Hoe een stichting die een Oekraïense brigade steunt 400 miljoen UAH en 30 projectbudgetten beheert

"Ik moet binnenkomende gelden kunnen toewijzen aan specifieke projecten. Ik wil het budget van elk project kunnen volgen. Stel: we hebben 100 miljoen opgehaald voor een campagne — daarvan is al 70 miljoen uitgegeven aan iets, dus er blijft nog 30 miljoen beschikbaar voor dat project."

— Ruslana, financieel directeur van een stichting die een brigade van de Oekraïense strijdkrachten ondersteunt

Tijdens grote inzamelingsacties lopen er per dag meer dan 5.000 transacties via de rekeningen van de stichting. Geld komt binnen via Monobank-potten, via persoonlijke overschrijvingen van PrivatBank, via PayPal in dollars, via Wise in euro’s. En het gaat er weer uit — naar drones, warmtebeeldcamera’s, medische apparatuur, brandstof en voertuigreparaties. Achter elke binnenkomende overschrijving zit een echt persoon die besloot de brigade te steunen. Achter elke uitgave zit een concreet stuk materieel dat morgen de frontlinie bereikt.

De jaarlijkse omzet van de stichting ligt rond de 400 miljoen UAH (≈ $10M). En dit is geen corporate bedrijf waar processen al sinds de jaren 2010 zijn gedigitaliseerd. Dit is fondsenwerving die in 2023 is ontstaan uit een vrijwilligersbeweging — en waar het financiële overzicht tot voor kort overeind werd gehouden door de heldhaftige inzet van één boekhouder en twee technische specialisten.

Dit is het verhaal van hoe een organisatie met een omzet die groter is dan die van de meeste Oekraïense dienstverlenende bedrijven overstapte van versnipperde administratie over 30 aparte inzamelpotten naar een systeem voor management accounting waarin elke donatie weet bij welk project ze hoort — en Ruslana gewoon haar telefoon kan pakken om precies te zien hoeveel budget er nog over is voor een specifieke drone.

Maak kennis met het team: drie mensen op corporate schaal

Ruslana kwam niet vanuit de boekhouding in fondsenwerving terecht — ze kwam uit management. Haar taak is niet om de administratie volgens lokale boekhoudregels bij te houden. Haar taak is om te zien waar het geld naartoe gaat en hoeveel er nog over is. De reguliere boekhouding wordt apart gedaan door een boekhouder die in haar eigen software werkt.

"We hebben geen boekhoudsoftware nodig. Onze boekhouder werkt in haar eigen programma, daar heeft ze geen problemen mee. Wat ik nodig heb, is een programma voor financiële analyse."

Het team van Ruslana bestaat uit drie mensen. Zijzelf en twee technische specialisten — Bohdan en Vyacheslav. Samen beheren ze tientallen inzamelingscampagnes die parallel lopen: één voor een partij FPV-drones, een andere voor warmtebeeldkijkers, een derde voor voertuigreparaties, een vierde voor een evacuatievoertuig. Elke campagne heeft donateurs, een budget en een deadline.

Voordat ze overstapten op een systeem voor management accounting, zag de situatie er zo uit: de boekhouder verzoende cijfers tussen boekhoudrekeningen; Ruslana hield handmatig in haar hoofd welke campagne wat had opgehaald en wat er nog over was; Bohdan en Vyacheslav stelden technische samenvattingen samen uit meerdere bronnen. Het werkte nog steeds. Maar de schaal groeide elk jaar, en het moment waarop “het in je hoofd houden” niet meer genoeg is, was onvermijdelijk.

Pijnpunt één: wanneer de bank één getal laat zien in plaats van duizend verhalen

Bij vrijwillige fondsenwerving is de belangrijkste valuta vertrouwen van donateurs. Elke kopiyka moet zichtbaar zijn. Maar de tools die de organisatie in het begin gebruikte, ondermijnden juist die transparantie.

"We hebben ongeveer 30 aparte inzamelpotten openstaan. Als ik inlog in mijn zakelijke bankomgeving, zie ik niet elke afzonderlijke storting. Ik zie alleen het totaalbedrag dat één keer per dag is binnengekomen. Maar ik wil juist elke individuele transactie zien."

Dit is geen gril van een financieel directeur. Als een donateur 200 UAH overmaakt naar een specifieke campagne en nooit een bevestiging krijgt, doneert die persoon niet opnieuw. Als het systeem niet elke donatie afzonderlijk volgt, is het onmogelijk om de donateur persoonlijk te bedanken of later terug te koppelen: “jouw 200 UAH heeft precies dit gekocht.”

De eerste vraag aan Finmap ging niet over rapportages of automatisering. Die ging over datagranulariteit. Kunnen we elke transactie apart zien, ook als het er 5.000 per dag zijn? Kunnen we ze niet alleen categoriseren op datum en bedrag, maar ook op welk project ze financieren?

Pijnpunt twee: wanneer automatische regels niet overweg kunnen met “ruis” in omschrijvingen

Je kunt niet handmatig 5.000 transacties per dag categoriseren. Professionele tools gebruiken automatische regels: “als de omschrijving het woord FPV bevat, categorie Drones.” Simpel. Maar Oekraïense banken — vooral de mobiele banken — voegen vreemde elementen toe aan omschrijvingsvelden. Commissies. Technische codes. Willekeurige spaties. Fragmenten van oude berichten. Wat Ruslana “ruis” noemt:

"Er zit hier een soort AI in, want in mijn transacties staan in de omschrijvingen ook commissies en extra tekst. Ik kan geen regel maken voor elk stukje van die extra tekst — dus ik voer ze steeds handmatig in, een beetje op gevoel."

Standaardregels zoals “bevat woord X” lopen vast wanneer een omschrijving er zo uitziet: "FPV team 200 UAH commission 0.15 UAH 4140********9876 17.05.2026". Het woord FPV staat erin — maar er staan ook tientallen andere stukjes tekst bij die de regel onbetrouwbaar maken. Standaard boekhoudsoftware is hier niet genoeg — wat nodig is, is AI die context begrijpt, niet eentje die alleen naar letterlijke overeenkomsten zoekt.

Pijnpunt drie: 30 inzamelpotten, 5 valuta’s, een constante geldstroom

De schaal van de organisatie zit niet alleen in volume — maar ook in architecturale complexiteit.

"Het aantal bronnen waaruit geld binnenkomt, en het aantal bronnen van waaruit we uitgeven, is enorm toegenomen. Er is een gigantisch aantal plekken waar we verschillende valuta en verschillende fondsen ontvangen. En we moeten dat allemaal monitoren, volgen en markeren welk bedrag naar welk specifiek project gaat."

30 inzamelpotten in Monobank Business betekenen 30 aparte rekeningen. Plus de zakelijke rekening bij PrivatBank. Plus PayPal voor internationale donateurs. Plus Wise voor terugkerende Europese overschrijvingen. Plus meerdere valuta. Plus de verdeling over projecten.

Geen standaard boekhoudsoftware is gebouwd voor dit type klant. Boekhoudprogramma’s gaan uit van een handelscyclus of dienstverlening — niet van fondsenwerving. En gespecialiseerde NGO-CRM’s (donateursystemen) koppelen niet met Oekraïense banken. Ruslana en haar team testten meerdere oplossingen. Geen enkele dekte alle assen tegelijk: transactiegranulariteit, projectbudgetten, meerdere valuta en echte koppelingen met Oekraïense banken.

Het kantelpunt: wat ze vonden in Finmap

Ruslana kwam naar de demo met een concrete checklist. Niet “laat maar zien wat jullie kunnen”, maar “kunnen jullie dit, dit en dit?” Dit was nodig:

• Elke transactie afzonderlijk zichtbaar, ongeacht hoe de bank die toont
• Categorisatie per project, met realtime zicht op het budget
• AI-gestuurde categorisatie die overweg kan met “ruis” in omschrijvingen
• Ondersteuning voor meerdere valuta met automatische koersupdates
• Aangepaste velden bij transacties — voor details die specifiek zijn voor fondsenwerving
• Een API voor het technische team (Bohdan vroeg hier als eerste naar)
• Gegevensbeveiliging op GDPR-niveau — donaties bevatten persoonsgegevens van donateurs

De demo duurde 39 minuten. Halverwege formuleerde Ruslana al haar eigen toekomstige use cases: "En een aangepaste periode in het dashboard — kan ik elke willekeurige dag kiezen?", "Zie ik tags terug in Excel-exports?", "Worden wisselkoersen automatisch opgehaald?" Dat is het moment waarop een consult geen salesgesprek meer is, maar een werksessie.

Wat er veranderde: projectbudgetten in realtime

Het belangrijkste is niet dat Ruslana een nieuw programma kreeg. Het belangrijkste is dat ze een nieuw niveau van overzicht kreeg. Nu kan ze op elk moment — in het vliegtuig, tijdens een overleg met de brigadecommandant, in een Telegram-chat met een donateur — binnen 5 seconden haar telefoon openen en zien:

• Hoeveel er is opgehaald voor een specifieke campagne (bijv. “100 FPV’s voor verkenning”)
• Hoeveel er al is uitgegeven
• Hoeveel er nog beschikbaar is
• De gemiddelde donatie voor deze campagne
• Het huidige tempo van binnenkomende gelden — en een prognose van wanneer het doel wordt gehaald

Dit is geen analyse “eens per maand in een rapport”. Dit is analyse nu, op het moment dat er een beslissing moet worden genomen. Bohdan en Vyacheslav koppelden de Finmap-API aan interne systemen — nu zijn accountingdashboards gesynchroniseerd met de interne communicatiekanalen van de organisatie.

"Eerlijk gezegd is alles heel duidelijk, de interface is overzichtelijk en simpel. Geweldig — het werkt gewoon voor iedereen."

— Ruslana’s reactie aan het einde van de demo

Wat dit betekent voor andere NGO’s en bedrijven met veel transacties

De case van Ruslana is niet alleen interessant voor goede doelen. Ze beschrijft een situatie waar elk bedrijf met een hoge transactiedichtheid mee te maken krijgt — e-commerce in het hoogseizoen, marketplaces met uitbetalingen aan verkopers, crowdfundingplatforms.

Ten eerste. Vanaf een bepaalde schaal is accounting geen boekhoudtaak meer, maar informatie-infrastructuur.

Ten tweede. Zicht op elke transactie is geen luxe. In een donateurscontext draait het om vertrouwen. In een bedrijfscontext draait het om eerlijke unit economics.

Ten derde. AI in finance vervangt geen mensen — het neemt routinewerk over zodat mensen beslissingen kunnen nemen. Ruslana zei het zelf het mooist: "Het is alsof je je eigen junior financieel analist hebt — je geeft een taak, die wordt uitgevoerd, er worden vragen gesteld en soms komen er aanbevelingen."

Ten vierde. Meerdere valuta zijn geen “functie voor exporteurs”. Tegenwoordig ontvangt zelfs een lokaal Oekraïens bedrijf geld in vijf valuta via internationale platforms.

De cijfers: tijd en geld bespaard

Tijd voor wekelijkse reconciliatie: van 6–8 uur naar 45 minuten.
Zichtbaarheid van individuele transacties: van geaggregeerd naar individueel (per transactie).
Tijd om een donateursrapport op te stellen: van 2 dagen naar 20 minuten.
Actieve projectbudgetten: van 10–12 naar 30+.
Calls met het technische team over financiële vragen: van 5–7 per dag naar 0–1 per dag.

Het belangrijkste laat zich niet in cijfers vangen. Het team kreeg de tijd en energie terug die eerder opgingen aan het handmatig samenvoegen van cijfers — en kon die weer besteden aan waar de organisatie voor is opgericht. De behoeften van soldaten invullen. Snel. Transparant. Op de volledige schaal van 400 miljoen per jaar.

Deze case study is gebaseerd op een echte consultatie met de financieel directeur van een stichting. Alle details zijn vóór publicatie met de klant afgestemd. De namen van technische specialisten zijn op verzoek van het team gewijzigd.