Készletforgás: miért van nyereség, de nincs pénz

„Hárommillió-nyolcszázezres készlet, majdnem kétmillió árbevétel havonta, a kimutatásban ott van a nyereség. De amikor megjön a szállítói számla, megyek fizetési haladékot kérni” — így kezdte a beszélgetést Ruszlan, egy megyeszékhelyi autóalkatrész-üzlet tulajdonosa.

Ismerős a kép? A polcok tele, az eladások nőnek, a könyvelő normális jövedelmezőséget mutat. Szabad pénz viszont soha nincs, és minden nagyobb beszerzés haladékról szóló tárgyalás.

Az ok szinte mindig ugyanaz. A kereskedésben a nyereség és a pénz két különböző dolog, amelyek két különböző helyen laknak. A nyereség a kimutatásban, a pénz a polcokon. És amíg egy tétel nem lesz saját sebességgel bíró sor, nem látod, pontosan melyik tételben ragadt meg.

Ebben a cikkben két egységre szedjük szét az alkatrészüzletet: a tételre és annak készletforgására. És megmutatjuk, miért ad a készlet 45%-a a marzs 5%-át.

Az alapító útja: a garázstól a négyezer tételes készletig

Ruszlan egy garázzsal és két polccal kezdte: szűrőket és fékbetéteket hozott konkrét megrendelésekre. Egyszerűen számolt — ennyiért vettem, ennyiért adtam, a különbség az enyém.

Három év alatt üzletet nyitott, hat év alatt raktárt is csatolt hozzá, és felvett egy raktárost. A választék kétszáz tételről négyezer-kétszázra nőtt.

Pontosan akkor szűnt meg a tisztánlátás. Az árbevétel tízszeresére nőtt, a kimutatásban a nyereség tisztességesen festett. A pénz érzése viszont örökre eltűnt.

„A garázsban minden dobozt személyesen ismertem. Most tudom, hogy négyezer-kétszáz tételem van, és egyiket sem ismerem.”

Miért nem mond semmit a pénzről a „négymilliós készlet”

A kimutatásban a készlet eszköz. Papíron egyenlő a pénzzel: hárommillió-nyolcszázezer, beírva az „áruk” sorba.

Csak az áru nem pénz, hanem a pénz ígérete. És ezek az ígéretek nagyon különbözőek: az egyik doboz évente tizenkétszer forog, a másik a harmadik szezonját fekszi, és soha nem fog elkelni.

Mit lát a tulajdonos a kimutatásban

Árbevétel 1 950 000 ₴ havonta, az eladott áruk beszerzési értéke 1 365 000 ₴, bruttó marzs 585 000 ₴ — ez 30%. Működési költségek 491 000 ₴. Nyereség 94 000 ₴, jövedelmezőség 4,8%.

Normális számok egy alkatrész-kiskereskedésben. A gond az, hogy egyikük sem válaszol arra a kérdésre, miért üres a bankszámla.

Az élet azelőtt, hogy a tétel sorrá vált volna

Azt az állapotot, amelyben Ruszlan csaknem négy évet élt, felismeri minden üzlet, amely egy tucat tételből nőtt ki.

• A készletet egyetlen összegként látták. „Áru hárommillió-nyolcszázért” — és semmilyen bontás a mozgás sebessége szerint.
• A marzsot tételre számolták, nem a befektetett hrivnyára. Egy 40%-os marzsú alkatrész, amely két éve fekszik, jobban festett, mint egy 22%-os marzsú, amely havonta megfordul.
• A készlethiányt nem rögzítették. A vevő vásárlás nélkül elment — és ez sehol nem jelent meg.
• A beszerzés „hogy legyen” alapon ment. Az iránytű a polcon lévő szabad hely és a mennyiségi kedvezmény volt, nem az eladási sebesség.
• A holt készletnek nem volt dátuma. Senki nem tudta, egy adott doboz mióta fekszik.
• A szezonalitást időjárásként élték meg. Télen gyengébb — és ennyi volt az egész magyarázat.

Ezek közül egyik gond sem kereskedelmi volt. Mind a hat nyilvántartási gond volt — és pont ezért nem látta sem az eladó, sem a könyvelő.

A fő egység: nem a marzs, hanem a készletforgás

Az első dolog, amit Ruszlan megtett: kiszámolta, évente hányszor forog meg a készlete.

Hogyan számold ki a készletforgást, és mit jelent

Vedd az eladott áruk éves beszerzési értékét, és oszd el az átlagos készlettel. Ruszlannál ez 16 380 000 ₴ a 3 800 000 ₴-hoz — ebből 4,3 forgás jön ki évente.

Váltsd át napokra: 365 osztva 4,3-mal — és kijön, hogy az átlagos alkatrész 85 napot fekszik a polcon, mielőtt elkel.

A készletforgás fontosabb a marzsnál, mert megmutatja, hányszor tud egy és ugyanaz a hrivnya egy év alatt dolgozni. Egy 22%-os marzsú, tizenkét forgású alkatrész többet hoz egy év alatt, mint egy 40%-os marzsú, egyetlen forgással.

Négy árucsoport, és egyáltalán nem egyformák

Amikor Ruszlan mind a 4 200 tételt szétszortírozta a mozgás sebessége szerint, a kép szemléletessé vált.

Csoport	Tételek	Készlet	Forgás évente	Részesedés az éves marzsból
A — gyorsan forgó tételek	620	980 000 ₴ (26%)	11,8	71%
B — közepesek	1 340	1 120 000 ₴ (29%)	3,5	24%
C — lassúak	1 480	980 000 ₴ (26%)	0,85	5%
D — holt készlet	760	720 000 ₴ (19%)	0,09	0,4%

Miért az A csoport tartja az egész üzletet

Hatszázhúsz tétel kevesebb, mint a választék hetede. Rájuk esik a készlet negyede és az egész marzs csaknem háromnegyede.

Az ok nem az árrés: ott még alacsonyabb is, mert a gyorsan forgó tételeken mindig van verseny. Az ok az, hogy ugyanaz a hrivnya az A csoportba fektetve évente csaknem tizenkétszer dolgozik meg, a D csoportban pedig tizenegy évente egyszer.

A készlet negyvenöt százaléka a marzs öt százalékát adja

Add össze a C és a D csoportot. Ez 2 240 tétel, 1 700 000 ₴ készlet — és az éves marzs 5,4%-a.

Vagyis az üzlet pénzének csaknem a fele olyan áruban fekszik, amely szinte semmit nem hoz. Összehasonlításképp: az üzlet éves nyeresége 1 128 000 ₴.

A holt készletben másfél évi nyereség ragadt meg. Nem a számlán, nem a forgásban — a polcokon.

„Mindig büszke voltam a raktárra: nálam minden van. Kiderült, arra voltam büszke, hogy másfél millióm egyszerűen csak fekszik, és csak a fejemben drágul.”

Mennyibe kerül a holt készlet tartása

A befagyott pénz csak az ár első része. A holt készlet külön is kerül valamibe, minden hónapban.

Három tétel, amiből a tartás összeáll

• Hely a raktárban. A D csoport a terület 19%-át foglalja. 38 000 ₴ raktárbérlet mellett ez havi 7 220 ₴ azért, hogy tároljuk azt, ami nem kel el.
• A lejárt áru leírása. Gumi, fékfolyadék, akkumulátorok, szimeringek — mindennek van határideje. Ruszlan egy év alatt 164 000 ₴-t írt le.
• Nyilvántartás és leltár. A holt készletet ugyanúgy számolják, mint a gyorsan forgót: körülbelül hat óra havonta, azaz 2 520 ₴.

Összesen a holt készlet tartása 280 880 ₴-ba kerül évente. A D csoport pedig 28 000 ₴ marzsot hoz.

Vagyis a holt készlet tízszer többe kerül az üzletnek, mint amennyit hoz. És ez anélkül, hogy beszámítanánk: 720 000 ₴ van benne befagyva.

Készlethiány: a telezsúfolt raktár paradoxona

A legkellemetlenebb a másik oldalon kezdődik. A vevő fékbetétért jött — gyorsan forgó tétel, A csoport — és nincs. Elment a konkurenciához, és a legnagyobb valószínűséggel soha nem jön vissza.

Miért nem jön vissza a vevő

Ruszlannál havonta 118 ilyen elutasítás van. Átlagos kosárérték 1 340 ₴, a marzs belőle 402 ₴. Ez havi 47 436 ₴ elvesztett marzs, vagyis 569 232 ₴ egy évben.

Ez az üzlet éves nyereségének a fele, és egy plafonig tele raktár mellett veszik el. A paradoxon csak paradoxonnak látszik: a pénz nem abba van fektetve, amit kérnek, hanem abba, ami valamikor előnyösnek tűnt.

„A legjobban az ütött meg, hogy nem azon veszítek pénzt, amit feleslegesen megvettem, hanem azon, amit nem vettem meg. A raktár tele — és az ember elment, mert fékbetét nem volt.”

A szállítói kedvezmény, ami többe kerül, mint amennyit ér

És az utolsó tétel — az, amelyik megtakarításnak látszik.

A szállító mínusz nyolc százalékot ad 200 000 ₴-tól induló megrendelésre. Ruszlan elfogadja. Csak hogy gyorsan forgó áruból ebből az összegből mindössze 70 000 ₴-ra jön össze — a többit olyannal kell kiegészíteni, ami „valamikor szintén kelleni fog”.

Ami látszik	Ami kijön
8% kedvezmény 200 000 ₴-ból	16 000 ₴ megtakarítás
Gyorsan forgó a megrendelésben	70 000 ₴ értékben
„Hogy kijöjjön az összeg” kiegészítve	130 000 ₴ értékben
Mennyit fekszik ez	14 hónap
A befagyott pénz költsége	30 333 ₴
A beszerzés eredménye	−14 333 ₴

Hogyan számold a mennyiségi előnyt

A szabály egyszerű: a kedvezmény pontosan addig előnyös, ameddig az áru, amivel az összeget kiegészíted, gyorsabban forog, mint amennyibe ez a pénz kerül neked.

A fenti példában 130 000 ₴ tizennégy hónapot fekszik. Még egy szerény, évi húsz százalékos kamatlábbal is ez 30 333 ₴ — csaknem kétszer annyi, mint a kapott kedvezmény.

Ilyen beszerzésből Ruszlan évente kilencet csinált. Együtt 129 000 ₴-ba kerültek neki, pedig mindegyiknél külön-külön biztos volt benne, hogy megtakarított.

„A szállító évekig dicsért a mennyiségekért. Én magam is azt hittem, tudok tárgyalni. Valójában évente kilencszer kedvezménnyel vásároltam magamnak holt készletet.”

Mennyit keresett valójában az üzlet

Adjuk össze az évet. A kimutatás szerinti nyereség 1 128 000 ₴.

Rejtett tétel	Éves összeg
A holt készlet tartása	280 880 ₴
Elvesztett eladások a gyorsan forgó tételek készlethiánya miatt	569 232 ₴
Veszteség az „előnyös” mennyiségi beszerzéseken	129 000 ₴
Összesen	979 112 ₴
Összehasonlításképp: a kimutatás szerinti nyereség	1 128 000 ₴

Három tétel, amelyek közül egy sem szerepel egyetlen kimutatásban sem, megeszi az éves nyereség 87%-át. És mindhárom egyetlen dolog következménye: senki nem nézi az egyes tétel készletforgását.

Miért nem írják le a holt készletet

A leggyakoribb ok nem pénzügyi, hanem lelki. Leírni azt jelenti: beismerni, hogy a pénzt már hiába költötték el. Amíg a doboz a polcon fekszik, úgy tűnik, még „ér valamit”.

Valójában attól a pillanattól nem ér semmit, amikor megszűnt elkelni. A könyv szerinti értéke nem ár, hanem egy ár emléke.

A második ok a készlethiánytól való félelem. „Hátha kérdezi valaki.” A D csoport viszont tizenegy évente egyszer forog: az esély, hogy éppen ezt az alkatrészt éppen ebben a hónapban kérdezik, kisebb, mint a tárolásának költsége.

Szezonalitás: tavasz, ősz és ami közöttük marad

Az alkatrész szezonális. Tavasz — futómű és fék a tél után. Ősz — gumi, akkumulátor, lámpatestek. A nyár és a tél közepe gödör.

Miért lesz a szezonális áruból holt készlet

Mert „hogy elég legyen” tartalékkal szerzik be, de csak a saját ablakában kel el. Ami nem ment el a szezonban, tizenegy hónapra lefekszik — és a következő szezonra a tételek fele már nem aktuális: változtak a modellek, új megfelelők jöttek ki, valami egyszerűen elvesztette az eladható külsejét.

Épp a szezonális maradékok adják a D csoport alapját szinte minden alkatrészüzletben. És épp ezek kerülnek a leggyakrabban a szállítói kedvezményhez tartozó „összegkiegészítésbe” — mert biztos fogadásnak tűnnek.

Mit tegyünk azzal, ami már fekszik

Azzal a holt készlettel, ami már a raktárban van, egyetlen szabály működik: a pénz fontosabb a büszkeségnél. Bármilyen ár, amely visszaforgatja a hrivnyát, jobb a polcnál.

Ruszlan három lépést tett. A D csoport tételeit 40–60% kedvezménnyel kitette az apróhirdetési oldalakra. Amit két hónap alatt nem vittek el, nagyban átadta bontóknak és kis szervizeknek vasáron. A maradékot leírta, és felszabadította a polcokat.

A 720 000 ₴-ból 384 000 ₴ jött vissza — vagyis kicsit több, mint a fele. A többi már a beszerzés pillanatában elveszett, csak erről senki nem tudott.

„Harmadáron odaadni az árut volt a legnehezebb döntés az összes év alatt. De egy hónappal később először fizettem a szállítónak haladék nélkül.”

Mi változott, amikor a tétel sorrá vált

Ezután Ruszlan három dolgot tett. Minden tétel megkapta az utolsó eladás dátumát és a tizenkét hónapra vetített forgásszámát. A hiány miatti elutasításokat egyetlen nyomással kezdték rögzíteni a pénztárprogramban. A mennyiségi beszerzést pedig megtiltották, ha a megrendelésben a gyorsan forgó áru kétharmad alatt van.

Két negyedév alatt a következő látszott:

• A felszabadult pénz az A csoportba ment. A holt készlet kiárusításából származó 384 000 ₴-t gyorsan forgó tételekbe fektették, amelyek évente csaknem tizenkétszer forognak.
• A készlethiány felére esett. Az elutasítások rögzítése huszonhárom olyan tételt mutatott meg, amely rendszeresen hiányzott. A készlethiányból származó veszteség havi 47 436 ₴-ról 23 000 ₴-ra csökkent.
• A mennyiségi beszerzések maguktól elmaradtak. Amikor a beszerző a képernyőn meglátta a számítást, a szállító feltétele minden tilalom nélkül megszűnt előnyösnek látszani.

Ezek közül egyik döntés sem kívánt új helyiséget vagy új szállítókat. Azt kívánták, hogy a tételt sorként lássuk — és lássuk, évente hányszor forog meg.

Következtetés vállalkozóknak. A kereskedésben a nyereség és a pénz más helyen van: a nyereség a kimutatásban, a pénz a polcokon. Ezért a fő szám itt nem a tételen lévő marzs, hanem a befektetett hrivnya forgásainak száma. A feleannyi árréssel és tízszer gyorsabb forgással dolgozó tétel többet hoz neked — és közben nem viszi el a forgótőkét.

Tanácsok a végére

• Számold ki a készletforgást. Az eladott áruk éves beszerzési értékét oszd el az átlagos készlettel. Váltsd át napokra — ez a legőszintébb válasz arra, hol van a pénzed.
• Szortírozd a választékot csoportokba sebesség szerint, ne marzs szerint. Általában kiderül, hogy a készlet negyede adja az eredmény háromnegyedét.
• Vezesd az utolsó eladás dátumát minden tételnél. Nélküle a holt készlet láthatatlan: a polcon a doboz ugyanúgy néz ki a második héten és a harmadik évben is.
• Rögzítsd a hiány miatti elutasításokat. Egyetlen nyomás a pénztárnál egy negyedév alatt megmutatja, mely tételek hiányoznak rendszeresen.
• Ellenőrizd a mennyiségi kedvezményt a forgáson. Ha az áru, amivel az összeget kiegészíted, egy évet fog fekve maradni, a kedvezmény szinte mindig kevesebb, mint a befagyott pénz költsége.
• Írj le gyorsan. Bármilyen ár, amely visszaforgatja a hrivnyát, jobb a polcnál. A holt készlet könyv szerinti értéke egy ár emléke, nem ár.
• Számolj a szezonális maradékkal előre. Ami nem ment el a szezonban, tizenegy hónapra lefekszik, és a következő ablakra gyakran már nem aktuális.

A pénz nem tűnik el — csak nem látod

Az alkatrész-kereskedés olyan üzletnek látszik, amelyben mindent a választék és a beszerzési ár dönt el. Valójában a választék a belépő, a pénzt pedig egyetlen dolog dönti el: évente hányszor forog meg minden befektetett hrivnya.

Ezek közül egyik költség sem múlik el magától. De amint a tétel sorrá válik az utolsó eladás dátumával és a forgások számával, látszik, mi tart el, mi csak helyet foglal — és mit lehet ezzel már a következő héten tenni.

Hogyan lássa ezt a saját boltjában

Minden, amit fentebb leírtunk, egyetlen táblázaton nyugszik: minden tétel egy sor az utolsó eladás dátumával és a tizenkét havi forgások számával. A tulajdonosok többsége Excelben vezeti a készletet, és csak az összértéket nézi. Amikor ugyanezek az adatok automatikusan gyűlnek, látszik, mi tartja el, és hol ragadt meg a pénz — pontosan ezért használják a kis- és középvállalkozók a Finmap-et: hogy lássák a pénzügyi képet, ne pedig találgassanak.

Olvassa el azt is

• Földmérés: egy ügy eredménye és 135 nap várakozás
• Fitneszklub: miért adósság a számlán lévő pénz, és nem nyereség

A téma alapja: A vezetői számvitel elmagyarázva: mi ez, és miért van rá szüksége a tulajdonosnak