Modèle de suivi des factures
Le suivi des factures, c'est la liste de travail : une ligne par facture, avec la date d'émission, l'échéance, le montant, ce qui a déjà été réglé et le nombre de jours de retard. C'est le fichier que vous ouvrez pour décider qui recevra un appel ce matin.
Ce n'est volontairement pas une balance âgée. La balance âgée répartit les créances en tranches de 30, 60 et 90 jours et dit à quel point la situation est mauvaise ; le suivi dit quoi faire aujourd'hui. Si vous voulez la vue agrégée, utilisez à côté le modèle de balance âgée des créances : ils répondent à des questions différentes et la plupart des services financiers tiennent les deux.
L'ordre des relances doit venir du tableau, pas de la mémoire. Trier par montant remonte la grosse facture ; trier par jours remonte la plus ancienne. Le classement utile combine les deux : montant multiplié par jours de retard. Une facture petite et très ancienne est en général un litige que personne n'a tracé, tandis qu'une facture importante en retard d'une semaine n'est souvent qu'à une relance d'être payée.
Prévoyez les règlements partiels, sinon le tableau vous mentira en un mois. Les vrais clients paient l'essentiel d'une facture et retiennent la ligne contestée, et un suivi avec un simple statut payé ou non va soit tout solder, soit continuer à réclamer le montant entier. Une colonne « réglé » et une colonne « solde » règlent le problème, et c'est le solde qui s'additionne en ce qu'on vous doit réellement.
Ce qui se périme ici, c'est le lettrage des encaissements : l'argent arrive sous forme de ligne bancaire avec un libellé qui ne veut parfois rien dire. Finmap le rapproche des factures ouvertes au fil des encaissements, de sorte que la colonne de statut reflète la banque et non la dernière mise à jour manuelle du fichier.
