173 % mehr Umsatz: Wie Management Accounting ein projektbasiertes Unternehmen profitabel machte

Geld verschwindet, bevor man es überhaupt merkt — in Fristen, Korrekturschleifen und „Portfolio“-Projekte. Und ohne ein Finanzsystem ist kaum nachvollziehbar, wohin es eigentlich fließt.

Diese Case Study erzählt von einem Architekturstudio, das nicht länger im Blindflug arbeiten wollte, eine Finanzbuchhaltung eingeführt hat und innerhalb eines Jahres den Umsatz um 173 % und die Nettomarge um 286 % steigern konnte.

Seit mehr als sechs Jahren unterstützt Finmap das Team dabei, Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen.

Das ist kein Mythos und kein Glücksfall — sondern systematische Arbeit mit den Finanzen.

Zeit für einen Check: Sind Ihre Projekte wirklich profitabel — oder sehen sie nur gut aus?

Bogdanova Bureau — Architektur, Design und kreative Lösungen

Bogdanova Bureau liefert nicht einfach Architekturprojekte — das Studio schafft ganzheitliche Lebensräume, die konsequent um den Menschen herum gedacht sind. Der Schwerpunkt liegt auf Wohn- und Gewerbeimmobilien, Interior Design, Produktdesign und Art Direction.

Das Team begleitet Kundinnen und Kunden in jeder Phase — von der Idee bis zur Umsetzung — mit Sicherheit und Liebe zum Detail. Für Gründerin Olha Bogdanova soll die Gestaltung eines Raums ein spannendes Abenteuer sein, keine Stressquelle.

Wie Finanzen Teil des Architekturprozesses wurden

Als Olha 2018 eine große Architekturfirma verließ und mit einem kleinen Team ihr eigenes Unternehmen gründete, entschied sie sich, jeden Prozess aktiv zu steuern.

Von Anfang an war für sie klar: Die Finanzen müssen genauso präzise funktionieren wie technische Zeichnungen.

In ihrem früheren Unternehmen hatte man bereits Finmap für die Finanzbuchhaltung genutzt — allerdings betreut durch eine eigene Buchhalterin. Diese Erfahrung zeigte Olha, dass die Lösung tatsächlich Ergebnisse bringt. Die Entscheidung fiel ihr deshalb leicht.

Sie nutzte die Testphase, machte sich mit den Abläufen vertraut und holte anschließend eine Finanzberaterin von Finmap dazu.

‍Olha wusste: Damit Buchhaltung zu einem strategischen Werkzeug wird — und nicht nur zu einer Formalität — braucht es Erfahrung und den professionellen Blick von außen.

Aus eigener Erfahrung wusste Olha:

• Ohne Finanzbuchhaltung können selbst die spannendsten Projekte die Marge auffressen.
• Kreative Freiheit bedeutet in der Praxis finanzielle Sicherheit.
• Entscheidungen im Blindflug zu treffen, ist keine Strategie.
  

Bei kurzen Projekten ist die Finanzplanung einfach. Bei langfristigen Projekten wird alles deutlich komplexer: Man muss Stunden nachverfolgen, Salden und Cashflows abgleichen und laufend auch kleine Ausgaben erfassen. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Wenn die Grundlagen nicht mehr reichen

Olha brachte bereits viel unternehmerische Erfahrung mit — die chaotische Phase von „Alles, was reinkommt, ist Gewinn“ lag hinter ihr.

Viele Menschen mögen Finanzen nicht, aber sie sind unverzichtbar. Man muss sie im Blick behalten. Wenn du nicht lernst, Finanzen zu mögen, werden die Finanzen dich auch nicht mögen. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Sie wusste: Um zu skalieren, reicht es nicht, die Buchhaltung einzuführen. Die Zahlen müssen als Werkzeug für Entscheidungen genutzt werden.

Dabei zeigten sich konkrete Herausforderungen:

1. Projektkosten berechnen.
   „Manchmal fühlt es sich an, als würde ein Projekt richtig gut laufen — besonders, wenn die Chemie mit dem Kunden stimmt. Aber dann schaut man auf die Zahlen, und es tut weh“, sagt Olha. Entscheidend war zu verstehen, wo und warum das Unternehmen Gewinn verliert, um rechtzeitig gegensteuern zu können.
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2. Ausgaben systematisieren.
   Überausgaben, wiederkehrende Zahlungen und Optimierungspotenziale erkennen — damit Ressourcen sinnvoll umverteilt und gezielt eingesetzt werden können.
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3. Echte Management-Buchhaltung einführen. Nicht nur Einnahmen und Ausgaben erfassen, sondern:
   
   • die Funktionen von Finmap gründlich kennenlernen;
   • das System an die realen Abläufe des Studios anpassen;
   • Hypothesen testen und die Ergebnisse in Zahlen sehen;
   • mit einer spezialisierten Finanzberaterin zusammenarbeiten.

Das nächste Level: Warum jedes Unternehmen einen Finanzspezialisten braucht

Olha begann damit, den Service selbst zu nutzen — sie importierte Daten, richtete Integrationen ein und arbeitete sich in die Analysen ein. Doch sobald sie sah, welche Erkenntnisse Finmap liefern konnte, entstanden neue Fragen. Es war Zeit, tiefer einzusteigen.

Genau dann entschied sie sich, eine Finanzspezialistin von Finmap einzubeziehen.

Das war kein „formales Upgrade“, sondern der logische nächste Schritt passend zum Wachstumstempo des Studios.

Als wir angefangen haben, mit einer Spezialistin zu arbeiten, war das der eigentliche Wendepunkt — und der Beginn unserer Freundschaft mit den Finanzen. Finmap allein ist großartig. Aber mit jemandem, der hilft, alles zu strukturieren, sparen wir Geld. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Vom ersten Tag dieser Zusammenarbeit an konnte Olha:

• Routineaufgaben delegieren: Dateneingabe, Abgleiche, Kategorisierung;
• sich auf Strategie konzentrieren — Analyse, Ideen und Entscheidungen;
• Antworten auf Fragen bekommen wie: „Wenn ich es so mache, wie bilde ich das korrekt ab?“;
• Hypothesen mit einer Spezialistin diskutieren, die bereits die Finanzen vieler Unternehmen gesehen hatte und frische Ideen und Ansätze einbrachte.

Welche Finanzlösungen bei Bogdanova Bureau funktionieren

Die Finanzbuchhaltung bei Bogdanova Bureau ist längst nicht mehr nur ein Kontrollinstrument — sie wurde Teil der strategischen Unternehmensführung. Jeder neue Schritt erfüllt einen konkreten Geschäftsbedarf. Jedes Ergebnis wird in Zahlen gemessen.

1. Stunden- und Aufgabenmodell: klare Mathematik statt Bauchgefühl

Um Anfragen fair zu kalkulieren und sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit korrekt bezahlt wird, teilte das Team Projekte in Aufgaben und Stunden auf. So kann es schnell reagieren, wenn ein Kunde zusätzliche Änderungen wünscht: Das Team weiß bereits, wie lange es dauern wird und was es kostet.

2. Jeder Kunde als eigenes Projekt in Finmap

Für ein projektbasiertes Geschäft ist das entscheidend: In Finmap wird jeder Kunde als eigenes Projekt angelegt. Alle Einnahmen und Ausgaben werden separat erfasst, und die Analysen zeigen das vollständige Bild der Profitabilität, Marge und finanziellen Ergebnisse.

3. Fondssystem: finanzielle Flexibilität und Stabilität

Als das Studio auf Remote-Arbeit umstellte, fielen die Kosten für ein physisches Büro weg. Damit diese Ersparnis nicht im Tagesgeschäft „verschwindet“, entschied das Team, das Geld in einen internen Fonds zu leiten.

So entstand die erste finanzielle Reserve — später kamen weitere zweckgebundene Fonds hinzu:‍

• ‍Mietfonds — machte es möglich, bei der Rückkehr ins Büro stressfrei die passenden Räume anzumieten.‍
• Notfallfonds — 2 % jeder eingehenden Zahlung werden automatisch für Fehler oder unvorhergesehene Situationen zurückgelegt.‍
• Entwicklungsfonds — Investitionen in Weiterbildung, Geschäftsreisen und neue Chancen.‍
• Marketingfonds — sorgt für kontinuierliche Investitionen in Sichtbarkeit und Neukundengewinnung.

Dadurch ist das Team den Umständen nicht ausgeliefert — es schafft eigene Reserven, steuert die Verteilung der Ressourcen und trifft Entscheidungen aus einer Position der Stabilität heraus, nicht aus Stress.

4. Analysen und Experimente: datenbasierte Entscheidungen

Neue Ideen werden bei Bogdanova Bureau nicht nach dem Zufallsprinzip umgesetzt — jede Idee wird als finanzielles Experiment getestet. So lässt sich nicht nur der kreative Wert einschätzen, sondern auch die wirtschaftliche Tragfähigkeit jeder Initiative.

5. Auch kleinste Ausgaben erfassen

Regelmäßige Ausgaben für Services, Abos und Software bleiben in Unternehmen oft „unsichtbar“. Für sich genommen wirken sie unbedeutend — aber über ein Jahr summieren sie sich zu erheblichen Beträgen.

40 R$ im Monat werden zu 480 R$ im Jahr. Und es ist ja nicht nur ein Tool. In Finmap wird das sichtbar — man versteht genau, wohin das Budget fließt. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Finmap hilft dabei, das Budget präzise zu planen und unbemerkte Geldlecks zu vermeiden.

Wie Finanzen zur Stärke wurden — statt Stress zu verursachen

Dank Finmap begann das Team von Bogdanova Bureau, Geld strategisch zu managen: mit Buchhaltung, Planung und Prognosen.

• ‍Systematische Finanzbuchhaltung. Finanzen sind bei Bogdanova Bureau keine separate Funktion mehr, sondern Teil des unternehmerischen Denkens. Alle Cashflows, Einnahmen, Ausgaben und Projekte sind strukturiert und unter Kontrolle.

Für mich geht es bei Finmap nicht um Prognosen, sondern um Analyse. Es ist der Moment, in dem man die Ergebnisse vor sich sieht und versteht, wo man nicht noch mehr ausgeben sollte und wo Geld verloren geht. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

• ‍Finanzmodellierung und Analyse. Olha erstellt Finanzmodelle, analysiert Profitabilität und trifft Entscheidungen auf Basis von Daten — nicht auf Basis von Annahmen.
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• Finanzfonds — Reserve, Entwicklung, Marketing. Dank des Fondssystems von Bogdanova Bureau gewann das Unternehmen finanzielle Sicherheit: Geld liegt nicht einfach herum, sondern arbeitet für konkrete Ziele.
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• Klare Wirtschaftlichkeit für jedes Projekt. Kosten werden berechnet, Preise begründet, Profitabilität gemessen. Es gibt keine Situationen mehr, in denen Verluste aus einem Projekt durch Einnahmen aus einem anderen gedeckt werden.

Früher haben wir oft gearbeitet, indem wir uns Geld aus anderen Projekten geliehen haben — und diese dann ins Minus gerieten. Eine saubere Finanzbuchhaltung hilft, all das zu sehen, Geld zu sparen und Umsatz dort zu finden, wo man ihn nicht erwartet hätte. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

• ‍Gewinn und Dividenden — ohne dem Unternehmen zu schaden. Olha weiß genau, wann und wie viel sie aus dem Unternehmen entnehmen kann, ohne Liquiditätslücken zu schaffen oder den Betrieb zu stören.
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• Die persönliche Entwicklung der Gründerin. Durch die Unterstützung einer Finanzmanagerin und kontinuierliches Lernen hat Olha ihre Finanzkompetenz deutlich ausgebaut — und trifft Entscheidungen heute aus einer Position von Expertise.

In dieser Zeit bin ich im Finanzmanagement sehr gewachsen, weil die Beraterin mir geholfen hat, alles richtig aufzusetzen und besser zu systematisieren. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

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Finanzielle Widerstandsfähigkeit und internationale Expansion mit Finmap

Finanzbuchhaltung bedeutet nicht nur Tabellen — es geht um Entscheidungen, Systeme und Sicherheit, selbst wenn sich alles um einen herum verändert.

Das System, das 173 % Umsatzwachstum ermöglichte

Nach der Einführung von Finmap und eines umfassenden Finanzsystems, das jedes Projekt, jede Kostenposition und jede Prognose abdeckte, erzielte Bogdanova Bureau beeindruckende Ergebnisse.

Das Team analysierte die Profitabilität verschiedener Bereiche, trennte sich von margenschwachen Projekten und konzentrierte sich auf diejenigen, die wirklich Umsatz brachten.

Das steigerte nicht nur den Umsatz um 173 %, sondern verdreifachte auch die Nettomarge.

Heute sehen wir die Profitabilität, bevor wir ein Projekt überhaupt starten. Wir treffen proaktive Entscheidungen auf Basis von Berechnungen — nicht aus dem Bauch heraus. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Das Sicherheitsnetz, das der härtesten Krise standhielt

Der Beginn des groß angelegten Krieges brachte die Wirtschaft zum Stillstand. Doch dank der im Voraus aufgebauten Rücklagen und der flexiblen Buchhaltung konnte sich das Unternehmen anpassen:

• Ausgaben optimieren;
• das Team neu strukturieren;
• Budgets umverteilen;
• Projekte weiter voranbringen.

Bogdanova Bureau blieb nicht zufällig über Wasser, sondern weil es vorbereitet war. Das finanzielle Sicherheitsnetz verschaffte dem Unternehmen Zeit und Raum, um in der kritischsten Phase durchdachte Entscheidungen zu treffen.

Sicherer Eintritt in den internationalen Markt

Die Krise war Herausforderung und Katalysator zugleich. Auf Basis von Analysen, Prognosen und einem klaren Verständnis der eigenen Stärken trat Bogdanova Bureau in den internationalen Markt ein.

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Heute realisiert das Studio erfolgreiche Projekte außerhalb der Ukraine, arbeitet stabil mit ausländischen Kunden zusammen und stärkt Schritt für Schritt seine Position in einem neuen Wettbewerbsumfeld.

Unser Fokus liegt jetzt darauf, weniger Projekte zu haben — dafür größere, komplexere und profitablere. Mit Finanzkontrolle, die auch in einer Krise nicht versagt. — Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau

Veränderung beginnt mit Entscheidungen

Olha ist den Weg vom Chaos zum System gegangen — nicht, indem sie ein großes Finanzteam einstellte, sondern indem sie das richtige Werkzeug, fachliche Unterstützung und den Wert der Finanzbuchhaltung erkannte.

Finmap war nicht länger nur ein Tool zur Erfassung von Zahlen; es wurde zum finanziellen Wachstumspartner.

Das können Sie auch:

• Ihre Buchhaltung systematisieren,
• echte Gewinntreiber und Geldlecks erkennen,
• aufhören, Entscheidungen nur nach Bauchgefühl zu treffen.

Und das Wichtigste: Sie müssen es nicht allein tun.

Möchten Sie Ihre Unternehmensfinanzen in Ordnung bringen? Senden Sie uns eine Anfrage, und unsere Spezialistin oder unser Spezialist zeigt Ihnen, wie Sie alles exakt an Ihre Prozesse anpassen.