Winst in transport: per vrachtwagen en per route, niet per rit

De meeste transportbedrijven rekenen per rit: de prijs die met de klant is afgesproken, min brandstof, min de chauffeur. Wat overblijft voelt als winst, en als het bedrag positief is, leek de rit de moeite waard.

Het instinct klopt, maar de rekensom niet. Brandstof en de chauffeur zijn de kosten die je makkelijk ziet, omdat je ze meteen betaalt. De kosten die bepalen of je bedrijf echt iets verdient, zijn juist de kosten die doorlopen wanneer de vrachtwagen stilstaat.

De kosten die niet stoppen

Een vrachtwagen kost ook geld op dagen dat hij geen meter rijdt. Lease of aflossing, verzekering, wegenbelasting, het parkeerterrein, de vaste monteur, het salaris van de planner en het kantoor — niets daarvan pauzeert tussen twee opdrachten.

En dan is er nog afschrijving, die bijna nooit in een ritberekening staat omdat niemand er een factuur voor betaalt. Een vrachtwagen die voor 2.400.000 is gekocht en vijf jaar later voor 900.000 wordt verkocht, heeft 1.500.000 gekost — ongeveer 25.000 per maand, elke maand, of hij nu reed of niet. Een bedrijf dat dit bedrag niet in zijn tarieven meeneemt, financiert langzaam zijn eigen vervangende wagenpark uit het niets.

Begin met de kosten van een vrachtwagendag

Tel alles op wat één vrachtwagen per maand kost, los van het aantal kilometers: lease, verzekering, belastingen, parkeren, afschrijving en zijn aandeel in planning en kantoor. Stel: 78.000 per maand.

Tel daarna hoeveel dagen die vrachtwagen echt inzetbaar is — trek onderhoud, reparaties en dagen zonder lading ervan af. Werkt hij in de praktijk 18 van de 30 dagen, dan kost een werkende vrachtwagendag 78.000 ÷ 18 ≈ 4.330. Elke rit moet dat bedrag dekken voor de dagen die hij in beslag neemt, bovenop brandstof en chauffeur.

Dat bedrag voelt ongemakkelijk, en precies daarom is het waardevol: “de vrachtwagen stond vier dagen stil” verandert van een operationele ergernis in 17.000 die een andere rit moet terugverdienen.

Reken de route, niet alleen het traject

Eén beladen rit is nog geen route. De vrachtwagen moet ook terug, en wat hij op de terugweg doet, bepaalt of een richting de moeite waard is.

Twee richtingen. Route A: 600 km beladen voor 26.000, leeg terug. Brandstof heen en terug 9.800, chauffeur 4.500, twee vrachtwagendagen 8.660. Dan blijft over: 26.000 − 9.800 − 4.500 − 8.660 = 3.040.

Route B: 420 km beladen voor 17.500 met een retourlading voor 11.000. Brandstof 7.200, chauffeur 4.500, twee vrachtwagendagen 8.660. Dan blijft over: 28.500 − 7.200 − 4.500 − 8.660 = 8.140.

Het grotere, langere contract met het hogere tarief levert minder dan een derde op van de bescheidener route, omdat de terugrit leeg was. Tarief per kilometer zegt dat A de betere opdracht is; winst per vrachtwagendag zegt het tegenovergestelde.

Lege kilometers bepalen de marge

Zodra je routes op deze manier vergelijkt, blijkt de grootste hefboom in het bedrijf zelden het tarief te zijn — maar het aandeel kilometers dat leeg wordt gereden. Lege kilometers verlagen van 40% naar 25% doet over een jaar meestal meer dan een tariefsverhoging van 5%, zonder één lastig gesprek met een klant.

Het verandert ook welke klanten belangrijk zijn. Een klant die iets minder betaalt, maar in een richting zit waar je bijna altijd een retourlading vindt, is meer waard dan een premium klant met alleen enkele ritten, ook al lijkt de factuur iets anders te zeggen.

Kijk naar elke vrachtwagen apart

Gemiddelden over het hele wagenpark verbergen welke vrachtwagens verlies draaien. Een ouder voertuig met stijgende reparatiekosten en lagere beschikbaarheid kan de hele maand rijden en toch minder opleveren dan zijn vrachtwagendagen kosten, terwijl een nieuwer voertuig het wagenpark draagt.

Cijfers per vrachtwagen beantwoorden vragen die gemiddelden niet kunnen beantwoorden: welk voertuig moet je vervangen, welk voertuig kun je beter verkopen, en voegt die vijfde vrachtwagen winst toe of alleen omzet? Dezelfde logica geldt overal waar capaciteit het product is — zie winst per eenheid en bezettingsgraad bij materieelverhuur.

Cashflowtiming is een apart probleem

Brandstof en chauffeurs betaal je binnen enkele dagen; klanten betalen vaak pas na 30 tot 45 dagen. Een winstgevende maand kan je rekening toch leeg achterlaten, en in transport wordt dat gat juist groter wanneer het goed gaat, omdat meer ritten ook meer brandstof vooraf betekenen. Dat is een planningsprobleem, geen prijsprobleem — zie het cashflowgat in transport.

Waar je begint

Pak één vrachtwagen en één maand. Bereken de kosten per werkdag, inclusief afschrijving. Neem daarna de laatste tien routes en bereken wat elke route overhield na brandstof, chauffeur en vrachtwagendagen — mét de terugrit erbij. Meestal vind je één richting die je uit gewoonte blijft rijden, terwijl die al lange tijd zijn eigen vrachtwagendagen niet meer dekt.

In Finmap zie je inkomsten en kosten per voertuig en per route, zodat het verschil tussen een druk wagenpark en een winstgevend wagenpark zichtbaar wordt. Probeer het 7 dagen gratis.