенджерлердің орнына жүйелі тәсіл
• Компанияның ақшасы туралы жалғыз шынайы дереккөз
• Қаржыны апталар мен айлар бойы алдын ала болжай алу
• Команда ресурстары мен уақытын тиімді пайдалану
• Қаржылық шешімдер үшін нақты бағдарлар

Дебиторлық және кредиторлық берешекті бақыламасаң, бизнес неге қауіп астында?

Маркетингтік агенттіктерде қаржылық тәуекелдер көбіне клиенттердің жоқтығынан емес, төлемдердің кешігуінен туындайды. Жұмыс атқарылған, шоттар жіберілген — бірақ ақша түсуін апталап күту керек.

Британдық Financial IT басылымы мынаны хабарлайды:

Маркетинг пен жарнама саласында мерзімі өткен шоттардың деңгейі шамамен 49%-ды құрайды — яғни шоттардың жартысына жуығы белгіленген мерзімнен кеш төленеді.

Маркетингтік агенттіктер үшін тағы бір тәуекел факторы — кірістің бірнеше негізгі клиентте шоғырлануы.

Соңғы жылдардағы зерттеулер агенттіктердің шамамен 15%-ы кірісінің төрттен бірінен астамын бір клиенттен алатынын көрсетеді, ал бұл қазірдің өзінде қаржылық тұрақтылық үшін дағдарыстық сигнал болып саналады.
‍

Енді өзіңізден сұраңыз:

1. Ең көп пайда әкелетін ТОП-3 клиентті нақты атай аласыз ба?
   ‍
2. Қай клиент шоттарды жиі кешіктіретінін білесіз бе?
   ‍
3. Әр клиенттің берешек сомасын қазір көре аласыз ба?
   ‍
4. Қай клиент агенттігіңізге ең көп борышты екенін білесіз бе?
   ‍
5. ТОП клиенттеріңіз жалпы кірістің қандай үлесін құрайтынын және бұл бизнес үшін қаншалықты қауіпсіз екенін талдайсыз ба?

Егер осы қарапайым сұрақтарға жауап бере алмасаңыз — бұл агенттіктегі өзара есеп айырысулардың бақылаудан шығып бара жатқанын білдіреді.

Ал осы жағдайды нақты уақытта көрсететін жүйе болмайынша, бизнесіңіз кездейсоқтыққа, тәртіпке және клиенттердің ізгі ниетіне тәуелді болады.

Finmap өзара есеп айырысуларды бақылауды қалай қалпына келтіреді

‍Өзара есеп айырысулар «соқыр аймақ» болмауы үшін Finmap агенттік иесіне ашықтық пен нақты уақыттағы бақылауды беретін екі негізгі есепті ұсынады.

• Дебиторлық берешек есебі қазір қай клиенттер қанша қарыз екенін және қандай төлемдер әлі күтіліп тұрғанын көрсетеді. Бұл борышқа уақтылы әрекет етуге, клиенттердің төлем тәртібін бақылауға және күтпеген ақша алшақтығынан аулақ болуға мүмкіндік береді.
  ‍

• Кредиторлық берешек есебі мердігерлер, фрилансерлер немесе қызметтер алдындағы міндеттемелерді бақылауға көмектеседі. Осының арқасында иесі қай төлемдерге басымдық беру керегін түсінеді және шығыстарды үзіліс қаупінсіз жоспарлай алады.
  ‍

Сонымен қатар Finmap әр клиенттің пайдалылығын бағалауға мүмкіндік беретін аналитикалық есептер ұсынады. Бұл қай клиенттердің кірістің негізгі бөлігін әкелетінін және бизнестің оларға қаншалықты тәуелді екенін анықтауға мүмкіндік береді. Осылайша иесі қауіпті шоғырлану қаупін уақтылы анықтап, клиенттер портфелін әртараптандыру туралы шешім қабылдай алады.

Бонус: Finmap-та шот-фактура жасау

‍Дебиторлық және кредиторлық берешекті бақылаудан бөлек, Finmap-та тағы бір пайдалы құрал бар — клиенттерге шот-фактура жасау. Қызметтеріңіз үшін шот-фактураны тікелей жүйеде жасай аласыз және қажет болса, оны бірден клиентке электрондық пошта арқылы жібере аласыз.

Бұл қаржыны басқарудың негізгі функциясы емес, бірақ жағымды бонус: шот-фактуралар тез, бірыңғай стильде жасалады және әрдайым қаржы жүйеңіз аясында бақылауда қалады.

P&L есебінсіз бизнестің нақты жағдайын неге бағалау мүмкін емес?

Агенттік иесі тек шоттардағы ақша қозғалысын ғана көріп жүрсе, қаржыны басқару толық болмайды. Басты сұрақ — қанша ақша түсті емес, бұл ақша қалай және қашан табылды, әрі қандай нәтиже әкелді деген сұрақ.

Операциялық бақылаудан стратегиялық көзқарасқа өту үшін P&L — пайда мен зиян туралы есеп қажет.

Ол мыналарды көрсетеді:

1. Кірістің шығу тегі. Қай жобалар, клиенттер немесе арналар кіріс әкелгенін және қай кезеңде.
   ‍
2. Нақты қаржылық нәтиже. Барлық шығындарды есепке алғаннан кейінгі таза пайда (жалпы және жобалар бойынша), тек шот қалдығы емес.
   ‍
3. Операциялық модельдің тиімділігі. Бизнес пайда әкеле ме, әлде тек шоттар арасында қаражатты тасымалдаумен шектеле ме.
   ‍
4. Шығындар құрылымы. Компанияның негізгі шығындары қайда шоғырланған — қызметкерлер, мердігерлер, маркетинг немесе әкімшілік шығыстар.
   ‍
5. Даму динамикасы. Пайдалылық ай сайын қалай өзгереді және компания шынымен өсуге қарай жылжып жатыр ма.

Cash Flow пен P&L бір-бірімен бәсекелеспейді — олар бір-бірін толықтырады. Төмендегі кестеде әр агенттік иесін толғандыратын практикалық сұрақтар және жауапты қай есептен табуға болатыны көрсетілген.

Жауапты қайдан табуға болады: Cash Flow ма, әлде P&L ма?

Cash Flow күнделікті міндеттемелерге ақша жете ме, соны көрсетеді. P&L бизнестің пайдалы екенін және қай бағытта дамып жатқанын жауап береді. Тек осы екі есеп бірге қазіргі сәтті бақылауды және болашаққа стратегиялық көзқарасты береді.

Finmap толық P&L құруға қалай көмектеседі

Finmap-та Пайда (P&L) есебі компания деректері негізінде автоматты түрде жасалады. Ол есептеу әдісі бойынша жұмыс істейді: кірістер мен шығыстар келісімшартқа қол қойылған немесе міндеттемелер орындалған кезеңге жатқызылады.

Есеп икемді әрі көп деңгейлі. Сүзгілердің көмегімен жалпы көріністі ғана емес, сонымен қатар клиенттер, жобалар, бағыттар немесе тіпті жеке науқандар бойынша пайдалылықты да талдай аласыз.

Сондай-ақ Finmap-тағы Пайда есебінің бірнеше визуализация форматы бар екені маңызды: графиктер, кестелер және диаграммалар. Бұл бір көрсеткіштерге әртүрлі қырынан қарауға мүмкіндік береді — жалпы динамикадан бастап шығындар мен кірістердің егжей-тегжейлі құрылымына дейін.

Мұндай тәсіл қарапайым кассалық есепке тән қателерді азайтады және басшыларға стратегиялық шешімдер қабылдау құралын береді.

P&L маркетингтік агенттік үшін неге маңызды

1. Нақты маржаны түсіну. Ретейнерлер мен жобалық төлемдер бар салада бизнес қайдан табыс тауып, ресурстар қайда жұмсалатыны айқын болады.
   ‍
2. Инвесторлар мен серіктестер үшін ашықтық. Тек қалдықтарды салыстырып қана қоймай, нақты қаржылық нәтижені көрсету оңай.
   ‍
3. Сценарийлерді салыстыру. Бюджет ұлғайғанда немесе жаңа клиент қосылғанда пайдалылық қалай өзгеретінін бағалай аласыз.
   ‍
4. Жасырын пайдасыз клиенттерді анықтау. Төлемдер тұрақты түссе де, шығындар кірістен асып кетсе — бұл P&L-де бірден көрінеді.
   ‍
5. Стратегиялық шешімдердің негізі. Команданы кеңейту, жаңа нарықтарға шығу немесе шығындарды оңтайландыру фактілер мен болжамдарға негізделеді.

Ретсіз кестелерден ашық қаржыға дейін: MURAHA маркетингтік агенттігінің кейсі

MURAHA Marketing Agency бизнеске маркетингтік стратегиялар әзірлеу және аудит жүргізу арқылы өсуге көмектеседі. Команда сонымен қатар таргеттік және контекстік жарнаманы басқарады, ал қажет болғанда веб-сайт әзірлеуді өз мойнына алады немесе сенімді серіктестерді тартады.

Мұндай икемді модель әртүрлі ауқымдағы клиенттермен жұмыс істеуге және сыртқы мердігерлермен ынтымақтастыққа мүмкіндік береді, бұл қаржылық операциялардың айтарлықтай көлемін тудырады. Сонымен қатар әр бағыттың өз ерекшелігі бар: маркетинг үшін тұрақты ай сайынғы төлемдер және веб-сайт әзірлеу үшін бір реттік төлемдер.

Қаржыны басқару жобалық бизнесті қалай пайдалы ететіні туралы толығырақ біліңіз.

Мұның бәрі тұрақты ақша ағынын тудырады және қаржылық бақылаудың нақты жүйесін талап етеді.

Бастапқы нүкте: ретсіз Excel

COO Артем Цоков компанияға қосылып, қаржыны басқаруды қолға алғанда, ол қаржылық деректер сақталған Excel файлын мұраға алды.
‍

Кесте ретсіз болып шықты және пайдасынан гөрі көбірек мәселе тудырды:

• логикасыз ондаған қойындылар;
• деректерді бұрмалайтын бұзылған формулалар;
• шығындар мен кірістердің жүйеленбеуі;
• транзакцияларды кешіктіріп енгізу;
• операциялардың бір бөлігін жоғалту қаупінің тұрақты болуы.

Артем осылай қаржыны басқару мүмкін еместігін тез түсініп, барлық деректерді жүйелеу үшін құрал іздей бастады. Сол шешім Finmap болды.

Finmap-пен жаңа тәсіл

Артем үшін Finmap-қа көшу тек Excel-ді ауыстыру ғана емес, өзінің идеалды қаржы басқару моделін табу еді.
‍

Ол бірнеше қарапайым кезеңнен өтті:
‍

1. ‍Деректерді визуализациялаумен тәжірибе жасау
   Артем қаржыны құрылымдаудың әртүрлі жолдарын бірнеше рет байқап көрді — өйткені Finmap есепке алуды нақты бизнес қажеттіліктеріне бейімдеуге мүмкіндік береді. Ақыр соңында ол негізгі қаржылық көрсеткіштерді анықтап, жүйені солардың айналасында құрды.
   ‍‍
2. Finmap мамандарының қолдауы
   Қолдау қызметі үлкен рөл атқарды: мамандар оған деректерді енгізудің оңтайлы моделін таңдауға көмектесіп, санаттармен, тегтермен және жобалармен қалай дұрыс жұмыс істеу керегін түсіндірді. Бұл бастапқыда қателерден аулақ болуға көмектесті.
   ‍‍
3. Әртүрлі сценарийлерді сынау
   Бірнеше тестілік компания құру мүмкіндігін пайдаланып, Артем әртүрлі тәсілдерді байқап көріп, агенттігінің қажеттіліктеріне ең сай келетінін таңдай алды.

Нәтижесінде ашықтық пен жоспарлау

Finmap-ты енгізу MURAHA агенттігі үшін бетбұрыс болды. Бұрын қаржылық деректер ретсіз әрі сенімсіз болса, енді компания ақша ағынының ашық көрінісіне және болашақты жоспарлау мүмкіндігіне ие болды.
‍

1. ‍Автоматты интеграциялар. Банктермен интеграцияның арқасында транзакцияларды жоғалту немесе шығындарды уақтылы жазбау қаупі жойылды. Барлық төлемдер жүйеге автоматты түрде тартылады, ал команда кім не үшін жауапты екенін бірден тексере алады.
   ‍‍
2. Жүйеленген есепке алу. Тегтермен, санаттармен және жобалармен ыңғайлы құрылым пайда болды. Бұл әртүрлі қызмет бағыттарын бөліп, қайсысы көбірек кіріс әкелетінін және қайсысын оңтайландыру керек екенін түсінуге мүмкіндік берді.
   ‍‍
3. P&L және Cash Flow есептері. Бұл есептер агенттікке нақты және жоспарланған көрсеткіштерді күнделікті көру мүмкіндігін берді: шоттарда қанша ақша бар, қандай шығындар мен кірістер жоспарланған және қайда ақша алшақтығы қаупі бар.
   ‍

Сонымен қатар компания төлем күнтізбесін қолдана бастады. Оның арқасында қаржылық жүктемені болжау және алдағы айларға арналған нақты бюджетпен стратегиялық сессияларға дайындалу жеңілдеді.

Мен күн сайын бізде қазір қанша ақша бар және қандай төлемдер жасалуы керек екенін көремін. Егер шығындар кірістен көп екенін көрсем — алдын ала әрекет ете аламын. —  Артем Цоков, агенттіктің COO-сы.

Нәтижесінде команда тек есепке алу құралын ғана емес, өсудің нақты негізін алды:

• азайтылған тәуекелдер;
• оңтайландырылған уақыт;
• тактикалық және стратегиялық жоспарлау;
• қаржылық шешімдерге деген сенімділік.

Басқа агенттіктерге кеңес

MURAHA Marketing Agency компаниясының COO-сы Артем Цоков басқа маркетингтік агенттіктердің негізін қалаушылары мен басшыларына ретсіз Excel кестелеріне уақыт жоғалтпауды кеңес береді:

Excel-де қаржыны басқаруды бастаудың мағынасы жоқ, өйткені бұл — хаосқа апаратын жол. Қандай шығындарды, кірістерді және тегтерді бақылағыңыз келетінін бірден анықтап, оны Finmap-та баптаған дұрыс. Осылайша уақытты үнемдейсіз, қайта жасаудан аулақ боласыз және талдау үшін ашық көрініс аласыз.

Оның басты хабары қарапайым: құрылымды алдын ала дайындап, нәтижеге тезірек жету және артық қателерден аулақ болу үшін бірден заманауи құралды енгізіңіз.

Қаржы жүйесі — агенттік өсуінің кілті

Тұрақтылық пен дамудың кілті — клиенттер немесе жобалар саны емес, шындықты көрсететін қаржы жүйесі.
‍

Болжамды ақша ағыны, өзара есеп айырысуларды бақылау және P&L — бұл ешбір агенттік сенімді стратегия құра алмайтын үш тірек.

Finmap мұның бәрін біріктіруге көмектеседі:

• кез келген сәтте қаржының нақты жағдайын көру;
• алдағы төлемдерді болжау және ақша алшақтығынан аулақ болу;
• клиенттердің қарызы мен төлем тәртібін бақылау;
• бизнестің пайдалылығын клиенттер, жобалар немесе бағыттар бойынша талдау;

Енді ретсіз шешімдер жоқ — тек фактілерге негізделген стратегиялық даму.
‍

Finmap-ты байқап көріңіз — және агенттігіңіз қаржылық тәртіптің жаңа деңгейіне қалай жете алатынын көріңіз!