Оборачиваемость запаса: почему прибыль есть, а денег нет

«Склад на три миллиона восемьсот, выручка почти два миллиона в месяц, прибыль в отчёте есть. А когда приходит счёт от поставщика, я иду просить отсрочку» — так начал разговор Руслан, владелец магазина автозапчастей в областном центре.

Знакомая картина? Полки забиты, продажи растут, бухгалтер показывает нормальную рентабельность. А свободных денег нет никогда, и каждая крупная закупка — это переговоры об отсрочке.

Причина почти всегда одна. В товарном бизнесе прибыль и деньги — это две разные вещи, которые живут в разных местах. Прибыль в отчёте, деньги на полках. И пока позиция не стала строкой со своей собственной скоростью, вы не видите, в какой именно позиции они застряли.

В этой статье раскладываем магазин запчастей на две единицы: позицию и её оборачиваемость запаса. И показываем, почему 45% запаса дают 5% маржи.

Путь основателя: от гаража до склада на четыре тысячи позиций

Руслан начинал с гаража и двух полок: возил фильтры и колодки под конкретные заказы. Считал просто — купил за столько, продал за столько, разница моя.

За три года открыл магазин, за шесть — добавил склад и нанял кладовщика. Ассортимент вырос с двухсот позиций до четырёх тысяч двухсот.

Именно тогда исчезла ясность. Выручка выросла в десять раз, прибыль в отчёте выглядела прилично. А ощущение денег исчезло навсегда.

«В гараже я знал каждую коробку в лицо. Теперь я знаю, что у меня четыре тысячи двести позиций, и не знаю ни одной из них».

Почему «склад на четыре миллиона» ничего не говорит о деньгах

Запас в отчёте — это актив. На бумаге он равен деньгам: три миллиона восемьсот, записанные в строке «товары».

Но товар — это не деньги, а обещание денег. И обещания эти очень разные: одна коробка оборачивается двенадцать раз в год, другая лежит третий сезон и не продастся никогда.

Что видит владелец в отчёте

Выручка 1 950 000 ₴ в месяц, себестоимость проданного 1 365 000 ₴, валовая маржа 585 000 ₴ — это 30%. Операционные расходы 491 000 ₴. Прибыль 94 000 ₴, рентабельность 4,8%.

Нормальные цифры для розницы запчастей. Проблема в том, что ни одна из них не отвечает на вопрос, почему на счёте пусто.

Жизнь до того, как позиция стала строкой

Состояние, в котором Руслан прожил почти четыре года, узнает любой магазин, выросший из десятка позиций.

• Запас видели одной суммой. «Товара на три восемьсот» — и никакой разбивки по скорости движения.
• Маржу считали на позиции, а не на вложенной гривне. Деталь с маржой 40%, которая лежит два года, выглядела лучше детали с маржой 22%, которая оборачивается каждый месяц.
• Дефицит не фиксировали. Клиент ушёл без покупки — и это нигде не отразилось.
• Закупку делали «чтобы было». Ориентир — свободное место на полке и скидка за объём, а не скорость продажи.
• У неликвида не было даты. Никто не знал, сколько конкретная коробка уже лежит.
• Сезонность воспринимали как погоду. Зимой хуже — и это всё объяснение, которое было.

Ни одна из этих проблем не была торговой. Все шесть были учётными — и именно поэтому их не видел ни продавец, ни бухгалтер.

Главная единица: не маржа, а оборачиваемость

Первое, что сделал Руслан, — посчитал, сколько раз в год оборачивается его запас.

Как посчитать оборачиваемость запаса и что она значит

Возьмите себестоимость проданного за год и поделите на средний запас. У Руслана это 16 380 000 ₴ на 3 800 000 ₴ — выходит 4,3 оборота в год.

Переведите в дни: 365 поделить на 4,3 — и получите, что средняя деталь лежит на полке 85 дней прежде чем продаться.

Оборачиваемость важнее маржи, потому что она показывает, сколько раз одна и та же гривна успевает сработать за год. Деталь с маржой 22% и двенадцатью оборотами приносит за год больше, чем деталь с маржой 40% и одним оборотом.

Четыре группы товара, и они совершенно разные

Когда Руслан разнёс все 4 200 позиций по скорости движения, картина стала наглядной.

Группа	Позиций	Запас	Оборотов в год	Доля годовой маржи
A — ходовой товар	620	980 000 ₴ (26%)	11,8	71%
B — средние	1 340	1 120 000 ₴ (29%)	3,5	24%
C — медленные	1 480	980 000 ₴ (26%)	0,85	5%
D — неликвид	760	720 000 ₴ (19%)	0,09	0,4%

Почему группа A держит весь магазин

Шестьсот двадцать позиций — это меньше седьмой части ассортимента. На них приходится четверть запаса и почти три четверти всей маржи.

Причина не в наценке: она там даже ниже, потому что на ходовое всегда есть конкуренция. Причина в том, что та же самая гривна, вложенная в группу A, срабатывает почти двенадцать раз в год, а в группе D — раз в одиннадцать лет.

Сорок пять процентов запаса дают пять процентов маржи

Сложите группы C и D. Это 2 240 позиций, 1 700 000 ₴ запаса — и 5,4% годовой маржи.

То есть почти половина денег магазина лежит в товаре, который почти ничего не приносит. Для сравнения: годовая прибыль магазина — 1 128 000 ₴.

В неликвиде застряло полторы годовые прибыли. Не на счёте, не в обороте — на полках.

«Я всегда гордился складом: у меня есть всё. Оказалось, я гордился тем, что у меня полтора миллиона просто лежит и дорожает только в моей голове».

Сколько стоит держать неликвид

Замороженные деньги — это только первая часть цены. Неликвид стоит ещё и отдельно, каждый месяц.

Три статьи, из которых складывается содержание

• Место на складе. Группа D занимает 19% площади. При аренде склада 38 000 ₴ это 7 220 ₴ ежемесячно за хранение того, что не продаётся.
• Списание просроченного. Резина, тормозная жидкость, аккумуляторы, сальники — у всего есть срок. За год Руслан списал 164 000 ₴.
• Учёт и инвентаризация. Неликвид считают наравне с ходовым: около шести часов в месяц, то есть 2 520 ₴.

Вместе содержание неликвида обходится в 280 880 ₴ в год. А приносит группа D 28 000 ₴ маржи.

То есть неликвид стоит магазину вдесятеро больше, чем приносит. И это без учёта того, что в нём заморожено 720 000 ₴.

Дефицит: парадокс переполненного склада

Самое неприятное начинается с другой стороны. Клиент приехал за колодками — ходовая позиция, группа A — а их нет. Он уехал к конкуренту и скорее всего больше не вернётся.

Почему клиент не возвращается

У Руслана таких отказов 118 в месяц. Средний чек 1 340 ₴, маржа с него 402 ₴. Выходит 47 436 ₴ потерянной маржи ежемесячно, или 569 232 ₴ в год.

Это половина годовой прибыли магазина, и она теряется при складе, забитом под потолок. Парадокс только кажется парадоксом: деньги вложены не в то, что просят, а в то, что когда-то казалось выгодным.

«Больше всего меня поразило, что я теряю деньги не на том, что купил лишнее, а на том, чего не купил. Склад забит — а человек ушёл, потому что колодок нет».

Скидка поставщика, которая стоит дороже себя

И последняя статья — та, что выглядит как экономия.

Поставщик даёт минус восемь процентов при заказе от 200 000 ₴. Руслан берёт. Но ходового товара из этой суммы набирается только на 70 000 ₴ — остальное приходится добирать тем, что «тоже когда-нибудь пригодится».

Что видится	Что выходит
Скидка 8% от 200 000 ₴	экономия 16 000 ₴
Ходового в заказе	на 70 000 ₴
Добрано «чтобы вышла сумма»	на 130 000 ₴
Сколько это лежит	14 месяцев
Стоимость замороженных денег	30 333 ₴
Результат закупки	−14 333 ₴

Как считать выгоду от объёма

Правило простое: скидка выгодна ровно до тех пор, пока товар, которым вы добираете сумму, оборачивается быстрее, чем стоят вам эти деньги.

В примере выше 130 000 ₴ лежат четырнадцать месяцев. Даже по скромной ставке в двадцать процентов годовых это 30 333 ₴ — почти вдвое больше полученной скидки.

Таких закупок Руслан делал девять в год. Вместе они стоили ему 129 000 ₴, хотя в каждой отдельной он был уверен, что сэкономил.

«Меня поставщик годами хвалил за объёмы. Я и сам думал, что умею торговаться. А на самом деле я девять раз в год покупал себе неликвид со скидкой».

Сколько на самом деле заработал магазин

Сложим год. Прибыль по отчёту — 1 128 000 ₴.

Скрытая статья	Сумма за год
Содержание неликвида	280 880 ₴
Потерянные продажи из-за дефицита ходового	569 232 ₴
Убыток от «выгодных» закупок за объём	129 000 ₴
Вместе	979 112 ₴
Для сравнения: прибыль по отчёту	1 128 000 ₴

Три статьи, ни одной из которых нет ни в одном отчёте, съедают 87% годовой прибыли. И все три — следствие одного: никто не смотрит на оборачиваемость отдельной позиции.

Почему неликвид не списывают

Самая частая причина не финансовая, а психологическая. Списать значит признать, что деньги уже потрачены зря. Пока коробка лежит на полке, кажется, что она ещё «стоит».

На самом деле она не стоит ничего с того момента, как перестала продаваться. Её балансовая стоимость — это не цена, а воспоминание о цене.

Вторая причина — страх дефицита. «А вдруг кто-то спросит». Но группа D оборачивается раз в одиннадцать лет: шанс, что спросят именно эту деталь именно в этом месяце, меньше стоимости её хранения.

Сезонность: весна, осень и то, что остаётся между ними

Запчасти сезонные. Весна — подвеска и тормоза после зимы. Осень — резина, аккумуляторы, оптика. Лето и середина зимы — провалы.

Почему сезонный товар становится неликвидом

Потому что закупается с запасом «чтобы хватило», а продаётся только в своё окно. То, что не ушло за сезон, ложится на одиннадцать месяцев — и к следующему сезону половина позиций уже не актуальна: сменились модели, вышли новые аналоги, что-то просто потеряло товарный вид.

Именно сезонные остатки составляют основу группы D почти в любом магазине запчастей. И именно они чаще всего попадают в «добор суммы» под скидку поставщика — потому что кажутся безопасной ставкой.

Что делать с тем, что уже лежит

С неликвидом, который уже на складе, работает только одно правило: деньги важнее гордости. Любая цена, возвращающая гривну в оборот, лучше полки.

Руслан сделал три шага. Позиции из группы D выставил со скидкой 40–60% на площадки объявлений. То, что не ушло за два месяца, отдал оптом разборкам и мелким СТО по цене металла. Остальное списал и освободил полки.

Вернулось 384 000 ₴ из 720 000 ₴ — то есть чуть больше половины. Остальное было потеряно ещё в момент закупки, просто никто об этом не знал.

«Отдавать товар за треть цены было самым тяжёлым решением за все годы. Но через месяц я впервые заплатил поставщику без отсрочки».

Что изменилось, когда позиция стала строкой

Дальше Руслан сделал три вещи. Каждая позиция получила дату последней продажи и количество оборотов за двенадцать месяцев. Отказы из-за отсутствия начали фиксироваться в кассовой программе одним нажатием. А закупку за объём запретили, если ходового в заказе меньше двух третей.

За два квартала стало видно вот что:

• Освобождённые деньги пошли в группу A. 384 000 ₴ от распродажи неликвида вложили в ходовые позиции, которые оборачиваются почти двенадцать раз в год.
• Дефицит упал вдвое. Фиксация отказов показала двадцать три позиции, которых системно не хватало. Потери от дефицита сократились с 47 436 ₴ до 23 000 ₴ в месяц.
• Закупки за объём прекратились сами. Когда менеджер увидел расчёт на экране, условие поставщика перестало выглядеть выгодным без всякого запрета.

Ни одно из этих решений не потребовало нового помещения или новых поставщиков. Они потребовали увидеть позицию как строку — и увидеть, сколько раз в год она оборачивается.

Вывод для предпринимателей. В товарном бизнесе прибыль и деньги лежат в разных местах: прибыль в отчёте, деньги на полках. Поэтому главное число здесь не маржа на позиции, а количество оборотов вложенной гривны. Позиция с вдвое меньшей наценкой и вдесятеро более быстрым оборотом зарабатывает вам больше — и при этом не забирает оборотные средства.

Советы напоследок

• Посчитайте оборачиваемость запаса. Себестоимость проданного за год поделите на средний запас. Переведите в дни — это самый честный ответ на вопрос, где ваши деньги.
• Разнесите ассортимент на группы по скорости, а не по марже. Обычно выясняется, что четверть запаса даёт три четверти результата.
• Ведите дату последней продажи по каждой позиции. Без неё неликвид невидим: коробка на полке выглядит одинаково и на вторую неделю, и на третий год.
• Фиксируйте отказы из-за отсутствия. Одно нажатие на кассе за квартал покажет, каких позиций вам системно не хватает.
• Проверяйте скидку за объём на оборачиваемость. Если товар, которым вы добираете сумму, пролежит год, скидка почти всегда дешевле стоимости замороженных денег.
• Списывайте быстро. Любая цена, возвращающая гривну в оборот, лучше полки. Балансовая стоимость неликвида — это воспоминание о цене, а не цена.
• Закладывайте сезонные остатки заранее. То, что не ушло за сезон, ложится на одиннадцать месяцев и к следующему окну часто уже не актуально.

Деньги не исчезают — вы их просто не видите

Торговля запчастями выглядит как бизнес, в котором всё решают ассортимент и цена закупки. На самом деле ассортимент — это билет на вход, а деньги решает одно: сколько раз в год оборачивается каждая вложенная гривна.

Ни один из этих расходов не исчезает сам. Но как только позиция становится строкой с датой последней продажи и количеством оборотов, видно, что вас кормит, что просто занимает место — и что с этим можно сделать уже на следующей неделе.

Как увидеть это в своём магазине

Всё, что описано выше, держится на одной таблице: каждая позиция — строка с датой последней продажи и количеством оборотов за год. Большинство владельцев ведёт склад в Excel и смотрит только на общую сумму запаса. Когда те же данные собираются автоматически, видно и что вас кормит, и где застряли деньги — именно для этого владельцы малого и среднего бизнеса используют Finmap: чтобы видеть финансовую картину, а не догадываться о ней.

Читайте также

• Геодезия: результат дела и сто тридцать пять дней ожидания
• Фитнес-клуб: почему деньги на счету — это долг, а не прибыль

Основа темы: Управленческий учёт: что это и зачем владельцу