Rachunkowość zarządcza a księgowość w firmie IT

«Mamy już księgową, po co nam jeszcze jakiś inny rodzaj księgowości?» — to typowy zarzut ze strony właścicieli firm IT. Kryje się za nim powszechne nieporozumienie: księgowość i rachunkowość zarządczą traktuje się jako to samo. W rzeczywistości to dwa różne narzędzia do dwóch różnych zadań i jedno nie zastępuje drugiego. Firma IT, która ma tylko księgowość, wie, ile podatku zapłacić, ale nie wie, który kierunek działalności faktycznie zarabia.

Rozłóżmy tę różnicę na czynniki pierwsze na przykładzie firmy IT i sprawdźmy, dlaczego najpewniej potrzebujesz obu rozwiązań. Ogólne wyjaśnienie rachunkowości zarządczej znajdziesz w artykule Rachunkowość zarządcza dla firmy IT po ludzku.

Księgowość: rozliczenia dla państwa

Księgowość istnieje po to, by prawidłowo naliczać podatki i składać sprawozdania. Jej «klientem» jest państwo, a zasady wyznacza ustawodawstwo. Odpowiada na pytanie «co i ile muszę zapłacić i zadeklarować». To rodzaj rachunkowości obowiązkowej, ale zewnętrznej — dopasowanej do wymogów organów podatkowych, a nie do Twoich decyzji zarządczych.

Rachunkowość zarządcza: rozliczenia dla decyzji

Rachunkowość zarządcza jest tworzona dla właściciela i menedżera. Jej zadaniem jest dostarczenie liczb, na których opierasz decyzje: który kierunek działalności jest rentowny, który projekt przyniósł zysk, ile kosztuje godzina pracy programisty, czy starczy gotówki na wypłaty w przyszłym miesiącu. Tutaj zasady ustalasz Ty sam, dopasowując je do własnych pytań. Więcej o samej istocie znajdziesz w artykule Rachunkowość zarządcza: czym jest i po co potrzebuje jej właściciel.

Dlaczego księgowość nie odpowiada na pytania biznesowe

Główny powód, dla którego sama księgowość nie wystarcza: widzi ona firmę jako jedną jednostkę podatkową, a nie jako zbiór kierunków działalności i projektów. W księgowości deweloperka, wsparcie i staff augmentation zlewają się w jeden łączny obrót. Widzisz, że firma zapłaciła tyle podatku i miała taki obrót, ale nie widzisz, że wsparcie od lat przynosi straty, podczas gdy to deweloperka utrzymuje wszystkich. Do tego potrzebny jest inny przekrój — według kierunków działalności, jak w artykule Rachunek zysków i strat według kierunków w firmie IT.

Przykład: ta sama firma w dwóch systemach rachunkowości

Firma IT z rocznym obrotem 12 mln. Księgowość powie: obrót 12 mln, tyle podatku zapłacone, wszystko zgodnie z prawem. Właściciel jest spokojny. Rachunkowość zarządcza rozbija te same 12 mln według kierunków działalności i pokazuje: deweloperka +2,4 mln, staff augmentation +0,3 mln, wsparcie −1,2 mln. To ta sama firma i te same pieniądze — ale księgowość pokazuje «wszystko w porządku», a rachunkowość zarządcza pokazuje, że jeden kierunek pilnie wymaga naprawy. Obie mają rację w swojej roli — po prostu odpowiadają na różne pytania.

Dlaczego potrzebujesz obu, a nie jednej z tych rachunkowości

Księgowość jest obowiązkowa — bez niej nie da się legalnie działać i nie da się jej zastąpić rachunkowością zarządczą. Ale poleganie tylko na niej przy prowadzeniu biznesu przypomina jazdę samochodem, w której patrzysz wyłącznie w dokumenty pojazdu, a nie na drogę. Obie działają równolegle: księgowość dla państwa, rachunkowość zarządcza dla Ciebie. Szerzej na ten temat pisaliśmy w artykule Księgowość a zarządzanie finansami.

Od czego zacząć

Księgowość już masz — teraz zbuduj na niej rachunkowość zarządczą. Ustal kierunki działalności i projekty, przypisuj do nich swoje operacje, a już po miesiącu po raz pierwszy zobaczysz ekonomikę swojej firmy IT od środka, a nie tylko z perspektywy urzędu skarbowego. Od czego zacząć technicznie, opisaliśmy w artykule Rachunkowość dla agencji: od czego zacząć (zasada jest taka sama dla IT).

W Finmap rachunkowość zarządcza jest prowadzona osobno od księgowości: kierunki działalności, projekty, zysk i przepływy pieniężne widać w czasie rzeczywistym, dopasowane do Twoich decyzji. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.