Cum să ții evidența finanțelor într-o afacere mică: cazul agenției Present Perfect

Fișă de caz client

Present Perfect Agency este o agenție de servicii lingvistice care ajută companiile cu traduceri, suport, documentație de business și tot ce ține de limbi străine.

Website: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Olena Mironik este fondatoarea și directoarea Present Perfect Agency.

‍
A folosit pentru prima dată Finmap pe când lucra într-o agenție de recrutare IT.
În propria afacere își ține evidența finanțelor în Finmap încă din prima zi.
Olenei îi place să țină banii sub control, mai ales când intră în cont.

După părerea ta, când are nevoie o afacere să implementeze managementul cash flow-ului?

1. După un gol de cash, ca să nu se mai repete experiența.
2. Când scade profitul, ca să găsești cauza.
3. Când afacerea crește suficient.
4. Înainte să apară un gol de cash, ca să îl eviți .

Desigur, nu e niciodată prea târziu să implementezi managementul cash flow-ului, dar ideal este ca un antreprenor prevăzător să aibă un sistem de evidență a banilor încă din prima zi de business. Olena, fondatoarea agenției de servicii lingvistice Present Perfect Agency, este de aceeași părere.

Încă de la prima tranzacție, am început să țin toată evidența în Finmap. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

În acest studiu de caz explicăm de ce, deși conduce o afacere mică, Olena a decis să țină din start o evidență financiară sistematică și cum o ajută Finmap.

Problema

Inițial, Olena a lucrat într-o agenție de recrutare IT, dar la finalul lui 2020 a decis să pornească pe cont propriu și a fondat Present Perfect Agency. Atunci, la fel ca acum, a ales Finmap pentru evidența banilor din business. De ce?

Factorul decisiv pentru a încerca Finmap a fost simplitatea.

Olena a aflat despre serviciu de la Alexander Solovei (cofondator Finmap), pe care îl cunoștea de mult timp. A văzut pe rețelele sociale că lucra la o soluție pentru managementul cash flow-ului. Așa că, atunci când agenția de recrutare IT a avut nevoie de evidență financiară, Olena a decis imediat să testeze produsul.

Înainte analizase servicii care să automatizeze procesele. Însă găsise doar soluții potrivite pentru companii mari, prea complicate și prea scumpe pentru o firmă mică. Finmap, în schimb, era simplu, clar și accesibil.

Când Olena a decis să își deschidă propria afacere, știa deja din experiență că vrea să folosească Finmap pentru evidența financiară.

Obiectivul

Olena nu avea dificultăți în a ține evidența financiară. Dar existau trei obiective-cheie:

• Evidența nu trebuia să îi consume mult timp. Olena știa că oricum urma să investească mult timp în pornirea afacerii și nu avea timp în plus pentru completarea manuală a tabelelor.

Lipsa de scalabilitate, operațiunile manuale și limitările privind volumul de date fac ca întregul proces într-un tabel Excel să fie destul de consumator de timp. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

• Voia date ușor de folosit și ușor de înțeles:

Atât Excel, cât și Google Sheets cer un anumit nivel de competență. De fiecare dată când trebuia să calculez valori noi, trebuia să redeschid Excel, să fac operațiuni manuale și să recalculez. Nu mi-am deschis afacerea ca să devin expertă în tabele. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

• Evidența într-un singur loc. La jobul din agenția de recrutare IT, Olena s-a lovit de situații în care trebuia să dea cuiva acces la un tabel. Dar, în același timp, nu voia să deschidă toate datele. Așa că ajungea să creeze copii ale tabelelor. Bineînțeles, după aceea acestea se amestecau, iar logica după care erau ținute se pierdea. Era mai simplu să ștergi totul și să o iei de la capăt decât să înțelegi ce și cum.

De ce a ales Finmap

Mă bucur că nu trebuie să folosesc o soluție pentru companii mari și să încerc să o adaptez forțat la proiectele mai mici cu care am lucrat. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

După ce a analizat evidența financiară de la fostele locuri de muncă, Olena a observat că mulți indicatori importanți nu erau luați în calcul. În Finmap, a început să introducă absolut toate datele, inclusiv costurile pentru hosting și e-mail. A împărțit veniturile și cheltuielile pe categorii*. Așa a apărut un sistem, iar plățile nu s-au mai pierdut.

* Categoriile din Finmap îți permit să marchezi tipurile de venituri și cheltuieli. Astfel poți urmări veniturile și cheltuielile pentru fiecare tip în parte. De exemplu, cât cheltuie compania pe reclame Facebook sau cât câștigă dintr-un anumit proiect.

Când și-a lansat afacerea, Olena a configurat imediat și evidența pe categorii . Present Perfect Agency are un număr mic de costuri fixe (de exemplu, software pentru traducători), precum și costuri variabile pentru plata traducătorilor, în funcție de proiecte.

Toate cheltuielile pot fi planificate din timp și urmărite în Calendarul de plăți* ca să eviți golurile de cash.

* Calendarul de plăți din Finmap afișează pe date toate încasările și cheltuielile planificate. De exemplu, setezi că plătești lunar 500 $ chirie pentru birou, pe data de 17. Calendarul de plăți va marca în fiecare lună, pe 17, că ai de plătit 500 $.

Olena consideră foarte util și panoul de conturi . Clienții Present Perfect Agency plătesc în conturi din Ucraina, bănci străine, carduri personale, numerar și chiar în criptomonedă.

Toate informațiile actuale despre sumele din conturi sunt afișate în Finmap. Olena nu trebuie să intre separat în fiecare bancă și portofel. Poate vedea oricând câți bani sunt disponibili și unde se află exact în companie în acel moment.

Pentru Olena este important și să urmărească mișcarea banilor, să înțeleagă de unde vin și unde se duc. Compania are conturi în valute diferite, nu doar în Ucraina, ci și în străinătate. Raportul „Bani (Cash Flow)”* o ajută cu asta.

* Raportul „Bani” din Finmap arată cash flow-ul. Îți permite să vezi câți bani intră în companie și cât se cheltuie.

Un alt raport-cheie pentru Present Perfect Agency este raportul „P&L”*. Cu ajutorul lui, Olena poate identifica profitul pentru o anumită perioadă, ce departamente generează profit și unde apar pierderi.

* Raportul P&L este contul de profit și pierdere. Arată profitul și pierderea companiei pentru o anumită perioadă, de exemplu o lună. Pentru asta, din toate veniturile perioadei se scad toate cheltuielile din aceeași perioadă.

Pentru Olena contează și faptul că poate introduce toate datele în doar câteva minute, nu doar de pe computer, ci și printr-un bot Telegram. Astfel, informația nu se pierde și este mereu cât mai actualizată.

Pentru că businessul merge bine, Olena a angajat recent o asistentă. Astfel, poate acum să delege o parte din evidența financiară. Cu Finmap, este ușor să setezi restricții și să alegi ce informații poate adăuga angajatul, ce informații poate vedea și ce informații rămân doar pentru ochii Olenei. Asta înseamnă că nu trebuie să facă copii și să creeze haos în evidență doar de dragul confidențialității.

Rezultatul

E genul de bătaie de cap pe care ți-o iei de pe umeri și nu mai trebuie să te gândești la ea pe lângă toate celelalte probleme operaționale care apar zilnic. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

• Când Olena lucra într-o agenție de recrutare IT, a înțeles că Finmap este un sistem eficient și ușor de folosit pentru evidența banilor. A văzut că în Finmap se înregistrau nu doar banii încasați de la clienți și cheltuielile pentru bonusurile recruiterilor, ci și multe costuri fixe, precum hostingul, e-mailul corporate etc., toate organizate și ușor accesibile. Această experiență anterioară a fost motivul pentru care a ales Finmap când și-a deschis propria companie.
  ‍
• Pentru Olena este comod să creeze rapoarte utile. Finmap le generează automat pe baza datelor introduse, sub formă de diagrame și grafice clare. Rapoartele pot fi exportate în PDF sau Excel.

La fostul job (în agenția de recrutare IT), aveam tradiția ca managerii să le prezinte rapoarte și angajaților. Și, desigur, e foarte comod când poți pur și simplu să descarci un PDF și gata. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

• În agenție este pusă la punct și o evidență financiară sistematică. Olena vede oricând câți bani sunt în fiecare cont, ce plăți de la clienți au fost încasate și care sunt în așteptare, cât s-a cheltuit și ce plăți sunt planificate.
  ‍
• Evidența ia minimum de timp. Acest lucru este deosebit de important într-o afacere mică, unde proprietarul are zilnic multe sarcini și nu are o echipă mare către care să delege.

Ai totul în fața ochilor, apeși 2-3 butoane și poți introduce sau primi toate informațiile. — Olena Myronyk, fondatoarea Present Perfect Agency

• Pentru a introduce date, este suficient să folosești un bot Telegram. De aceea nu se pierde nimic, pentru că poți adăuga încasări sau cheltuieli chiar și când stai în trafic sau bei o cafea.
  ‍
• Și cel mai important, spune Olena, datorită Finmap există:

O înțelegere clară a direcției în care mergem, cum ne dezvoltăm, dacă ne scalăm și la ce merită să fim atenți.

Conectează Finmap ca să implementezi un management sistematic al cash flow-ului și să vezi oricând imaginea completă a afacerii tale.

Poți afla mai multe despre Present Perfect Agency aici: https://presentperfect.agency/