Rotazione del magazzino: perché c'è utile ma non ci sono soldi

«Magazzino da tre milioni e ottocentomila, fatturato quasi due milioni al mese, nel bilancio l'utile c'è. Ma quando arriva la fattura del fornitore, vado a chiedere una dilazione» — così ha iniziato il discorso Ruslan, titolare di un negozio di ricambi auto in un capoluogo di provincia.

Vi suona familiare? Gli scaffali sono pieni, le vendite crescono, il contabile mostra una redditività normale. Ma soldi liberi non ce ne sono mai, e ogni acquisto importante diventa una trattativa sulla dilazione.

Il motivo è quasi sempre lo stesso. In un'attività di commercio l'utile e i soldi sono due cose diverse che vivono in posti diversi. L'utile sta nel bilancio, i soldi stanno sugli scaffali. E finché un articolo non diventa una riga con la sua velocità, non vedete in quale articolo esattamente si sono incagliati.

In questo articolo scomponiamo il negozio di ricambi in due unità: l'articolo e la sua rotazione del magazzino. E mostriamo perché il 45% delle scorte porta il 5% del margine.

La strada del fondatore: dal garage a un magazzino da quattromila articoli

Ruslan ha iniziato con un garage e due scaffali: portava filtri e pastiglie su ordinazione. Il conto era semplice — comprato a tanto, venduto a tanto, la differenza è mia.

In tre anni ha aperto il negozio, in sei ha aggiunto il magazzino e assunto un magazziniere. L'assortimento è passato da duecento articoli a quattromiladuecento.

È lì che è sparita la chiarezza. Il fatturato è cresciuto di dieci volte, l'utile nel bilancio sembrava decoroso. Ma la sensazione di avere soldi è sparita per sempre.

«In garage conoscevo ogni scatola di persona. Adesso so di avere quattromiladuecento articoli e non ne conosco nemmeno uno».

Perché «magazzino da quattro milioni» non dice niente sui soldi

Le scorte nel bilancio sono un attivo. Sulla carta valgono quanto i soldi: tre milioni e ottocentomila, scritti alla voce «merci».

Ma la merce non è denaro, è una promessa di denaro. E queste promesse sono molto diverse: una scatola ruota dodici volte l'anno, un'altra è lì dalla terza stagione e non si venderà mai.

Cosa vede il titolare nel bilancio

Fatturato 1 950 000 ₴ al mese, costo del venduto 1 365 000 ₴, margine lordo 585 000 ₴ — cioè il 30%. Costi operativi 491 000 ₴. Utile 94 000 ₴, redditività 4,8%.

Numeri normali per il dettaglio di ricambi. Il problema è che nessuno di essi risponde alla domanda perché il conto in banca è vuoto.

La vita prima che l'articolo diventasse una riga

Lo stato in cui Ruslan ha vissuto per quasi quattro anni lo riconosce qualsiasi negozio cresciuto da una decina di articoli.

• Le scorte si vedevano come una somma unica. «Merce per tre e ottocento» — e nessuna suddivisione per velocità di movimento.
• Il margine si contava sull'articolo, non sulla grivnia investita. Un pezzo con margine del 40% fermo da due anni sembrava meglio di un pezzo con margine del 22% che ruota ogni mese.
• Le rotture di stock non si registravano. Il cliente è andato via senza comprare — e questo non è finito da nessuna parte.
• Gli acquisti si facevano «per averlo». Il riferimento era lo spazio libero sullo scaffale e lo sconto quantità, non la velocità di vendita.
• Il magazzino morto non aveva una data. Nessuno sapeva da quanto tempo fosse lì una certa scatola.
• La stagionalità si percepiva come il tempo atmosferico. D'inverno va peggio — e questa era tutta la spiegazione disponibile.

Nessuno di questi problemi era commerciale. Tutti e sei erano problemi di contabilità gestionale — ed è esattamente per questo che non li vedeva né il venditore né il contabile.

L'unità principale: non il margine, ma la rotazione del magazzino

La prima cosa che ha fatto Ruslan è stata contare quante volte all'anno ruota il suo magazzino.

Come calcolare la rotazione e cosa significa

Prendete il costo del venduto dell'anno e dividetelo per le scorte medie. Per Ruslan fa 16 380 000 ₴ su 3 800 000 ₴ — vengono 4,3 rotazioni all'anno.

Convertite in giorni: 365 diviso 4,3 — e ottenete che il pezzo medio sta sullo scaffale 85 giorni prima di essere venduto.

La rotazione conta più del margine, perché mostra quante volte la stessa grivnia riesce a lavorare in un anno. Un pezzo con margine del 22% e dodici rotazioni porta in un anno più di un pezzo con margine del 40% e una sola rotazione.

Quattro gruppi di merce, e sono completamente diversi

Quando Ruslan ha smistato tutti i 4 200 articoli per velocità di movimento, il quadro è diventato evidente.

Gruppo	Articoli	Scorte	Rotazioni all'anno	Quota del margine annuo
A — articoli ad alta rotazione	620	980 000 ₴ (26%)	11,8	71%
B — medi	1 340	1 120 000 ₴ (29%)	3,5	24%
C — lenti	1 480	980 000 ₴ (26%)	0,85	5%
D — magazzino morto	760	720 000 ₴ (19%)	0,09	0,4%

Perché il gruppo A tiene in piedi tutto il negozio

Seicentoventi articoli sono meno di un settimo dell'assortimento. Su di loro ricade un quarto delle scorte e quasi tre quarti di tutto il margine.

Il motivo non è il ricarico: lì è persino più basso, perché sull'alta rotazione c'è sempre concorrenza. Il motivo è che la stessa grivnia investita nel gruppo A lavora quasi dodici volte all'anno, mentre nel gruppo D una volta ogni undici anni.

Il quarantacinque per cento delle scorte porta il cinque per cento del margine

Sommate i gruppi C e D. Sono 2 240 articoli, 1 700 000 ₴ di scorte — e il 5,4% del margine annuo.

Cioè quasi metà del denaro del negozio è ferma in merce che non porta quasi nulla. Per confronto: l'utile annuo del negozio è 1 128 000 ₴.

Nel magazzino morto sono incagliati un anno e mezzo di utili. Non sul conto, non in circolo — sugli scaffali.

«Sono sempre stato fiero del mio magazzino: ho tutto. Si è scoperto che ero fiero di avere un milione e mezzo che sta semplicemente lì e si apprezza solo nella mia testa».

Quanto costa tenere il magazzino morto

I soldi congelati sono solo la prima parte del prezzo. Il magazzino morto costa anche a parte, ogni mese.

Le tre voci da cui si compone il mantenimento

• Lo spazio in magazzino. Il gruppo D occupa il 19% della superficie. Con un affitto del magazzino di 38 000 ₴ sono 7 220 ₴ al mese per conservare ciò che non si vende.
• Le svalutazioni per scadenza. Gomme, liquido freni, batterie, paraoli — tutto ha una scadenza. In un anno Ruslan ha svalutato 164 000 ₴.
• Contabilità e inventario. Il magazzino morto si conta alla pari con l'alta rotazione: circa sei ore al mese, cioè 2 520 ₴.

In totale mantenere il magazzino morto costa 280 880 ₴ all'anno. E il gruppo D porta 28 000 ₴ di margine.

Cioè il magazzino morto costa al negozio dieci volte più di quanto porta. E questo senza contare che al suo interno sono congelati 720 000 ₴.

Rottura di stock: il paradosso del magazzino pieno

La parte più sgradevole arriva dall'altro lato. Il cliente è venuto per le pastiglie — articolo ad alta rotazione, gruppo A — e non ci sono. È andato dal concorrente e con ogni probabilità non tornerà più.

Perché il cliente non torna

Da Ruslan questi rifiuti sono 118 al mese. Scontrino medio 1 340 ₴, margine 402 ₴. Vengono 47 436 ₴ di margine perso ogni mese, ovvero 569 232 ₴ all'anno.

È metà dell'utile annuo del negozio, e si perde con un magazzino pieno fino al soffitto. Il paradosso sembra tale solo in apparenza: i soldi sono investiti non in quello che la gente chiede, ma in quello che un tempo sembrava conveniente.

«Quello che mi ha colpito di più è che perdo soldi non su quello che ho comprato in eccesso, ma su quello che non ho comprato. Il magazzino è pieno — e la persona è andata via, perché le pastiglie non c'erano».

Lo sconto del fornitore che costa più di quanto vale

E l'ultima voce — quella che sembra un risparmio.

Il fornitore dà meno otto per cento per ordini da 200 000 ₴. Ruslan accetta. Ma di merce ad alta rotazione in quella somma ne viene solo per 70 000 ₴ — il resto bisogna completarlo con roba che «prima o poi servirà anche quella».

Come sembra	Come finisce
Sconto 8% su 200 000 ₴	risparmio 16 000 ₴
Alta rotazione nell'ordine	per 70 000 ₴
Aggiunto «per arrivare alla somma»	per 130 000 ₴
Quanto resta fermo	14 mesi
Costo del denaro congelato	30 333 ₴
Risultato dell'acquisto	−14 333 ₴

Come calcolare il vantaggio del volume

La regola è semplice: lo sconto conviene esattamente finché la merce con cui completate la somma ruota più in fretta di quanto vi costano quei soldi.

Nell'esempio sopra 130 000 ₴ restano fermi quattordici mesi. Anche a un tasso modesto del venti per cento annuo sono 30 333 ₴ — quasi il doppio dello sconto ottenuto.

Acquisti di questo tipo Ruslan ne faceva nove all'anno. In totale gli sono costati 129 000 ₴, anche se in ognuno di essi era convinto di aver risparmiato.

«Il fornitore mi ha lodato per anni per i volumi. Anch'io pensavo di saper trattare. In realtà nove volte all'anno mi compravo magazzino morto con lo sconto».

Quanto ha guadagnato davvero il negozio

Facciamo i conti dell'anno. L'utile da bilancio è 1 128 000 ₴.

Voce nascosta	Importo annuo
Mantenimento del magazzino morto	280 880 ₴
Vendite perse per rottura di stock sull'alta rotazione	569 232 ₴
Perdita dagli acquisti «convenienti» a volume	129 000 ₴
Totale	979 112 ₴
Per confronto: utile da bilancio	1 128 000 ₴

Tre voci, nessuna delle quali compare in alcun bilancio, si mangiano l'87% dell'utile annuo. E tutte tre sono la conseguenza di una cosa sola: nessuno guarda la rotazione del singolo articolo.

Perché il magazzino morto non viene svalutato

Il motivo più frequente non è finanziario, è psicologico. Svalutare significa ammettere che i soldi sono già stati spesi per niente. Finché la scatola sta sullo scaffale, sembra che «valga» ancora qualcosa.

In realtà non vale nulla dal momento in cui ha smesso di vendersi. Il suo valore di carico non è un prezzo, è il ricordo di un prezzo.

Il secondo motivo è la paura della rottura di stock. «E se qualcuno lo chiedesse». Ma il gruppo D ruota una volta ogni undici anni: la probabilità che chiedano proprio quel pezzo proprio quel mese è inferiore al costo di tenerlo.

Stagionalità: primavera, autunno e quello che resta in mezzo

I ricambi sono stagionali. Primavera — sospensioni e freni dopo l'inverno. Autunno — gomme, batterie, fari. L'estate e il cuore dell'inverno sono buchi.

Perché la merce stagionale diventa magazzino morto

Perché si compra con una scorta «che basti», ma si vende solo nella sua finestra. Quello che non è andato nella stagione resta fermo undici mesi — e alla stagione successiva metà degli articoli non è più attuale: sono cambiati i modelli, sono usciti nuovi equivalenti, qualcosa ha semplicemente perso l'aspetto vendibile.

Sono proprio gli avanzi stagionali a formare la base del gruppo D in quasi qualsiasi negozio di ricambi. E sono proprio loro a finire più spesso nel «completamento della somma» per lo sconto del fornitore — perché sembrano una scommessa sicura.

Cosa fare con quello che è già fermo sugli scaffali

Con il magazzino morto che è già in magazzino funziona una sola regola: i soldi contano più dell'orgoglio. Qualsiasi prezzo che rimette una grivnia in circolo è meglio dello scaffale.

Ruslan ha fatto tre passi. Gli articoli del gruppo D li ha messi in vendita con uno sconto del 40–60% sui siti di annunci. Quello che non è andato in due mesi l'ha dato in blocco ai demolitori e alle piccole officine al prezzo del metallo. Il resto l'ha svalutato e ha liberato gli scaffali.

Sono rientrati 384 000 ₴ su 720 000 ₴ — cioè poco più della metà. Il resto era già perso nel momento dell'acquisto, solo che nessuno lo sapeva.

«Dare la merce a un terzo del prezzo è stata la decisione più difficile di tutti questi anni. Ma un mese dopo ho pagato il fornitore senza chiedere dilazione, per la prima volta».

Cosa è cambiato quando l'articolo è diventato una riga

Poi Ruslan ha fatto tre cose. Ogni articolo ha ricevuto la data dell'ultima vendita e il numero di rotazioni negli ultimi dodici mesi. I rifiuti per mancanza di merce hanno iniziato a essere registrati nel programma di cassa con un solo clic. E gli acquisti a volume sono stati vietati se l'alta rotazione nell'ordine è inferiore a due terzi.

In due trimestri si è visto questo:

• I soldi liberati sono andati nel gruppo A. I 384 000 ₴ della liquidazione del magazzino morto sono stati investiti in articoli ad alta rotazione, che ruotano quasi dodici volte all'anno.
• Le rotture di stock si sono dimezzate. La registrazione dei rifiuti ha mostrato ventitré articoli che mancavano sistematicamente. Le perdite da rottura di stock sono scese da 47 436 ₴ a 23 000 ₴ al mese.
• Gli acquisti a volume si sono fermati da soli. Quando il responsabile ha visto il calcolo sullo schermo, la condizione del fornitore ha smesso di sembrare conveniente senza alcun divieto.

Nessuna di queste decisioni ha richiesto un nuovo locale o nuovi fornitori. Hanno richiesto di vedere l'articolo come una riga — e di vedere quante volte all'anno ruota.

La conclusione per gli imprenditori. In un'attività di commercio l'utile e i soldi stanno in posti diversi: l'utile nel bilancio, i soldi sugli scaffali. Per questo il numero principale qui non è il margine sull'articolo, ma il numero di rotazioni della grivnia investita. Un articolo con un ricarico dimezzato e una rotazione dieci volte più rapida vi fa guadagnare di più — e nel frattempo non vi porta via il capitale circolante.

Consigli per finire

• Calcolate la rotazione del magazzino. Dividete il costo del venduto dell'anno per le scorte medie. Convertite in giorni — è la risposta più onesta alla domanda su dove siano i vostri soldi.
• Smistate l'assortimento in gruppi per velocità, non per margine. Di solito si scopre che un quarto delle scorte dà tre quarti del risultato.
• Tenete la data dell'ultima vendita per ogni articolo. Senza di essa il magazzino morto è invisibile: una scatola sullo scaffale sembra uguale alla seconda settimana e al terzo anno.
• Registrate i rifiuti per mancanza di merce. Un clic alla cassa, e in un trimestre vedrete quali articoli vi mancano sistematicamente.
• Verificate lo sconto quantità sulla rotazione. Se la merce con cui completate la somma resterà ferma un anno, lo sconto è quasi sempre più piccolo del costo del denaro congelato.
• Svalutate in fretta. Qualsiasi prezzo che rimette una grivnia in circolo è meglio dello scaffale. Il valore di carico del magazzino morto è il ricordo di un prezzo, non un prezzo.
• Mettete in conto gli avanzi stagionali in anticipo. Quello che non è andato nella stagione resta fermo undici mesi e alla finestra successiva spesso non è più attuale.

I soldi non scompaiono — semplicemente non li vedete

Il commercio di ricambi sembra un'attività in cui tutto si decide con l'assortimento e il prezzo d'acquisto. In realtà l'assortimento è il biglietto d'ingresso, e i soldi li decide una cosa sola: quante volte all'anno ruota ogni grivnia investita.

Nessuna di queste perdite scompare da sola. Ma appena l'articolo diventa una riga con la data dell'ultima vendita e il numero di rotazioni, si vede cosa vi dà da mangiare, cosa occupa solo spazio — e cosa si può fare già la settimana prossima.

Come vederlo nel proprio negozio

Tutto quello descritto sopra poggia su un'unica tabella: ogni articolo è una riga con la data dell'ultima vendita e il numero di rotazioni in dodici mesi. La maggior parte dei titolari tiene il magazzino in Excel e guarda solo il valore complessivo. Quando gli stessi dati vengono raccolti automaticamente, si vede sia cosa vi mantiene sia dove si è bloccato il denaro — è esattamente per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di indovinarlo.

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Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare