Inhoudsopgave
123
12 min
04.07.2025
Omzet 173% omhoog: hoe management accounting een projectmatig bedrijf winstgevend maakte
Sergiy Shuldik
Financieel expert bij Finmap
Geld verdwijnt vaak voordat je het doorhebt — in deadlines, correctierondes en “portfolio”-projecten. En zonder financieel systeem is het lastig om überhaupt te zien waar het blijft.
Deze case study vertelt het verhaal van een architectuurstudio die niet langer in het donker wilde werken, financiële administratie invoerde en binnen een jaar de omzet met 173% en de nettomarge met 286% verhoogde.
Al meer dan zes jaar helpt Finmap het team om beslissingen te nemen op basis van data.
Het is geen mythe en geen geluk — het is systematisch werken met financiën.
Tijd voor een check: zijn je projecten écht winstgevend, of zien ze er alleen goed uit?
Bogdanova Bureau — architectuur, design en creatieve oplossingen
Bogdanova Bureau levert niet alleen architectuurprojecten op — het creëert complete leefruimtes rondom de klant. De studio richt zich op woningen en commerciële panden, interieurontwerp, productdesign en artdirection.
Het team begeleidt klanten in elke fase — van idee tot uitvoering — met vertrouwen en oog voor detail. Voor oprichter Olha Bogdanova moet het creëren van een ruimte een inspirerend avontuur zijn, geen bron van stress.
Hoe financiën onderdeel werden van het architectuurproces
Toen Olha in 2018 een groot architectenbureau verliet en met een klein team haar eigen bedrijf begon, besloot ze grip te krijgen op elk proces.
Vanaf het begin was één ding duidelijk: financiën moesten net zo nauwkeurig werken als technische tekeningen.
Bij haar vorige bedrijf gebruikten ze Finmap al voor financiële administratie — maar daar beheerde een vaste accountant alles. Die ervaring liet Olha zien dat de dienst echt resultaat opleverde, waardoor de keuze vanzelfsprekend was.
Ze gebruikte de proefperiode, leerde de werkwijze kennen en schakelde daarna een financieel consultant van Finmap in.
Olha wist dat administratie pas een strategisch instrument wordt — en niet alleen een formaliteit — als je werkt met ervaren kennis en een professionele blik van buitenaf.
Uit haar eigen ervaring wist Olha:
- Zonder financiële administratie kunnen zelfs de mooiste projecten je winstmarge opslokken.
- Creatieve vrijheid betekent in de praktijk financiële rust.
- Beslissen in het donker is geen strategie.
Bij korte projecten is het makkelijk om financiën toe te wijzen. Bij langlopende projecten wordt alles ingewikkelder: je moet uren bijhouden, saldi en cashflows afstemmen en voortdurend kleine uitgaven registreren. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Wanneer de basis niet meer genoeg is
Olha had al veel ondernemerservaring — de chaotische fase van “alles wat binnenkomt is winst” lag achter haar.
Veel mensen houden niet van financiën, maar ze zijn essentieel. Je moet ze bijhouden. Als je niet leert van financiën te houden, houden financiën ook niet van jou. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Ze wist dat ze, om te groeien, niet alleen administratie moest invoeren, maar de cijfers moest gebruiken als instrument om beslissingen te nemen.
De concrete uitdagingen die naar voren kwamen:
- Projectkosten berekenen.
“Soms voelt het alsof een project heel goed loopt — zeker als de klik met de klant geweldig is. Maar dan kijk je naar de cijfers en zakt de moed je in de schoenen,” zegt Olha. Het was cruciaal om te begrijpen waar en waarom het bedrijf winst verloor, zodat ze op tijd konden bijsturen.
- Uitgaven systematiseren.
Te hoge kosten, terugkerende betalingen en optimalisatiemogelijkheden in kaart brengen — zodat middelen opnieuw en verstandig konden worden ingezet.
- Echte management accounting invoeren. Niet alleen inkomsten en uitgaven registreren, maar ook:
- de functies van Finmap grondig verkennen;
- het systeem inrichten op de echte processen van de studio;
- hypotheses testen en de resultaten in cijfers zien;
- samenwerken met een gespecialiseerde financieel consultant.
Een nieuw niveau: waarom elk bedrijf een financieel specialist nodig heeft
Olha begon de dienst zelf te gebruiken — data importeren, integraties instellen en de analyses bestuderen. Maar zodra ze zag welke inzichten Finmap kon geven, ontstonden er nieuwe vragen. Het was tijd om de diepte in te gaan.
Toen besloot ze een financieel specialist van Finmap erbij te halen.
Dat was geen “formele upgrade” — het was een logische volgende stap, passend bij het groeitempo van de studio.
Toen we met een specialist gingen werken, was dat het echte keerpunt en het begin van onze vriendschap met financiën. Finmap op zichzelf is geweldig. Maar met iemand die helpt alles te organiseren, besparen we geld. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Vanaf de eerste dag van die samenwerking kon Olha:
- routinewerk delegeren: data-invoer, afstemmingen, categorisering;
- zich richten op strategie — analyse, ideeën en beslissingen;
- antwoord krijgen op vragen als “als ik het zo aanpak, hoe moet ik dat dan boeken?”;
- hypotheses bespreken met een specialist die de financiën van veel bedrijven had gezien en frisse ideeën en werkwijzen meebracht.
Welke financiële oplossingen werken bij Bogdanova Bureau
Financiële administratie bij Bogdanova Bureau is niet langer alleen een controlemiddel — het werd onderdeel van strategisch management. Elke nieuwe stap sluit aan op een echte zakelijke behoefte. Elk resultaat wordt gemeten in cijfers.
1. Uren- en takenmodel: heldere berekeningen, geen giswerk
Om aanvragen eerlijk te prijzen en ervoor te zorgen dat uitgevoerd werk correct wordt betaald, besloot het team projecten op te splitsen in taken en uren. Zo kunnen ze snel reageren wanneer een klant extra wijzigingen vraagt: ze weten al hoeveel tijd het kost en wat het gaat kosten.
2. Elke klant als apart project in Finmap
Voor een projectmatig bedrijf is dit essentieel: in Finmap wordt elke klant als apart project aangemaakt. Alle inkomsten en uitgaven worden afzonderlijk geregistreerd en de analyses tonen het volledige beeld van de winstgevendheid, marge en financiële resultaten.
3. Fondsenstructuur: financiële flexibiliteit en stabiliteit
Toen de studio overstapte op werken op afstand, vielen de kosten van een fysiek kantoor weg. Om te voorkomen dat die besparing zou “verdwijnen” in dagelijkse uitgaven, besloot het team het geld onder te brengen in een intern fonds.
Zo ontstond de eerste financiële reserve — gevolgd door andere gerichte fondsen:
- Huurophoogfonds — maakte het mogelijk om zonder stress het ideale kantoor te huren toen het team terugkeerde naar werken op locatie.
- Noodfonds — 2% van elke ontvangen betaling wordt automatisch opzijgezet voor fouten of onverwachte situaties.
- Ontwikkelingsfonds — investeringen in opleidingen, professionele reizen en nieuwe kansen.
- Marketingfonds — zorgt voor doorlopende investering in promotie en het aantrekken van nieuwe klanten.
Daardoor is het team niet overgeleverd aan de omstandigheden — het bouwt eigen reserves op, stuurt de verdeling van middelen en neemt beslissingen vanuit stabiliteit, niet vanuit stress.
4. Analyse en experimenten: beslissen op basis van data
Nieuwe ideeën bij Bogdanova Bureau worden niet zomaar ingevoerd — elk idee wordt getest als een financieel experiment. Zo kunnen ze niet alleen de creatieve waarde beoordelen, maar ook de economische haalbaarheid van elk initiatief.
5. Zelfs de kleinste uitgaven registreren
Regelmatige uitgaven aan diensten, abonnementen en software blijven voor een bedrijf vaak “onzichtbaar”. Op zichzelf lijken die kosten onbeduidend — maar over een jaar lopen ze flink op.
R$40 per maand wordt R$480 per jaar. En het gaat niet om één tool. In Finmap wordt dit zichtbaar — je begrijpt precies waar je budget naartoe gaat. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Finmap helpt je je budget nauwkeurig te plannen en ongemerkte financiële lekkages te voorkomen.
Hoe financiën een bron van kracht werden in plaats van stress
Dankzij Finmap begon het team van Bogdanova Bureau geld strategisch te beheren: administreren, plannen en voorspellen.
- Systematische financiële administratie. Financiën zijn bij Bogdanova Bureau geen losse functie meer, maar onderdeel van de manier van ondernemen. Alle cashflows, inkomsten, uitgaven en projecten zijn gestructureerd en onder controle.
Voor mij gaat Finmap niet over voorspellingen, maar over analyse. Je ziet de resultaten voor je, je begrijpt waar je niet meer moet uitgeven en waar we geld verliezen. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
- Financiële modellering en analyse. Olha bouwt financiële modellen, analyseert winstgevendheid en neemt beslissingen op basis van data, niet op aannames.
- Financiële fondsen — reserve, ontwikkeling, marketing. Dankzij het fondssysteem van Bogdanova Bureau kreeg het bedrijf financiële zekerheid: geld staat niet stil, maar werkt aan concrete doelen.
- Duidelijke economie per project. Kosten worden berekend, prijzen zijn onderbouwd, winstgevendheid wordt gemeten. Geen situaties meer waarin verliezen van het ene project worden gedekt met inkomsten uit een ander project.
Vroeger werkten we vaak door geld uit andere projecten te lenen, waardoor die in het rood kwamen te staan. Goede financiële administratie helpt je dit allemaal te zien, geld te besparen en omzet te vinden waar je die niet verwachtte. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
- Winst en dividenden — zonder het bedrijf te schaden. Olha weet precies wanneer en hoeveel ze uit het bedrijf kan halen zonder cashflowgaten te creëren of de operatie te verstoren.
- De persoonlijke ontwikkeling van de oprichter. Met ondersteuning van een financieel manager en door continu te blijven leren, heeft Olha haar financiële kennis sterk vergroot — en neemt ze nu beslissingen vanuit expertise.
In deze periode ben ik enorm gegroeid in financieel management, omdat de consultant me heeft geholpen alles correct op te zetten en beter te systematiseren. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Financiële veerkracht en internationale groei met Finmap
Financiële administratie draait niet alleen om spreadsheets — het gaat om beslissingen, systemen en vertrouwen, zelfs wanneer alles om je heen verandert.
Het systeem dat 173% omzetgroei opleverde
Na de implementatie van Finmap en een compleet financieel systeem voor elk project, elke kostenpost en elke prognose behaalde Bogdanova Bureau indrukwekkende resultaten.
Het team analyseerde de winstgevendheid van verschillende activiteiten, stopte met projecten met lage marges en richtte zich op wat echt omzet opleverde.
Dit verhoogde niet alleen de omzet met 173%, maar verdrievoudigde ook de nettomarge.
Nu zien we de winstgevendheid al voordat we aan een project beginnen. We nemen proactieve beslissingen op basis van berekeningen, niet op gevoel. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Het vangnet dat de zwaarste crisis doorstond
Het begin van de grootschalige oorlog legde de economie stil. Maar dankzij vooraf opgebouwde reserves en flexibele administratie kon het bedrijf zich aanpassen:
- uitgaven optimaliseren;
- het team herstructureren;
- budgetten opnieuw verdelen;
- projecten draaiende houden.
Bogdanova Bureau bleef niet toevallig overeind, maar dankzij een doordacht systeem. Het financiële vangnet gaf de tijd en ruimte om weloverwogen beslissingen te nemen in de meest kritieke periode.
Met vertrouwen de internationale markt op
De crisis was tegelijk een uitdaging en een katalysator. Op basis van analyses, prognoses en een helder inzicht in de eigen sterke punten betreedt Bogdanova Bureau de internationale markt.
Vandaag heeft het bureau succesvolle projecten buiten Oekraïne, een stabiele samenwerking met buitenlandse klanten en een steeds sterkere positie in een nieuwe competitieve omgeving.
Onze focus ligt nu op minder projecten, maar wel grotere, complexere en winstgevendere — met financiële controle die zelfs in een crisis blijft werken. — Olha Bogdanova, oprichter van Bogdanova Bureau
Verandering begint met beslissingen
Olha legde de weg af van chaos naar systeem — niet door een groot financieel team aan te nemen, maar door de juiste tool te gebruiken, deskundige ondersteuning in te schakelen en de waarde van financiële administratie te erkennen.
Finmap was niet langer alleen een registratietool; het werd een financiële groeipartner.
Jij kunt hetzelfde doen:
- je administratie systematiseren,
- de echte winstmakers en lekken in kaart brengen,
- stoppen met beslissen op onderbuikgevoel.
En het belangrijkste: je hoeft het niet alleen te doen.
Wil je de financiën van je bedrijf op orde krijgen? Stuur ons een aanvraag, dan laat onze specialist zien hoe je alles kunt aanpassen aan jouw eigen processen.
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
