Kosten pro Stunde in einer Agentur: So legen Sie Ihren Stundensatz fest

Früher oder später steht jede Agentur und jedes Dienstleistungsunternehmen vor der Frage: „Wie viel verlangen wir pro Stunde?" Meistens wird sie mit einem Blick auf den Markt beantwortet: „Die Konkurrenz nimmt 800, also nehmen wir 900." Das ist ein gefährlicher Ansatz, denn er sagt nichts darüber aus, ob Ihr Satz Ihre eigenen Kosten tatsächlich deckt. Die richtige Antwort beginnt nicht beim Markt, sondern bei Ihren eigenen Kosten pro Stunde.

Die Kosten pro Stunde sind das, was eine Stunde Arbeit Ihres Teams Sie wirklich kostet. Wenn Sie diese Zahl kennen, legen Sie Ihren Satz bewusst fest: mit eingebauter Marge und Puffer für Leerlaufzeiten. Ohne sie riskieren Sie, Ihre Arbeit jedes Mal unter ihren tatsächlichen Kosten zu verkaufen. Sehen wir uns an, wie Sie diese Zahl berechnen und daraus einen Satz ableiten.

Warum „nach Marktlage" ein gefährlicher Ansatz ist

Der Marktsatz sagt Ihnen, wie viel Kunden zu zahlen bereit sind, aber nicht, ob dieses Geld für Sie ausreicht. Zwei Agenturen können denselben Satz von 900 UAH pro Stunde verlangen und dennoch gegensätzliche Ergebnisse erzielen: Die eine schreibt schwarze Zahlen, die andere rote — weil sie unterschiedliche Kosten pro Stunde und eine unterschiedliche Teamauslastung haben. Sich allein an der Konkurrenz zu orientieren bedeutet, den eigenen Preis auf fremden Zahlen aufzubauen, die man selbst gar nicht kennt.

Ein kostenbasierter Satz dreht diese Logik um: Zuerst berechnen Sie, was Ihre Stunde kostet, und prüfen erst danach, ob das zum Markt passt. Wenn nicht, liegt das Problem nicht beim Preis, sondern bei Ihren Kosten pro Stunde oder Ihrer Auslastung.

Schritt 1. Berechnen Sie die vollen Kosten eines Spezialisten

Nehmen Sie nicht das „Netto"-Gehalt, sondern die vollen monatlichen Kosten einer Person: Auszahlungsbetrag, Steuern und Abgaben, Arbeitsplatz, Ausstattung, Software, Weiterbildung. Die vollen Kosten liegen oft 30–50 % über dem Auszahlungsbetrag — und genau diese Zahl müssen Sie in die Berechnung einsetzen, sonst werden Ihre Kosten pro Stunde von Anfang an unterschätzt.

Schritt 2. Berechnen Sie die tatsächlich abrechenbaren Stunden

Das ist der entscheidende Schritt und der, den man am häufigsten überspringt. Ein Monat hat etwa 160 Arbeitsstunden, aber kein Spezialist arbeitet alle 160 davon für Kunden. Ein Teil der Zeit geht für interne Meetings, Weiterbildung, Leerlaufzeiten, Vertrieb und Verwaltung drauf. In der Praxis liegen die abrechenbaren Stunden zum Beispiel bei 60–70 % — also bei 100–110 Stunden, nicht bei 160.

Es ist dieselbe Idee wie die Utilization im Consulting: Die Kosten pro Stunde werden nicht auf alle Stunden, sondern auf die abrechenbaren Stunden berechnet. Wenn Sie Ihre Kosten durch 160 Stunden teilen, erhalten Sie eine schöne, aber unehrliche Zahl — und Sie verkaufen bei jeder Leerlaufstunde mit Verlust.

Schritt 3. Berechnen Sie die Kosten pro Stunde

Jetzt kommt der einfache Teil: Teilen Sie die vollen Kosten einer Person durch die tatsächlich abrechenbaren Stunden. Beispiel: Ein Spezialist kostet 64.000 im Monat, bei 100 abrechenbaren Stunden. Kosten pro Stunde = 640 UAH. Das ist noch nicht der Kundensatz — das ist die Grenze, unter der Sie mit Verlust arbeiten.

Machen Sie das für jede Rolle: Ein Junior, ein Middle, ein Senior und ein Designer kosten jeweils unterschiedlich. Sie erhalten eine „interne Preisliste" der Stunden, auf der alle weiteren Berechnungen aufbauen — von den tatsächlichen Kosten eines Kunden (wie man sie berechnet) bis zur Projektmarge.

Schritt 4. Schlagen Sie eine Marge auf und erhalten Sie Ihren Satz

Kundensatz = Kosten pro Stunde + Marge. Wie viel Sie aufschlagen, hängt vom Risiko und vom Markt ab, aber ein Richtwert von 40–60 % Aufschlag gibt Ihnen einen Puffer für Korrekturen, Fehlkalkulationen und Risiken. Bei Kosten pro Stunde von 640 UAH und einer Marge von 50 % ergibt sich ein Satz von rund 960 UAH pro Stunde. Das ist jetzt kein Schuss ins Blaue mehr, sondern eine begründete Zahl mit bekannter Sicherheitsmarge.

Wichtig ist, nicht zu vergessen, dass die Marge genau dafür da ist, Überschreitungen aufzufangen. Projekte überschreiten regelmäßig ihre Kalkulation, und genau diese eingebaute Marge verhindert, dass sie ins Minus rutschen — mehr dazu im Artikel Projektmarge: wie man nicht mit Verlust arbeitet.

Was Ihnen das Wissen um Ihre Kosten pro Stunde bringt

Indem Sie Ihre Kosten pro Stunde berechnen, erhalten Sie nicht nur eine Zahl, sondern ein Werkzeug. Sie sehen den Mindestsatz, unter den Sie nicht gehen dürfen; Sie können bewusst Rabatte anbieten und wissen dabei genau, wie viel Marge Sie aufgeben; Sie sehen, wie sich die Teamauslastung auf die Wirtschaftlichkeit auswirkt (weniger abrechenbare Stunden bedeuten höhere Kosten pro Stunde). Das hängt direkt damit zusammen, welche Kunden das Team „auffressen" und die Marge nach unten ziehen (Kundenrentabilität).

Das von Hand zu machen und jeden Monat an die tatsächliche Auslastung anzupassen, ist mühsam. In Finmap werden Teamkosten und -stunden automatisch zu Kosten und Rentabilität zusammengeführt — testen Sie es 7 Tage kostenlos.