Hogyan kezeli egy ukrán dandárt támogató jótékonysági alapítvány a 400 millió hrivnyát és 30 projekt költségvetését

„Arra van szükségem, hogy a beérkező pénzeket konkrét projektekhez tudjam sorolni. Látnom kell minden projekt költségkeretét. Tegyük fel, hogy egy kampányra összegyűjtöttünk 100 milliót — ebből már elköltöttünk 70 milliót valamire, tehát az adott projektre már csak 30 millió áll rendelkezésre.”

— Ruszlana, egy ukrán fegyveres erők egyik dandárját támogató jótékonysági alapítvány pénzügyi vezetője

Nagyobb adománygyűjtések idején naponta több mint 5000 tranzakció fut át az alapítvány számláin. Érkezik pénz Monobank-gyűjtőperselyekből, privátbankos lakossági utalásokból, dollárban PayPalon, euróban Wise-on keresztül. És megy is tovább — drónokra, hőkamerákra, orvosi felszerelésre, üzemanyagra, járműjavításra. Minden beérkező utalás mögött ott van egy valódi ember, aki úgy döntött, támogatja a dandárt. Minden kiadás mögött pedig egy konkrét eszköz, amely holnap már a frontvonalra kerül.

Az alapítvány éves forgalma körülbelül 400 millió hrivnya (≈ 10 millió dollár). Ez pedig nem egy olyan vállalati működés, ahol a folyamatok már a 2010-es évektől digitalizálva vannak. Ez egy 2023-ban, önkéntes mozgalomból kinőtt adománygyűjtés — ahol a pénzügyi átláthatóságot egészen a közelmúltig egy könyvelő és két műszaki szakember hősies munkája tartotta egyben.

Ez annak a története, hogyan jutott el egy, a legtöbb ukrán szolgáltató cég forgalmát meghaladó szervezet a 30 különálló gyűjtőperselyben vezetett, széttöredezett nyilvántartástól egy olyan vezetői pénzügyi rendszerig, ahol minden adomány tudja, melyik projekthez tartozik — Ruszlana pedig előveszi a telefonját, és pontosan látja, mennyi pénz maradt még egy konkrét drónra.

A csapat: három ember, vállalati léptékű működés

Ruszlana nem könyvelői oldalról érkezett az adománygyűjtésbe — vezetői háttérből jött. Nem az a feladata, hogy a helyi számviteli szabályok szerint vezesse a könyveket. Az a dolga, hogy lássa, hová megy a pénz, és mennyi maradt. A klasszikus könyvelést külön végzi egy könyvelő, a saját szoftverében.

„Nincs szükségünk könyvelőprogramra. A könyvelőnk a saját programjában dolgozik, neki ezzel nincs problémája. Nekem pénzügyi elemzésre alkalmas rendszer kell.”

Ruszlana csapata három főből áll: ő maga és két műszaki szakember — Bohdan és Vjacseszlav. Együtt tucatnyi, párhuzamosan futó adománygyűjtést kezelnek: az egyik FPV-drónokra gyűjt, a másik hőkamerákra, a harmadik járműjavításra, a negyedik egy evakuációs járműre. Minden kampánynak vannak adományozói, költségkerete és határideje.

Mielőtt áttértek volna egy vezetői pénzügyi rendszerre, a működés így nézett ki: a könyvelő egyeztette a számokat a könyvelési számlák között; Ruszlana fejben tartotta, melyik kampány mennyit gyűjtött és miből mennyi maradt; Bohdan és Vjacseszlav több forrásból rakták össze a műszaki összefoglalókat. Működött. De a lépték évről évre nőtt, és elkerülhetetlen volt az a pont, amikor a „majd fejben tartjuk” már nem elég.

Első fájdalompont: amikor a bank egy számot mutat ezer történet helyett

Az önkéntes adománygyűjtésben az első számú valuta a támogatói bizalom. Minden kopijkának láthatónak kell lennie. Azok az eszközök viszont, amelyeket a szervezet kezdetben használt, épp ezt az átláthatóságot gyengítették.

„Körülbelül 30 külön gyűjtőperselyünk van nyitva. Amikor belépek az üzleti banki felületre, nem látok minden egyes beérkező tranzakciót. Csak az aznapi összesített összeget látom. Én viszont minden egyes utalást külön szeretnék látni.”

Ez nem egy pénzügyi vezető szeszélye. Ha egy adományozó 200 hrivnyát utal egy konkrét kampányra, de soha nem kap visszajelzést, legközelebb nem fog adományozni. Ha a rendszer nem követ minden adományt külön, lehetetlen személyesen megköszönni, később pedig beszámolni róla: „a te 200 hrivnyádból pontosan ez valósult meg”.

Az első kérés a Finmap felé nem riportokról vagy automatizálásról szólt. Hanem az adatok részletezettségéről. Láthatunk minden tranzakciót külön, akkor is, ha naponta 5000 van belőlük? Be tudjuk sorolni őket nemcsak dátum és összeg, hanem az alapján is, hogy melyik projektet finanszírozzák?

Második fájdalompont: amikor az automatikus szabályok nem bírnak a megjegyzésekben lévő „szeméttel”

Napi 5000 tranzakciót nem lehet kézzel kategorizálni. A nagy terhelésre tervezett rendszerek automatikus szabályokat használnak: „ha a megjegyzésben szerepel az FPV szó, akkor a kategória: Drónok”. Egyszerű. Csakhogy az ukrán bankok — különösen a mobilbankok — furcsa elemeket tesznek a megjegyzésmezőkbe. Jutalékokat. Technikai kódokat. Véletlen szóközöket. Régi üzenetek darabjait. Azt, amit Ruszlana „szemétnek” hív:

„Mintha valamilyen AI már lenne benne, mert a tranzakcióim megjegyzéseiben jutalékok és extra szövegek is megjelennek. Nem tudok minden ilyen plusz szövegrészre külön szabályt írni — így aztán kézzel viszem fel őket, nagyjából megérzés alapján.”

A klasszikus „tartalmazza az X szót” típusú szabályok elhasalnak, ha a megjegyzés így néz ki: „FPV csapat 200 UAH jutalék 0,15 UAH 4140********9876 2026.05.17.”. Az FPV szó ott van — de mellette tucatnyi más elem is, amely megbízhatatlanná teszi a szabályt. Itt a hagyományos könyvelőprogram már kevés — olyan AI-ra van szükség, amely érti a kontextust, nem csak szó szerinti egyezéseket keres.

Harmadik fájdalompont: 30 gyűjtőpersely, 5 deviza, folyamatos pénzmozgás

A szervezet léptéke nemcsak a tranzakciószám miatt nagy — hanem a működés összetettsége miatt is.

„Megsokszorozódott azoknak a forrásoknak a száma, ahonnan pénz érkezik, és azoké is, ahonnan költünk. Rengeteg helyről kapunk különböző devizákat, különböző alapokat. És mindezt figyelnünk kell, követnünk kell, meg kell jelölnünk, mi melyik konkrét projekthez tartozik.”

30 gyűjtőpersely a Monobank Businessben 30 külön számlát jelent. Ehhez jön a PrivatBank vállalati számlája. A PayPal a nemzetközi adományozóknak. A Wise a rendszeres európai utalásokhoz. Több deviza. És mindez projektekre bontva.

Nincs olyan standard könyvelőprogram, amelyet erre az ügyféltípusra terveztek volna. A könyvelési rendszerek kereskedelmi ciklussal vagy szolgáltatási működéssel számolnak — nem adománygyűjtéssel. A speciális civil szervezeti CRM-ek, vagyis donoradatbázisok pedig nem integrálódnak az ukrán bankokkal. Ruszlana és a csapata több megoldást is kipróbált. Egyik sem fedte le egyszerre az összes tengelyt: tranzakciószintű részletezettség, projektköltségvetések, többdevizás kezelés és valódi kapcsolat az ukrán bankokkal.

A fordulópont: mit találtak meg a Finmapben

Ruszlana konkrét ellenőrzőlistával érkezett a demóra. Nem azzal, hogy „mutassák meg, mit tudnak”, hanem ezzel: „ezt, ezt és ezt meg tudják oldani?” Erre volt szükségük:

• Minden tranzakció külön legyen látható, függetlenül attól, hogyan jeleníti meg a bank
• Projekt szerinti kategorizálás, valós idejű költségkeret-láthatósággal
• AI-alapú kategorizálás, amely kezeli a megjegyzésekben lévő „szemetet”
• Többdevizás működés automatikus árfolyamfrissítéssel
• Egyedi mezők a tranzakciókon — adománygyűjtés-specifikus adatokhoz
• API a műszaki csapatnak (Bohdan erről kérdezett először)
• GDPR-szintű adatbiztonság — az adományok adományozói személyes adatokat is tartalmaznak

A demó 39 percig tartott. Félidőnél Ruszlana már a saját jövőbeli használati eseteit fogalmazta: „És az irányítópulton egyedi időszakot is választhatok — bármelyik napot?”, „Az Excel-exportban látni fogom a címkéket?”, „Az árfolyamok automatikusan frissülnek?” Ez az a pillanat, amikor egy konzultáció már nem értékesítési hívás, hanem közös munkamenet.

Mi változott: projektköltségvetések valós időben

A legfontosabb nem az, hogy Ruszlana kapott egy új programot. Hanem az, hogy kapott egy új szintű rálátást. Most bármikor — repülőn, a dandárparancsnokkal tartott megbeszélésen, egy adományozóval folytatott Telegram-beszélgetésben — 5 másodperc alatt megnyitja a telefonját, és látja:

• Mennyi gyűlt össze egy konkrét kampányra, például „100 FPV felderítéshez”
• Mennyit költöttek már el belőle
• Mennyi áll még rendelkezésre
• Mekkora az átlagos adomány ebben a kampányban
• Milyen ütemben érkeznek most a pénzek — és az előrejelzést, mikor zárulhat a gyűjtési cél

Ez nem olyan elemzés, amely „havonta egyszer, egy riportban” készül el. Ez elemzés azonnal, a döntés pillanatában. Bohdan és Vjacseszlav összekötötték a Finmap API-ját a belső rendszerekkel — így a pénzügyi irányítópultok már szinkronban vannak a szervezet belső kommunikációs csatornáival.

„Őszintén szólva minden nagyon egyértelmű, a felület tiszta és egyszerű. Szuper — egyszerűen mindenkinek működik.”

— Ruszlana záró reakciója a demó után

Mit jelent ez más civil szervezeteknek és nagy tranzakciószámú vállalkozásoknak

Ruszlana esete nemcsak jótékonysági alapítványok számára érdekes. Pontosan leírja azt a helyzetet, amellyel minden nagy tranzakciósűrűséggel dolgozó vállalkozás szembesül — szezonális csúcsidőszakban működő e-kereskedők, piacterek eladói kifizetésekkel, közösségi finanszírozási platformok.

Először. Egy bizonyos méret felett a pénzügy már nem könyvelési feladat, hanem információs infrastruktúra.

Másodszor. Minden tranzakció láthatósága nem luxus. Adományozói környezetben a bizalom alapja. Üzleti környezetben a tiszta unit economics feltétele.

Harmadszor. A pénzügyi AI nem kiváltja az embereket — hanem leveszi róluk a rutint, hogy ők döntéseket hozhassanak. Ruszlana fogalmazta meg a legjobban: „Olyan, mint egy saját junior pénzügyi elemző — adsz neki egy feladatot, megcsinálja, visszakérdez, néha még javaslatokat is ad.”

Negyedszer. A többdevizás működés ma már nem „exportőröknek szóló funkció”. Ma egy helyi ukrán vállalkozáshoz is öt devizában érkezhet pénz nemzetközi platformokon keresztül.

A számok: megtakarított idő és pénz

Heti egyeztetési idő: 6–8 óráról 45 percre.
Egyedi tranzakciók láthatósága: összesített nézetből tételes, egyedi nézet.
Adományozói riport elkészítési ideje: 2 napról 20 percre.
Aktív projektköltségvetések száma: 10–12-ről 30+ projektre.
Pénzügyi kérdésekről szóló hívások a műszaki csapattal: napi 5–7-ről napi 0–1-re.

A legfontosabb mégsem mérhető számokkal. A csapat visszakapta azt az erőforrást, amelyet korábban a számok kézi összefésülésére fordított — és arra irányította át, amiért a szervezet létrejött. A katonák igényeinek teljesítésére. Gyorsan. Átláthatóan. Évi 400 milliós léptékben.

Ez az esettanulmány egy jótékonysági alapítvány pénzügyi vezetőjével folytatott valós konzultáción alapul. A publikálás előtt minden részletet egyeztettünk az ügyféllel. A műszaki szakemberek nevét a csapat kérésére megváltoztattuk.