Come una fondazione benefica che sostiene una brigata ucraina gestisce 400 milioni di UAH e 30 budget di progetto

«Per noi è fondamentale poter attribuire ogni entrata a un progetto specifico. Devo tenere sotto controllo il budget di ciascun progetto. Mettiamo che per una campagna abbiamo raccolto 100 milioni: ne abbiamo già spesi 70 per qualcosa, quindi per quel progetto mi restano disponibili solo 30 milioni».

— Ruslana, direttrice finanziaria di una fondazione benefica che sostiene una brigata delle Forze Armate ucraine

Durante le grandi campagne di raccolta fondi, sui conti della fondazione passano più di 5.000 transazioni al giorno. Il denaro arriva dai salvadanai Monobank, dai bonifici personali PrivatBank, da PayPal in dollari, da Wise in euro. E poi esce: per droni, termocamere, materiale medico, carburante, riparazioni dei veicoli. Dietro ogni entrata c’è una persona reale che ha deciso di sostenere la brigata. Dietro ogni uscita c’è un’attrezzatura precisa che domani arriverà al fronte.

Il volume annuo della fondazione è di circa 400 milioni di UAH (≈ 10 milioni di dollari). E non parliamo di un’azienda strutturata, con processi digitalizzati dagli anni 2010. Parliamo di una raccolta fondi nata nel 2023 da un movimento di volontari — e in cui, fino a poco tempo fa, la visibilità finanziaria si reggeva sul lavoro eroico di una contabile e di due specialisti tecnici.

Questa è la storia di come un’organizzazione con un volume superiore a quello della maggior parte delle aziende di servizi ucraine sia passata da registrazioni frammentate tra 30 salvadanai separati a un sistema di contabilità gestionale in cui ogni donazione sa a quale progetto appartiene — e Ruslana può aprire il telefono e vedere esattamente quanti fondi restano per un drone specifico.

Il team: tre persone, una scala da grande azienda

Ruslana non arriva alla raccolta fondi dalla contabilità, ma dal management. Il suo lavoro non è tenere i registri secondo gli standard contabili locali. Il suo lavoro è vedere dove vanno i soldi e quanto resta. La contabilità ordinaria è gestita separatamente da una contabile, con il suo software.

«Non ci serve un software di contabilità. La nostra contabile lavora nel suo programma e non ha problemi. A me serve un programma per l’analisi finanziaria».

Il team di Ruslana è composto da tre persone: lei e due specialisti tecnici, Bohdan e Vyacheslav. Insieme gestiscono decine di campagne di raccolta fondi in parallelo: una per un lotto di droni FPV, un’altra per termocamere, una terza per riparare veicoli, una quarta per un mezzo di evacuazione. Ogni campagna ha donatori, un budget e una scadenza.

Prima di passare a un sistema di contabilità gestionale, la situazione era questa: la contabile riconciliava i dati tra i conti contabili; Ruslana teneva a mente, manualmente, quanto aveva raccolto ogni campagna e quanto restava; Bohdan e Vyacheslav preparavano riepiloghi tecnici mettendo insieme dati da più fonti. Funzionava ancora. Ma ogni anno la scala aumentava, e il momento in cui “tenere tutto a mente” non sarebbe più bastato era inevitabile.

Primo problema: quando la banca mostra un numero solo invece di mille storie

Nella raccolta fondi dei volontari, la valuta principale è la fiducia dei donatori. Ogni copeco deve essere visibile. Ma gli strumenti usati all’inizio dall’organizzazione indebolivano proprio questa trasparenza.

«Abbiamo circa 30 salvadanai aperti per raccolte fondi separate. Quando entro nel mio internet banking aziendale, non vedo ogni singolo versamento. Vedo solo l’importo aggregato che arriva una volta al giorno. Invece vorrei vedere ogni transazione individuale».

Non è un capriccio da direttrice finanziaria. Quando un donatore versa 200 UAH per una campagna specifica e non riceve mai una conferma, non dona più. Se il sistema non traccia ogni donazione singolarmente, è impossibile ringraziare il donatore in modo personale o, più avanti, rendicontare: “con i tuoi 200 UAH è stato comprato esattamente questo”.

La prima richiesta fatta a Finmap non riguardava report o automazioni. Riguardava la granularità dei dati. Possiamo vedere ogni transazione separatamente, anche quando sono 5.000 al giorno? Possiamo classificarle non solo per data e importo, ma anche in base al progetto che finanziano?

Secondo problema: quando le regole automatiche non riescono a gestire il “rumore” nei commenti

Non puoi classificare manualmente 5.000 transazioni al giorno. Gli strumenti industriali usano regole automatiche: “se il commento contiene la parola FPV, categoria Droni”. Semplice. Ma le banche ucraine — soprattutto quelle mobile — aggiungono elementi strani nei campi dei commenti. Commissioni. Codici tecnici. Spazi casuali. Frammenti di vecchi messaggi. Quello che Ruslana chiama “rumore”:

«Qui dentro sembra esserci una specie di AI, perché nelle mie transazioni i commenti includono commissioni e testo aggiuntivo. Non posso creare una regola per ogni pezzo di quel testo in più: continuo a inserirli manualmente, un po’ a intuito».

Le classiche regole “contiene la parola X” saltano quando un commento dice: “FPV team 200 UAH commissione 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026”. La parola FPV c’è, sì, ma ci sono anche decine di altri elementi che rendono la regola poco affidabile. Qui un normale software contabile non basta: serve un’AI che capisca il contesto, non che cerchi corrispondenze letterali.

Terzo problema: 30 salvadanai, 5 valute, flusso continuo

La scala dell’organizzazione non è solo una questione di volume: è una questione di complessità dell’architettura.

«Il numero di fonti da cui entrano i soldi e il numero di fonti da cui spendiamo si è moltiplicato. Abbiamo un volume enorme di canali da cui riceviamo valute diverse, fondi diversi. E dobbiamo monitorare tutto, tracciarlo, segnare cosa va a quale progetto specifico».

30 salvadanai in Monobank Business significano 30 conti separati. Poi c’è il conto aziendale su PrivatBank. Poi PayPal per i donatori internazionali. Poi Wise per i trasferimenti europei ricorrenti. Poi diverse valute. Poi la ripartizione tra progetti.

Nessun software contabile standard è pensato per un profilo cliente del genere. I programmi di contabilità presuppongono un ciclo commerciale o attività di servizi, non raccolte fondi. E i CRM specializzati per le ONG, cioè i sistemi per i donatori, non si integrano con le banche ucraine. Ruslana e il suo team hanno provato diverse soluzioni. Nessuna copriva tutte le dimensioni insieme: granularità delle transazioni, budget per progetto, multivaluta e una reale connessione con le banche ucraine.

Il punto di svolta: cosa hanno trovato in Finmap

Ruslana è arrivata alla demo con una checklist concreta. Non “mostratemi cosa sapete fare”, ma “riuscite a fare questo, questo e questo?” Serviva:

• Vedere ogni transazione singolarmente, indipendentemente da come la banca la mostra
• Classificazione per progetto, con visibilità del budget in tempo reale
• Categorizzazione basata su AI, capace di gestire il “rumore” nei commenti
• Supporto multivaluta con aggiornamento automatico dei tassi
• Campi personalizzati nelle transazioni, per dettagli specifici della raccolta fondi
• Un’API per il team tecnico (Bohdan l’ha chiesta per primo)
• Sicurezza dei dati di livello GDPR: le donazioni includono dati personali dei donatori

La demo è durata 39 minuti. A metà, Ruslana stava già formulando i suoi futuri casi d’uso: «E nel dashboard posso scegliere un periodo personalizzato, qualsiasi giorno?», «Vedrò i tag nelle esportazioni Excel?», «I tassi di cambio vengono importati automaticamente?» È il momento in cui una consulenza smette di essere una chiamata commerciale e diventa una sessione di lavoro.

Cosa è cambiato: budget di progetto in tempo reale

La cosa più importante non è che Ruslana abbia avuto un nuovo programma. La cosa più importante è che abbia ottenuto un nuovo livello di visibilità. Ora, in qualunque momento — in aereo, in una riunione con il comandante della brigata, in una chat Telegram con un donatore — può aprire il telefono in 5 secondi e vedere:

• Quanto è stato raccolto per una campagna specifica, per esempio “100 FPV per la ricognizione”
• Quanto è già stato speso
• Quanto resta disponibile
• L’importo medio delle donazioni per quella campagna
• Il ritmo attuale delle entrate e una previsione di quando l’obiettivo sarà raggiunto

Non è un’analisi “una volta al mese in un report”. È analisi qui e ora, nel momento in cui bisogna decidere. Bohdan e Vyacheslav hanno collegato l’API di Finmap ai sistemi interni: ora i dashboard contabili sono sincronizzati con i canali di comunicazione interni dell’organizzazione.

«Sinceramente, è tutto molto chiaro, l’interfaccia è chiara e semplice. Ottimo: funziona per tutti, punto».

— La reazione finale di Ruslana dopo la demo

Cosa significa per altre ONG e aziende con grandi volumi

Il caso di Ruslana è interessante non solo per le fondazioni benefiche. Descrive una situazione che riguarda qualsiasi business con un’alta densità di transazioni: e-commerce nei periodi di picco, marketplace con pagamenti ai venditori, piattaforme di crowdfunding.

Primo. A una certa scala, la contabilità smette di essere solo tenuta dei registri e diventa infrastruttura informativa.

Secondo. La visibilità di ogni transazione non è un lusso. Nel contesto dei donatori è una questione di fiducia. Nel business è una questione di unit economics trasparente.

Terzo. L’AI nella finanza non sostituisce le persone: si occupa della routine, così le persone possono prendere decisioni. Ruslana lo ha detto meglio di chiunque altro: «È come avere un proprio analista finanziario junior: gli dai un compito, lo svolge, fa domande di chiarimento, a volte dà anche consigli».

Quarto. Il multivaluta non è “una funzione per esportatori”. Oggi anche un’azienda locale ucraina riceve denaro in cinque valute tramite piattaforme internazionali.

I numeri: tempo e denaro risparmiati

Tempo per la riconciliazione settimanale: da 6-8 ore a 45 minuti.
Visibilità delle singole transazioni: da aggregata a individuale, per ogni transazione.
Tempo per preparare un report per i donatori: da 2 giorni a 20 minuti.
Budget di progetto attivi: da 10-12 a oltre 30.
Chiamate al team tecnico su questioni finanziarie: da 5-7 al giorno a 0-1 al giorno.

La cosa più importante, però, non si misura con i numeri. Il team ha recuperato le risorse che prima spendeva per consolidare manualmente i dati — e le ha riportate su ciò per cui l’organizzazione è nata. Coprire le necessità dei soldati. In fretta. In modo trasparente. Su tutta la scala dei 400 milioni all’anno.

Questo caso studio si basa su una consulenza reale con la direttrice finanziaria di una fondazione benefica. Tutti i dettagli sono stati concordati con il cliente prima della pubblicazione. I nomi degli specialisti tecnici sono stati modificati su richiesta del team.