Como controlar as finanças de uma pequena empresa: o caso da agência Present Perfect

Caso de cliente

Present Perfect Agency é uma agência de serviços linguísticos que ajuda empresas com traduções, suporte, documentação corporativa e tudo o que envolve idiomas.

Site: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Olena Mironik é a fundadora e diretora da Present Perfect Agency.

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Ela usou o Finmap pela primeira vez quando trabalhava em uma agência de recrutamento de TI.
No próprio negócio, ela acompanha as finanças pelo Finmap desde o primeiro dia.
Olena gosta de controlar o dinheiro, especialmente quando ele entra.

Na sua opinião, quando uma empresa precisa implementar a gestão do fluxo de caixa?

1. Depois de um descompasso de caixa, para não repetir a experiência.
2. Quando o lucro cai, para entender a causa.
3. Quando a empresa cresce o suficiente.
4. Antes que o descompasso de caixa aconteça, para evitá-lo.

Claro que nunca é tarde para implementar a gestão do fluxo de caixa, mas o ideal é que um empreendedor inteligente tenha um sistema para controlar o dinheiro desde o primeiro dia da empresa. Olena, fundadora da agência de serviços linguísticos Present Perfect Agency, concorda com isso.

Desde a primeira transação, comecei a registrar tudo no Finmap. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

Neste estudo de caso, explicamos por que, mesmo tendo uma pequena empresa, Olena decidiu manter uma contabilidade organizada desde o início e como o Finmap ajuda nesse processo.

Problema

Antes, Olena trabalhava em uma agência de recrutamento de TI, mas no fim de 2020 decidiu seguir seu próprio caminho e fundou a Present Perfect Agency. Tanto naquela época quanto agora, ela confiou no Finmap para controlar o dinheiro da empresa. Por quê?

O fator decisivo para testar o Finmap foi a sua simplicidade.

Olena conheceu o serviço por meio de Alexander Solovei (cofundador do Finmap), de quem já era próxima havia bastante tempo. Ela viu nas redes sociais que ele estava desenvolvendo uma solução para gestão de fluxo de caixa. Por isso, quando surgiu a necessidade de organizar a contabilidade na agência de recrutamento de TI, Olena decidiu testar o produto imediatamente.

Antes disso, ela já tinha analisado serviços para automatizar processos. Mas só encontrou soluções voltadas para grandes empresas, que eram complicadas e caras demais para uma empresa pequena. O Finmap, por outro lado, era simples, intuitivo e acessível.

Quando Olena decidiu abrir o próprio negócio, ela já sabia por experiência que queria usar o Finmap para fazer os registros financeiros.

Objetivo

Olena não tinha dificuldade em controlar as finanças. Mas havia três tarefas principais:

• A contabilidade não podia tomar muito tempo. Olena sabia que já gastaria bastante tempo para colocar a empresa de pé e não tinha horas sobrando para manter planilhas manualmente.

A falta de escalabilidade, as operações manuais e as limitações no volume de dados tornam todo o processo em torno de uma planilha de Excel bastante demorado. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

• Ela queria dados fáceis de usar e simples de entender:

Tanto o Excel quanto as planilhas do Google exigem um certo nível de conhecimento. Toda vez que eu precisava calcular novos valores, tinha que abrir o Excel de novo, fazer operações manuais e recalcular. Eu não abri minha empresa para virar especialista em planilhas. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

• Manter todos os registros em um só lugar. No trabalho na agência de recrutamento de TI, Olena se deparava com situações em que precisava dar acesso a uma planilha para alguém. Ao mesmo tempo, ela não queria liberar todos os dados. Como resultado, precisava criar cópias das tabelas. É claro que, depois, tudo ficava misturado, e o sentido e a lógica de manutenção se perdiam. Era mais fácil apagar tudo e começar do zero do que entender o que era o quê.

A decisão de escolher o Finmap

Fico feliz por não precisar usar uma solução feita para grandes empresas e tentar adaptá-la aos projetos menores com que eu precisava trabalhar. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

Depois de analisar a gestão financeira nos lugares onde havia trabalhado antes, Olena percebeu que muitos indicadores importantes não eram considerados. No Finmap, ela passou a registrar absolutamente todos os dados, incluindo custos com hospedagem e e-mail. Ela categorizou despesas e receitas*. Assim, surgiu um sistema, e os pagamentos deixaram de se perder.

* As categorias no Finmap permitem definir tipos de receitas e despesas. Isso ajuda a acompanhar entradas e saídas em cada tipo específico. Por exemplo, quanto a empresa gasta com anúncios no Facebook ou quanto ganha em um projeto específico.

Quando abriu a empresa, Olena também configurou a contabilidade por categorias logo de cara. A Present Perfect Agency tem um número pequeno de custos fixos (por exemplo, softwares para tradutores), além de custos variáveis com o pagamento de tradutores, dependendo dos projetos.

Todas as despesas podem ser planejadas com antecedência e acompanhadas no Calendário de Pagamentos* para evitar descompassos de caixa.

* O Calendário de Pagamentos no Finmap mostra todos os recebimentos e despesas programados por data. Por exemplo, você informa que paga US$ 500 de aluguel do escritório todo mês no dia 17. O calendário de pagamentos vai registrar, em cada dia 17, que você tem US$ 500 a pagar.

Olena também considera o painel de contas muito útil. Os clientes da Present Perfect Agency pagam em contas na Ucrânia, bancos estrangeiros, cartões pessoais, dinheiro vivo e até em criptomoedas.

Todas as informações atualizadas sobre o valor disponível nas contas aparecem no Finmap. Olena não precisa entrar em cada banco e carteira separadamente. A qualquer momento, ela consegue ver quanto dinheiro a empresa tem disponível e onde exatamente ele está.

Também é importante para Olena acompanhar a movimentação do dinheiro, entender de onde ele vem e para onde vai. A empresa tem contas em diferentes moedas, não só na Ucrânia, mas também no exterior. O relatório “Dinheiro (Fluxo de Caixa)”* ajuda nisso.

* O relatório “Dinheiro” no Finmap mostra o seu fluxo de caixa. Ele permite ver quanto dinheiro está entrando na empresa e quanto está sendo gasto.

Outro relatório essencial na Present Perfect Agency é o relatório “DRE”*. Com ele, Olena consegue identificar o lucro de um determinado período, quais áreas estão gerando lucro e onde há prejuízo.

* O relatório DRE é a demonstração de resultados. Ele mostra o lucro e o prejuízo da empresa em determinado período, por exemplo, um mês. Para isso, todas as despesas do período são subtraídas de todas as receitas do mesmo período.

Para Olena, também é importante poder inserir todos os dados em poucos minutos, não só pelo computador, mas também por meio de um bot do Telegram. Assim, a informação não se perde e fica sempre o mais atualizada possível.

Como a empresa tem ido bem, Olena recentemente contratou uma assistente. Com isso, agora consegue delegar parte dos registros financeiros. Com o Finmap, é fácil definir restrições e escolher quais informações a colaboradora pode adicionar, quais pode visualizar e quais ficam reservadas apenas para os olhos de Olena. Isso significa que ela não precisa criar cópias nem gerar caos na contabilidade por causa da confidencialidade.

Resultado

É uma dor de cabeça que você tira da frente e não precisa ficar pensando nela junto com todos os outros problemas operacionais que aparecem todos os dias. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

• Quando Olena trabalhava em uma agência de recrutamento de TI, ela percebeu que o Finmap era um sistema eficiente e fácil de usar para registrar o dinheiro. Ela viu que, com o Finmap, não só as entradas de dinheiro dos clientes e as despesas com bônus dos recrutadores eram registradas, mas também muitos custos fixos, como hospedagem, e-mail corporativo etc., ficavam organizados e facilmente acessíveis. Essa experiência anterior foi o motivo pelo qual ela escolheu o Finmap ao abrir a própria empresa.
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• Para Olena, é prático criar relatórios úteis. O próprio Finmap os gera com base nos dados inseridos, em forma de diagramas e gráficos fáceis de entender. Os relatórios podem ser exportados em PDF ou Excel.

No nosso trabalho anterior (em uma agência de recrutamento de TI), tínhamos a tradição de os gestores também prestarem contas aos colaboradores. E, claro, é muito prático quando você pode simplesmente baixar um PDF e pronto. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

• A agência também tem uma gestão financeira sistemática configurada. Olena vê a qualquer momento quanto dinheiro há em cada conta, quais pagamentos de clientes já foram recebidos e quais estão pendentes, quanto foi gasto e quais pagamentos estão planejados.
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• A contabilidade toma o mínimo de tempo. Isso é especialmente importante em uma pequena empresa, quando o dono tem muitas tarefas todos os dias e não conta com uma grande equipe para delegar.

Está tudo na sua frente: você aperta 2 ou 3 botões e consegue inserir ou receber todas as informações. — Olena Myronyk, fundadora da Present Perfect Agency

• Para inserir dados, basta usar um bot do Telegram. Por isso, nada se perde: dá para adicionar entradas ou saídas até parado no trânsito ou tomando café.
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• E o mais importante, segundo Olena, é que graças ao Finmap existe:

Uma compreensão de para onde estamos indo, como estamos evoluindo, se estamos escalando e no que vale a pena prestar atenção.

Conecte o Finmap para implementar uma gestão sistemática do fluxo de caixa e enxergar a visão completa do seu negócio a qualquer momento.

Saiba mais sobre a Present Perfect Agency em: https://presentperfect.agency/