Kann sich Ihre Agentur eine Neueinstellung leisten: So rechnen Sie es durch

„Es gibt viel Arbeit, wir müssen jemanden einstellen" — so beginnen die meisten Neueinstellungen in Agenturen. Und das ist gefährlich, denn „viel Arbeit" ist ein Gefühl, während eine Neueinstellung eine finanzielle Verpflichtung für die kommenden Monate ist. Ein neuer Mitarbeiter ist nicht nur ein Gehalt — es sind feste Kosten, die Sie auch in einem schwachen Monat tragen müssen. Die Frage ist also nicht „gibt es Arbeit", sondern „kann sich die Agentur diese Neueinstellung leisten, wenn man es durchrechnet".

Schauen wir uns an, wie man Einstellungen als finanzielle Entscheidung angeht.

Warum eine Einstellung eine finanzielle Entscheidung ist

Wenn Sie jemanden einstellen, übernehmen Sie eine dauerhafte Kostenlast: Gehalt, Steuern, Arbeitsplatz, Ausstattung. Diese Kosten verschwinden nicht, wenn nächsten Monat ein Kunde abspringt oder eine saisonale Flaute eintritt. Anders als bei einem Auftragnehmer, den Sie in einem schwachen Monat einfach nicht beauftragen müssen, ist ein festangestellter Mitarbeiter eine feste Belastung für das Budget. Eine Neueinstellung erhöht also Ihre Gewinnschwelle: Jetzt müssen Sie mehr verdienen, nur um bei null zu bleiben.

Was ein neuer Mitarbeiter wirklich kostet

Das Gehalt ist nur ein Teil davon. Hinzu kommen Steuern und Abgaben, Ausstattung, Software und Abonnements, ein Anteil der Miete sowie die Zeit, die das bestehende Team für Einarbeitung und Betreuung des Neuen aufwendet. Die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters liegen spürbar über der Zahl im Angebot — und genau diese Gesamtsumme müssen Sie in die Rechnung einbeziehen (warum indirekte Kosten wichtig sind).

Wie viel sie einbringen müssen, um sich zu amortisieren

Einfache Logik: Ein neuer Mitarbeiter muss deutlich mehr einbringen, als er kostet — sonst drückt er die Marge nach unten. Als Faustregel für eine ausführende Rolle gilt: Er sollte mindestens das 2- bis 3-Fache seiner Gesamtkosten an Umsatz erwirtschaften, denn die Differenz deckt die Fixkosten der Agentur und den Gewinn. Wenn Sie nicht erkennen können, woher diese Arbeit in den kommenden Monaten kommen soll, ist das ein Zeichen, dass die Einstellung verfrüht ist.

Wann eine Neueinstellung wirklich nötig ist

Eine Neueinstellung ist gerechtfertigt, wenn es einen stabilen, nicht einmaligen Arbeitsstrom gibt, wenn das bestehende Team dauerhaft überlastet ist (nicht nur einmal in einer Spitzenzeit) und wenn Sie bezahlte Nachfrage im Voraus erkennen können, statt zu hoffen, dass „sich für die Person schon Arbeit findet". Wenn die Spitze einmalig oder die Nachfrage unvorhersehbar ist, ist es sicherer, sie mit Auftragnehmern oder Freelancern abzudecken — das sind variable, keine fixen Kosten.

Beispiel: Kann sich die Agentur einen neuen Designer leisten

Ein Designer kostet 60.000 an Gehalt, aber mit Steuern, Arbeitsplatz und allem Drumherum realistisch ~80.000 im Monat. Um sich zu amortisieren und Gewinn abzuwerfen, muss er einen Umsatz von rund 180.000–200.000 erwirtschaften: Dann decken ~80.000 ihn selbst ab, und der Rest fließt in Fixkosten und Marge. Das bedeutet eine stabile Auslastung mit abrechenbarer Arbeit. Ist dieses Volumen für die kommenden Monate absehbar, ist die Einstellung gerechtfertigt; läuft die Arbeit „mal viel, mal nichts", ist es klüger, das vorerst mit Auftragnehmern abzudecken. Und es lohnt sich zu prüfen, ob die Neueinstellung den Cashflow in schwachen Monaten übersteht (zu Liquiditätslücken).

Womit Sie anfangen sollten

Berechnen Sie vor der Einstellung die Gesamtkosten der Person, den erforderlichen Umsatz und schätzen Sie ehrlich ein, ob es stabile Nachfrage für die kommenden Monate gibt. Vergleichen Sie das mit der Option „mit Auftragnehmern abdecken". Wenn die Zahlen aufgehen und die Nachfrage stabil ist, stellen Sie mit Zuversicht ein; wenn nicht, warten Sie oder greifen Sie auf eine variable Ressource zurück. Wie sich der Personalkostenanteil auf die Gesundheit einer Agentur auswirkt, lesen Sie in Personalkostenanteil in einer Agentur.

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