Comment suivre les finances d’une petite entreprise : le cas de l’agence Present Perfect

Fiche cas client

Present Perfect Agency est une agence de services linguistiques qui accompagne les entreprises dans leurs traductions, leur support, leur documentation professionnelle et tout ce qui touche aux langues.

Site web : https://presentperfect.agency/
Facebook : @present.perfect.translations

Olena Mironik est la fondatrice et dirigeante de Present Perfect Agency.

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Elle a découvert Finmap lorsqu’elle travaillait dans une agence de recrutement IT.
Dans sa propre entreprise, elle suit ses finances dans Finmap depuis le tout premier jour.
Olena aime garder un œil sur l’argent, surtout quand il rentre.

Selon vous, à quel moment une entreprise doit-elle mettre en place la gestion de trésorerie ?

1. Après un trou de trésorerie, pour éviter que cela se reproduise.
2. Quand les bénéfices baissent, pour en trouver la cause.
3. Quand l’entreprise atteint une certaine taille.
4. Avant qu’un trou de trésorerie ne survienne, afin de l’éviter .

Bien sûr, il n’est jamais trop tard pour mettre en place la gestion de trésorerie, mais dans l’idéal, un entrepreneur avisé dispose d’un système de suivi de l’argent dès le premier jour d’activité. Olena, fondatrice de l’agence de services linguistiques Present Perfect Agency, est du même avis.

Dès la toute première transaction, j’ai commencé à tout enregistrer dans Finmap. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

Dans cette étude de cas, nous expliquons pourquoi, même à la tête d’une petite entreprise, Olena a choisi de mettre en place une comptabilité structurée dès le départ, et comment Finmap l’aide au quotidien.

Problème

Au départ, Olena travaillait dans une agence de recrutement IT, mais fin 2020 elle a décidé de se lancer à son compte et a fondé Present Perfect Agency. À l’époque comme aujourd’hui, elle a confié à Finmap le suivi de l’argent de l’entreprise. Pourquoi ?

Le facteur décisif pour tester Finmap a été sa simplicité.

Olena a entendu parler du service par Alexander Solovei (cofondateur de Finmap), qu’elle connaissait depuis longtemps. Elle a vu sur les réseaux sociaux qu’il développait une solution de gestion de trésorerie. Lorsque l’agence de recrutement IT a eu besoin d’un outil de suivi financier, Olena a donc immédiatement décidé d’essayer le produit.

Avant cela, elle avait déjà étudié plusieurs services pour automatiser les processus. Mais elle n’avait trouvé que des solutions adaptées aux grandes entreprises, trop complexes et trop coûteuses pour une petite structure. Finmap, au contraire, était simple, clair, et accessible.

Quand Olena a décidé de créer sa propre entreprise, elle savait par expérience qu’elle voulait utiliser Finmap pour tenir sa comptabilité.

Objectif

Olena n’avait pas de difficulté à suivre ses finances. Mais elle avait trois priorités :

• La comptabilité ne devait pas lui prendre beaucoup de temps. Olena savait qu’elle allait déjà consacrer énormément d’énergie au lancement de son entreprise et qu’elle n’avait pas de temps à perdre à tenir des tableaux manuellement.

Le manque d’évolutivité, les opérations manuelles et les limites liées au volume de données rendent tout le travail autour d’un fichier Excel très chronophage. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

• Elle voulait des données simples à utiliser et faciles à comprendre :

Excel comme Google Sheets demandent un certain niveau de maîtrise. À chaque fois que je devais calculer de nouvelles valeurs, il fallait rouvrir Excel, faire les opérations à la main et recalculer. Je n’ai pas créé mon entreprise pour devenir experte en tableurs. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

• Centraliser les données au même endroit. Dans son poste au sein d’une agence de recrutement IT, Olena s’est retrouvée dans des situations où elle devait donner accès à un tableau à quelqu’un. Mais en même temps, elle ne voulait pas dévoiler toutes les données. Résultat : elle devait créer des copies des tableaux. Évidemment, ensuite, tout finissait par se mélanger, et la logique comme le sens du suivi se perdaient. Il était plus simple de tout jeter et de recommencer à zéro que de comprendre ce qui était quoi.

Le choix de Finmap

Je suis contente de ne pas avoir à utiliser une solution pensée pour les grandes entreprises et à essayer de l’adapter de force aux plus petits projets sur lesquels j’ai travaillé. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

Après avoir analysé la comptabilité financière de ses anciens lieux de travail, Olena a remarqué que de nombreux indicateurs importants n’étaient pas pris en compte. Dans Finmap, elle a commencé à saisir absolument toutes les données, y compris les coûts d’hébergement et d’e-mail. Elle a catégorisé les dépenses et les revenus*. C’est ainsi qu’un système s’est mis en place et que les paiements ont cessé de se perdre.

* Les catégories dans Finmap permettent de définir des types de revenus et de dépenses. Cela aide à suivre les revenus et les dépenses pour chaque type précis. Par exemple, combien une entreprise dépense en publicité Facebook, ou combien elle gagne sur un projet donné.

Lorsqu’elle a lancé son entreprise, Olena a également mis en place le suivi par catégories dès le départ. Present Perfect Agency a un petit nombre de coûts fixes (par exemple, les logiciels pour traducteurs), ainsi que des coûts variables liés au paiement des traducteurs selon les projets.

Toutes les dépenses peuvent être planifiées à l’avance et suivies dans le calendrier des paiements* afin d’éviter les trous de trésorerie.

* Le calendrier des paiements dans Finmap affiche toutes les entrées et dépenses prévues, par date. Par exemple, vous indiquez que vous payez 500 $ de loyer de bureau chaque mois le 17. Le calendrier des paiements indiquera alors chaque mois, le 17, que vous avez 500 $ à payer.

Olena trouve également le panneau des comptes très utile. Les clients de Present Perfect Agency paient sur des comptes en Ukraine, des banques étrangères, des cartes personnelles, en espèces, et peuvent même régler en cryptomonnaie.

Toutes les informations à jour sur le montant disponible sur les comptes s’affichent dans Finmap. Olena n’a pas besoin d’aller vérifier séparément chaque banque et chaque portefeuille. Elle peut voir à tout moment combien d’argent l’entreprise a sous la main et où il se trouve exactement.

Il est également important pour Olena de suivre les mouvements d’argent, de comprendre d’où les fonds viennent et où ils vont. L’entreprise possède des comptes dans différentes devises, non seulement en Ukraine mais aussi à l’étranger. Le rapport « Argent (cash-flow) »* l’aide dans cette tâche.

* Le rapport « Argent » dans Finmap présente votre flux de trésorerie. Il permet de voir combien d’argent entre dans l’entreprise et combien en sort.

Un autre rapport clé chez Present Perfect Agency est le rapport « P&L »*. Grâce à lui, Olena peut identifier le bénéfice sur une période donnée, les départements qui génèrent du profit et ceux où elle enregistre des pertes.

* Le rapport P&L est un compte de résultat. Il montre les profits et les pertes de l’entreprise sur une période donnée, par exemple un mois. Pour cela, toutes les dépenses de cette période sont soustraites de tous les revenus de la même période.

Pour Olena, il est aussi essentiel de pouvoir saisir toutes les données en quelques minutes seulement, non seulement depuis son ordinateur, mais aussi via un bot Telegram. Ainsi, les informations ne se perdent pas et restent toujours aussi à jour que possible.

Comme l’activité se développe bien, Olena a récemment embauché une assistante. Elle peut donc désormais déléguer une partie de la tenue des comptes. Avec Finmap, il est facile de définir des restrictions et de choisir quelles informations l’employée peut ajouter, quelles informations elle peut consulter, et lesquelles restent réservées aux yeux d’Olena uniquement. Elle n’a donc pas besoin de faire des copies ni de créer le chaos dans sa comptabilité au nom de la confidentialité.

Résultats

C’est une charge mentale en moins : on n’a plus à y penser en plus de tous les autres sujets opérationnels qui apparaissent chaque jour. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

• Lorsqu’Olena travaillait dans une agence de recrutement IT, elle a compris que Finmap était un système efficace et simple à utiliser pour suivre l’argent. Elle a vu qu’avec Finmap, on pouvait enregistrer non seulement l’argent qui entrait grâce aux clients et les dépenses liées aux primes des recruteurs, mais aussi organiser et rendre facilement accessibles de nombreux coûts fixes, comme l’hébergement, les e-mails professionnels, etc. Cette expérience passée a été la raison pour laquelle elle a choisi Finmap lorsqu’elle a créé sa propre entreprise.
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• Olena peut facilement créer des rapports utiles. Finmap les génère automatiquement à partir des données saisies, sous forme de tableaux et de graphiques clairs. Les rapports peuvent être exportés en PDF ou en Excel.

Dans notre ancien travail (dans une agence de recrutement IT), nous avions pour habitude que les managers rendent aussi des comptes aux employés. Et bien sûr, c’est pratique quand il suffit de télécharger un PDF, et c’est tout. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

• L’agence dispose aussi d’une comptabilité financière structurée. Olena voit à tout moment combien d’argent se trouve sur chaque compte, quels paiements clients ont été reçus et lesquels sont en attente, combien a été dépensé et quels paiements sont prévus.
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• La comptabilité prend un minimum de temps. C’est particulièrement important dans une petite entreprise, quand le dirigeant gère beaucoup de tâches au quotidien et ne dispose pas d’une grande équipe à qui déléguer.

Tout est sous les yeux : on appuie sur 2 ou 3 boutons, et on peut saisir ou obtenir toutes les informations. — Olena Myronyk, fondatrice de Present Perfect Agency

• Pour saisir les données, il suffit d’utiliser un bot Telegram. C’est pour cela que rien ne se perd : on peut ajouter une entrée ou une sortie d’argent même dans les embouteillages ou en buvant un café.
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• Et surtout, note Olena, grâce à Finmap, elle dispose de :

Une compréhension claire de la direction que nous prenons, de notre développement, de notre capacité à passer à l’échelle et des points qui méritent notre attention.

Connectez Finmap pour mettre en place une gestion de trésorerie structurée et voir à tout moment la situation complète de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur Present Perfect Agency : https://presentperfect.agency/