Cómo una fundación benéfica que apoya a una brigada ucraniana gestiona 400 millones de UAH y los presupuestos de 30 proyectos

«Necesito poder clasificar los fondos que entran por proyectos concretos. Tengo que controlar el presupuesto de cada proyecto. Por ejemplo, si recaudamos 100 millones para una campaña y ya hemos gastado 70 millones en algo, necesito ver que para ese proyecto solo me quedan 30 millones disponibles».

— Ruslana, directora financiera de una fundación benéfica que apoya a una brigada de las Fuerzas Armadas de Ucrania

Durante las grandes campañas de recaudación, por las cuentas de la fundación pasan más de 5000 transacciones al día. El dinero entra desde botes de Monobank, transferencias personales de PrivatBank, PayPal en dólares y Wise en euros. Y sale para drones, cámaras térmicas, material médico, combustible y reparación de vehículos. Detrás de cada ingreso hay una persona real que decidió apoyar a la brigada. Detrás de cada gasto hay un equipo concreto que mañana llegará al frente.

La facturación anual de la fundación ronda los 400 millones de UAH (≈ 10 M$). Y esto no es una empresa corporativa con procesos digitalizados desde la década de 2010. Es una recaudación de fondos que nació de un movimiento de voluntarios en 2023 y donde, hasta hace poco, la visibilidad financiera se sostenía gracias al esfuerzo casi heroico de una contable y dos especialistas técnicos.

Esta es la historia de cómo una organización con una facturación superior a la de la mayoría de empresas de servicios ucranianas pasó de llevar registros fragmentados en 30 botes de recaudación distintos a un sistema de contabilidad de gestión donde cada donación sabe a qué proyecto pertenece, y donde Ruslana puede sacar el móvil y ver al instante cuánto dinero queda para un dron concreto.

Conoce al equipo: tres personas gestionando a escala corporativa

Ruslana no llegó a la recaudación desde la contabilidad, sino desde la gestión. Su trabajo no consiste en llevar los libros según la normativa contable local. Su trabajo es ver adónde va el dinero y cuánto queda. La contabilidad tradicional la lleva aparte una contable en su propio software.

«No necesitamos un programa de contabilidad. Nuestra contable trabaja en su propio programa y no tiene ningún problema con él. Lo que yo necesito es un programa para análisis financiero».

El equipo de Ruslana está formado por tres personas: ella y dos especialistas técnicos, Bohdan y Vyacheslav. Juntos gestionan decenas de campañas de recaudación en paralelo: una para un lote de drones FPV, otra para cámaras térmicas, una tercera para reparar vehículos, una cuarta para un vehículo de evacuación. Cada campaña tiene donantes, presupuesto y plazo.

Antes de pasar a un sistema de contabilidad de gestión, la situación era así: la contable conciliaba las cifras entre las cuentas contables; Ruslana llevaba mentalmente qué campaña había recaudado qué cantidad y cuánto quedaba; Bohdan y Vyacheslav preparaban resúmenes técnicos a partir de varias fuentes. Funcionaba. Pero cada año la escala crecía, y era inevitable que llegara el momento en que “llevarlo todo en la cabeza” dejara de ser suficiente.

Primer problema: cuando el banco muestra un número en lugar de mil historias

En la recaudación de fondos de voluntariado, la moneda principal es la confianza de los donantes. Cada kopiyka tiene que ser visible. Pero las herramientas que la organización usaba al principio dificultaban esa transparencia.

«Tenemos unos 30 botes de recaudación abiertos. Cuando entro en la banca de empresa, no veo cada ingreso por separado. Solo veo el importe total que ha entrado una vez al día. Pero yo querría ver cada transacción individual».

No es un capricho de una directora financiera. Cuando un donante transfiere 200 UAH a una campaña concreta y nunca recibe confirmación, no vuelve a donar. Si el sistema no registra cada donación de forma individual, es imposible agradecer personalmente al donante o, más adelante, informarle: «tus 200 UAH compraron exactamente esto».

La primera petición a Finmap no iba de informes ni de automatización. Iba de granularidad de datos. ¿Podemos ver cada transacción por separado, incluso cuando hay 5000 al día? ¿Podemos clasificarlas no solo por fecha e importe, sino por el proyecto que financian?

Segundo problema: cuando las reglas automáticas no pueden con la “basura” de los comentarios

No se pueden clasificar manualmente 5000 transacciones al día. Las herramientas de nivel industrial usan reglas automáticas: “si el comentario contiene la palabra FPV, categoría Drones”. Sencillo. Pero los bancos ucranianos, sobre todo los móviles, añaden elementos extraños en los campos de comentario. Comisiones. Códigos técnicos. Espacios aleatorios. Fragmentos de mensajes antiguos. Lo que Ruslana llama “basura”:

«Aquí parece que hay algún tipo de IA integrada, porque en mis transacciones los comentarios incluyen comisiones y texto adicional. No puedo crear una regla para cada parte de ese texto extra; acabo introduciéndolas manualmente, más o menos por intuición».

Las reglas estándar de “contiene la palabra X” fallan cuando un comentario dice: «Equipo FPV 200 UAH comisión 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026». La palabra FPV está ahí, sí, pero también hay decenas de otros elementos que vuelven poco fiable la regla. Aquí no basta con un software contable estándar: hace falta una IA que entienda el contexto, no una que solo busque coincidencias literales.

Tercer problema: 30 botes de recaudación, 5 divisas y un flujo constante

La escala de la organización no tiene que ver solo con el volumen, sino con la complejidad de la arquitectura.

«Se ha multiplicado la cantidad de fuentes desde las que entra dinero y la cantidad de fuentes desde las que gastamos. Tenemos un volumen enorme de canales por los que recibimos distintas divisas y distintos fondos. Y tenemos que supervisarlo todo, hacer seguimiento y marcar qué va a cada proyecto concreto».

30 botes de recaudación en Monobank Business significan 30 cuentas separadas. Más la cuenta corporativa en PrivatBank. Más PayPal para donantes internacionales. Más Wise para transferencias europeas recurrentes. Más varias divisas. Más la división por proyectos.

Ningún software contable estándar está pensado para un perfil de cliente así. Los programas de contabilidad parten de un ciclo comercial o de operaciones de servicios, no de recaudación de fondos. Y los CRM especializados para ONG —sistemas de donantes— no se integran con bancos ucranianos. Ruslana y su equipo probaron varias soluciones. Ninguna cubría todos los ejes a la vez: granularidad de transacciones, presupuestos por proyecto, multidivisa y conexión real con bancos ucranianos.

El punto de inflexión: lo que encontraron en Finmap

Ruslana llegó a la demo con una lista de requisitos muy concreta. No era “enséñame qué podéis hacer”, sino “¿podéis hacer esto, esto y esto?”. Necesitaban:

• Ver cada transacción de forma individual, independientemente de cómo la mostrara el banco
• Clasificación por proyecto, con visibilidad del presupuesto en tiempo real
• Clasificación con IA capaz de gestionar la “basura” en los comentarios
• Soporte multidivisa con actualización automática de tipos de cambio
• Campos personalizados en las transacciones para detalles específicos de la recaudación
• Una API para el equipo técnico (Bohdan preguntó por esto primero)
• Seguridad de datos de nivel RGPD: las donaciones incluyen datos personales de los donantes

La demo duró 39 minutos. A mitad de la llamada, Ruslana ya estaba formulando sus propios casos de uso futuros: «¿Y en el panel puedo elegir un periodo personalizado, cualquier día?», «¿Veré las etiquetas en las exportaciones a Excel?», «¿Los tipos de cambio se cargan automáticamente?». Ese es el momento en que una consulta deja de ser una llamada comercial y se convierte en una sesión de trabajo.

Qué cambió: presupuestos de proyectos en tiempo real

Lo más importante no es que Ruslana consiguiera un programa nuevo. Lo importante es que consiguió un nuevo nivel de visibilidad. Ahora, en cualquier momento —en un avión, en una reunión con el comandante de la brigada, en un chat de Telegram con un donante— puede abrir el móvil en 5 segundos y ver:

• Cuánto se ha recaudado para una campaña concreta (por ejemplo, “100 FPV para reconocimiento”)
• Cuánto se ha gastado ya
• Cuánto queda disponible
• El importe medio de las donaciones para esa campaña
• El ritmo actual de entrada de fondos y una previsión de cuándo se alcanzará el objetivo

Esto no es analítica “una vez al mes en un informe”. Es analítica ahora mismo, en el momento de tomar una decisión. Bohdan y Vyacheslav conectaron la API de Finmap a los sistemas internos; ahora los paneles contables están sincronizados con los canales de comunicación internos de la organización.

«Sinceramente, todo está muy claro, la interfaz es clara y sencilla. Genial: simplemente funciona para todos».

— Reacción final de Ruslana después de la demo

Qué significa esto para otras ONG y negocios con mucho volumen

El caso de Ruslana no solo es interesante para fundaciones benéficas. Describe una situación a la que se enfrenta cualquier negocio con una alta densidad transaccional: e-commerce en temporada alta, marketplaces con pagos a vendedores o plataformas de crowdfunding.

Primero. A cierta escala, la contabilidad deja de ser una tarea de registro y se convierte en infraestructura de información.

Segundo. La visibilidad de cada transacción no es un lujo. En un contexto de donaciones, es una cuestión de confianza. En un negocio, es una cuestión de unit economics honestos.

Tercero. La IA en finanzas no sustituye a las personas: se encarga de la rutina para que las personas puedan tomar decisiones. La propia Ruslana lo resumió mejor que nadie: «Es como tener tu propio analista financiero junior: le das una tarea, la hace, te pregunta si hace falta y a veces te da recomendaciones».

Cuarto. La multidivisa no es “una función para exportadores”. Hoy, incluso un negocio local ucraniano recibe dinero en cinco divisas a través de plataformas internacionales.

Las cifras: tiempo y dinero ahorrados

Tiempo de conciliación semanal: de 6-8 horas a 45 minutos.
Visibilidad de transacciones individuales: de agregada a individual, una por una.
Tiempo para preparar un informe para donantes: de 2 días a 20 minutos.
Presupuestos de proyectos activos: de 10-12 a más de 30.
Llamadas del equipo técnico por cuestiones financieras: de 5-7 al día a 0-1 al día.

Lo más importante es lo que no se puede medir con números. El equipo recuperó el recurso que antes gastaba consolidando cifras manualmente y lo redirigió a aquello para lo que nació la organización: cubrir las necesidades de los soldados. Rápido. Con transparencia. A plena escala: 400 millones al año.

Este caso de estudio se basa en una consulta real con la directora financiera de una fundación benéfica. Todos los detalles han sido acordados con el cliente antes de la publicación. Los nombres de los especialistas técnicos se han cambiado a petición del equipo.