Wie eine Stiftung zur Unterstützung einer ukrainischen Brigade 400 Mio. UAH und 30 Projektbudgets verwaltet

„Für mich ist entscheidend, eingehende Gelder konkreten Projekten zuordnen zu können. Ich muss das Budget jedes einzelnen Projekts im Blick behalten. Angenommen, wir haben 100 Millionen für eine Kampagne gesammelt — 70 Millionen davon sind bereits für etwas ausgegeben, dann bleiben für dieses Projekt nur noch 30 Millionen verfügbar.“

— Ruslana, Finanzdirektorin einer gemeinnützigen Stiftung, die eine Brigade der ukrainischen Streitkräfte unterstützt

Bei großen Fundraising-Kampagnen laufen täglich mehr als 5.000 Transaktionen über die Konten der Stiftung. Geld kommt über Monobank-Jars, private PrivatBank-Überweisungen, PayPal in Dollar und Wise in Euro herein. Und es fließt wieder ab — für Drohnen, Wärmebildkameras, medizinische Ausrüstung, Treibstoff, Fahrzeugreparaturen. Hinter jeder eingehenden Überweisung steht ein echter Mensch, der beschlossen hat, die Brigade zu unterstützen. Hinter jeder Ausgabe steht ein konkretes Ausrüstungsteil, das morgen an die Front geht.

Der Jahresumsatz der Stiftung liegt bei rund 400 Millionen UAH (≈ 10 Mio. $). Und das ist kein Unternehmen, dessen Workflows seit den 2010er-Jahren digitalisiert sind. Es ist Fundraising, das 2023 aus einer Freiwilligenbewegung heraus entstanden ist — und bei dem der finanzielle Überblick bis vor Kurzem vor allem durch den enormen Einsatz einer Buchhalterin und zweier technischer Spezialisten zusammengehalten wurde.

Das ist die Geschichte einer Organisation, deren Umsatz den der meisten ukrainischen Dienstleistungsunternehmen übersteigt — und die den Schritt geschafft hat: von verstreuten Aufzeichnungen über 30 separate Spenden-Jars hin zu einem Management-Accounting-System, in dem jede Spende ihr Projekt kennt — und Ruslana auf dem Handy sofort sehen kann, wie viel Geld für eine bestimmte Drohne noch übrig ist.

Das Team: drei Menschen auf Konzernniveau

Ruslana kam nicht aus der Buchhaltung ins Fundraising — sondern aus dem Management. Ihre Aufgabe ist nicht, Bücher nach lokalen Rechnungslegungsstandards zu führen. Ihre Aufgabe ist es, zu sehen, wohin das Geld fließt und wie viel noch übrig ist. Die klassische Buchhaltung übernimmt separat eine Buchhalterin in ihrer eigenen Software.

„Wir brauchen keine Buchhaltungssoftware. Unsere Buchhalterin arbeitet in ihrem eigenen Programm, damit hat sie keine Probleme. Was ich brauche, ist ein Tool für Finanzanalysen.“

Ruslanas Team besteht aus drei Personen: ihr selbst und zwei technischen Spezialisten — Bohdan und Vyacheslav. Gemeinsam steuern sie Dutzende Fundraising-Kampagnen parallel: eine für eine Lieferung FPV-Drohnen, eine andere für Wärmebildgeräte, eine dritte für Fahrzeugreparaturen, eine vierte für ein Evakuierungsfahrzeug. Jede Kampagne hat Spender, ein Budget und eine Deadline.

Vor der Einführung eines Management-Accounting-Systems sah es so aus: Die Buchhalterin glich Zahlen über Buchhaltungskonten hinweg ab; Ruslana behielt manuell im Kopf, welche Kampagne wie viel gesammelt hatte und was noch übrig war; Bohdan und Vyacheslav stellten technische Zusammenfassungen aus mehreren Quellen zusammen. Es funktionierte noch. Aber mit jedem Jahr wuchs der Umfang — und der Moment, in dem „ich habe es im Kopf“ nicht mehr reicht, war unausweichlich.

Problem eins: Wenn die Bank nur eine Zahl zeigt statt tausend Geschichten

Im Freiwilligen-Fundraising ist die wichtigste Währung das Vertrauen der Spender. Jede Kopijka muss nachvollziehbar sein. Doch die Tools, mit denen die Organisation anfangs arbeitete, erschwerten genau diese Transparenz.

„Wir haben rund 30 separate Spenden-Jars offen. Wenn ich mich in mein Business-Banking einlogge, sehe ich nicht jede einzelne Einzahlung. Ich sehe nur den Gesamtbetrag, der einmal am Tag eingegangen ist. Ich möchte aber jede einzelne Transaktion sehen.“

Das ist keine Laune einer Finanzdirektorin. Wenn ein Spender 200 UAH für eine bestimmte Kampagne überweist und nie eine Bestätigung bekommt, spendet er nicht noch einmal. Wenn das System jede Spende nicht einzeln erfasst, ist es unmöglich, dem Spender persönlich zu danken oder später zu berichten: „Genau Ihre 200 UAH haben das hier möglich gemacht.“

Die erste Anfrage an Finmap drehte sich nicht um Reports oder Automatisierung. Es ging um Datengranularität. Können wir jede Transaktion einzeln sehen, auch wenn es 5.000 pro Tag sind? Können wir sie nicht nur nach Datum und Betrag einordnen, sondern danach, welches Projekt sie finanzieren?

Problem zwei: Wenn Auto-Regeln am „Müll“ in Kommentaren scheitern

5.000 Transaktionen pro Tag kann niemand manuell kategorisieren. Professionelle Tools arbeiten mit Auto-Regeln: „Wenn im Kommentar das Wort FPV steht, Kategorie Drohnen.“ Einfach. Aber ukrainische Banken — vor allem mobile Banken — fügen seltsame Artefakte in Kommentarfelder ein. Gebühren. Technische Codes. Zufällige Leerzeichen. Fragmente alter Nachrichten. Das, was Ruslana „Müll“ nennt:

„Hier ist offenbar irgendeine KI eingebaut, denn in meinen Transaktionen stehen in den Kommentaren auch Gebühren und zusätzlicher Text. Ich kann nicht für jedes Stück dieses Zusatztexts eine eigene Regel bauen — ich trage sie dann immer wieder manuell ein, irgendwie nach Gefühl.“

Standardregeln nach dem Muster „enthält Wort X“ brechen zusammen, wenn ein Kommentar so aussieht: „FPV Team 200 UAH Gebühr 0,15 UAH 4140********9876 17.05.2026“. Das Wort FPV ist da — aber daneben stehen Dutzende weitere Bestandteile, die die Regel unzuverlässig machen. Klassische Buchhaltungssoftware reicht hier nicht aus. Gebraucht wird KI, die Kontext versteht, nicht nur nach exakten Treffern sucht.

Problem drei: 30 Spenden-Jars, 5 Währungen, permanenter Geldfluss

Die Größenordnung der Organisation zeigt sich nicht nur am Volumen — sondern an ihrer strukturellen Komplexität.

„Die Zahl der Quellen, aus denen Geld hereinkommt, und die Zahl der Stellen, über die wir ausgeben, hat sich vervielfacht. Es gibt eine riesige Menge an Quellen, über die wir unterschiedliche Währungen und unterschiedliche Mittel erhalten. Und wir müssen all das beobachten, verfolgen und markieren, was zu welchem konkreten Projekt gehört.“

30 Spenden-Jars in Monobank Business bedeuten 30 separate Konten. Dazu kommt das Geschäftskonto bei PrivatBank. Dazu PayPal für internationale Spender. Dazu Wise für wiederkehrende Überweisungen aus Europa. Dazu mehrere Währungen. Dazu die Aufteilung nach Projekten.

Keine Standard-Buchhaltungssoftware ist für dieses Kundenprofil gebaut. Buchhaltungsprogramme gehen von Handelszyklen oder Dienstleistungsprozessen aus — nicht von Fundraising. Und spezialisierte NGO-CRMs für Spenderverwaltung integrieren sich nicht mit ukrainischen Banken. Ruslana und ihr Team testeten mehrere Lösungen. Keine deckte alle Achsen gleichzeitig ab: Granularität der Transaktionen, Projektbudgets, mehrere Währungen und echte Anbindung an ukrainische Banken.

Der Wendepunkt: Was sie in Finmap gefunden haben

Ruslana kam mit einer klaren Checkliste in die Demo. Nicht „zeigt mir mal, was ihr könnt“, sondern „könnt ihr das, das und das?“ Benötigt wurden:

• Jede Transaktion einzeln sichtbar, unabhängig davon, wie die Bank sie darstellt
• Kategorisierung nach Projekt, mit Budgetübersicht in Echtzeit
• KI-gestützte Kategorisierung, die mit „Müll“ in Kommentaren umgehen kann
• Unterstützung mehrerer Währungen mit automatischen Kursupdates
• Benutzerdefinierte Felder in Transaktionen — für fundraising-spezifische Details
• Eine API für das technische Team (Bohdan fragte danach zuerst)
• Datensicherheit auf DSGVO-Niveau — Spenden enthalten personenbezogene Daten der Spender

Die Demo dauerte 39 Minuten. Nach der Hälfte formulierte Ruslana bereits ihre eigenen zukünftigen Anwendungsfälle: „Und im Dashboard kann ich einen eigenen Zeitraum wählen — auch einen einzelnen Tag?“, „Sehe ich Tags auch im Excel-Export?“, „Werden Wechselkurse automatisch geladen?“ Das ist der Moment, in dem aus einem Verkaufsgespräch eine Arbeitssession wird.

Was sich verändert hat: Projektbudgets in Echtzeit

Das Wichtigste ist nicht, dass Ruslana ein neues Programm bekommen hat. Entscheidend ist, dass sie ein neues Maß an Transparenz gewonnen hat. Heute kann sie jederzeit — im Flugzeug, im Treffen mit dem Brigadekommandeur, im Telegram-Chat mit einem Spender — ihr Handy öffnen und in 5 Sekunden sehen:

• Wie viel für eine konkrete Kampagne gesammelt wurde, zum Beispiel „100 FPVs für die Aufklärung“
• Wie viel davon bereits ausgegeben wurde
• Wie viel noch verfügbar ist
• Wie hoch die durchschnittliche Spende für diese Kampagne ist
• Wie schnell aktuell Geld hereinkommt — und wann das Ziel voraussichtlich erreicht wird

Das ist keine Analyse „einmal im Monat im Bericht“. Das ist Analyse genau jetzt, im Moment der Entscheidung. Bohdan und Vyacheslav haben die Finmap-API an interne Systeme angebunden — jetzt sind die Accounting-Dashboards mit den internen Kommunikationskanälen der Organisation synchronisiert.

„Ehrlich gesagt ist alles sehr verständlich, die Oberfläche ist klar und einfach. Großartig — es funktioniert einfach für alle.“

— Ruslanas abschließende Reaktion nach der Demo

Was das für andere NGOs und transaktionsstarke Unternehmen bedeutet

Ruslanas Fall ist nicht nur für gemeinnützige Stiftungen spannend. Er beschreibt eine Situation, die jedes Unternehmen mit hoher Transaktionsdichte kennt — E-Commerce im Saisongeschäft, Marktplätze mit Auszahlungen an Verkäufer, Crowdfunding-Plattformen.

Erstens. Ab einer bestimmten Größenordnung ist Accounting keine reine Buchhaltungsaufgabe mehr, sondern Informationsinfrastruktur.

Zweitens. Jede Transaktion einzeln sehen zu können, ist kein Luxus. Im Spendenkontext ist es eine Frage des Vertrauens. Im Business-Kontext eine Frage sauberer Unit Economics.

Drittens. KI im Finanzbereich ersetzt keine Menschen — sie übernimmt Routine, damit Menschen Entscheidungen treffen können. Ruslana hat es selbst am besten formuliert: „Es ist wie ein eigener Junior Financial Analyst — man gibt ihm eine Aufgabe, er erledigt sie, fragt nach und gibt manchmal Empfehlungen.“

Viertens. Multi-Currency ist kein „Feature für Exporteure“. Heute erhält selbst ein lokales ukrainisches Unternehmen Geld in fünf Währungen über internationale Plattformen.

Die Zahlen: gesparte Zeit und gespartes Geld

Zeit für den wöchentlichen Abgleich: von 6–8 Stunden auf 45 Minuten.
Sichtbarkeit einzelner Transaktionen: von aggregiert zu einzeln, jede für sich.
Zeit für die Erstellung eines Spenderberichts: von 2 Tagen auf 20 Minuten.
Aktive Projektbudgets: von 10–12 auf über 30.
Anrufe beim technischen Team zu Finanzfragen: von 5–7 pro Tag auf 0–1 pro Tag.

Am wichtigsten ist das, was sich nicht in Zahlen messen lässt. Das Team hat die Ressourcen zurückgewonnen, die früher in manuellem Konsolidieren von Zahlen gebunden waren — und setzt sie wieder für das ein, wofür die Organisation gegründet wurde: die Bedürfnisse von Soldaten zu schließen. Schnell. Transparent. In der vollen Größenordnung von 400 Millionen pro Jahr.

Diese Case Study basiert auf einer echten Beratung mit der Finanzdirektorin einer gemeinnützigen Stiftung. Alle Details wurden vor der Veröffentlichung mit dem Kunden abgestimmt. Die Namen der technischen Spezialisten wurden auf Wunsch des Teams geändert.