Finanzen im Kleinunternehmen im Blick behalten: Ein Praxisbeispiel der Agentur Present Perfect

Kundenstory

Present Perfect Agency ist eine Agentur für Sprachdienstleistungen, die Unternehmen bei Übersetzungen, Support, Geschäftsdokumentation und allem rund um Sprache unterstützt.

Website: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Olena Mironik ist Gründerin und Leiterin der Present Perfect Agency.

‍
Zum ersten Mal nutzte sie Finmap, als sie für eine IT-Recruiting-Agentur arbeitete.
In ihrem eigenen Unternehmen führt sie die Finanzübersicht in Finmap seit dem ersten Tag.
Olena hat gern den Überblick über Geld — besonders, wenn es hereinkommt.

Wann sollte ein Unternehmen Ihrer Meinung nach Cashflow-Management einführen?

1. Nach einem Liquiditätsengpass, damit sich die Erfahrung nicht wiederholt.
2. Wenn die Gewinne sinken, um die Ursache zu finden.
3. Wenn das Unternehmen groß genug geworden ist.
4. Bevor ein Liquiditätsengpass entsteht, um ihn zu vermeiden .

Natürlich ist es nie zu spät, Cashflow-Management einzuführen. Im Idealfall hat ein vorausschauender Unternehmer aber schon ab dem ersten Geschäftstag ein System, um Geldbewegungen zu erfassen. Olena, Gründerin der Sprachdienstleistungsagentur Present Perfect Agency, sieht das genauso.

Ab der allerersten Transaktion habe ich alles in Finmap erfasst. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

In dieser Case Study zeigen wir, warum Olena trotz kleinem Unternehmen von Anfang an auf eine systematische Buchhaltung gesetzt hat — und wie Finmap ihr dabei hilft.

Problem

Ursprünglich arbeitete Olena in einer IT-Recruiting-Agentur. Ende 2020 entschied sie sich jedoch, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, und gründete die Present Perfect Agency. Sowohl damals als auch heute vertraute sie bei der Verwaltung der Unternehmensfinanzen auf Finmap. Warum?

Der entscheidende Faktor , Finmap auszuprobieren, war die Einfachheit.

Olena erfuhr von dem Service durch Alexander Solovei (Mitgründer von Finmap), den sie schon lange kannte. In den sozialen Netzwerken sah sie, dass er eine Lösung für Cashflow-Management entwickelte. Als in der IT-Recruiting-Agentur dann das Thema Finanzübersicht anstand, entschied Olena sich sofort, das Produkt auszuprobieren.

Zuvor hatte sie bereits verschiedene Dienste zur Automatisierung von Prozessen analysiert. Allerdings fand sie nur Lösungen für große Unternehmen, die für eine kleine Firma zu kompliziert und zu teuer waren. Finmap dagegen war einfach, verständlich und bezahlbar.

Als Olena beschloss, ihr eigenes Unternehmen zu gründen, wusste sie aus Erfahrung , dass sie ihre Finanzen mit Finmap erfassen wollte.

Aufgabe

Olena hatte grundsätzlich keine Schwierigkeiten damit, ihre Finanzen zu führen. Es gab aber drei zentrale Anforderungen:

• Die Buchhaltung sollte nicht viel Zeit kosten. Olena wusste, dass sie ohnehin viel Zeit in den Aufbau ihres Unternehmens investieren würde — da blieb keine Extra-Zeit, um Tabellen manuell zu pflegen.

Die fehlende Skalierbarkeit, die manuellen Arbeitsschritte und die begrenzte Datenmenge machen den ganzen Prozess rund um eine Excel-Tabelle ziemlich zeitaufwendig. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

• Sie wollte einfach nutzbare und leicht verständliche Daten:

Sowohl Excel als auch Google Tabellen setzen ein gewisses Know-how voraus. Jedes Mal, wenn ich neue Werte berechnen musste, musste ich Excel wieder öffnen, manuelle Schritte ausführen und alles neu berechnen. Ich habe mein Unternehmen nicht gegründet, um Tabellenexpertin zu werden. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

• Alle Daten an einem Ort. In ihrer Zeit bei der IT-Recruiting-Agentur erlebte Olena Situationen, in denen sie jemandem Zugriff auf eine Tabelle geben musste. Gleichzeitig wollte sie aber nicht alle Daten offenlegen. Also musste sie Kopien der Tabellen erstellen. Danach geriet natürlich alles durcheinander, und die Logik dahinter ging verloren. Am liebsten hätte man alles gelöscht und noch einmal von vorn angefangen, statt herauszufinden, was wohin gehört.

Die Entscheidung für Finmap

Ich bin froh, dass ich keine Lösung für Großunternehmen nehmen und versuchen muss, sie irgendwie auf kleinere Projekte zu übertragen. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

Nachdem Olena die Finanzbuchhaltung an ihren früheren Arbeitsplätzen analysiert hatte, fiel ihr auf, dass viele wichtige Kennzahlen gar nicht berücksichtigt wurden. In Finmap begann sie, wirklich alle Daten einzutragen — inklusive Hosting- und E-Mail-Kosten. Sie kategorisierte Ausgaben und Einnahmen*. So entstand ein System, und Zahlungen gingen nicht mehr verloren.

* Mit Kategorien in Finmap können Sie Einnahmen und Ausgaben bestimmten Arten zuordnen. So behalten Sie für jede Kategorie den Überblick über Einnahmen und Ausgaben — zum Beispiel, wie viel ein Unternehmen für Facebook-Werbung ausgibt oder wie viel es mit einem bestimmten Projekt verdient.

Als Olena ihr eigenes Unternehmen startete, richtete sie ebenfalls sofort eine Buchhaltung nach Kategorien ein. Die Present Perfect Agency hat nur wenige Fixkosten (zum Beispiel Software für Übersetzer), dazu kommen variable Kosten für die Bezahlung von Übersetzern je nach Projekt.

Alle Ausgaben lassen sich im Voraus planen und im Zahlungskalender* nachverfolgen, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

* Der Zahlungskalender in Finmap zeigt alle geplanten Einnahmen und Ausgaben nach Datum an. Wenn Sie zum Beispiel eintragen, dass Sie jeden Monat am 17. 500 $ Büromiete zahlen, weist der Zahlungskalender für jeden 17. des Monats diese Ausgabe von 500 $ aus.

Sehr hilfreich findet Olena auch das Konten-Panel. Kunden der Present Perfect Agency zahlen auf Konten in der Ukraine, ausländische Bankkonten, private Karten, in bar und sogar in Kryptowährung.

Alle aktuellen Informationen zum Geldbestand auf den Konten werden in Finmap angezeigt. Olena muss nicht jede Bank und jedes Wallet einzeln öffnen. Sie sieht jederzeit, wie viel Geld verfügbar ist und wo es sich im Unternehmen gerade genau befindet.

Wichtig ist Olena außerdem, die Geldbewegungen im Blick zu behalten: zu verstehen, woher das Geld kommt und wohin es geht. Das Unternehmen hat Konten in verschiedenen Währungen — nicht nur in der Ukraine, sondern auch im Ausland. Dabei hilft ihr der Bericht „Geld (Cashflow)”*.

* Der Bericht „Geld“ in Finmap zeigt Ihren Cashflow. Sie sehen, wie viel Geld ins Unternehmen kommt und wie viel ausgegeben wird.

Ein weiterer zentraler Bericht bei der Present Perfect Agency ist der „P&L“-Bericht*. Damit kann Olena den Gewinn für einen bestimmten Zeitraum ermitteln, sehen, welche Bereiche Gewinn erwirtschaften und wo Verluste entstehen.

* Der P&L-Bericht ist eine Gewinn- und Verlustrechnung. Er zeigt Gewinn und Verlust des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel für einen Monat. Dafür werden alle Ausgaben dieses Zeitraums von allen Einnahmen desselben Zeitraums abgezogen.

Wichtig ist Olena auch, dass sie alle Daten in wenigen Minuten eintragen kann — nicht nur am Computer, sondern auch über einen Telegram-Bot. So gehen keine Informationen verloren und die Daten sind immer möglichst aktuell.

Da das Geschäft gut läuft, hat Olena vor Kurzem eine Assistentin eingestellt. Dadurch kann sie jetzt einen Teil der Datenerfassung delegieren. Mit Finmap lassen sich ganz einfach Zugriffsrechte einschränken und festlegen, welche Informationen die Mitarbeiterin hinzufügen darf, welche sie sehen kann und welche nur für Olena bestimmt sind. So muss sie keine Kopien erstellen und kein Chaos in der Buchhaltung verursachen, nur um vertrauliche Daten zu schützen.

Das Ergebnis

Das ist dieser eine Kopfschmerz, den man loswird — und über den man neben all den anderen operativen Themen, die jeden Tag auftauchen, nicht mehr nachdenken muss. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

• Als Olena in einer IT-Recruiting-Agentur arbeitete, lernte sie Finmap als effizientes, einfach zu bedienendes System zur Erfassung von Geldbewegungen kennen. Sie sah, dass mit Finmap nicht nur eingehende Zahlungen von Kunden und Ausgaben für Recruiter-Boni erfasst wurden, sondern auch viele Fixkosten wie Hosting-Gebühren, Unternehmens-E-Mail usw. strukturiert und leicht zugänglich waren. Diese Erfahrung war der Grund, warum sie sich für Finmap entschied, als sie ihr eigenes Unternehmen gründete.
  ‍
• Für Olena ist es praktisch, aussagekräftige Berichte zu erstellen. Finmap generiert sie automatisch auf Basis der eingegebenen Daten — als übersichtliche Diagramme und Grafiken. Die Berichte lassen sich als PDF oder Excel exportieren.

In unserem früheren Job (bei der IT-Recruiting-Agentur) hatten wir die Tradition, dass auch die Führungskräfte den Mitarbeitenden Bericht erstatteten. Und natürlich ist es praktisch, wenn man einfach ein PDF herunterladen kann — und fertig. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

• Auch in der Agentur ist eine systematische Finanzbuchhaltung eingerichtet. Olena sieht jederzeit, wie viel Geld auf welchem Konto liegt, welche Kundenzahlungen bereits eingegangen sind und welche noch ausstehen, wie viel ausgegeben wurde und welche Zahlungen geplant sind.
  ‍
• Die Buchhaltung kostet minimal Zeit. Das ist besonders wichtig in einem kleinen Unternehmen, in dem die Inhaberin täglich viele Aufgaben hat und kein großes Team zum Delegieren.

Alles ist direkt vor Augen: Man drückt 2–3 Buttons und kann alle Informationen eingeben oder abrufen. — Olena Myronyk, Gründerin der Present Perfect Agency

• Um Daten einzugeben, reicht ein Telegram-Bot. Deshalb geht nichts verloren — Einnahmen oder Ausgaben lassen sich sogar eintragen, wenn man im Stau steht oder gerade Kaffee trinkt.
  ‍
• Und das Wichtigste, sagt Olena: Dank Finmap gibt es:

Ein Verständnis dafür, wohin wir gehen, wie wir uns entwickeln, ob wir skalieren und worauf wir achten sollten.

Verbinden Sie Finmap, um ein systematisches Cashflow-Management einzuführen und jederzeit das Gesamtbild Ihres Unternehmens zu sehen.

Mehr über die Present Perfect Agency erfahren Sie unter: https://presentperfect.agency/