Cum gestionează 400 de milioane UAH și 30 de bugete de proiect o fundație caritabilă care sprijină o brigadă ucraineană

„Am nevoie să pot împărți banii care intră pe proiecte concrete. Trebuie să urmăresc bugetul fiecărui proiect. Să zicem că am strâns 100 de milioane pentru o campanie — am cheltuit deja 70 de milioane pe ceva, deci pentru proiectul respectiv mai am disponibile doar 30 de milioane.”

— Ruslana, directoarea financiară a unei fundații caritabile care sprijină o brigadă a Forțelor Armate ale Ucrainei

În timpul campaniilor mari de strângere de fonduri, prin conturile fundației trec peste 5.000 de tranzacții pe zi. Banii intră din borcane Monobank, din transferuri personale PrivatBank, din PayPal în dolari, din Wise în euro. Și ies — către drone, camere cu termoviziune, echipamente medicale, combustibil, reparații auto. În spatele fiecărei donații este un om real care a decis să sprijine brigada. În spatele fiecărei cheltuieli este un echipament concret care mâine ajunge pe linia frontului.

Rulajul anual al fundației este de aproximativ 400 de milioane UAH (≈ 10 milioane $). Și nu vorbim despre o companie cu procese digitalizate încă din anii 2010. Vorbim despre fundraising crescut dintr-o mișcare de voluntari în 2023 — unde, până nu demult, vizibilitatea financiară era ținută în picioare prin efortul eroic al unei contabile și al doi specialiști tehnici.

Aceasta este povestea unei organizații cu un rulaj mai mare decât al multor firme de servicii din Ucraina, care a trecut de la evidențe fragmentate în 30 de borcane de fundraising separate la un sistem de contabilitate managerială în care fiecare donație știe cărui proiect îi aparține — iar Ruslana poate să deschidă telefonul și să vadă exact câți bani au mai rămas pentru o anumită dronă.

Cunoaște echipa: trei oameni la scară de corporație

Ruslana nu a ajuns în fundraising venind din contabilitate — ci din management. Rolul ei nu este să țină evidența conform standardelor contabile locale. Rolul ei este să vadă unde se duc banii și cât mai rămâne. Contabilitatea clasică este gestionată separat de o contabilă, în propriul ei software.

„Nu avem nevoie de un program de contabilitate. Contabila noastră lucrează în programul ei și nu are nicio problemă cu el. Eu am nevoie de un program pentru analiză financiară.”

Echipa Ruslanei are trei oameni: ea și doi specialiști tehnici — Bohdan și Vyacheslav. Împreună gestionează zeci de campanii de fundraising care rulează în paralel: una pentru un lot de drone FPV, alta pentru camere cu termoviziune, a treia pentru reparații auto, a patra pentru un vehicul de evacuare. Fiecare campanie are donatori, buget și termen-limită.

Înainte să treacă la un sistem de contabilitate managerială, lucrurile arătau așa: contabila reconcilia cifrele între conturile contabile; Ruslana ținea manual în minte ce campanie a strâns cât și ce mai rămâne; Bohdan și Vyacheslav alcătuiau sinteze tehnice din mai multe surse. Încă funcționa. Dar de la an la an scara creștea, iar momentul în care „țin minte” nu mai este suficient era inevitabil.

Prima problemă: când banca arată o singură cifră în loc de o mie de povești

În fundraisingul făcut de voluntari, moneda principală este încrederea donatorilor. Fiecare copeică trebuie să fie vizibilă. Însă instrumentele folosite la început de organizație subminau tocmai această transparență.

„Avem deschise în jur de 30 de borcane separate pentru strângeri de fonduri. Când intru în internet bankingul de business, nu văd fiecare tranzacție de încasare în parte. Văd doar suma totală care a intrat o dată pe zi. Dar eu aș vrea să văd fiecare tranzacție individuală.”

Nu este un moft de director financiar. Când un donator trimite 200 UAH către o campanie anume și nu primește niciodată confirmare — nu mai donează a doua oară. Când sistemul nu urmărește fiecare donație separat, devine imposibil să îi mulțumești personal donatorului sau, mai târziu, să îi raportezi: „cei 200 UAH ai tăi au cumpărat exact asta”.

Prima cerere către Finmap nu a fost despre rapoarte sau automatizări. A fost despre granularitatea datelor. Putem vedea fiecare tranzacție separat, chiar și atunci când sunt 5.000 pe zi? Le putem clasifica nu doar după dată și sumă, ci și după proiectul pe care îl finanțează?

A doua problemă: când regulile automate nu se descurcă cu „mizeria” din comentarii

Nu poți clasifica manual 5.000 de tranzacții pe zi. Instrumentele serioase folosesc reguli automate: „dacă în comentariu apare cuvântul FPV, categoria este Drone”. Simplu. Dar băncile ucrainene — mai ales cele mobile — adaugă tot felul de artefacte ciudate în câmpurile de comentarii. Comisioane. Coduri tehnice. Spații aleatorii. Fragmente din mesaje vechi. Ceea ce Ruslana numește „mizerie”:

„Aici parcă există un fel de AI integrat, pentru că în tranzacțiile mele comentariile includ comisioane și text în plus. Nu pot să adaptez o regulă pentru fiecare bucată de text suplimentar — ajung să le introduc manual, cumva, după intuiție.”

Regulile standard de tip „conține cuvântul X” se strică atunci când un comentariu arată așa: „echipa FPV 200 UAH comision 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026”. Cuvântul FPV este acolo — dar sunt și zeci de alte elemente care fac regula nesigură. Software-ul clasic de contabilitate nu este suficient aici — este nevoie de AI care înțelege contextul, nu doar de unul care caută potriviri exacte.

A treia problemă: 30 de borcane de fundraising, 5 monede, flux continuu

Scara organizației nu înseamnă doar volum — ci complexitate arhitecturală.

„S-au înmulțit atât sursele din care vin banii, cât și sursele din care cheltuim. Avem un volum uriaș de surse prin care primim monede diferite, fonduri diferite. Și trebuie să monitorizăm totul, să urmărim totul, să marcăm ce merge către ce proiect concret.”

30 de borcane de fundraising în Monobank Business înseamnă 30 de conturi separate. Plus contul corporate de la PrivatBank. Plus PayPal pentru donatorii internaționali. Plus Wise pentru transferurile recurente din Europa. Plus mai multe valute. Plus împărțirea pe proiecte.

Niciun software contabil standard nu este construit pentru un astfel de profil de client. Programele de contabilitate pornesc de la un ciclu comercial sau de la operațiuni de servicii — nu de la fundraising. Iar CRM-urile specializate pentru ONG-uri, sistemele de donatori, nu se integrează cu băncile ucrainene. Ruslana și echipa ei au testat mai multe soluții. Niciuna nu acoperea simultan toate dimensiunile: granularitatea tranzacțiilor, bugete pe proiecte, multi-valută și conectivitate reală cu băncile ucrainene.

Momentul de cotitură: ce au găsit în Finmap

Ruslana a venit la demo cu o listă clară. Nu „arătați-mi ce puteți face”, ci „puteți face asta, asta și asta?” Aveau nevoie de:

• Fiecare tranzacție vizibilă individual, indiferent cum o afișează banca
• Clasificare pe proiecte, cu vizibilitate în timp real asupra bugetului
• Categorizare bazată pe AI, care se descurcă și cu „mizeria” din comentarii
• Suport multi-valută, cu actualizarea automată a cursurilor
• Câmpuri personalizate pe tranzacții — pentru detalii specifice fundraisingului
• API pentru echipa tehnică (Bohdan a întrebat primul despre asta)
• Securitate a datelor la nivel GDPR — donațiile includ date personale ale donatorilor

Demo-ul a durat 39 de minute. Pe la jumătate, Ruslana deja își formula propriile scenarii viitoare de utilizare: „Și în dashboard pot alege orice perioadă personalizată — orice zi?”, „Voi vedea tagurile în exporturile Excel?”, „Cursurile valutare se preiau automat?” Acela este momentul în care o consultație încetează să mai fie un apel de vânzare și devine o sesiune de lucru.

Ce s-a schimbat: bugete de proiect în timp real

Cel mai important nu este că Ruslana a primit un program nou. Cel mai important este că a primit un nivel nou de vizibilitate. Acum, în orice moment — în avion, într-o întâlnire cu comandantul brigăzii, într-un chat Telegram cu un donator — poate deschide telefonul în 5 secunde și vede:

• Cât s-a strâns pentru o campanie anume (de exemplu, „100 de FPV-uri pentru recunoaștere”)
• Cât s-a cheltuit deja
• Cât mai este disponibil
• Valoarea medie a donației pentru această campanie
• Ritmul actual al încasărilor — și o estimare a momentului în care obiectivul va fi atins

Nu este analiză „o dată pe lună, într-un raport”. Este analiză acum, exact în momentul deciziei. Bohdan și Vyacheslav au conectat API-ul Finmap la sistemele interne — acum dashboardurile financiare sunt sincronizate cu canalele interne de comunicare ale organizației.

„Sincer, totul este foarte clar, interfața este clară și simplă. Super — pur și simplu funcționează pentru toată lumea.”

— reacția finală a Ruslanei după demo

Ce înseamnă asta pentru alte ONG-uri și businessuri cu volum mare

Cazul Ruslanei este interesant nu doar pentru fundațiile caritabile. El descrie o situație cu care se confruntă orice business cu densitate mare de tranzacții — e-commerce în sezon de vârf, marketplace-uri cu plăți către vânzători, platforme de crowdfunding.

În primul rând. De la o anumită scară, contabilitatea nu mai este o simplă sarcină de evidență, ci devine infrastructură informațională.

În al doilea rând. Vizibilitatea fiecărei tranzacții nu este un lux. În contextul donațiilor, este o chestiune de încredere. În context de business, este o chestiune de unit economics corect.

În al treilea rând. AI-ul în finanțe nu înlocuiește oamenii — el preia rutina, ca oamenii să poată lua decizii. Ruslana a spus-o cel mai bine: „E ca propriul tău analist financiar junior — îi dai o sarcină, o face, revine cu întrebări, uneori vine și cu recomandări.”

În al patrulea rând. Multi-valuta nu este „o funcție pentru exportatori”. Astăzi, chiar și un business local ucrainean primește bani în cinci valute prin platforme internaționale.

Cifrele: timp și bani economisiți

Timp pentru reconcilierea săptămânală: de la 6-8 ore la 45 de minute.
Vizibilitatea tranzacțiilor individuale: de la sume agregate la fiecare tranzacție în parte.
Timp pentru pregătirea unui raport către donatori: de la 2 zile la 20 de minute.
Bugete de proiect active: de la 10-12 la 30+.
Apeluri către echipa tehnică pe întrebări financiare: de la 5-7/zi la 0-1/zi.

Cel mai important este însă ce nu poți măsura în cifre. Echipa și-a recuperat resursa pe care înainte o consuma consolidând manual datele — și a redirecționat-o către motivul pentru care organizația există. Să acopere nevoile soldaților. Rapid. Transparent. La scara completă a celor 400 de milioane pe an.

Acest studiu de caz se bazează pe o consultație reală cu directoarea financiară a unei fundații caritabile. Toate detaliile au fost agreate cu clientul înainte de publicare. Numele specialiștilor tehnici au fost schimbate la cererea echipei.