Украин бригадасын қолдайтын қайырымдылық қоры 400 млн гривняны және 30 жоба бюджетін қалай басқарады

«Менің басты міндетім — түсіп жатқан қаражатты нақты жобалар бойынша санаттарға бөлу. Әр жобаның бюджетін бақылап отыруым керек. Айталық, науқанға 100 миллион жинадық — соның ішінен 70 миллионын жұмсап қойдық, демек, осы жобаға тек 30 миллион ғана қалды»

— Руслана, Украина Қарулы Күштерінің бригадасын қолдайтын қайырымдылық қорының қаржы директоры

Ірі қаражат жинау науқандары кезінде қордың шоттары арқылы күніне 5000-нан астам транзакция өтеді. Ақша Monobank «банкаларынан», PrivatBank арқылы жеке аударымдардан, доллармен PayPal-дан, еуромен Wise-тан келіп түседі. Ал шығысқа дрондарға, жылу камераларына, медициналық жабдыққа, отынға, көлік жөндеуіне жұмсалады. Әрбір түскен аударымның артында бригаданы қолдауды шешкен нақты адам тұр. Әрбір шығынның артында ертең майданға жететін нақты жабдық тұр.

Қордың жылдық айналымы шамамен 400 миллион гривняны (≈ 10 млн долларды) құрайды. Бұл 2010-жылдардан бері процестері цифрланған корпоративтік бизнес емес. Бұл 2023 жылы еріктілер қозғалысынан өсіп шыққан қаражат жинау науқаны — және жуырда ғана дейін мұндағы қаржылық ашықтық бір бухгалтер мен екі техникалық маманның ерен еңбегінің арқасында ғана ұсталып тұрды.

Бұл — көптеген украиналық қызмет көрсету бизнесінен де айналымы асатын ұйымның 30 бөлек «банкадағы» шашыраңқы есептен әрбір қайырымдылықтың өз жобасын білетін басқарушылық есеп жүйесіне қалай көшкені туралы әңгіме — енді Руслана телефонын алып, белгілі бір дронға қанша қаражат қалғанын дәл біле алады.

Команданы танысыңыз: корпоративтік ауқымдағы үш адам

Руслана қаражат жинау саласына бухгалтериядан емес, менеджменттен келді. Оның міндеті — жергілікті бухгалтерлік стандарттарға сай кітап жүргізу емес. Оның міндеті — ақша қайда кетіп жатқанын және қанша қалғанын көру. Стандартты бухгалтерияны өз бағдарламасында жұмыс істейтін бухгалтер бөлек жүргізеді.

«Бізге бухгалтерлік бағдарлама керек емес. Біздің бухгалтер өз бағдарламасында жұмыс істейді, онымен ешқандай мәселесі жоқ. Ал маған қаржылық аналитикаға арналған бағдарлама керек»

Русланның командасында үш адам бар. Өзі және екі техникалық маман — Богдан мен Вячеслав. Олар бірге қатар жүргізіліп жатқан ондаған науқанды басқарады: біреуі FPV дрондарының топтамасына, екіншісі жылу бейнекамераларына, үшіншісі көлік жөндеуіне, төртіншісі эвакуациялық көлікке арналған. Әр науқанның өз демеушілері, бюджеті және мерзімі бар.

Басқарушылық есеп жүйесіне көшпес бұрын жағдай былай болды: бухгалтер бухгалтерлік шоттардағы сандарды салыстырып отырды; Руслана қай науқан қанша жинағанын және қанша қалғанын жадында ұстады; Богдан мен Вячеслав әртүрлі көздерден техникалық есептерді қолмен жинады. Бұл әлі жұмыс істеп тұрды. Бірақ ауқым жыл сайын өсіп, «жадыңда ұстау» жеткіліксіз болатын сәт сөзсіз келетін еді.

Бірінші қиындық: банк мың оқиғаның орнына бір ғана санды көрсеткенде

Еріктілер қаражат жинауында ең басты «валюта» — демеушілердің сенімі. Әрбір тиын көрінуі керек. Бірақ ұйым бастапқыда пайдаланған құралдар осы ашықтықты нашарлатып отырды.

«Бізде шамамен 30 бөлек қаражат жинау «банкасы» ашық тұр. Бизнес-банкингіме кірген кезде мен әрбір жеке түсімді көрмеймін. Тек күніне бір рет келетін жиынтық соманы ғана көремін. Ал мен әрбір жеке транзакцияны көргім келеді»

Бұл қаржы директорының еркесуі емес. Демеуші белгілі бір науқанға 200 гривна аударып, ешқандай растама алмаса — ол екінші рет қайырымдылық жасамайды. Жүйе әрбір қайырымдылықты жеке қадағаламаса, демеушіге жеке алғыс айту немесе кейін «сіздің 200 гривнаңызға дәл осы затты алдық» деп есеп беру мүмкін болмайды.

Finmap-қа алғашқы сұрау есептер немесе автоматтандыру туралы емес еді. Ол деректердің егжей-тегжейлілігі туралы болды. Күніне 5000-ға жетсе де, әрбір транзакцияны бөлек көруге бола ма? Оларды тек күні мен сомасы бойынша ғана емес, қай жобаны қаржыландыратынына қарай санаттауға бола ма?

Екінші қиындық: автоматты ережелер түсініктемедегі «қоқысты» ажырата алмағанда

Күніне 5000 транзакцияны қолмен санаттау мүмкін емес. Кәсіби деңгейдегі құралдар автоматты ережелерді пайдаланады: «егер түсініктемеде FPV сөзі болса — санат Дрондар». Қарапайым сияқты. Бірақ украиналық банктер, әсіресе мобильді банктер, түсініктеме өрістеріне қызық артефактілер қосады. Комиссиялар. Техникалық кодтар. Кездейсоқ бос орындар. Ескі хабарлардың үзінділері. Руслана мұны «қоқыс» деп атайды:

«Мұнда қандай да бір жасанды интеллект бар секілді, өйткені менің транзакцияларымда түсініктемелерде комиссиялар мен қосымша мәтін болады. Сол қосымша мәтіннің әр бөлігіне ереже баптай алмаймын — оларды бәрібір қолмен, сезіммен енгізіп жүрмін»

Түсініктеме мынадай болғанда стандартты «X сөзі бар» ережелері бұзылады: «FPV team 200 UAH комиссия 0.15 UAH 4140********9876 17.05.2026». FPV сөзі бар — бірақ ережені сенімсіз ететін тағы да ондаған басқа таңбалар бар. Мұнда стандартты бухгалтерлік бағдарлама жеткіліксіз — керегі сөзбе-сөз сәйкестікті іздейтін емес, контекстті түсінетін жасанды интеллект.

Үшінші қиындық: 30 «банка», 5 валюта, үздіксіз ағын

Бұл ұйымның ауқымы тек көлемге ғана байланысты емес — бұл архитектуралық күрделілікке байланысты.

«Ақша келетін көздердің саны да, біз жұмсайтын көздердің саны да бірнеше есе өсті. Әртүрлі валютада, әртүрлі қаражатта түсетін көздер өте көп. Осының бәрін бақылап, қадағалап, қайсысы қай нақты жобаға баратынын белгілеп отыруымыз керек»

Monobank Business-тегі 30 «банка» дегеніміз — 30 бөлек шот. Оған қоса PrivatBank-тегі корпоративтік шот. Оған қоса шетелдік демеушілерге арналған PayPal. Оған қоса еуропалық тұрақты аударымдарға арналған Wise. Оған қоса бірнеше валюта. Оған қоса жобалар бойынша бөлу.

Ешбір стандартты бухгалтерлік бағдарлама мұндай клиент профиліне арналмаған. Бухгалтерлік бағдарламалар сауда циклін немесе қызмет көрсету операцияларын көздейді, қаражат жинауды емес. Ал арнайы ҮЕҰ CRM жүйелері (демеушілерге арналған жүйелер) украиналық банктермен интеграцияланбайды. Руслана мен оның командасы бірнеше шешімді сынап көрді. Ешқайсысы транзакциялардың егжей-тегжейлілігін, жоба бюджеттерін, көп валюталылықты және украиналық банктермен нақты байланысты бір мезгілде қамтымады.

Бетбұрыс сәті: Finmap-тан не тапты

Руслана демоға нақты тізіммен келді. «Не істей алатыныңды көрсет» дегеннен гөрі, «мынаны, мынаны және мынаны істей аласың ба?» деп сұрады. Керек болғаны:

• Банк қалай көрсетсе де, әрбір транзакцияның жеке көрінуі
• Жоба бойынша санаттау, бюджетті нақты уақыт режимінде көру мүмкіндігімен
• Түсініктемедегі «қоқыспен» жұмыс істей алатын, ЖИ негізіндегі санаттау
• Курстарды автоматты жаңартатын көп валюталы қолдау
• Транзакцияларда қаражат жинауға тән мәліметтерге арналған қосымша өрістер
• Техникалық команда үшін API (мұны бірінші болып Богдан сұрады)
• GDPR деңгейіндегі деректер қауіпсіздігі — қайырымдылықтарда демеушілердің жеке деректері бар

Демо 39 минутқа созылды. Оның жартысында-ақ Руслана өзінің болашақтағы пайдалану сценарийлерін тұжырымдай бастады: «Ал дашбордта еркін кезең таңдау — кез келген күнді таңдай аламын ба?», «Excel-ге экспорттағанда тегтерді көремін бе?», «Валюта бағамдары автоматты түрде тартылады ма?» Дәл осы сәтте консультация сату әңгімесі болудан қалып, жұмыс сессиясына айналады.

Не өзгерді: жоба бюджеттері нақты уақыт режимінде

Ең маңыздысы — Руслана жаңа бағдарлама алғаны емес. Ең маңыздысы — ол ашықтықтың жаңа деңгейіне қол жеткізгені. Енді кез келген сәтте — ұшақта, бригада командирімен кездесуде, демеушімен Telegram чатында — ол телефонын ашып, 5 секундта мыналарды көре алады:

• Белгілі бір науқанға қанша жиналғанын (мысалы, «барлау үшін 100 FPV дроны»)
• Қаншасы жұмсалғанын
• Қаншасы қолжетімді екенін
• Осы науқандағы орташа қайырымдылық мөлшерін
• Түсімнің қазіргі қарқынын — және мақсатқа қашан жететінінің болжамын

Бұл «айына бір рет есепте» көрінетін аналитика емес. Бұл — дәл қазір, шешім қабылдау сәтіндегі аналитика. Богдан мен Вячеслав Finmap API-ын ішкі жүйелерге қосты — енді есеп дашбордтары ұйымның ішкі байланыс арналарымен синхрондалған.

«Шынымды айтсам, бәрі өте түсінікті, интерфейс қарапайым әрі анық. Керемет — бұл бәріне бірдей жұмыс істейді»

— Русланның демодан кейінгі қорытынды пікірі

Бұл басқа ҮЕҰ мен транзакция көлемі жоғары бизнестер үшін нені білдіреді

Русланның кейсі тек қайырымдылық қорлары үшін ғана қызықты емес. Ол транзакция тығыздығы жоғары кез келген бизнес кездесетін жағдайды сипаттайды — жоғары маусымдағы e-commerce, сатушыларға төлем жасайтын маркетплейстер, краудфандинг платформалары.

Біріншіден. Белгілі бір ауқымда есеп жүргізу бухгалтерлік тапсырма болудан қалып, ақпараттық инфрақұрылымға айналады.

Екіншіден. Әрбір транзакцияның көрінуі — сән-салтанат емес. Демеушілер тұрғысынан бұл сенім мәселесі. Бизнес тұрғысынан бұл адал юнит-экономика мәселесі.

Үшіншіден. Қаржыдағы ЖИ адамдарды алмастырмайды — ол адамдар шешім қабылдай алуы үшін күнделікті рутинді өз мойнына алады. Руслана мұны өзі жақсы айтқан: «Бұл сендердегі кіші қаржы аналитигі сияқты — тапсырма бересің, ол орындайды, қайта сұрайды, кейде ұсыныс та береді».

Төртіншіден. Көп валюталылық — «экспорттаушыларға арналған функция» емес. Бүгінде тіпті жергілікті украиналық бизнес те халықаралық платформалар арқылы бес валютада ақша алады.

Сандар: үнемделген уақыт пен қаражат

Апта сайынғы салыстыру уақыты: 6-8 сағаттан 45 минутқа дейін.
Жеке транзакциялардың көрінуі: жиынтықтан жекеге (әрқайсысы).
Демеушіге есеп дайындау уақыты: 2 күннен 20 минутқа дейін.
Белсенді жоба бюджеттері: 10-12-ден 30+-қа дейін.
Қаржы сұрақтары бойынша техникалық командаға қоңыраулар: күніне 5-7-ден 0-1-ге дейін.

Ең маңыздысы — сандармен өлшеуге болмайтын нәрсе. Команда бұрын сандарды қолмен жинауға жұмсайтын ресурсын қайтарып алды — және оны ұйымның құрылу мақсатына бағыттады. Жауынгерлердің қажеттіліктерін жабу. Жылдам. Ашық түрде. Жылына 400 миллионның толық ауқымында.

Бұл кейс-стади қайырымдылық қорының қаржы директорымен болған нақты консультацияға негізделген. Барлық мәліметтер жариялауға дейін клиентпен келісілген. Техникалық мамандардың есімдері команданың сұрауы бойынша өзгертілген.