Kan je bureau een nieuwe medewerker betalen: zo reken je het uit

"Er is veel werk, we moeten iemand aannemen" — zo beginnen de meeste aanwervingen bij bureaus. En dat is gevaarlijk, want "veel werk" is een gevoel, terwijl een nieuwe medewerker een financiële verplichting is voor de maanden die komen. Een nieuwe persoon is niet alleen een salaris — het is een vaste kost die je ook in een zwakke maand moet betalen. De vraag is dus niet "is er werk," maar "kan het bureau deze aanwerving dragen als je de cijfers doorrekent."

Laten we kijken hoe je aannemen als financiële beslissing benadert.

Waarom aannemen een financiële beslissing is

Als je iemand aanneemt, neem je een blijvende kost op je: salaris, belastingen, een werkplek, apparatuur. Die kost verdwijnt niet als een klant volgende maand wegvalt of er een seizoensdip komt. In tegenstelling tot een freelancer die je in een rustige maand simpelweg niet inzet, is een medewerker in loondienst een vaste last op het budget. Een aanwerving verhoogt dus je break-even punt: nu moet je meer verdienen om op nul uit te komen.

Wat een nieuwe medewerker echt kost

Salaris is maar een deel ervan. Daar komen belastingen en premies bij, apparatuur, software en abonnementen, een deel van de huur, plus de tijd van het bestaande team om de nieuwkomer in te werken en te begeleiden. De werkelijke kost van een medewerker ligt merkbaar hoger dan het bedrag in het aanbod — en dat is het volledige bedrag dat je in je berekening moet meenemen (waarom indirecte kosten belangrijk zijn).

Hoeveel moet die persoon opleveren om zichzelf terug te verdienen

Simpele logica: een nieuwe medewerker moet merkbaar meer opleveren dan hij kost — anders drukt hij de marge. Een vuistregel voor een uitvoerende rol is omzet genereren ter waarde van minstens 2 tot 3 keer de totale kost, omdat het verschil de vaste kosten en winst van het bureau dekt. Als je niet ziet waar dat werk de komende maanden vandaan moet komen, is dat een teken dat de aanwerving voorbarig is.

Wanneer een aanwerving echt nodig is

Een aanwerving is gerechtvaardigd wanneer er een gestage, geen eenmalige, stroom werk is, wanneer het bestaande team structureel overbelast is (niet alleen één keer tijdens een piek), en wanneer je betaalde vraag ziet aankomen in plaats van te hopen dat "er wel werk voor hen komt." Is de piek eenmalig of is de vraag onvoorspelbaar, dan is het veiliger om dit met zzp'ers of freelancers op te vangen — zij zijn een variabele kost, geen vaste.

Voorbeeld: kan het bureau een nieuwe designer betalen

Een designer kost 60 duizend aan salaris, maar met belastingen, een werkplek en alles eromheen — realistisch ~80 duizend per maand. Om zichzelf terug te verdienen en winst op te leveren, moet deze persoon omzet genereren van rond de 180 tot 200 duizend: dan dekt ~80 hem en gaat de rest naar vaste kosten en marge. Dat betekent een gestage stroom facturabel werk. Is dat volume voor de komende maanden in zicht, dan is de aanwerving gerechtvaardigd; komt het werk met pieken en dalen, dan is het slimmer om dit voorlopig met zzp'ers op te vangen. En het is de moeite waard om te checken of de aanwerving de kasstroom in zwakke maanden overleeft (over liquiditeitstekorten).

Waar te beginnen

Bereken vóór het aannemen de totale kost van de persoon, de omzet die je van hem nodig hebt, en beoordeel eerlijk of er de komende maanden stabiele vraag is. Vergelijk dat met de optie "opvangen met zzp'ers." Kloppen de cijfers en is de vraag stabiel, neem dan met vertrouwen aan; zo niet, wacht dan of zet een variabele resource in. Voor hoe loonkosten de gezondheid van een bureau beïnvloeden, zie Aandeel loonkosten bij een bureau.

In Finmap zie je je vaste kosten, bezettingsgraad en veiligheidsmarge, zodat de beslissing om aan te nemen op cijfers rust in plaats van op het gevoel dat "er veel werk is." Probeer het 7 dagen gratis.