Rotacja zapasu: dlaczego zysk jest, a pieniędzy nie ma

„Magazyn na trzy miliony osiemset, przychód prawie dwa miliony miesięcznie, w raporcie zysk jest. A kiedy przychodzi faktura od dostawcy, idę prosić o odroczenie płatności” — tak zaczął rozmowę Rusłan, właściciel sklepu z częściami samochodowymi w mieście wojewódzkim.

Znajomy obrazek? Półki pełne, sprzedaż rośnie, księgowa pokazuje normalną rentowność. A wolnych pieniędzy nie ma nigdy i każdy większy zakup to negocjacje o odroczenie.

Powód jest prawie zawsze jeden. W biznesie towarowym zysk i pieniądze to dwie różne rzeczy, które mieszkają w różnych miejscach. Zysk w raporcie, pieniądze na półkach. I dopóki pozycja nie stanie się wierszem z własną prędkością, nie widzisz, w której dokładnie pozycji one uwięzły.

W tym artykule rozkładamy sklep z częściami na dwie jednostki: pozycję i jej rotację zapasu. I pokazujemy, dlaczego 45% zapasu daje 5% marży.

Droga założyciela: od garażu do magazynu na cztery tysiące pozycji

Rusłan zaczynał od garażu i dwóch półek: sprowadzał filtry i klocki pod konkretne zamówienia. Liczył prosto — kupiłem za tyle, sprzedałem za tyle, różnica moja.

Po trzech latach otworzył sklep, po sześciu dołożył magazyn i zatrudnił magazyniera. Asortyment wzrósł z dwustu pozycji do czterech tysięcy dwustu.

Właśnie wtedy zniknęła jasność. Przychód wzrósł dziesięciokrotnie, zysk w raporcie wyglądał przyzwoicie. A poczucie pieniędzy zniknęło na zawsze.

„W garażu znałem każdy karton z twarzy. Teraz wiem, że mam cztery tysiące dwieście pozycji, i nie znam ani jednej z nich”.

Dlaczego „magazyn na cztery miliony” nic nie mówi o pieniądzach

Zapas w raporcie to aktywo. Na papierze równa się pieniądzom: trzy miliony osiemset, wpisane w wierszu „towary”.

Ale towar to nie pieniądze, a obietnica pieniędzy. I te obietnice są bardzo różne: jeden karton obraca się dwanaście razy w roku, drugi leży trzeci sezon i nie sprzeda się nigdy.

Co właściciel widzi w raporcie

Przychód 1 950 000 ₴ miesięcznie, koszt własny sprzedaży 1 365 000 ₴, marża brutto 585 000 ₴ — to 30%. Koszty operacyjne 491 000 ₴. Zysk 94 000 ₴, rentowność 4,8%.

Normalne liczby dla detalu części. Problem w tym, że żadna z nich nie odpowiada na pytanie, dlaczego na koncie jest pusto.

Życie przed tym, jak pozycja stała się wierszem

Stan, w którym Rusłan przeżył prawie cztery lata, rozpozna każdy sklep, który wyrósł z kilkunastu pozycji.

• Zapas widziano jedną kwotą. „Towaru na trzy osiemset” — i żadnego podziału według prędkości ruchu.
• Marżę liczono na pozycji, a nie na zainwestowanej hrywnie. Część z marżą 40%, która leży dwa lata, wyglądała lepiej niż część z marżą 22%, która obraca się co miesiąc.
• Braku towaru nie odnotowywano. Klient wyszedł bez zakupu — i nigdzie się to nie odbiło.
• Zakupy robiono „żeby było”. Punktem odniesienia było wolne miejsce na półce i rabat za wolumen, a nie prędkość sprzedaży.
• Martwy zapas nie miał daty. Nikt nie wiedział, ile konkretny karton już leży.
• Sezonowość traktowano jak pogodę. Zimą jest gorzej — i to całe wyjaśnienie, jakie było.

Żaden z tych problemów nie był handlowy. Wszystkie sześć były księgowe — i właśnie dlatego nie widział ich ani sprzedawca, ani księgowa.

Główna jednostka: nie marża, a rotacja

Pierwsze, co zrobił Rusłan, to policzył, ile razy w roku obraca się jego zapas.

Jak policzyć rotację zapasu i co ona znaczy

Weź koszt własny sprzedaży za rok i podziel przez średni zapas. U Rusłana to 16 380 000 ₴ na 3 800 000 ₴ — wychodzi 4,3 obrotu w roku.

Przelicz na dni: 365 podzielić przez 4,3 — i otrzymasz, że średnia część leży na półce 85 dni, zanim się sprzeda.

Rotacja jest ważniejsza niż marża, bo pokazuje, ile razy ta sama hrywna zdąży zapracować w ciągu roku. Część z marżą 22% i dwunastoma obrotami przynosi w roku więcej niż część z marżą 40% i jednym obrotem.

Cztery grupy towaru, i są zupełnie różne

Kiedy Rusłan rozniósł wszystkie 4 200 pozycji według prędkości ruchu, obraz stał się poglądowy.

Grupa	Pozycji	Zapas	Obrotów w roku	Udział w rocznej marży
A — towar szybkorotujący	620	980 000 ₴ (26%)	11,8	71%
B — średnie	1 340	1 120 000 ₴ (29%)	3,5	24%
C — wolne	1 480	980 000 ₴ (26%)	0,85	5%
D — martwy zapas	760	720 000 ₴ (19%)	0,09	0,4%

Dlaczego grupa A trzyma cały sklep

Sześćset dwadzieścia pozycji to mniej niż jedna siódma asortymentu. Przypada na nie jedna czwarta zapasu i prawie trzy czwarte całej marży.

Powodem nie jest narzut: tam jest nawet niższy, bo na towar szybkorotujący zawsze jest konkurencja. Powodem jest to, że ta sama hrywna włożona w grupę A zapracowuje prawie dwanaście razy w roku, a w grupie D — raz na jedenaście lat.

Czterdzieści pięć procent zapasu daje pięć procent marży

Dodaj grupy C i D. To 2 240 pozycji, 1 700 000 ₴ zapasu — i 5,4% rocznej marży.

Czyli prawie połowa pieniędzy sklepu leży w towarze, który prawie nic nie przynosi. Dla porównania: roczny zysk sklepu to 1 128 000 ₴.

W martwym zapasie uwięzły półtora rocznego zysku. Nie na koncie, nie w obrocie — na półkach.

„Zawsze byłem dumny z magazynu: mam wszystko. Okazało się, że byłem dumny z tego, że półtora miliona po prostu leży i drożeje tylko w mojej głowie”.

Ile kosztuje trzymanie martwego zapasu

Zamrożone pieniądze to tylko pierwsza część ceny. Martwy zapas kosztuje jeszcze osobno, każdego miesiąca.

Trzy pozycje, z których składa się utrzymanie

• Miejsce w magazynie. Grupa D zajmuje 19% powierzchni. Przy najmie magazynu 38 000 ₴ to 7 220 ₴ miesięcznie za przechowywanie tego, co się nie sprzedaje.
• Spisanie przeterminowanego. Guma, płyn hamulcowy, akumulatory, uszczelniacze — wszystko ma termin. Przez rok Rusłan spisał 164 000 ₴.
• Ewidencja i inwentaryzacja. Martwy zapas liczy się na równi z szybkorotującym: około sześciu godzin w miesiącu, czyli 2 520 ₴.

Razem utrzymanie martwego zapasu wychodzi na 280 880 ₴ w roku. A przynosi grupa D 28 000 ₴ marży.

Czyli martwy zapas kosztuje sklep dziesięciokrotnie więcej, niż przynosi. I to bez uwzględnienia tego, że jest w nim zamrożone 720 000 ₴.

Brak towaru: paradoks przepełnionego magazynu

Najbardziej nieprzyjemne zaczyna się z drugiej strony. Klient przyjechał po klocki — pozycja szybkorotująca, grupa A — a ich nie ma. Pojechał do konkurenta i najprawdopodobniej już nie wróci.

Dlaczego klient nie wraca

U Rusłana takich odmów jest 118 w miesiącu. Średni koszyk 1 340 ₴, marża z niego 402 ₴. Wychodzi 47 436 ₴ utraconej marży miesięcznie, albo 569 232 ₴ w roku.

To połowa rocznego zysku sklepu i gubi się ona przy magazynie zapchanym pod sufit. Paradoks tylko wydaje się paradoksem: pieniądze włożone są nie w to, o co pytają, a w to, co kiedyś wydawało się korzystne.

„Najbardziej uderzyło mnie to, że tracę pieniądze nie na tym, co kupiłem za dużo, a na tym, czego nie kupiłem. Magazyn zapchany — a człowiek wyszedł, bo klocków nie ma”.

Rabat dostawcy, który kosztuje więcej niż sam jest wart

I ostatnia pozycja — ta, która wygląda jak oszczędność.

Dostawca daje minus osiem procent przy zamówieniu od 200 000 ₴. Rusłan bierze. Ale towaru szybkorotującego z tej kwoty zbiera się tylko na 70 000 ₴ — resztę trzeba dobierać tym, co „też kiedyś się przyda”.

Co się wydaje	Co wychodzi
Rabat 8% od 200 000 ₴	oszczędność 16 000 ₴
Szybkorotującego w zamówieniu	na 70 000 ₴
Dobrane „żeby wyszła kwota”	na 130 000 ₴
Ile to leży	14 miesięcy
Koszt zamrożonych pieniędzy	30 333 ₴
Wynik zakupu	−14 333 ₴

Jak liczyć korzyść z wolumenu

Zasada jest prosta: rabat jest korzystny dokładnie tak długo, jak towar, którym dobierasz kwotę, obraca się szybciej, niż kosztują cię te pieniądze.

W przykładzie powyżej 130 000 ₴ leży czternaście miesięcy. Nawet przy skromnej stawce dwudziestu procent w skali roku to 30 333 ₴ — prawie dwa razy więcej niż otrzymany rabat.

Takich zakupów Rusłan robił dziewięć w roku. Razem kosztowały go 129 000 ₴, choć w każdym osobnym był przekonany, że zaoszczędził.

„Dostawca latami chwalił mnie za wolumeny. Sam też myślałem, że umiem się targować. A tak naprawdę dziewięć razy w roku kupowałem sobie martwy zapas z rabatem”.

Ile sklep naprawdę zarobił

Zsumujmy rok. Zysk według raportu — 1 128 000 ₴.

Ukryta pozycja	Kwota za rok
Utrzymanie martwego zapasu	280 880 ₴
Utracona sprzedaż z powodu braku towaru szybkorotującego	569 232 ₴
Strata z „korzystnych” zakupów za wolumen	129 000 ₴
Razem	979 112 ₴
Dla porównania: zysk według raportu	1 128 000 ₴

Trzy pozycje, z których żadnej nie ma w żadnym raporcie, zjadają 87% rocznego zysku. I wszystkie trzy są skutkiem jednego: nikt nie patrzy na rotację pojedynczej pozycji.

Dlaczego nie spisuje się martwego zapasu

Najczęstszy powód nie jest finansowy, a psychologiczny. Spisać znaczy przyznać, że pieniądze już wydano na darmo. Dopóki karton leży na półce, wydaje się, że jeszcze „jest wart”.

Tak naprawdę nie jest wart nic od momentu, w którym przestał się sprzedawać. Jego wartość księgowa to nie cena, a wspomnienie o cenie.

Drugi powód to strach przed brakiem towaru. „A jak ktoś zapyta”. Ale grupa D obraca się raz na jedenaście lat: szansa, że zapytają właśnie o tę część właśnie w tym miesiącu, jest warta mniej niż koszt jej przechowywania.

Sezonowość: wiosna, jesień i to, co zostaje pomiędzy

Części są sezonowe. Wiosna — zawieszenie i hamulce po zimie. Jesień — opony, akumulatory, oświetlenie. Lato i środek zimy to zapaści.

Dlaczego towar sezonowy staje się martwym zapasem

Bo kupuje się go z zapasem „żeby wystarczyło”, a sprzedaje tylko w swoim okienku. To, co nie poszło w sezonie, kładzie się na jedenaście miesięcy — i do następnego sezonu połowa pozycji jest już nieaktualna: zmieniły się modele, wyszły nowe odpowiedniki, coś po prostu straciło wygląd handlowy.

To właśnie resztki sezonowe stanowią trzon grupy D w niemal każdym sklepie z częściami. I właśnie one najczęściej trafiają do „dobierania kwoty” pod rabat dostawcy — bo wydają się bezpiecznym zakładem.

Co robić z tym, co już leży

Z martwym zapasem, który już jest w magazynie, działa tylko jedna zasada: pieniądze są ważniejsze niż duma. Każda cena, która zwraca hrywnę do obrotu, jest lepsza niż półka.

Rusłan zrobił trzy kroki. Pozycje z grupy D wystawił z rabatem 40–60% na portalach ogłoszeniowych. To, co nie poszło w ciągu dwóch miesięcy, oddał hurtem na szroty i do małych warsztatów po cenie metalu. Resztę spisał i zwolnił półki.

Wróciło 384 000 ₴ z 720 000 ₴ — czyli trochę więcej niż połowa. Resztę stracono jeszcze w momencie zakupu, tylko nikt o tym nie wiedział.

„Oddawanie towaru za jedną trzecią ceny było najtrudniejszą decyzją przez wszystkie lata. Ale po miesiącu pierwszy raz zapłaciłem dostawcy bez odroczenia”.

Co się zmieniło, kiedy pozycja stała się wierszem

Dalej Rusłan zrobił trzy rzeczy. Każda pozycja dostała datę ostatniej sprzedaży i liczbę obrotów za dwanaście miesięcy. Odmowy z powodu braku zaczęły być odnotowywane w programie kasowym jednym naciśnięciem. A zakupy za wolumen zakazano, jeśli szybkorotującego w zamówieniu jest mniej niż dwie trzecie.

Po dwóch kwartałach widać było to:

• Uwolnione pieniądze poszły do grupy A. 384 000 ₴ z wyprzedaży martwego zapasu włożono w pozycje szybkorotujące, które obracają się prawie dwanaście razy w roku.
• Brak towaru spadł o połowę. Odnotowywanie odmów pokazało dwadzieścia trzy pozycje, których systemowo brakowało. Straty z braku towaru zmniejszyły się z 47 436 ₴ do 23 000 ₴ miesięcznie.
• Zakupy za wolumen ustały same. Kiedy menedżer zobaczył wyliczenie na ekranie, warunek dostawcy przestał wyglądać korzystnie bez żadnego zakazu.

Żadna z tych decyzji nie wymagała nowego lokalu ani nowych dostawców. Wymagały zobaczenia pozycji jako wiersza — i zobaczenia, ile razy w roku się obraca.

Wniosek dla przedsiębiorców. W biznesie towarowym zysk i pieniądze leżą w różnych miejscach: zysk w raporcie, pieniądze na półkach. Dlatego główną liczbą nie jest tu marża na pozycji, a liczba obrotów zainwestowanej hrywny. Pozycja z dwa razy mniejszym narzutem i dziesięć razy szybszym obrotem zarabia dla ciebie więcej — i przy tym nie zabiera kapitału obrotowego.

Rady na koniec

• Policz rotację zapasu. Koszt własny sprzedaży za rok podziel przez średni zapas. Przelicz na dni — to najuczciwsza odpowiedź na pytanie, gdzie są twoje pieniądze.
• Rozdziel asortyment na grupy według prędkości, a nie według marży. Zwykle okazuje się, że jedna czwarta zapasu daje trzy czwarte wyniku.
• Prowadź datę ostatniej sprzedaży przy każdej pozycji. Bez niej martwy zapas jest niewidzialny: karton na półce wygląda tak samo w drugim tygodniu i w trzecim roku.
• Odnotowuj odmowy z powodu braku towaru. Jedno naciśnięcie na kasie przez kwartał pokaże, których pozycji systemowo ci brakuje.
• Sprawdzaj rabat za wolumen pod kątem rotacji. Jeśli towar, którym dobierasz kwotę, poleży rok, rabat jest prawie zawsze tańszy niż koszt zamrożonych pieniędzy.
• Spisuj szybko. Każda cena, która zwraca hrywnę do obrotu, jest lepsza niż półka. Wartość księgowa martwego zapasu to wspomnienie o cenie, a nie cena.
• Zakładaj resztki sezonowe z wyprzedzeniem. To, co nie poszło w sezonie, kładzie się na jedenaście miesięcy i do następnego okienka często jest już nieaktualne.

Pieniądze nie znikają — ty ich po prostu nie widzisz

Handel częściami wygląda na biznes, w którym wszystko rozstrzygają asortyment i cena zakupu. Tak naprawdę asortyment to bilet wejściowy, a o pieniądzach rozstrzyga jedno: ile razy w roku obraca się każda zainwestowana hrywna.

Żaden z tych kosztów nie znika sam. Ale gdy tylko pozycja staje się wierszem z datą ostatniej sprzedaży i liczbą obrotów, widać, co cię karmi, co po prostu zajmuje miejsce — i co z tym można zrobić już w następnym tygodniu.

Jak zobaczyć to we własnym sklepie

Wszystko, co opisano wyżej, opiera się na jednej tabeli: każda pozycja to wiersz z datą ostatniej sprzedaży i liczbą rotacji w ciągu roku. Większość właścicieli prowadzi magazyn w Excelu i patrzy wyłącznie na łączną wartość zapasu. Gdy te same dane zbierają się automatycznie, widać i co was karmi, i gdzie utknęły pieniądze — właśnie dlatego właściciele małych i średnich firm używają Finmap: żeby widzieć obraz finansowy, a nie domyślać się go.

Przeczytaj także

• Geodezja: wynik sprawy i sto trzydzieści pięć dni czekania
• Klub fitness: dlaczego pieniądze na koncie to dług, a nie zysk

Podstawa tematu: Rachunkowość zarządcza wyjaśniona: czym jest i po co właścicielowi firmy