Betriebsbuchhaltung für ein IT-Unternehmen einfach erklärt

Ein IT-Unternehmen wächst – und mit ihm wächst der Nebel in den Finanzen. Der Umsatz steigt, das Team wird größer, es gibt immer mehr Projekte. Doch auf die einfache Frage „Wie viel verdienen wir eigentlich und womit?“ gibt es keine Antwort. Die Buchhaltung zeigt Umsatz und Steuern, aber nicht, welcher Geschäftsbereich das Unternehmen ernährt und welcher nur die Null erreicht.

Um das zu sehen, brauchen Sie Betriebsbuchhaltung. Erklären wir einfach, was das ist, wie sie sich von der Finanzbuchhaltung unterscheidet und welche drei Berichte für ein IT-Unternehmen ausreichen.

Was Betriebsbuchhaltung einfach erklärt bedeutet

Betriebsbuchhaltung ist Buchhaltung für den Inhaber, nicht für das Finanzamt. Sie hat eine Aufgabe: Ihnen die Zahlen zu liefern, auf deren Basis Sie Entscheidungen treffen. Noch zwei Entwickler einstellen oder nicht? Den Kundenpreis erhöhen oder ihn verlieren? Bringt der Support Geld ein oder frisst er es auf?

Die Finanzbuchhaltung beantwortet diese Fragen nicht – sie ist dafür da, Steuern korrekt zu berechnen. Das sind unterschiedliche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben. Mehr dazu in Betriebsbuchhaltung: was sie ist und warum ein Inhaber sie braucht.

Warum die Finanzbuchhaltung für ein IT-Unternehmen nicht ausreicht

In der IT-Branche liegen Geld und Arbeit zeitlich auseinander. Ein Kunde zahlt einen Sprint im Voraus, während die Gehälter des Teams über den ganzen Monat verteilt anfallen. Outstaffing wird monatlich abgerechnet, ein Festpreisprojekt in Etappen. In der Finanzbuchhaltung verschmilzt das alles zu einem einzigen Umsatz, in dem sich profitable Entwicklung nicht von verlustbringendem Support unterscheiden lässt.

So entsteht der klassische Fehler: Ein Unternehmen mit hohem Umsatz ist überzeugt, dass alles in Ordnung ist, während in Wirklichkeit ein Geschäftsbereich seit Jahren einen anderen quersubventioniert. Sichtbar wird das erst, wenn Sie das Geld nach Geschäftsbereichen und Projekten aufschlüsseln.

Drei Berichte, die sich lohnen

1. GuV nach Geschäftsbereichen. Teilen Sie das Unternehmen in Bereiche auf – Entwicklung, Support, Outstaffing, SEO – und erfassen Sie den Umsatz und die direkten Kosten jedes Bereichs separat. So sehen Sie, welcher Bereich wirklich profitabel ist und welchen Sie nur beibehalten, „weil es ihn schon immer gab“.

2. Cashflow. Die Bewegung des Geldes: wie viel eingegangen ist, wie viel ausgegangen ist, wie viel übrig bleibt. Genau er warnt Sie vor einer Liquiditätslücke – wenn Gehälter fällig sind, die Zahlung des Kunden aber noch unterwegs ist. Wie Sie ihn lesen – in Liquiditätslücke: wie Sie sie erkennen und verhindern.

3. Projektmarge. Die Schlüsselzahl für ein Dienstleistungsmodell: wie viel von einem Projekt übrig bleibt, nachdem die Gehälter des daran arbeitenden Teams bezahlt sind. Bei einem stundenbasierten Modell verstecken sich hier besonders oft Verluste – ein durchgerechnetes Beispiel finden Sie in 20 Entwickler, ein Stundensatz und keine Ahnung, wie viel das Projekt eingebracht hat.

Womit anfangen

Fangen Sie klein an: Richten Sie Ihre Geschäftsbereiche und Projekte ein, ordnen Sie ihnen jede Transaktion zu, und schon nach einem Monat haben Sie Ihre ersten drei Berichte. Sie brauchen nicht sofort einen CFO – am Anfang reichen der Inhaber und etwas Disziplin.

Wenn Sie sehen möchten, wie das bei einem echten Unternehmen aussieht, werfen Sie einen Blick auf die Fallstudie Betriebsbuchhaltung für eine IT-Agentur: drei Zahlen, die alles sagen. Und GuV nach Geschäftsbereichen, Cashflow und Projektmarge können Sie in Finmap an einem Ort zusammenführen – 7 Tage kostenlos, ohne Excel und ohne Formeln.