20 programistów, stawka godzinowa i zero pojęcia, ile naprawdę zarabiał projekt

"Znałam stawkę godzinową każdego programisty. Znałam stawkę kontraktową klienta. Odejmowałam jedną od drugiej i myślałam, że znam marżę. Potem zbudowałam rachunek zysków i strat dla każdego projektu z osobna i zrozumiałam, że przez cztery lata prowadziłam firmę na podstawie fikcji."

Założycielka firmy IT świadczącej usługi i outstaffing — 20 programistów, 36 mln ₴ przychodu rocznie, siedmiu aktywnych klientów — opowiedziała o ćwiczeniu, które zmieniło sposób, w jaki wycenia pracę i zatrudnia ludzi.

Przez cztery lata prowadziła firmę tak, jak robi to cała branża: licząc na podstawie stawek godzinowych. Każdy programista miał swoją stawkę kosztową (średnio 550 ₴/godz.). Każdy klient miał stawkę kontraktową (średnio 950 ₴/godz.). Proste odejmowanie dawało 400 ₴/godz. marży brutto na programistę, czyli około 42% marży. Przełożone na cały zespół, wyglądało to komfortowo: firma była rentowna i rosła.

Potem zrobiła to ćwiczenie. Wzięła jeden projekt. Nie liczbę typu "wystawiliśmy klientowi fakturę na X ₴ za godzinę", tylko prawdziwy P&L tego projektu. Przychód od klienta za miesiąc. Wszystkie koszty bezpośrednio przypisane do tego projektu. Wszystkie koszty przypisane pośrednio. To, co zostało.

Marża projektu u jej głównego klienta w ciągu ostatnich 12 miesięcy: 14%. Nie 42%.

Dwadzieścia osiem punktów marży zniknęło w kosztach, których matematyka stawki godzinowej w ogóle nie uwzględniała.

Co tak naprawdę ukrywa matematyka stawki godzinowej

Stawka godzinowa zakłada, że programista jest w 100% wykorzystany na projekcie, w 100% produktywny przez ten czas, a projekt pochłania wyłącznie jego pracę. W żadnym prawdziwym biznesie usługowym żadne z tych założeń się nie sprawdza. Bench i przestój między projektami (−5 punktów). Gdy projekt się kończy albo klient robi przerwę, programista jest bez pracy, ale nadal opłacany. Średnio dwa tygodnie w roku na programistę. Niefakturowalne. Odejmowane od marży.

Urlopy i zwolnienia lekarskie (−4 punkty). Programiści na etacie mają płatny urlop i zwolnienia. Stawka kontraktowa jest fakturowana tylko za faktycznie przepracowany czas. Ta różnica jest niewidoczna, dopóki jej nie policzysz.

Wewnętrzne spotkania, procesy, rozmowy rekrutacyjne (−6 punktów). Standupy, retrospektywy, planowanie, rozmowy z kandydatami, wewnętrzne synchronizacje. Wszystko opłacane, nic niefakturowalne dla klienta. Średnio 4–6 godzin tygodniowo na programistę.

Narzędzia i licencje (−2 punkty). Licencje na IDE, infrastruktura chmurowa dla środowisk wewnętrznych, narzędzia do zarządzania projektami, monitoring, platformy komunikacyjne. Pojedynczo niewiele, ale sumuje się.

Koszty rekrutacji i zarządzania (−7 punktów). HR, delivery managerowie, project managerowie, czas samej założycielki. Wszyscy dostają wynagrodzenie. Prawie nigdy niefakturowalne. To była największa pojedyncza dziura w marży.

Rabaty i niefakturowane nadgodziny (−4 punkty). Klient negocjował stawkę przy przedłużeniu umowy i dostał 8% rabatu. Awaryjna praca w weekendy nie zawsze była rejestrowana. Przekroczenia w częściach o stałym zakresie firma pokrywała sama.

Dwadzieścia osiem punktów, sześć kategorii — i żadna z nich nie mieściła się w matematyce stawki godzinowej.

Odbudowa — model P&L dla pojedynczego projektu

Założycielka zbudowała swój P&L dla każdego projektu w ciągu jednego weekendu. Stał się on najważniejszym dokumentem w jej firmie. Ten model sprawdzi się w każdej firmie usługowej. Pierwsze — przychód projektu. Miesięczne przefakturowane godziny × stawka kontraktowa klienta. Nie to, co obiecano sprzedać — to, co faktycznie zafakturowano.

Drugie — pełny bezpośredni koszt programisty. Wynagrodzenie + podatki + benefity + amortyzacja sprzętu + płatny czas wolny, podzielone przez godziny wykorzystania (nie godziny kalendarzowe). Jeśli programista jest fakturowalny przez 65% czasu, jego pełny koszt godzinowy to wynagrodzenie/(godziny × 0,65).

Trzecie — przypisany koszt zarządzania projektem, delivery management i rekrutacji. Przybliżony udział według wielkości projektu lub przychodu. Nie musi być idealny. Musi być spójny.

Czwarte — narzędzia i licencje przypisane do projektu.

Piąte — alokacja kosztów bencha. Całkowity roczny koszt bencha podzielony pomiędzy aktywne projekty.

Szóste — alokacja spotkań wewnętrznych i procesów. Procent płatnych godzin poświęconych na pracę niezwiązaną z projektem × przypisany koszt.

Wynik — prawdziwa marża projektu. Dla jej głównego klienta: 14%. Dla dwóch mniejszych klientów: 21% i 8%. Dla klienta, którego uważała za najlepszego: 3%.

Co zrobiła z tą prawdą

Z klientem, u którego marża wynosiła 3%, przeprowadzono rozmowę o podwyżce stawki. Poszło dobrze — marża wzrosła do 12%. U klienta z 8% marżą problemem była dyscyplina zakresu (przerost zakresu usług) — to dało się naprawić, marża wzrosła do 15%. Koszty rekrutacji renegocjowano, zamieniając opłaty za każde zatrudnienie na stały miesięczny ryczałt. Przeprowadzono audyt spotkań wewnętrznych — trzy cotygodniowe spotkania zlikwidowano. Wykorzystanie dwóch starszych programistów wzrosło z 58% do 72%, gdy przesunięto ich z wewnętrznej pracy związanej z benchem na pracę dla klientów. Ogólna marża firmy wzrosła z pozornych 42% (fikcyjnych) przez realne 19% (przed przebudową) do realnych 27% (sześć miesięcy później). Ważniejsze niż sama liczba: teraz wiedziała, który klient jest naprawdę rentowny, który dotuje bench, a który po cichu ją kosztuje.

Model — co śledzić

Sześć liczb, co miesiąc, dla każdego projektu:

• Rzeczywiste godziny fakturowalne (nie planowane, tylko faktyczne)
• Pełny koszt programisty na projekt
• Przypisane koszty zarządzania (czas PM/DM/rekrutera/założyciela jako % miesiąca)
• Alokacja bencha (koszt bencha w tym miesiącu × udział przychodu projektu)
• Prawdziwa marża projektu (przychód − wszystko powyższe)
• Wykorzystanie na programistę, śledzone osobno od marży

Sześć liczb, jeden dashboard, comiesięczny przegląd z liderem delivery. Dwie godziny miesięcznie wystarczą, żeby fikcja już nigdy nie wróciła.

📌 Chcesz sprawdzić, czy twoje projekty są naprawdę tak rentowne, jak sugeruje matematyka stawki godzinowej? Wyślij nam dane rozliczeniowe z trzech miesięcy i podział kosztów zespołu — zbudujemy wykres wodospadowy prawdziwej marży dla każdego projektu i omówimy go z tobą w 15 minut. Zamów bezpłatną diagnostykę Finmap →

Czytaj także

• Rachunkowość zarządcza dla agencji IT: trzy liczby, które mówią wszystko
• Jak Finmap pomaga firmom IT uporządkować zarządzanie finansami

Podstawa tematu: Unit-ekonomika dla małej firmy: czy naprawdę zarabiasz na każdej sprzedaży?