Comment une fondation caritative qui soutient une brigade ukrainienne gère 400 millions d’UAH et les budgets de 30 projets

« J’ai besoin de pouvoir rattacher les fonds qui arrivent à des projets précis. Je dois suivre le budget de chaque projet. Par exemple, si on a collecté 100 millions pour une campagne et qu’on a déjà dépensé 70 millions pour quelque chose, il ne me reste que 30 millions disponibles pour ce projet. »

— Ruslana, directrice financière d’une fondation caritative qui soutient une brigade des Forces armées ukrainiennes

Lors des grandes campagnes de collecte, plus de 5 000 transactions passent chaque jour par les comptes de la fondation. L’argent arrive depuis des cagnottes Monobank, des virements personnels PrivatBank, PayPal en dollars, Wise en euros. Il repart pour financer des drones, des caméras thermiques, du matériel médical, du carburant, des réparations de véhicules. Derrière chaque virement entrant, il y a une vraie personne qui a décidé de soutenir la brigade. Derrière chaque dépense, il y a un équipement concret qui partira demain sur la ligne de front.

Le chiffre d’affaires annuel de la fondation avoisine les 400 millions d’UAH (≈ 10 M$). Et ce n’est pas une entreprise classique dont les processus sont numérisés depuis les années 2010. C’est une collecte née d’un mouvement de bénévoles en 2023 — et, jusqu’à récemment, la visibilité financière reposait sur les efforts héroïques d’une comptable et de deux spécialistes techniques.

Voici comment une organisation dont le volume dépasse celui de la plupart des entreprises de services ukrainiennes est passée d’un suivi éclaté entre 30 cagnottes de collecte distinctes à un système de comptabilité de gestion où chaque don sait à quel projet il appartient — et où Ruslana peut sortir son téléphone pour voir exactement combien d’argent reste pour un drone précis.

L’équipe : trois personnes, une échelle digne d’une grande entreprise

Ruslana n’est pas arrivée dans la collecte de fonds par la comptabilité, mais par le management. Son rôle n’est pas de tenir les comptes selon les normes comptables locales. Son rôle, c’est de voir où va l’argent et combien il en reste. La comptabilité réglementaire est gérée séparément par une comptable, dans son propre logiciel.

« Nous n’avons pas besoin d’un logiciel de comptabilité générale. Notre comptable travaille dans son propre programme, ça lui convient très bien. Ce dont j’ai besoin, c’est d’un outil d’analyse financière. »

L’équipe de Ruslana compte trois personnes : elle-même et deux spécialistes techniques, Bohdan et Vyacheslav. Ensemble, ils gèrent des dizaines de campagnes de collecte en parallèle : l’une pour un lot de drones FPV, une autre pour des caméras thermiques, une troisième pour des réparations de véhicules, une quatrième pour un véhicule d’évacuation. Chaque campagne a ses donateurs, son budget et son échéance.

Avant de passer à un système de comptabilité de gestion, la situation ressemblait à ceci : la comptable rapprochait les chiffres dans les comptes comptables ; Ruslana gardait en tête, à la main, combien chaque campagne avait collecté et ce qu’il restait ; Bohdan et Vyacheslav préparaient des synthèses techniques à partir de plusieurs sources. Ça fonctionnait encore. Mais chaque année, l’échelle augmentait, et le moment où « tout garder en tête » ne suffit plus était inévitable.

Premier point de douleur : quand la banque affiche un seul chiffre au lieu de mille histoires

Dans la collecte bénévole, la monnaie principale, c’est la confiance des donateurs. Chaque kopiyka doit être visible. Mais les outils utilisés au départ par l’organisation affaiblissaient cette transparence.

« Nous avons environ 30 cagnottes de collecte ouvertes. Quand je me connecte à mon interface bancaire professionnelle, je ne vois pas chaque dépôt séparément. Je vois seulement le montant agrégé qui arrive une fois par jour. Alors que moi, je voudrais voir chaque transaction individuellement. »

Ce n’est pas un caprice de directrice financière. Quand un donateur verse 200 UAH pour une campagne précise et ne reçoit jamais de confirmation, il ne donne plus. Quand le système ne suit pas chaque don individuellement, il est impossible de remercier personnellement le donateur ou, plus tard, de lui dire : « vos 200 UAH ont servi à acheter exactement ceci ».

La première demande adressée à Finmap ne portait pas sur les rapports ni sur l’automatisation. Elle portait sur la granularité des données. Peut-on voir chaque transaction séparément, même quand il y en a 5 000 par jour ? Peut-on les catégoriser non seulement par date et par montant, mais aussi par projet financé ?

Deuxième point de douleur : quand les règles automatiques ne savent pas gérer le « bruit » dans les commentaires

Impossible de catégoriser manuellement 5 000 transactions par jour. Les outils robustes utilisent des règles automatiques : « si le commentaire contient le mot FPV, catégorie Drones ». Simple. Mais les banques ukrainiennes — surtout les banques mobiles — ajoutent des éléments étranges dans les champs de commentaire. Commissions. Codes techniques. Espaces aléatoires. Morceaux d’anciens messages. Ce que Ruslana appelle du « bruit » :

« Il y a une sorte d’IA intégrée ici, parce que dans mes transactions, les commentaires incluent des commissions et du texte supplémentaire. Je ne peux pas créer une règle pour chaque bout de texte en trop — je finis par les entrer à la main, un peu à l’intuition. »

Les règles classiques du type « contient le mot X » se cassent les dents quand un commentaire ressemble à : « Équipe FPV 200 UAH commission 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026 ». Le mot FPV est bien là — mais il est entouré de dizaines d’autres éléments qui rendent la règle peu fiable. Un logiciel comptable standard ne suffit pas ici : il faut une IA qui comprend le contexte, pas un outil qui cherche des correspondances littérales.

Troisième point de douleur : 30 cagnottes, 5 devises, un flux permanent

L’échelle de l’organisation ne se résume pas au volume : c’est aussi une complexité d’architecture.

« Le nombre de sources par lesquelles l’argent arrive, et le nombre de sources depuis lesquelles nous dépensons, s’est multiplié. Il y a énormément de sources où nous recevons différentes devises, différents fonds. Et nous devons tout surveiller, tout suivre, indiquer ce qui va à quel projet précis. »

30 cagnottes dans Monobank Business, cela veut dire 30 comptes distincts. À cela s’ajoutent le compte professionnel chez PrivatBank, PayPal pour les donateurs internationaux, Wise pour les virements récurrents européens, plusieurs devises, et la répartition par projet.

Aucun logiciel comptable standard n’est conçu pour ce profil. Les outils de comptabilité partent du principe qu’il s’agit d’un cycle de vente ou d’activités de services — pas de collecte de fonds. Et les CRM spécialisés pour les ONG, centrés sur les donateurs, ne s’intègrent pas aux banques ukrainiennes. Ruslana et son équipe ont testé plusieurs solutions. Aucune ne couvrait tous les besoins à la fois : granularité des transactions, budgets par projet, multidevise et vraie connexion avec les banques ukrainiennes.

Le déclic : ce qu’ils ont trouvé dans Finmap

Ruslana est arrivée à la démonstration avec une checklist très concrète. Pas « montrez-moi ce que vous savez faire », mais « est-ce que vous pouvez faire ça, ça et ça ? » Il fallait :

• Voir chaque transaction individuellement, quelle que soit la façon dont la banque l’affiche
• Catégoriser par projet, avec une visibilité budgétaire en temps réel
• Utiliser une catégorisation par IA capable de gérer le « bruit » dans les commentaires
• Prendre en charge plusieurs devises, avec mise à jour automatique des taux
• Ajouter des champs personnalisés aux transactions — pour les détails propres aux collectes
• Disposer d’une API pour l’équipe technique (c’est la première chose que Bohdan a demandée)
• Garantir une sécurité des données de niveau RGPD — les dons incluent des données personnelles de donateurs

La démonstration a duré 39 minutes. À mi-parcours, Ruslana formulait déjà ses propres cas d’usage futurs : « Et une période personnalisée dans le tableau de bord — je peux choisir n’importe quel jour ? », « Est-ce que je verrai les tags dans les exports Excel ? », « Les taux de change sont récupérés automatiquement ? » C’est le moment où une consultation cesse d’être un appel commercial et devient une séance de travail.

Ce qui a changé : les budgets par projet en temps réel

Le plus important, ce n’est pas que Ruslana ait adopté un nouveau logiciel. Le plus important, c’est qu’elle a gagné un nouveau niveau de visibilité. Désormais, à tout moment — dans un avion, en réunion avec le commandant de brigade, dans un échange Telegram avec un donateur — elle peut ouvrir son téléphone en 5 secondes et voir :

• Combien a été collecté pour une campagne précise (par exemple, « 100 FPV pour la reconnaissance »)
• Combien a déjà été dépensé
• Combien reste disponible
• Le montant moyen des dons pour cette campagne
• Le rythme actuel des entrées de fonds — et une prévision de la date à laquelle l’objectif sera atteint

Ce n’est pas de l’analyse « une fois par mois dans un rapport ». C’est de l’analyse maintenant, au moment où il faut décider. Bohdan et Vyacheslav ont connecté l’API Finmap aux systèmes internes : les tableaux de bord financiers sont désormais synchronisés avec les canaux de communication internes de l’organisation.

« Franchement, tout est très clair, l’interface est simple et compréhensible. Super — ça fonctionne pour tout le monde. »

— Réaction finale de Ruslana après la démonstration

Ce que cela signifie pour les autres ONG et les entreprises à fort volume

Le cas de Ruslana n’intéresse pas seulement les fondations caritatives. Il décrit une situation que rencontre toute activité avec une forte densité transactionnelle : e-commerce en haute saison, marketplaces avec reversements aux vendeurs, plateformes de financement participatif.

Premièrement. À partir d’une certaine échelle, la comptabilité cesse d’être une simple tâche administrative et devient une infrastructure d’information.

Deuxièmement. Voir chaque transaction n’est pas un luxe. Dans un contexte de dons, c’est une question de confiance. Dans une entreprise, c’est une question d’économie unitaire fiable.

Troisièmement. L’IA en finance ne remplace pas les humains — elle absorbe la routine pour que les humains puissent décider. Ruslana l’a très bien résumé : « C’est comme avoir son propre analyste financier junior : on lui donne une tâche, il l’exécute, pose des questions, et parfois fait des recommandations. »

Quatrièmement. Le multidevise n’est pas « une fonctionnalité pour exportateurs ». Aujourd’hui, même une entreprise ukrainienne locale reçoit de l’argent dans cinq devises via des plateformes internationales.

Les chiffres : du temps et de l’argent économisés

Temps de rapprochement hebdomadaire : de 6-8 heures à 45 minutes.
Visibilité des transactions individuelles : d’un montant agrégé à chaque transaction prise séparément.
Temps de préparation d’un rapport donateur : de 2 jours à 20 minutes.
Budgets de projets actifs : de 10-12 à 30+.
Appels à l’équipe technique sur des questions financières : de 5-7/jour à 0-1/jour.

Le plus important ne se mesure pas en chiffres. L’équipe a récupéré le temps qu’elle consacrait à consolider manuellement les données — et l’a réorienté vers la raison d’être de l’organisation : répondre aux besoins des soldats. Vite. En toute transparence. À l’échelle réelle de 400 millions par an.

Cette étude de cas s’appuie sur une consultation réelle avec la directrice financière d’une fondation caritative. Tous les détails ont été validés avec la cliente avant publication. Les noms des spécialistes techniques ont été modifiés à la demande de l’équipe.