Groothandel met uitstel: winst op papier, geen geld

“Omzet drie zes per maand, winst in het rapport achtentachtigduizend. En vrij geld heb ik in zeven jaar niet één keer gehad: om een vrachtwagen cement te betalen trek ik elke maand aan de kredietlijn” — zo begon Viktor het gesprek, eigenaar van een groothandel in bouwmaterialen in Kyiv.

Verkoopt u groothandel met uitstel van betaling, dan hebt u dit al van uzelf gehoord. Het magazijn levert, de verkopers halen hun doel, de boekhouder laat winst zien — en de betaalkalender loopt elke week vast op het feit dat er niets is om mee te betalen.

De wortel zit niet in de handel. Een groothandelaar verkoopt goederen, maar financiert tijd: hij geeft ze vandaag weg, het geld ziet hij na zesenveertig dagen, en zijn leverancier betaalt hij na veertien. Het verschil tussen die termijnen is geen regel in kleine letters in het contract, maar een krediet dat de eigenaar zijn klanten uit eigen zak verstrekt.

We halen de groothandel uiteen in twee eenheden: een hryvnia omzet en een dag uitstel. En we laten zien waarom 46 dagen betalingstermijn 86,3% van de winst wegnemen.

De weg van de oprichter: van één vrachtwagen naar uitstel voor iedereen

Viktor begon als tussenhandelaar: hij nam op order een vrachtwagen droge mortel, loste die op een gehuurd terrein en verkocht hem diezelfde week contant door.

De eerste grote klant vroeg twee weken uitstel, want de order was drie keer groter dan gewoonlijk. Viktor stemde toe. Na zeven jaar heeft iedereen uitstel, in dienst zijn vier verkopers en een magazijnmeester, de omzet is 3 600 000 ₴ per maand. Toen verdween het gevoel van geld: de volumes groeiden, de winst in het rapport houdt stand, en de rekening is leeg.

“Toen ik één vrachtwagen reed, zat mijn geld of in mijn zak of in de goederen, en ik zag het met eigen ogen. Nu zit het in de boekhouding van anderen. Ik weet alleen dat het niet bij mij is”.

Waarom “winst 88 000 ₴” niets zegt over geld

Winst is het verschil tussen twee boekingen: geleverd voor 3 600 000 ₴, uitgegeven 3 512 000 ₴. De boeking van de levering verschijnt op de dag van de factuur. Het geld daarvoor komt na zesenveertig dagen, en het kan ook nooit komen.

Daarom ontbreekt in het rapport van een groothandelaar de belangrijkste regel: in wiens handen zijn geld nu ligt. Zolang het uitstel in het contract leeft en niet in de administratie, heeft de vraag “hoeveel financier ik mijn klanten” geen antwoord.

Het leven voordat uitstel een regel werd

De administratie waarmee Viktor deze zeven jaar heeft geleefd, is elke groothandelaar bekend die uit de tussenhandel is gegroeid.

• Uitstel werd mondeling beloofd. De verkoper besliste zelf in het gesprek met de klant, en in de administratie bleef alleen het factuurbedrag over.
• Debiteuren zag men als één bedrag. “Men is ons vijf en een half miljoen schuldig” — zonder termijnen en zonder namen.
• De betalingstermijn had geen prijs. Dat de klant langzaam betaalt, wist iedereen. Wat dat per maand kost, niemand.
• Achterstand werd niet van lopende schuld gescheiden. Een schuld van een week en een schuld van vier maanden lagen in dezelfde regel van de activa.
• De kredietlijn gold als technisch detail. De rente viel in “overig” en was aan niemand gekoppeld.
• Grote klanten werden op volume beoordeeld. Hoe meer er geleverd werd, hoe beter de klant heette.

Geen van de zes punten gaat over verkoop. Ze verkochten goed, leverden op tijd, de klanten betaalden uiteindelijk. Alle zes gaan over één getal dat niet in de administratie stond: over de termijn.

Waaruit de maand van een groothandelaar bestaat

Viktor schreef de maand uit zoals die op papier staat. Omzet 3 600 000 ₴ is 120 000 ₴ aan leveringen per dag. Een opslag van 18% op de omzet geeft 648 000 ₴ brutomarge, de inkoopwaarde van de verkochte goederen is 2 952 000 ₴, dus 98 400 ₴ per dag. Dan volgt alles wat het bedrijf naast de inkoop van goederen uitgeeft.

Kostenpost	Per maand	% van de omzet
Magazijn	85 000 ₴	2,36%
Salarissen	230 000 ₴	6,39%
Transport	140 000 ₴	3,89%
Viktor	60 000 ₴	1,67%
Overig	45 000 ₴	1,25%
Totaal	560 000 ₴	15,56%

Waarover deze 560 000 ₴ spreken

De kosten naast de goederen nemen 15,56% van de omzet weg. Brutomarge 648 000 ₴ min 560 000 ₴ geeft een winst van 88 000 ₴ en een rendement van 2,44% op de omzet. Voor de groothandel is dat een werkbaar cijfer: hier leeft men van omloop, niet van opslag.

Maar een rendement van 2,44% betekent nog iets. Eén procent prijs die aan de klant wordt weggegeven, is 36 000 ₴ van de omzet 3 600 000 ₴, dus 40,9% van de winst. Dat is de marge waarbinnen besluiten over kortingen vallen.

De belangrijkste eenheid: een dag uitstel

De eigenaar verkoopt hier niet alleen goederen, maar ook tijd: de goederen zijn al bij de klant, het geld ook. Daarom moet je niet de marge op de factuur meten, maar de dagen die het geld in andermans handen doorbrengt.

Hoeveel geld bij klanten hangt

De gemiddelde betalingstermijn bij Viktor is 46 dagen. Vermenigvuldig de dagelijkse levering daarmee: 120 000 × 46 = 5 520 000 ₴. Zoveel van zijn geld ligt permanent in andermans kas.

Het belangrijkste is hier niet meteen naar een fout te gaan zoeken. Debiteuren van 5 520 000 ₴ zijn groter dan de maandomzet van 3 600 000 ₴ — en zo hoort het ook: 46 dagen zijn langer dan een kalendermaand, dus bij klanten hangt meer dan een maand aan leveringen.

Reken deze 5 520 000 ₴ nu eens niet om in hryvnia, maar in winst. Bij 88 000 ₴ per maand zit in de debiteuren 62,7 maanden winst vast. Geen procenten en geen hryvnia — maanden: bijna drieënzestig, ruim vijf jaar werk van Viktor.

Wat één dag uitstel kost

Eén dag betalingstermijn is 120 000 ₴ aan debiteuren. Tegen 22% per jaar, en dat is het tarief van Viktors kredietlijn, kost die 2 200 ₴ per maand — 2,5% van de winst voor elke dag dat de klant later betaalt.

De verkoper die een korting afsloeg en daarvoor een week uitstel weggaf, gaf net 15 400 ₴ per maand weg — en blijft dat geven zolang die termijn geldt. Op de factuur is dat niet te zien, en daarom lijkt uitstel gratis.

De geldcyclus: 46 dagen tegen 14

De tweede helft van het mechanisme zijn de leveranciers. Zij geven Viktor 14 dagen. Op een dagelijkse inkoopwaarde van 98 400 ₴ is dat 1 377 600 ₴ aan andermans geld dat voortdurend bij hem werkt.

Kengetal	Dagen	Bedrag
Debiteuren: Viktors geld bij klanten	46	5 520 000 ₴
Crediteuren: geld van leveranciers bij Viktor	14	1 377 600 ₴
Kasgat dat Viktor financiert	—	4 142 400 ₴
Rente over dit gat tegen 22% per jaar	—	75 944 ₴ per maand
Debiteuren in maanden winst	—	62,7 maanden

Het streepje in de regel van het gat is geen toeval: het gat is niet gelijk aan het verschil tussen de termijnen. Crediteuren worden gerekend over de inkoopwaarde, 98 400 ₴ per dag, en debiteuren over de omzet, 120 000 ₴ per dag. De opslag van 18% financiert Viktor zelf.

“Ik dacht zeven jaar dat uitstel een voorwaarde in het contract was. Het bleek een krediet van vier miljoen, verstrekt zonder rente, zonder zekerheid en zonder aflosdatum. En ik verbaasde me nog dat de bank zulke voorwaarden niet geeft”.

De rente die 86,3% van de winst wegneemt

Het gat van 4 142 400 ₴ moet elke dag met iets worden gedicht. Bij Viktor is dat de kredietlijn tegen 22% per jaar: 911 328 ₴ per jaar, dus 75 944 ₴ per maand.

Zet dat naast de winst van 88 000 ₴. De financiering van het uitstel vreet 86,3% op van alles wat het bedrijf verdient: van elke hryvnia winst geeft Viktor zesentachtig cent aan de bank voor het recht om klanten 46 dagen te geven om te betalen.

Waarom dit krediet niet op een krediet lijkt

Omdat het nergens bij elkaar staat. De rente op de lijn staat op het bankafschrift, de debiteuren in het saldo-overzicht, de termijnen in de contracten. Drie documenten, en geen ervan is aan een ander gekoppeld.

Stond er in het rapport een regel “financiering van uitstel aan klanten — 75 944 ₴”, dan bepaalde de eigenaar de betalingstermijn en niet de verkoper aan de telefoon. Zolang die regel ontbreekt, lijkt uitstel gratis: het is toch geen kostenpost, alleen een datum op de factuur.

Nog vijf dagen — en er is geen winst meer

De rente komt gelijk aan de winst wanneer het gat 4 800 000 ₴ bereikt: tegen 22% per jaar is dat 1 056 000 ₴ per jaar, dus diezelfde 88 000 ₴ per maand. Zo'n gat geven debiteuren van 6 177 600 ₴, en dat is een betalingstermijn van 51,5 dagen.

Van de huidige 46 dagen tot die grens is het vijf en een halve dag. Eén grote klant die “nog een beetje tijd” vraagt, één golf van vertraagde betalingen in de markt — en de hele verdienste gaat naar rente.

“Wat me raakte was niet dat ik armer ben dan ik dacht. Maar dat ik vijf dagen onder mijn voeten heb. Ik heb zeven jaar een bedrijf opgebouwd waarvan de veiligheidsmarge een week andermans discipline is”.

Wat het inkorten van uitstel naar 32 dagen oplevert

De doeltermijn haalde Viktor niet uit de lucht: 32 dagen is ongeveer de termijn waarin alle klanten al betalen, op de vijf grootste na.

Kengetal	Huidige termijn, 46 dagen	Doeltermijn, 32 dagen
Debiteuren	5 520 000 ₴	3 840 000 ₴
Kasgat	4 142 400 ₴	2 462 400 ₴
Rente per maand	75 944 ₴	45 144 ₴
Besparing per maand	—	30 800 ₴
Besparing als deel van de winst	—	35%

Waarom deze 30 800 ₴ duurder zijn dan een nieuwe verkoop

Een besparing van 30 800 ₴ per maand is 35% van de winst, per jaar 369 600 ₴. En daarvoor is geen nieuwe deal en geen nieuwe klant nodig: dezelfde omzet 3 600 000 ₴, dezelfde opslag van 18%, dezelfde kosten 560 000 ₴. Alleen de betaaldatum verandert.

Om diezelfde 30 800 ₴ winst met goederen toe te voegen, moet je bij een opslag van 18% elke maand 171 111 ₴ meer leveren — en dan nog met hetzelfde uitstel, dus die 171 111 ₴ vragen zelf om financiering. Een kortere termijn vraagt niets: één dag is 2 200 ₴ per maand, veertien dagen is 30 800 ₴.

Korting voor vooruitbetaling: waarom 1% beter is dan 2%

De meest voor de hand liggende manier om de termijn te verkorten is klanten betalen voor snel geld. En hier maken groothandelaren dezelfde fout: ze denken dat een grotere korting een groter resultaat geeft.

Een korting van 2% op de omzet 3 600 000 ₴ kost 72 000 ₴ per maand en bespaart maximaal 75 944 ₴ — alle rente die Viktor voor het gat betaalt. Netto voordeel: 3 944 ₴.

Een korting van 1% kost 36 000 ₴ en bespaart diezelfde 75 944 ₴: meer dan alle rente valt er niet te besparen, want meer rente is er simpelweg niet. Netto voordeel: 39 944 ₴. Tien keer meer dan de “royale” variant.

Waarom een kleinere korting een groter resultaat geeft

Omdat de twee helften van de vergelijking zich anders gedragen. De besparing heeft een plafond — 75 944 ₴ per maand — en daarboven kom je niet, zelfs niet als iedereen op vooruitbetaling overging. De prijs van de korting groeit lineair: elk procent is precies 36 000 ₴ van de omzet.

Vandaar de grens: een korting van 2,11% kost bijna 76 000 ₴ en vreet volledig op wat zij bespaart. Alles boven de twee procent met wat kleingeld is zuiver verlies, hoe overtuigend het in het voorstel ook staat.

“Ik bood de grote klanten twee jaar min drie procent voor vooruitbetaling en was beledigd dat niemand het nam. Goed dat ze het niet namen. Had iedereen het genomen, dan had ik bijbetaald om op tijd betaald te worden”.

Achterstallige debiteuren: 662 400 ₴ die vast zijn gelopen

De tweede verborgen regel ontstaat waar 46 dagen in negentig en meer veranderen. In Viktors debiteuren is 12% schuld ouder dan 90 dagen: 5 520 000 × 12% = 662 400 ₴, of 7,5 maanden winst.

Volgens de historie van het bedrijf komt 8% van zulke achterstallige vorderingen helemaal niet terug: afboeking, verdwijning, liquidatie. 8% van 662 400 ₴ is 52 992 ₴ per maand, dus 60,2% van de winst, per jaar 635 904 ₴.

Rente is de prijs van tijd, die verlaag je door de termijn te verkorten. Een oninbare schuld is geen prijs maar een verlies: de goederen zijn geleverd, de leverancier is ervoor betaald, geld komt er niet.

“Achterstand heb ik nooit als kostenpost gezien. Die staat toch in de activa, dat is toch „men is ons schuldig“. En dan komt er een brief over liquidatie — en blijkt dat ik iemand die ik twee keer heb gezien ruim een halve maandwinst heb geschonken”.

Vijf klanten die de helft van het vastgelopen geld houden

Toen Viktor de debiteuren over de klanten uitsplitste, viel het gemiddelde van 46 dagen uiteen. De vijf grootste geven 38% van de omzet — 1 368 000 ₴ per maand — maar betalen na 68 dagen. Hun dagelijkse levering van 45 600 ₴ maal 68 dagen geeft debiteuren van 3 100 800 ₴ — dat is 56,2% van alle debiteuren van het bedrijf.

De overige klanten — 62% van de omzet, 2 232 000 ₴ — zijn 2 419 200 ₴ schuldig en betalen gemiddeld na 32,5 dagen. Dus 46 dagen is geen termijn, maar een gemiddelde van twee volkomen verschillende groepen.

• Aan een grote klant stelt niemand voorwaarden. Hij vraagt uitstel en de verkoper stemt toe, omdat hij vreest volume te verliezen.
• Zijn betaling loopt door andermans procedure. Betaalregister, twee handtekeningen, uitbetalingen eens per twee weken — de termijn wordt door een reglement bepaald.
• Volume wordt met waarde verward. De klant die 38% van de omzet afneemt, lijkt de belangrijkste — terwijl juist hij de duurste is.

Wat het kost om deze vijf te houden

Een opslag van 18% op hun 1 368 000 ₴ geeft 246 240 ₴. Verdeel je de kosten naast de goederen naar rato van de omzet, dan valt op hen 38% van 560 000 ₴ — 212 800 ₴. Bijdrage van de groep: 33 440 ₴ per maand.

Nu de prijs van hun uitstel. Debiteuren van 3 100 800 ₴ tegen 22% per jaar kosten 56 848 ₴ per maand. We nemen het volle schuldbedrag, zonder de 14 dagen van de leveranciers af te trekken: die 14 dagen horen bij het hele bedrijf, niet bij één groep.

Resultaat: 33 440 ₴ min 56 848 ₴ is min 23 408 ₴ per maand. De vijf grootste klanten brengen verlies: niet omdat ze weinig kopen, maar omdat ze na 68 dagen betalen.

Hoeveel Viktor in werkelijkheid verdiende

Laten we de maand optellen. In het rapport staat winst 88 000 ₴. Financiering van het kasgat — 75 944 ₴, dat is 86,3% van de winst. Het oninbare deel van de achterstallige debiteuren — 52 992 ₴, dat is 60,2% van de winst. Samen 128 936 ₴, of 146,5% van wat het bedrijf als zijn verdienste beschouwt. Per jaar 1 547 232 ₴ tegen een jaarwinst van 1 056 000 ₴.

Geen van deze posten is uit slechte prijzen of zwakke verkopers gegroeid. Beide zijn uit één getal gegroeid dat nergens stond: uit de termijn waarin het geld op de rekening terugkomt.

Wat veranderde toen uitstel een regel werd

Viktor deed drie dingen. Bij elke klant kwam de feitelijke betalingstermijn naast het volume te staan. De debiteuren werden naar ouderdom van de schuld opgedeeld: tot 30 dagen, tot 60, tot 90 en boven 90. En uitstel kreeg een prijs in de prijslijst: 30 dagen is 1,83% van het factuurbedrag tegen een tarief van 22% per jaar, dus 46 dagen is 2,81%, bijna een zesde van de marge. Dit lieten twee kwartalen zien.

• De vijf grootste gingen na 56 dagen betalen in plaats van 68. Niet door onderhandelen over geld, maar via de planning: de factuur vijf dagen eerder, levering afgestemd op het betaalregister van de klant, een herinnering drie dagen vooraf. De debiteuren van de groep zakten van 3 100 800 ₴ naar 2 553 600 ₴, de rente met 10 032 ₴ per maand.
• De korting voor vooruitbetaling werd van drie procent naar één herschreven. Voor het eerst begon zij geld op te leveren in plaats van weg te nemen: 36 000 ₴ prijs tegen een besparing met een plafond van 75 944 ₴.
• Achterstand werd niet langer onzichtbaar. Schulden boven 90 dagen — 662 400 ₴ — kregen een eigen regel, en leveringen aan zulke klanten stoppen zolang de oude schuld niet is gesloten. De oninbare 52 992 ₴ per maand zijn op geen enkele manier te optimaliseren, je kunt ze alleen niet opnieuw laten ontstaan.

Nieuwe klanten, hogere prijzen of andere leveranciers waren hiervoor niet nodig. Er was één ding nodig: de termijn als regel zien.

Conclusie voor ondernemers. Waar goederen eerder worden afgegeven dan het geld ervoor binnenkomt, is het belangrijkste getal niet de opslag en niet de omloop, maar het verschil tussen het aantal dagen waarin men u betaalt en het aantal waarin u betaalt. Dat verschil is een krediet dat u al hebt verstrekt, en het heeft een exacte prijs. Zolang die niet als regel in het rapport staat, betekent omzetgroei alleen dat u uw klanten nog royaler krediet geeft.

Adviezen tot slot

• Bereken de gemiddelde betalingstermijn. Deel de debiteuren door de dagelijkse levering: 5 520 000 ₴ op 120 000 ₴ gaf 46 dagen. Eerlijker dan dit kengetal spreekt niets over uw geld.
• Geef één dag uitstel een prijs. De dagelijkse levering tegen uw kredietrente: 120 000 ₴ tegen 22% per jaar is 2 200 ₴ per maand voor elke dag termijn.
• Reken met het gat, niet met de debiteuren. Het uitstel van leveranciers is gratis financiering: bij Viktor is dat 1 377 600 ₴. Rente betaalt u alleen over het verschil.
• Splits de debiteuren naar ouderdom van de schuld. Zolang een schuld van een week in dezelfde regel staat als een schuld van vier maanden, is de achterstand onzichtbaar — en 12% daarvan is al niet meer lopend.
• Toets de korting voor vooruitbetaling aan het besparingsplafond. Een grotere korting betekent geen groter resultaat: de besparing is beperkt tot 75 944 ₴, de prijs van de korting niet.
• Meet grote klanten aan debiteuren, niet aan volume. 38% van de omzet bij een termijn van 68 dagen kan een min opleveren, en dat ziet u alleen in de berekening.
• Zet uitstel in de prijslijst. De klant moet de prijs van zijn tijd net zo rustig zien als de prijs van bezorging: 30 dagen is 1,83% van het factuurbedrag.

Geld verdwijnt niet — u ziet het alleen niet

Groothandel lijkt een business waarin inkoopprijs en volume alles beslissen: goedkoper inkopen, meer verkopen. In werkelijkheid laten prijs en volume u alleen op deze markt toe. Het geld wordt hier beslist door de dagen tussen uw betaling aan de leverancier en de betaling van uw klant.

Van zichzelf worden deze 46 dagen niet korter. Maar zodra de betalingstermijn een regel naast het factuurbedrag wordt, is alles te zien: welke klanten u financieren, wie u financiert — en hoeveel maanden winst u in andermans handen hebt laten liggen.

Hoe u dit in uw eigen groothandel ziet

Alles wat hierboven staat, rust op één tabel: elke factuur is een regel waarin naast elkaar het bedrag, de beloofde betaaldatum en de werkelijke staan. Zolang het rapport alleen winst toont, is niet te zien hoeveel geld bij klanten staat, noch wat het kost om hun dat toe te staan. Wanneer dezelfde gegevens automatisch samenkomen, houdt uitstel op een clausule in het contract te zijn en wordt het een getal in hryvnia — precies daarvoor gebruiken eigenaren van kleine en middelgrote bedrijven Finmap: om het financiële beeld te zien in plaats van het achteraf op te maken.

Lees ook

• Voorraadomloop: waarom er winst is maar geen geld
• Landmeetkunde: het resultaat van een dossier en 135 dagen wachten

Basis van het onderwerp: Managementboekhouding uitgelegd: wat het is en waarom eigenaren het nodig hebben