Von Excel zur vollen Kontrolle: die Finanztransformation von KLEI

Ein kreatives Produkt, treue Kundinnen und Kunden und ein engagiertes Team — das ist genug, um motiviert zu bleiben. Aber nicht genug, um zu skalieren.

Ohne strukturiertes Finanzmanagement ist es unmöglich, fundierte Entscheidungen zu treffen: wo investiert werden soll, was weiterentwickelt wird und wovon man sich trennt.

KLEI druckte Sticker für große Kunden, verkaufte ins Ausland, bekam großartiges Feedback — und machte alles, außer zu verstehen, womit das Unternehmen wirklich Gewinn machte und wo Geld verloren ging.

Als der Kontostand fast bei null lag und die Aufträge weiter zunahmen, stand eine Frage im Raum: Sind wir wirklich profitabel — oder einfach nur extrem beschäftigt?

KLEI: mit klarem Anspruch aufgebaut, auf Wachstum ausgerichtet

KLEI ist eine ukrainische Marke für langlebige Sticker, gegründet 2017. Statt auf Massenproduktion setzte das Unternehmen auf Qualität und echten Mehrwert. Gestartet ist KLEI mit einem schlanken 10-köpfigen Team und dem Geist eines Familienunternehmens.

Dank des kreativen und pragmatischen Ansatzes von Gründer Mykyta Anikanov nahm das Business schnell Fahrt auf. Schon bald kamen Kunden wie Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia und weitere dazu.

Wenn Finanzen zum Engpass werden

Auf den ersten Blick lief bei KLEI alles hervorragend: regelmäßige Aufträge, internationale Kunden, ein hochwertiges Produkt. Menschen in Kanada bestellten und waren bereit, wochenlang auf die Lieferung zu warten — ganz ohne zusätzliches Marketing.

Doch 2021 stieß das Wachstum an eine unsichtbare Grenze. Mykyta erkannte: Das Problem lag in den Finanzen. Es gab kein klares Verständnis dafür, wie viel Gewinn das Unternehmen tatsächlich erwirtschaftete. Manche Zeiträume waren profitabel, andere endeten im Minus. Und es war schwer zu erklären, warum.

Die Gründe:

• Liquiditätslücken durch unterschiedliche Zahlungsarten.
• Unklare Kosten wegen der großen Vielfalt an Aufträgen.
• Kein zentrales System, das zeigte, wo Geld verloren ging.

Damals produzierte KLEI eine sehr breite Palette an Aufträgen — von 1 bis 10.000 Stickern, gestanzten Stickern, Sets und Firmenbestellungen.

Es gab jedoch keine Analyse, die zeigte, was profitabel war und was das Unternehmen ausbremste. Um die Finanzen endlich in den Griff zu bekommen, entschied sich Mykyta für die Einführung von Finmap.

Ich möchte ein stabiles Unternehmen aufbauen, das nicht bei der ersten Krise auseinanderfällt. Das braucht Zeit. Und Finanzen waren schon immer meine Schwachstelle — sie waren für mich wirklich schwierig. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

Von Tabellen zu einem System: Was sich mit Finmap verändert hat

Im Sommer 2021 begann Mykyta, Finmap zu testen. Bis zum frühen Herbst, als die neue Geschäftssaison startete, hatte das Unternehmen das Tool vollständig eingeführt: Es zentralisierte das Finanzmanagement und löste die Tabellen ab.

Die Tools und Entscheidungen, die von Anfang an den Unterschied machten:

• Daten an einem Ort bündeln

Vor Finmap war die Steuerung fragmentiert: getrennte Konten, Tabellen, Notizen im Kopf einzelner Personen. Das verursachte ständigen Stress: Gehen die Zahlen auf? Reicht das Geld? Haben wir an alles gedacht?

Früher war ich zwei Tage ruhig und zwei Wochen gestresst. Heute ist es umgekehrt: Ich bin die ganze Zeit ruhig. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Offene Forderungen nachverfolgen

KLEI arbeitete früher ohne Vorauszahlung — um Aufträge schneller abzuwickeln und keine Verkäufe zu verlieren. Verspätete Zahlungen von Kunden wirkten wie Ausnahmen, führten aber zu Liquiditätslücken.

Das Geld sollte eigentlich eingehen, kam aber verspätet — und genau das bremste alles aus. Mit Berichten zu offenen Forderungen und dem Zahlungskalender erkannte das Unternehmen diese Schwachstelle und handelte.

Als ich angefangen habe, Finanzmanagement zu nutzen, habe ich in Finmap gesehen, dass wir tatsächlich überfällige Zahlungen hatten. Also haben wir entschieden: Ab jetzt nur noch mit Vorauszahlung. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Volle Kontrolle über Kontostände und Cashflow

Mit Finmap wurde die finanzielle Lage in Echtzeit sichtbar: aktueller Kontostand, anstehende Zahlungen, was morgen passiert. Das nahm die ständige Anspannung, den Cashflow irgendwie „erspüren“ zu müssen. Jetzt gibt es Zahlen, Diagramme und Termine.

Ich öffne Finmap, prüfe den Kontostand und die kommenden Ausgaben, sehe, dass wir im Plus sind — und mache weiter. Früher musste ich drei Konten, Tabellen und Notizen öffnen — und war mir trotzdem unsicher. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Aufträge kategorisieren

Für eine tiefere Analyse legte das Team Kategorien in Finmap an: einzelne Sticker und Sets. So wurde sichtbar, wie profitabel die einzelnen Produkttypen waren — nicht nur das Gesamtbild. Dadurch wurde klar, was sich zu skalieren lohnte und was überprüft werden musste.

Früher sahen wir nur die Gesamtsumme: Geld kam rein, also sah alles gut aus. Aber als wir begonnen haben, nach Auftragstypen zu trennen, haben wir gesehen, dass nicht alles gleich profitabel war. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

• Finanzwissen aufbauen

Finanzen waren für Mykyta schon immer eine Schwachstelle — das Thema setzte ihn unter Druck. Deshalb absolvierte er parallel zu Finmap den Kurs „Business Money“. Das half ihm, das Finanzmanagement zu delegieren und besser zu verstehen, wie das Finanzsystem funktioniert.

Früher habe ich mich ständig gefragt: Wird das klappen? Gehen die Zahlen auf? Heute verstehe ich, woher diese Fragen kommen — und ich weiß, wie ich sie beantworten kann. — Mykyta Anikanov, Gründer von KLEI

Die Kombination aus Automatisierung und persönlicher Beteiligung brachte das Wichtigste: Sicherheit. Mykyta verlässt sich nicht mehr auf sein Bauchgefühl — er trifft Entscheidungen auf Basis von Berichten und echten Daten.

Das veränderte nicht nur die Finanzen, sondern die gesamte Art, wie das Unternehmen geführt wird.
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Ein Finanzsystem als Grundlage für Wachstum

Nachdem Finmap eingerichtet und die Kontrolle delegiert war, wurde das Tool zu einem verlässlichen Stützsystem. Alle wichtigen Daten liegen an einem Ort, sind sauber strukturiert und jederzeit abrufbar.

Das schaffte Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: Wachstum, strategische Planung und Expansion.

2025 erreichte KLEI eine neue Größenordnung:

• Das Unternehmen gewann Investoren.
• Es begann mit dem Aufbau einer eigenen Fabrik.
• Es erhöhte die Anzahl der Bankkonten.
• Es führte eine neue Finanzstruktur ein, passend zur nächsten Wachstumsphase.

Dieses Wachstum war nur möglich, weil bereits eine funktionierende Managementbasis vorhanden war — sie mussten nicht bei null anfangen.

Wer seine Zahlen kennt, weiß, wohin er steuert

Der nächste Schritt: die Fabrik fertigstellen, Prozesse stabilisieren und den Eintritt in neue Märkte vorbereiten. Finmap bleibt dabei das zentrale Tool — für Struktur, Kontrolle und eine belastbare Grundlage in jeder neuen Phase.

Am Ende bringt Mykyta es auf einen einfachen, praktischen Rat:

Nimm dir jede Woche Zeit für die Finanzen. Schon 30 Minuten, um die Zahlen durchzugehen, sind mehr wert als jedes Bauchgefühl. Als Inhaber musst du verstehen, was jede Zahl bedeutet — und Entscheidungen auf Fakten stützen.

Was du aus der Geschichte von KLEI für dein eigenes Business mitnehmen kannst

Die Geschichte von KLEI kommt dir vielleicht bekannt vor: ein bestätigtes Produkt, treue Kunden, aber intern — unklare Ausgaben, Liquiditätslücken und das Gefühl, dass irgendetwas nicht aufgeht.

Doch sie haben rechtzeitig angehalten, auf ihre Finanzen geschaut und die Realität gesehen. Das gab ihnen die Grundlage, um zu wachsen, Investitionen anzuziehen und Sicherheit zu gewinnen.

Wenn du das hier liest, bist du bereits auf dem Weg zu finanzieller Klarheit.

Ein paar Learnings von KLEI — damit du dich nicht im Dunkeln vortasten musst:

• Kein System = keine Kontrolle.
• Gewinn „nach Gefühl“ = Risiko einer Liquiditätslücke.
• Finanzielle Ordnung = nicht Excel, sondern Automatisierung, Routine und das richtige Tool.

Mach es wie KLEI: Warte nicht auf die Krise, um Ordnung in deine Finanzen zu bringen.

Teste Finmap und erlebe, wie sich dein Business verändert, wenn deine Finanzen klar werden.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum hatte ein Unternehmen mit regelmäßigen Aufträgen finanzielle Probleme?
Weil Aufträge nicht gleich Gewinn sind. KLEI hatte kein System, das zeigte, womit tatsächlich Geld verdient wurde und was nur Kapital band. So entstanden Liquiditätslücken und versteckte Kosten.

2. Welche Maßnahme bringt in den Finanzen sofort Ergebnisse — in jeder Branche?
Alle Konten, Einnahmen und Ausgaben in einem System bündeln — und täglich prüfen. Das reduziert Chaos, schafft Klarheit und verhindert, dass Dinge vergessen werden. Für KLEI war es der Wendepunkt. Und es funktioniert für jedes Geschäftsmodell.

3. Ist Finmap für kleine Unternehmen oder kreative Projekte geeignet?
Ja. KLEI ist ein kleines Unternehmen mit einem kreativen Produkt. Genau deshalb verließ sich das Team früher stärker auf Intuition. Mit Finmap kannst du kreativ bleiben — und trotzdem jederzeit den Überblick über dein Geld behalten.

4. Was, wenn ich mich mit Finanzen überhaupt nicht auskenne?
Mykyta war auch kein Experte — und sagt das offen. Er delegierte das Tagesgeschäft, absolvierte einen Grundlagenkurs und lernte, Berichte zu lesen. Finmap ist für Inhaber gemacht, die Klarheit wollen, ohne sich in täglicher Verwaltung zu verlieren.

5. Welche Ergebnisse erzielte KLEI, nachdem die Finanzen geordnet waren?
Das Unternehmen gewann Investoren, startete eine eigene Produktion, baute eine neue Finanzstruktur auf und hob das Management auf ein neues Niveau. Alles auf Basis von Daten — nicht von Vermutungen.