Votre agence peut-elle se permettre une nouvelle embauche : comment faire le calcul

« Il y a beaucoup de travail, il faut embaucher quelqu'un » — c'est ainsi que commencent la plupart des embauches en agence. Et c'est dangereux, car « beaucoup de travail » est un ressenti, alors qu'une embauche est un engagement financier pour plusieurs mois à venir. Une nouvelle personne, ce n'est pas seulement un salaire — c'est un coût fixe qu'il faudra payer même lors d'un mois faible. La question n'est donc pas « y a-t-il du travail », mais « l'agence peut-elle assumer cette embauche une fois les chiffres calculés ».

Voyons comment aborder l'embauche comme une décision financière.

Pourquoi l'embauche est une décision financière

Lorsque vous embauchez quelqu'un, vous assumez un coût permanent : salaire, impôts, poste de travail, équipement. Ce coût ne disparaîtra pas si un client vous quitte le mois prochain ou si une baisse saisonnière survient. Contrairement à un prestataire que vous pouvez simplement ne pas solliciter pendant un mois creux, un salarié représente une charge fixe pour le budget. Une embauche relève donc votre seuil de rentabilité : il faut désormais gagner plus rien que pour rester à zéro.

Ce que coûte réellement un nouvel employé

Le salaire n'en est qu'une partie. S'y ajoutent les impôts et cotisations, l'équipement, les logiciels et abonnements, une part du loyer, ainsi que le temps que l'équipe existante consacre à l'intégration et à l'encadrement du nouveau venu. Le coût réel d'un employé est nettement supérieur au chiffre indiqué dans l'offre — et c'est ce montant complet qu'il faut intégrer au calcul (pourquoi les coûts indirects comptent).

Combien ils doivent rapporter pour être rentables

Logique simple : un nouvel employé doit rapporter nettement plus qu'il ne coûte — sinon il tire la marge vers le bas. Pour un poste opérationnel, une règle empirique est de générer un chiffre d'affaires au moins 2 à 3 fois supérieur à son coût total, car la différence couvre les coûts fixes de l'agence et le bénéfice. Si vous ne voyez pas d'où viendra ce travail au cours des prochains mois, c'est le signe que l'embauche est prématurée.

Quand une embauche est réellement nécessaire

Une embauche est justifiée lorsqu'il existe un flux de travail régulier, et non ponctuel, lorsque l'équipe existante est constamment surchargée (et pas seulement une fois lors d'un pic), et lorsque vous pouvez anticiper une demande rémunérée plutôt que d'espérer que « du travail finira bien par se présenter pour elle ». Si le pic est ponctuel ou la demande imprévisible, il est plus sûr de le couvrir avec des prestataires ou des freelances — ce sont des coûts variables, pas fixes.

Exemple : l'agence peut-elle se permettre un nouveau designer

Un designer coûte 60 mille de salaire, mais avec les impôts, le poste de travail et tout ce qui l'entoure — réalistement ~80 mille par mois. Pour être rentable et dégager du profit, il doit générer un chiffre d'affaires d'environ 180 à 200 mille : ~80 couvrent alors son coût, et le reste va aux coûts fixes et à la marge. Cela suppose une charge stable de travail facturable. Si ce volume est en vue pour les prochains mois, l'embauche est justifiée ; si le travail alterne « festin et famine », il est plus judicieux de le couvrir avec des prestataires pour l'instant. Et il vaut la peine de vérifier si l'embauche résistera à la trésorerie lors des mois faibles (sur les trous de trésorerie).

Par où commencer

Avant d'embaucher, calculez le coût total de la personne, le chiffre d'affaires qu'elle doit générer, et évaluez honnêtement s'il existe une demande stable pour les prochains mois. Comparez cela à l'option « couvrir avec des prestataires ». Si les chiffres sont cohérents et la demande stable, embauchez en toute confiance ; sinon, attendez ou faites appel à une ressource variable. Pour savoir comment la masse salariale affecte la santé d'une agence, voir Part de la masse salariale dans une agence.

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