Jak fundacja charytatywna wspierająca ukraińską brygadę zarządza 400 mln UAH i budżetami 30 projektów

„Moim głównym zadaniem jest kategoryzowanie wpływających środków według konkretnych projektów. Muszę widzieć budżet każdego z nich. Załóżmy, że zebraliśmy na kampanię 100 milionów — już wydaliśmy z tego 70 milionów, więc na ten projekt zostało mi tylko 30 milionów."

— Ruslana, dyrektor finansowa fundacji charytatywnej wspierającej brygadę Sił Zbrojnych Ukrainy

Podczas dużych zbiórek przez rachunki fundacji przechodzi ponad 5000 transakcji dziennie. Pieniądze wpływają ze skarbonek Monobanku, z prywatnych przelewów PrivatBanku, z PayPala w dolarach, z Wise w euro. Wypływają na drony, kamery termowizyjne, sprzęt medyczny, paliwo, naprawy pojazdów. Za każdym wpływającym przelewem stoi konkretna osoba, która postanowiła wesprzeć brygadę. Za każdym wydatkiem stoi konkretny sprzęt, który jutro trafi na front.

Roczny obrót fundacji wynosi około 400 milionów UAH (≈ 10 mln USD). To nie jest korporacyjny biznes z procesami cyfryzowanymi od lat 2010. To zbiórka, która wyrosła z ruchu wolontariackiego w 2023 roku — i gdzie do niedawna przejrzystość finansową utrzymywał heroiczny wysiłek jednej księgowej i dwóch specjalistów technicznych.

To historia o tym, jak organizacja o obrotach przewyższających większość ukraińskich firm usługowych przeszła od rozproszonej ewidencji w 30 osobnych skarbonkach do systemu rachunkowości zarządczej, w którym każda darowizna wie, do jakiego projektu należy — a Ruslana może wyjąć telefon i sprawdzić dokładnie, ile środków zostało na konkretnego drona.

Poznaj zespół: trzy osoby w skali korporacyjnej

Ruslana nie trafiła do fundraisingu z księgowości — przyszła z zarządzania. Jej zadaniem nie jest prowadzenie ksiąg zgodnie z lokalnymi standardami rachunkowości. Jej zadaniem jest widzieć, dokąd idą pieniądze i ile ich zostało. Standardową księgowość prowadzi osobno księgowa, pracująca we własnym programie.

„Nie potrzebujemy programu księgowego. Nasza księgowa pracuje we własnym programie i nie ma z nim żadnych problemów. To, czego potrzebuję, to program do analityki finansowej."

Zespół Ruslany liczy trzy osoby. Ona sama oraz dwóch specjalistów technicznych — Bohdan i Vyacheslav. Razem zarządzają dziesiątkami zbiórek prowadzonych równolegle: jedna na partię dronów FPV, druga na kamery termowizyjne, trzecia na naprawy pojazdów, czwarta na pojazd ewakuacyjny. Każda zbiórka ma swoich darczyńców, budżet i termin.

Zanim przeszli na system rachunkowości zarządczej, wyglądało to tak: księgowa uzgadniała liczby na kontach księgowych; Ruslana ręcznie trzymała w głowie, ile zebrała i ile zostało w każdej zbiórce; Bohdan i Vyacheslav ręcznie zestawiali dane z wielu źródeł do raportów technicznych. Jakoś to działało. Ale skala rosła z roku na rok i moment, w którym „trzymanie tego w głowie" przestaje wystarczać, był nieunikniony.

Problem pierwszy: gdy bank pokazuje jedną liczbę zamiast tysiąca historii

W wolontariackim fundraisingu podstawową walutą jest zaufanie darczyńców. Każda kopiejka musi być widoczna. Jednak narzędzia, których organizacja używała na początku, podkopywały tę przejrzystość.

„Mamy otwartych około 30 osobnych skarbonek na zbiórki. Kiedy loguję się do panelu bankowości firmowej, nie widzę każdej pojedynczej wpłaty. Widzę tylko zagregowaną kwotę, która wpłynęła raz dziennie. A chciałabym widzieć każdą pojedynczą transakcję."

To nie jest kaprys dyrektor finansowej. Kiedy darczyńca przelewa 200 UAH na konkretną zbiórkę i nigdy nie otrzymuje potwierdzenia — nie wpłaca po raz drugi. Kiedy system nie śledzi każdej darowizny osobno, nie da się osobiście podziękować darczyńcy ani później rozliczyć się z nim: „za twoje 200 UAH kupiliśmy dokładnie to."

Pierwsza prośba skierowana do Finmap nie dotyczyła raportów ani automatyzacji. Chodziło o szczegółowość danych. Czy da się zobaczyć każdą transakcję osobno, nawet gdy jest ich 5000 dziennie? Czy da się kategoryzować je nie tylko według daty i kwoty, ale według tego, który projekt finansują?

Problem drugi: gdy automatyczne reguły nie radzą sobie ze „śmieciami" w opisach

Nie da się ręcznie skategoryzować 5000 transakcji dziennie. Profesjonalne narzędzia korzystają z automatycznych reguł: „jeśli opis zawiera słowo FPV, kategoria Drony". Proste. Ale ukraińskie banki — zwłaszcza te mobilne — dodają do pól z opisem dziwne artefakty. Prowizje. Kody techniczne. Losowe spacje. Fragmenty starych wiadomości. To, co Ruslana nazywa „śmieciami":

„Jest tu wbudowana jakaś sztuczna inteligencja, bo w moich transakcjach opisy zawierają prowizje i dodatkowy tekst. Nie da się dopasować reguły do każdego fragmentu tego dodatkowego tekstu — nadal wprowadzam je ręcznie, trochę na wyczucie."

Standardowe reguły „zawiera słowo X" zawodzą, gdy opis brzmi: „FPV team 200 UAH prowizja 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026". Słowo FPV jest — ale są też dziesiątki innych fragmentów, które sprawiają, że reguła staje się zawodna. Standardowe oprogramowanie księgowe tu nie wystarczy — potrzebna jest sztuczna inteligencja rozumiejąca kontekst, a nie taka, która szuka dosłownych dopasowań.

Problem trzeci: 30 skarbonek, 5 walut, ciągły przepływ

Skala tej organizacji to nie tylko kwestia wolumenu — to kwestia złożoności architektonicznej.

„Liczba źródeł, z których wpływają pieniądze, i liczba źródeł, z których wydajemy, wielokrotnie wzrosła. Mamy ogromną liczbę źródeł, z których otrzymujemy różne waluty, różne środki. I musimy to wszystko monitorować, śledzić, oznaczać, co idzie do jakiego konkretnego projektu."

30 skarbonek w Monobank Business to 30 osobnych kont. Do tego konto firmowe w PrivatBanku. Do tego PayPal dla darczyńców zagranicznych. Do tego Wise dla regularnych przelewów z Europy. Do tego kilka walut. Do tego podział na projekty.

Żadne standardowe oprogramowanie księgowe nie jest zaprojektowane pod taki profil klienta. Programy księgowe zakładają cykl handlowy lub operacje usługowe — nie fundraising. A wyspecjalizowane systemy CRM dla NGO (systemy dla darczyńców) nie integrują się z ukraińskimi bankami. Ruslana i jej zespół przetestowali kilka rozwiązań. Żadne nie pokrywało wszystkich wymiarów jednocześnie: szczegółowości transakcji, budżetów projektowych, wielowalutowości i realnej integracji z ukraińskimi bankami.

Punkt zwrotny: co znaleźli w Finmap

Ruslana przyszła na demo z konkretną listą kontrolną. Nie „pokaż mi, co potraficie", tylko „czy potraficie zrobić to, to i to?" Czego potrzebowała:

• Każda transakcja widoczna osobno, niezależnie od tego, jak pokazuje ją bank
• Kategoryzacja według projektu, z widocznością budżetu w czasie rzeczywistym
• Kategoryzacja oparta na AI, radząca sobie ze „śmieciami" w opisach
• Obsługa wielu walut z automatyczną aktualizacją kursów
• Pola niestandardowe w transakcjach — na szczegóły specyficzne dla zbiórek
• API dla zespołu technicznego (o to pierwszy zapytał Bohdan)
• Bezpieczeństwo danych na poziomie RODO — darowizny zawierają dane osobowe darczyńców

Demo trwało 39 minut. W jego połowie Ruslana formułowała już własne przyszłe scenariusze użycia: „A niestandardowy okres w dashboardzie — mogę wybrać dowolny dzień?", „Czy zobaczę tagi w eksportach do Excela?", „Czy kursy walut pobierane są automatycznie?" To moment, w którym konsultacja przestaje być rozmową handlową i staje się sesją roboczą.

Co się zmieniło: budżety projektów w czasie rzeczywistym

Najważniejsze nie jest to, że Ruslana dostała nowy program. Najważniejsze jest to, że zyskała nowy poziom przejrzystości. Teraz w dowolnym momencie — w samolocie, na spotkaniu z dowódcą brygady, na czacie w Telegramie z darczyńcą — może w 5 sekund otworzyć telefon i zobaczyć:

• Ile zebrano na konkretną zbiórkę (np. „100 dronów FPV do rozpoznania")
• Ile już wydano
• Ile zostało dostępne
• Średnią wielkość darowizny w tej zbiórce
• Aktualne tempo wpływów — i prognozę, kiedy cel zostanie osiągnięty

To nie jest analityka „raz w miesiącu w raporcie". To jest analityka tu i teraz, w momencie podejmowania decyzji. Bohdan i Vyacheslav podłączyli API Finmap do systemów wewnętrznych — teraz dashboardy księgowe są zsynchronizowane z wewnętrznymi kanałami komunikacji organizacji.

„Szczerze mówiąc, wszystko jest bardzo jasne, interfejs jest przejrzysty i prosty. Świetnie — po prostu działa dla wszystkich."

— reakcja Ruslany po zakończeniu demo

Co to oznacza dla innych organizacji pozarządowych i biznesów o dużym wolumenie transakcji

Historia Ruslany jest ciekawa nie tylko dla fundacji charytatywnych. Opisuje sytuację, z jaką mierzy się każdy biznes o wysokiej gęstości transakcji — e-commerce w sezonie szczytowym, marketplace'y z wypłatami dla sprzedawców, platformy crowdfundingowe.

Po pierwsze. Przy pewnej skali rachunkowość przestaje być zadaniem księgowym, a staje się infrastrukturą informacyjną.

Po drugie. Widoczność każdej transakcji to nie luksus. W kontekście darczyńców to kwestia zaufania. W kontekście biznesowym to kwestia uczciwej ekonomiki jednostkowej.

Po trzecie. AI w finansach nie zastępuje ludzi — przejmuje rutynę, żeby ludzie mogli podejmować decyzje. Ruslana ujęła to najlepiej: „To jak własny młodszy analityk finansowy — dajesz mu zadanie, wykonuje je, dopytuje, czasem daje rekomendacje."

Po czwarte. Wielowalutowość to nie „funkcja dla eksporterów". Dziś nawet lokalny ukraiński biznes otrzymuje pieniądze w pięciu walutach za pośrednictwem międzynarodowych platform.

Liczby: zaoszczędzony czas i pieniądze

Czas cotygodniowego uzgadniania kwot: z 6-8 godzin do 45 minut.
Widoczność poszczególnych transakcji: ze zagregowanej do indywidualnej (każda z osobna).
Czas na przygotowanie raportu dla darczyńcy: z 2 dni do 20 minut.
Aktywne budżety projektowe: z 10-12 do ponad 30.
Zapytania zespołu technicznego w sprawach finansowych: z 5-7/dzień do 0-1/dzień.

Najważniejsze jest to, czego nie da się zmierzyć liczbami. Zespół odzyskał zasób, który wcześniej poświęcał na ręczne zestawianie liczb — i przekierował go na to, po co ta organizacja w ogóle powstała. Zaspokajanie potrzeb żołnierzy. Szybko. Przejrzyście. W pełnej skali 400 milionów rocznie.

Ten case study opiera się na rzeczywistej konsultacji z dyrektor finansową fundacji charytatywnej. Wszystkie szczegóły zostały uzgodnione z klientem przed publikacją. Imiona specjalistów technicznych zostały zmienione na prośbę zespołu.