Como uma fundação beneficente que apoia uma brigada ucraniana administra 400 milhões de UAH e os orçamentos de 30 projetos

"Eu preciso conseguir classificar as entradas de dinheiro por projetos específicos. Preciso acompanhar o orçamento de cada projeto. Digamos que arrecadamos 100 milhões para uma campanha — já gastamos 70 milhões com alguma coisa, então só tenho 30 milhões disponíveis para esse projeto."

— Ruslana, diretora financeira de uma fundação beneficente que apoia uma brigada das Forças Armadas da Ucrânia

Durante grandes campanhas de arrecadação, mais de 5.000 transações passam pelas contas da fundação por dia. O dinheiro entra pelos cofrinhos do Monobank, por transferências pessoais do PrivatBank, pelo PayPal em dólares, pela Wise em euros. E sai — para drones, câmeras térmicas, equipamentos médicos, combustível, conserto de veículos. Por trás de cada transferência recebida, existe uma pessoa real que decidiu apoiar a brigada. Por trás de cada despesa, existe um equipamento específico que vai chegar à linha de frente amanhã.

O faturamento anual da fundação gira em torno de 400 milhões de UAH (≈ US$ 10 mi). E não estamos falando de uma empresa corporativa com processos digitalizados desde os anos 2010. É uma arrecadação que nasceu de um movimento voluntário em 2023 — e que, até pouco tempo atrás, dependia do esforço heroico de uma contadora e dois especialistas técnicos para manter alguma visibilidade financeira.

Esta é a história de como uma organização com movimentação maior do que a da maioria das empresas de serviços ucranianas saiu de um controle fragmentado em 30 cofrinhos de arrecadação separados para um sistema de contabilidade gerencial em que cada doação sabe a qual projeto pertence — e Ruslana consegue pegar o celular e ver exatamente quanto ainda resta para financiar um drone específico.

Conheça a equipe: três pessoas operando em escala corporativa

Ruslana não veio da contabilidade para a arrecadação — veio da gestão. O trabalho dela não é manter os livros contábeis de acordo com as normas locais. O trabalho dela é entender para onde o dinheiro está indo e quanto ainda resta. A contabilidade formal é feita separadamente por uma contadora, no próprio software dela.

"Não precisamos de um software contábil. Nossa contadora trabalha no programa dela, e isso funciona bem. O que eu preciso é de um programa para análise financeira."

A equipe de Ruslana tem três pessoas. Ela e dois especialistas técnicos — Bohdan e Vyacheslav. Juntos, eles gerenciam dezenas de campanhas de arrecadação rodando em paralelo: uma para um lote de drones FPV, outra para câmeras térmicas, uma terceira para conserto de veículos, uma quarta para um veículo de evacuação. Cada campanha tem doadores, orçamento e prazo.

Antes de migrar para um sistema de contabilidade gerencial, a rotina era assim: a contadora conciliava os números nas contas contábeis; Ruslana mantinha manualmente, de cabeça, quanto cada campanha tinha arrecadado e quanto ainda sobrava; Bohdan e Vyacheslav montavam resumos técnicos a partir de várias fontes. Funcionava. Mas a escala crescia a cada ano, e o momento em que "guardar tudo na cabeça" deixa de ser suficiente era inevitável.

Primeiro problema: quando o banco mostra um número, e não mil histórias

Na arrecadação voluntária, a principal moeda é a confiança dos doadores. Cada kopiyka precisa ser visível. Mas as ferramentas que a organização usava no início dificultavam essa transparência.

"Temos cerca de 30 cofrinhos de arrecadação separados abertos. Quando entro no internet banking empresarial, não vejo cada depósito individual. Vejo apenas o valor agregado que entrou uma vez por dia. Mas eu gostaria de ver cada transação separadamente."

Isso não é capricho de diretora financeira. Quando um doador transfere 200 UAH para uma campanha específica e nunca recebe uma confirmação, ele não doa de novo. Quando o sistema não acompanha cada doação individualmente, fica impossível agradecer pessoalmente ao doador ou, mais tarde, prestar contas dizendo: "os seus 200 UAH compraram exatamente isto aqui."

O primeiro pedido feito à Finmap não foi sobre relatórios nem automação. Foi sobre granularidade dos dados. Dá para ver cada transação separadamente, mesmo quando são 5.000 por dia? Dá para classificá-las não só por data e valor, mas pelo projeto que elas financiam?

Segundo problema: quando as regras automáticas não dão conta da "sujeira" nos comentários

Não dá para classificar manualmente 5.000 transações por dia. Ferramentas de nível industrial usam regras automáticas: "se o comentário contém a palavra FPV, categoria Drones." Simples. Mas os bancos ucranianos — especialmente os mobile — acrescentam artefatos estranhos aos campos de comentário. Comissões. Códigos técnicos. Espaços aleatórios. Trechos de mensagens antigas. O que Ruslana chama de "sujeira":

"Parece que tem algum tipo de IA aqui, porque nas minhas transações os comentários incluem comissões e textos extras. Eu não consigo criar uma regra para cada pedaço desse texto extra — acabo inserindo manualmente, meio no feeling."

Regras padrão do tipo "contém a palavra X" quebram quando o comentário vem assim: "Equipe FPV 200 UAH comissão 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026". A palavra FPV está lá — mas também há dezenas de outros elementos que tornam a regra pouco confiável. Um software contábil padrão não basta aqui — o que se precisa é de IA que entenda contexto, não de uma ferramenta que procure correspondências literais.

Terceiro problema: 30 cofrinhos de arrecadação, 5 moedas, fluxo constante

A escala da organização não está apenas no volume — está na complexidade da arquitetura.

"O número de fontes de onde o dinheiro entra e o número de fontes por onde gastamos se multiplicou. Há um volume enorme de fontes em que recebemos moedas diferentes, fundos diferentes. E precisamos monitorar tudo isso, acompanhar, marcar o que vai para cada projeto específico."

30 cofrinhos de arrecadação no Monobank Business significam 30 contas separadas. Além da conta corporativa no PrivatBank. Além do PayPal para doadores internacionais. Além da Wise para transferências recorrentes da Europa. Além de várias moedas. Além da divisão por projetos.

Nenhum software contábil padrão foi desenhado para esse perfil de cliente. Programas de contabilidade partem do pressuposto de um ciclo comercial ou de prestação de serviços — não de arrecadação. E CRMs especializados para ONGs (sistemas de doadores) não se integram aos bancos ucranianos. Ruslana e sua equipe testaram várias soluções. Nenhuma cobria todos os eixos ao mesmo tempo: granularidade das transações, orçamentos por projeto, múltiplas moedas e conexão real com bancos ucranianos.

O ponto de virada: o que eles encontraram na Finmap

Ruslana chegou à demonstração com uma lista bem concreta. Não era "me mostre o que vocês fazem", e sim "vocês conseguem fazer isto, isto e isto?" O que ela precisava:

• Cada transação visível individualmente, independentemente de como o banco a apresenta
• Classificação por projeto, com visibilidade do orçamento em tempo real
• Classificação com IA capaz de lidar com a "sujeira" nos comentários
• Suporte a múltiplas moedas, com atualização automática das taxas de câmbio
• Campos personalizados nas transações — para detalhes específicos de arrecadação
• Uma API para a equipe técnica (foi a primeira pergunta de Bohdan)
• Segurança de dados em nível GDPR — as doações incluem dados pessoais dos doadores

A demonstração durou 39 minutos. Na metade, Ruslana já estava formulando seus próprios casos de uso futuros: "E um período personalizado no painel — eu posso escolher qualquer dia?", "Vou ver as tags nas exportações para Excel?", "As taxas de câmbio são puxadas automaticamente?" É nesse momento que uma consultoria deixa de ser uma ligação de venda e vira uma sessão de trabalho.

O que mudou: orçamentos por projeto em tempo real

O mais importante não é que Ruslana ganhou um novo programa. O importante é que ela ganhou um novo nível de visibilidade. Agora, a qualquer momento — em um avião, em uma reunião com o comandante da brigada, em uma conversa no Telegram com um doador — ela abre o celular em 5 segundos e vê:

• Quanto foi arrecadado para uma campanha específica (por exemplo, "100 FPVs para reconhecimento")
• Quanto já foi gasto
• Quanto ainda está disponível
• O valor médio de doação dessa campanha
• O ritmo atual de entrada de recursos — e uma previsão de quando a meta será batida

Isso não é análise "uma vez por mês em um relatório". É análise agora, no momento da decisão. Bohdan e Vyacheslav conectaram a API da Finmap aos sistemas internos — agora os painéis financeiros ficam sincronizados com os canais de comunicação internos da organização.

"Sinceramente, está tudo muito claro, a interface é clara e simples. Ótimo — simplesmente funciona para todo mundo."

— reação final de Ruslana depois da demonstração

O que isso significa para outras ONGs e empresas com alto volume de transações

O caso de Ruslana é interessante não só para fundações beneficentes. Ele descreve uma situação que qualquer negócio com alta densidade transacional enfrenta — e-commerces em pico de temporada, marketplaces com repasses a vendedores, plataformas de crowdfunding.

Primeiro. Em certa escala, a contabilidade deixa de ser uma tarefa operacional e vira infraestrutura de informação.

Segundo. Ter visibilidade de cada transação não é luxo. No contexto de doações, é uma questão de confiança. No contexto empresarial, é uma questão de economia unitária honesta.

Terceiro. A IA em finanças não substitui pessoas — ela cuida da rotina para que as pessoas possam tomar decisões. A própria Ruslana resumiu da melhor forma: "É como ter seu próprio analista financeiro júnior — você passa uma tarefa, ele executa, faz perguntas, às vezes dá recomendações."

Quarto. Multimoeda não é "um recurso para exportadores". Hoje, até um negócio local ucraniano recebe dinheiro em cinco moedas por plataformas internacionais.

Os números: tempo e dinheiro economizados

Tempo semanal de conciliação: de 6–8 horas para 45 minutos.
Visibilidade das transações individuais: de agregada para individual (cada uma).
Tempo para preparar um relatório para doadores: de 2 dias para 20 minutos.
Orçamentos de projetos ativos: de 10–12 para mais de 30.
Chamadas da equipe técnica sobre dúvidas financeiras: de 5–7 por dia para 0–1 por dia.

O mais importante é o que não dá para medir em números. A equipe recuperou o tempo que antes gastava consolidando dados manualmente — e redirecionou esse recurso para aquilo para que a organização foi criada. Atender às necessidades dos soldados. Com rapidez. Com transparência. Na escala total de 400 milhões por ano.

Este estudo de caso é baseado em uma consultoria real com a diretora financeira de uma fundação beneficente. Todos os detalhes foram alinhados com a cliente antes da publicação. Os nomes dos especialistas técnicos foram alterados a pedido da equipe.