Czy agencję stać na nowego pracownika: jak to policzyć

"Mamy mnóstwo pracy, trzeba kogoś zatrudnić" — tak zaczyna się większość rekrutacji w agencjach. I to jest niebezpieczne, bo "mnóstwo pracy" to tylko odczucie, a zatrudnienie to zobowiązanie finansowe na wiele miesięcy naprzód. Nowa osoba to nie tylko pensja — to stały koszt, który trzeba będzie ponosić nawet w słabszym miesiącu. Pytanie więc nie brzmi "czy jest praca", tylko "czy agencja udźwignie to zatrudnienie, gdy policzysz liczby".

Zobaczmy, jak podejść do zatrudnienia jako decyzji finansowej.

Dlaczego zatrudnienie to decyzja finansowa

Zatrudniając kogoś, bierzesz na siebie stały koszt: pensję, podatki, miejsce pracy, sprzęt. Ten koszt nie zniknie, jeśli w przyszłym miesiącu odejdzie klient albo przyjdzie sezonowy spadek zleceń. W przeciwieństwie do freelancera, którego po prostu nie zaangażujesz w słabszym miesiącu, pracownik na etacie to stałe obciążenie budżetu. Zatrudnienie podnosi więc próg rentowności: teraz trzeba zarabiać więcej, żeby wyjść na zero.

Ile naprawdę kosztuje nowy pracownik

Pensja to tylko część. Dochodzą podatki i składki, sprzęt, oprogramowanie i subskrypcje, część czynszu, a także czas, który reszta zespołu poświęci na wdrożenie i zarządzanie nowym pracownikiem. Rzeczywisty koszt zatrudnienia jest wyraźnie wyższy niż kwota w ofercie — i to właśnie tę pełną sumę trzeba uwzględnić w rachunku (dlaczego koszty pośrednie mają znaczenie).

Ile pracownik musi przynosić, żeby się zwrócić

Prosta logika: nowy pracownik musi przynosić wyraźnie więcej, niż kosztuje — inaczej ściąga marżę w dół. Reguła kciuka dla roli produkcyjnej to generowanie przychodu co najmniej 2–3 razy wyższego niż jego pełny koszt, bo różnica pokrywa koszty stałe agencji i zysk. Jeśli nie widzisz, skąd ta praca miałaby się wziąć w najbliższych miesiącach, to sygnał, że zatrudnienie jest przedwczesne.

Kiedy zatrudnienie jest naprawdę potrzebne

Zatrudnienie ma sens, gdy praca napływa stabilnie, a nie jednorazowo, gdy obecny zespół jest przeciążony na stałe (a nie tylko raz, w szczycie sezonu), i gdy widzisz płatny popyt na przyszłość, zamiast liczyć na to, że "jakoś się dla niego znajdzie praca". Jeśli szczyt jest jednorazowy albo popyt trudno przewidzieć, bezpieczniej pokryć go kontraktorami lub freelancerami — to koszt zmienny, a nie stały.

Przykład: czy agencję stać na nowego projektanta

Projektant kosztuje 60 tysięcy pensji, ale z podatkami, miejscem pracy i całym otoczeniem — realnie ok. 80 tysięcy miesięcznie. Żeby się zwrócić i przynieść zysk, musi wygenerować przychód rzędu 180–200 tysięcy: wtedy ~80 pokrywa jego koszt, a reszta idzie na koszty stałe i marżę. To oznacza stały wolumen płatnej pracy. Jeśli taki wolumen widać na kolejne miesiące, zatrudnienie ma uzasadnienie; jeśli praca to "raz pusto, raz gęsto", rozsądniej na razie pokryć ją kontraktorami. Warto też sprawdzić, czy zatrudnienie przetrwa przepływy pieniężne w słabszych miesiącach (o lukach gotówkowych).

Od czego zacząć

Przed zatrudnieniem policz pełny koszt osoby, przychód, jaki musi wygenerować, i szczerze oceń, czy na kolejne miesiące jest stabilny popyt. Porównaj to z opcją "pokryć kontraktorami". Jeśli liczby się zgadzają, a popyt jest stabilny, zatrudniaj śmiało; jeśli nie — poczekaj albo sięgnij po zasób zmienny. O tym, jak koszty osobowe wpływają na kondycję agencji, przeczytasz w Udział kosztów osobowych w agencji.

W Finmap widzisz swoje koszty stałe, wykorzystanie zespołu i margines bezpieczeństwa, więc decyzja o zatrudnieniu opiera się na liczbach, a nie na odczuciu, że "mamy mnóstwo pracy". Wypróbuj bezpłatnie przez 7 dni.