Оборотність запасу: чому прибуток є, а грошей немає

«Склад на три мільйони вісімсот, виручка майже два мільйони на місяць, прибуток у звіті є. А коли приходить рахунок від постачальника, я йду просити відстрочку» — так почав розмову Руслан, власник магазину автозапчастин в обласному центрі.

Знайома картина? Полиці заповнені, продажі ростуть, бухгалтер показує нормальну рентабельність. А вільних грошей немає ніколи, і кожна велика закупівля — це переговори про відстрочку.

Причина майже завжди одна. У товарному бізнесі прибуток і гроші — це дві різні речі, які живуть у різних місцях. Прибуток у звіті, гроші на полицях. І поки позиція не стала рядком із власною швидкістю, ви не бачите, у якій саме позиції вони застрягли.

У цій статті розкладаємо магазин запчастин на дві одиниці: позицію і її оборотність. І показуємо, чому 45% запасу дають 5% маржі.

Шлях засновника: від гаража до складу на чотири тисячі позицій

Руслан починав із гаража й двох полиць: возив фільтри й колодки під конкретні замовлення. Рахував просто — купив за стільки, продав за стільки, різниця моя.

За три роки відкрив магазин, за шість — додав склад і найняв комірника. Асортимент виріс із двохсот позицій до чотирьох тисяч двохсот.

Саме тоді зникла ясність. Виручка зросла в десять разів, прибуток у звіті виглядав пристойно. А відчуття грошей зникло назавжди.

«У гаражі я знав кожну коробку в обличчя. Тепер я знаю, що в мене чотири тисячі двісті позицій, і не знаю жодної з них».

Чому «склад на чотири мільйони» нічого не каже про гроші

Запас у звіті — це актив. На папері він дорівнює грошам: три мільйони вісімсот, записані в рядку «товари».

Але товар — це не гроші, а обіцянка грошей. І обіцянки ці дуже різні: одна коробка обертається дванадцять разів на рік, інша лежить третій сезон і не продасться ніколи.

Що бачить власник у звіті

Виручка 1 950 000 ₴ на місяць, собівартість проданого 1 365 000 ₴, валова маржа 585 000 ₴ — це 30%. Операційні витрати 491 000 ₴. Прибуток 94 000 ₴, рентабельність 4,8%.

Нормальні цифри для роздрібу запчастин. Проблема в тому, що жодна з них не відповідає на питання, чому на рахунку порожньо.

Життя до того, як позиція стала рядком

Стан, у якому Руслан прожив майже чотири роки, впізнає будь-який магазин, що виріс із десятка позицій.

• Запас бачили однією сумою. «Товару на три вісімсот» — і ніякої розбивки за швидкістю руху.
• Маржу рахували на позиції, а не на вкладеній гривні. Деталь із маржею 40%, що лежить два роки, виглядала краще за деталь із маржею 22%, що обертається щомісяця.
• Дефіцит не фіксували. Клієнт пішов без покупки — і це ніде не відобразилось.
• Закупівлю робили «щоб було». Орієнтир — вільне місце на полиці й знижка за обсяг, а не швидкість продажу.
• Неліквід не мав дати. Ніхто не знав, скільки конкретна коробка вже лежить.
• Сезонність сприймалася як погода. Взимку гірше — і це все пояснення, яке було.

Жодна з цих проблем не була торговою. Усі шість були обліковими — і саме тому їх не бачив ні продавець, ні бухгалтер.

Головна одиниця: не маржа, а оборотність

Перше, що зробив Руслан, — порахував, скільки разів на рік обертається його запас.

Як порахувати оборотність і що вона означає

Візьміть собівартість проданого за рік і поділіть на середній запас. У Руслана це 16 380 000 ₴ на 3 800 000 ₴ — виходить 4,3 обороту на рік.

Переведіть у дні: 365 поділити на 4,3 — і отримаєте, що середня деталь лежить на полиці 85 днів перш ніж продатися.

Оборотність важливіша за маржу, бо вона показує, скільки разів одна й та сама гривня встигає спрацювати за рік. Деталь із маржею 22% і дванадцятьма оборотами приносить за рік більше, ніж деталь із маржею 40% і одним оборотом.

Чотири групи товару, і вони зовсім різні

Коли Руслан розніс усі 4 200 позицій за швидкістю руху, картина стала наочною.

Група	Позицій	Запас	Оборотів на рік	Частка річної маржі
A — ходові	620	980 000 ₴ (26%)	11,8	71%
B — середні	1 340	1 120 000 ₴ (29%)	3,5	24%
C — повільні	1 480	980 000 ₴ (26%)	0,85	5%
D — неліквід	760	720 000 ₴ (19%)	0,09	0,4%

Чому група A тримає весь магазин

Шістсот двадцять позицій — це менше за сьому частину асортименту. На них припадає чверть запасу і майже три чверті всієї маржі.

Причина не в націнці: вона там навіть нижча, бо на ходове завжди є конкуренція. Причина в тому, що та сама гривня, вкладена в групу A, спрацьовує майже дванадцять разів на рік, а в групі D — раз на одинадцять років.

Сорок п'ять відсотків запасу дають п'ять відсотків маржі

Складіть групи C і D. Це 2 240 позицій, 1 700 000 ₴ запасу — і 5,4% річної маржі.

Тобто майже половина грошей магазину лежить у товарі, який майже нічого не приносить. Для порівняння: річний прибуток магазину — 1 128 000 ₴.

У неліквіді застрягло півтора річні прибутки. Не на рахунку, не в обороті — на полицях.

«Я завжди пишався складом: у мене є все. Виявилось, я пишався тим, що в мене півтора мільйона просто лежить і дорожчає тільки в моїй голові».

Скільки коштує тримати неліквід

Заморожені гроші — це лише перша частина ціни. Неліквід коштує ще й окремо, кожен місяць.

Три статті, з яких складається утримання

• Місце на складі. Група D займає 19% площі. При оренді складу 38 000 ₴ це 7 220 ₴ щомісяця за зберігання того, що не продається.
• Списання простроченого. Гума, гальмівна рідина, акумулятори, сальники — усе має строк. За рік Руслан списав 164 000 ₴.
• Облік та інвентаризація. Неліквід рахують нарівні з ходовим: близько шести годин на місяць, тобто 2 520 ₴.

Разом утримання неліквіду обходиться в 280 880 ₴ на рік. А приносить група D 28 000 ₴ маржі.

Тобто неліквід коштує магазину вдесятеро більше, ніж приносить. І це без урахування того, що в ньому заморожено 720 000 ₴.

Дефіцит: парадокс переповненого складу

Найнеприємніше починається з іншого боку. Клієнт приїхав по колодки — ходова позиція, група A — а їх немає. Він поїхав до конкурента й найімовірніше більше не повернеться.

Чому клієнт не повертається

У Руслана таких відмов 118 на місяць. Середній чек 1 340 ₴, маржа з нього 402 ₴. Виходить 47 436 ₴ втраченої маржі щомісяця, або 569 232 ₴ на рік.

Це половина річного прибутку магазину, і вона губиться при складі, забитому під стелю. Парадокс лише здається парадоксом: гроші вкладені не в те, чого просять, а в те, що колись здавалося вигідним.

«Найбільше мене вразило, що я втрачаю гроші не на тому, що купив зайве, а на тому, чого не купив. Склад забитий — а людина пішла, бо колодок немає».

Знижка постачальника, яка коштує дорожче за себе

І остання стаття — та, що виглядає як економія.

Постачальник дає мінус вісім відсотків при замовленні від 200 000 ₴. Руслан бере. Але ходового товару з цієї суми набирається лише на 70 000 ₴ — решту доводиться добирати тим, що «теж колись знадобиться».

Що бачиться	Що виходить
Знижка 8% від 200 000 ₴	економія 16 000 ₴
Ходового в замовленні	на 70 000 ₴
Добрано «щоб вийшла сума»	на 130 000 ₴
Скільки це лежить	14 місяців
Вартість заморожених грошей	30 333 ₴
Результат закупівлі	−14 333 ₴

Як рахувати вигоду від обсягу

Правило просте: знижка вигідна рівно доти, доки товар, яким ви добираєте суму, обертається швидше, ніж коштують вам ці гроші.

У прикладі вище 130 000 ₴ лежать чотирнадцять місяців. Навіть за скромною ставкою у двадцять відсотків річних це 30 333 ₴ — майже вдвічі більше за отриману знижку.

Таких закупівель Руслан робив дев'ять на рік. Разом вони коштували йому 129 000 ₴, хоча в кожній окремій він був упевнений, що зекономив.

«Мене постачальник роками хвалив за обсяги. Я й сам думав, що вмію торгуватися. А насправді я дев'ять разів на рік купував собі неліквід зі знижкою».

Скільки насправді заробив магазин

Складемо рік. Прибуток за звітом — 1 128 000 ₴.

Прихована стаття	Сума за рік
Утримання неліквіду	280 880 ₴
Втрачені продажі через дефіцит ходового	569 232 ₴
Збиток від «вигідних» закупівель за обсягом	129 000 ₴
Разом	979 112 ₴
Для порівняння: прибуток за звітом	1 128 000 ₴

Три статті, жодної з яких немає в жодному звіті, з'їдають 87% річного прибутку. І всі три — наслідок одного: ніхто не дивиться на оборотність окремої позиції.

Чому неліквід не списують

Найчастіша причина не фінансова, а психологічна. Списати означає визнати, що гроші вже витрачені даремно. Поки коробка лежить на полиці, здається, що вона ще «коштує».

Насправді вона не коштує нічого з того моменту, як перестала продаватися. Її балансова вартість — це не ціна, а спогад про ціну.

Друга причина — страх дефіциту. «А раптом хтось спитає». Але група D обертається раз на одинадцять років: шанс, що спитають саме цю деталь саме цього місяця, менший за вартість її зберігання.

Сезонність: весна, осінь і те, що лишається між ними

Запчастини сезонні. Весна — підвіска й гальма після зими. Осінь — гума, акумулятори, оптика. Літо й середина зими — провали.

Чому сезонний товар стає неліквідом

Бо закуповується з запасом «щоб вистачило», а продається лише в своє вікно. Те, що не пішло за сезон, лягає на одинадцять місяців — і до наступного сезону половина позицій уже не актуальна: змінилися моделі, вийшли нові аналоги, щось просто втратило товарний вигляд.

Саме сезонні залишки становлять основу групи D майже в будь-якому магазині запчастин. І саме вони найчастіше потрапляють у «добір суми» під знижку постачальника — бо здаються безпечною ставкою.

Що робити з тим, що вже лежить

З неліквідом, який уже на складі, працює лише одне правило: гроші важливіші за гордість. Будь-яка ціна, що повертає гривню в обіг, краща за полицю.

Руслан зробив три кроки. Позиції з групи D виставив зі знижкою 40–60% на майданчики оголошень. Те, що не пішло за два місяці, віддав гуртом розбіркам і дрібним СТО за ціною металу. Решту списав і звільнив полиці.

Повернулося 384 000 ₴ із 720 000 ₴ — тобто трохи більше за половину. Решта була втрачена ще в момент закупівлі, просто ніхто про це не знав.

«Віддавати товар за третину ціни було найважчим рішенням за всі роки. Але через місяць я вперше заплатив постачальнику без відстрочки».

Що змінилось, коли позиція стала рядком

Далі Руслан зробив три речі. Кожна позиція отримала дату останнього продажу й кількість оборотів за дванадцять місяців. Відмови через відсутність почали фіксуватися в касовій програмі одним натисканням. А закупівлю за обсягом заборонили, якщо ходового в замовленні менше за дві третини.

За два квартали стало видно таке:

• Звільнені гроші пішли в групу A. 384 000 ₴ від розпродажу неліквіду вклали в ходові позиції, які обертаються майже дванадцять разів на рік.
• Дефіцит упав удвічі. Фіксація відмов показала двадцять три позиції, яких системно бракувало. Втрати від дефіциту скоротилися з 47 436 ₴ до 23 000 ₴ на місяць.
• Закупівлі за обсягом припинилися самі. Коли менеджер побачив розрахунок на екрані, умова постачальника перестала виглядати вигідною без жодної заборони.

Жодне з цих рішень не вимагало нового приміщення чи нових постачальників. Вони вимагали побачити позицію як рядок — і побачити, скільки разів на рік вона обертається.

Висновок для підприємців. У товарному бізнесі прибуток і гроші лежать у різних місцях: прибуток у звіті, гроші на полицях. Тому головне число тут не маржа на позиції, а кількість оборотів вкладеної гривні. Позиція з удвічі меншою націнкою і вдесятеро швидшим обігом заробляє вам більше — і при цьому не забирає оборотні кошти.

Поради наостанок

• Порахуйте оборотність запасу. Собівартість проданого за рік поділіть на середній запас. Переведіть у дні — це найчесніша відповідь на питання, де ваші гроші.
• Рознесіть асортимент на групи за швидкістю, а не за маржею. Зазвичай виявляється, що чверть запасу дає три чверті результату.
• Ведіть дату останнього продажу по кожній позиції. Без неї неліквід невидимий: коробка на полиці виглядає однаково і на другий тиждень, і на третій рік.
• Фіксуйте відмови через відсутність. Одне натискання на касі за квартал покаже, яких позицій вам системно бракує.
• Перевіряйте знижку за обсягом на оборотність. Якщо товар, яким ви добираєте суму, лежатиме рік, знижка майже завжди дешевша за вартість заморожених грошей.
• Списуйте швидко. Будь-яка ціна, що повертає гривню в обіг, краща за полицю. Балансова вартість неліквіду — це спогад про ціну, а не ціна.
• Закладайте сезонні залишки заздалегідь. Те, що не пішло за сезон, лягає на одинадцять місяців і до наступного вікна часто вже не актуальне.

Гроші не зникають — ви їх просто не бачите

Торгівля запчастинами виглядає як бізнес, у якому все вирішують асортимент і ціна закупівлі. Насправді асортимент — це квиток на вхід, а гроші вирішує одне: скільки разів на рік обертається кожна вкладена гривня.

Жодна з цих витрат не зникає сама. Але щойно позиція стає рядком із датою останнього продажу й кількістю оборотів, видно, що вас годує, що просто займає місце — і що з цим можна зробити вже наступного тижня.

Як побачити це у своєму магазині

Усе, що описано вище, тримається на одній таблиці: кожна позиція — рядок із датою останнього продажу й кількістю оборотів за рік. Більшість власників веде склад в Excel і дивиться лише на загальну суму запасу. Коли ті самі дані збираються автоматично, видно і що вас годує, і де застрягли гроші — саме для цього власники малого й середнього бізнесу використовують Finmap: щоб бачити фінансову картинку, а не здогадуватися про неї.

Читайте також

• Геодезія: результат справи й сто тридцять п'ять днів очікування
• Фітнес-клуб: чому гроші на рахунку — це борг, а не прибуток

Основа теми: Управлінський облік: що це і навіщо власнику