Мазмұны
2k
10 мин
18.01.2022
Шағын бизнесте қаржыны қалай есепке алу керек: Present Perfect Agency кейсі
Kateryna Gulchenko
Senior Customer Support Manager
Пайдаланушы кейсінің картасы
Present Perfect Agency — бизнеске аударма, қолдау, іскерлік құжаттама және тілге қатысты барлық мәселелерде көмектесетін тіл қызметтері агенттігі.
Веб-сайт: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations
Олена Миронік — Present Perfect Agency компаниясының негізін қалаушы және басшысы.
Ол Finmap-ты алғаш рет IT-рекрутинг агенттігінде жұмыс істеп жүргенде қолданған.
Өз бизнесінде ол алғашқы күннен бастап қаржыны Finmap-та есепке алып келеді.
Олена ақшаны бақылағанды, әсіресе ол түскенде, ұнатады.
Сіздің ойыңызша, бизнеске ақша ағынын басқаруды енгізу қашан қажет?
- Ақша тапшылығынан кейін, оны қайталамау үшін.
- Пайда төмендегенде, себебін табу үшін.
- Бизнес жеткілікті үлкейгенде.
- Ақша тапшылығы туындамас бұрын, оны болдырмау үшін.
Әрине, ақша ағынын басқаруды енгізуге ешқашан кеш емес, бірақ идеал жағдайда ақылды кәсіпкер бизнесінің алғашқы күнінен бастап ақшаны есепке алу жүйесін құрады. Тіл қызметтері агенттігі Present Perfect Agency-дің негізін қалаушы Олена да осымен келіседі.
Мен алғашқы транзакциядан бастап-ақ барлық есепті Finmap-та жүргізе бастадым. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
Бұл кейсте біз Оленаның шағын бизнес жүргізгеніне қарамастан, неге бірден жүйелі есепке алуды енгізгенін және Finmap оған қалай көмектесетінін түсіндіреміз.
Мәселе
Бастапқыда Олена IT-рекрутинг агенттігінде жұмыс істеді, бірақ 2020 жылдың соңында өз алдына бизнес құруға шешім қабылдап, Present Perfect Agency-ді негіздеді. Сол кезде де, қазір де ол бизнес қаржысын есепке алу үшін Finmap-қа сенім артты. Неге?
Finmap-ты байқап көрудің шешуші факторы оның қарапайымдылығы болды.
Олена бұл қызмет туралы бұрыннан білетін Александр Соловейден (Finmap серіктес негізін қалаушысы) естіді. Ол әлеуметтік желілерде оның ақша ағынын басқаруға арналған шешім жасап жатқанын көрді. Сондықтан IT-рекрутинг агенттігінде есепке алу міндеті туындағанда, Олена бірден өнімді байқап көруге шешім қабылдады.
Бұған дейін ол процестерді автоматтандыруға арналған қызметтерді талдап шыққан. Дегенмен, тек ірі бизнеске лайықталған, шағын компания үшін тым күрделі әрі қымбат шешімдерді ғана тапты. Ал Finmap қарапайым, түсінікті және қолжетімді болды.
Олена өз бизнесін бастауға шешім қабылдағанда, ол тәжірибесінен есепті Finmap арқылы жүргізгісі келетінін білді.
Міндет
Оленаға қаржылық есепті жүргізу қиынға соққан жоқ. Бірақ үш негізгі міндет болды:
- Есеп жүргізу көп уақыт алмауы керек. Олена бизнесін дамытуға солай да көп уақыт жұмсайтынын білді, сондықтан кестелерді қолмен жүргізуге бөлек уақыты жоқ еді.
Масштабталмауы, қолмен орындалатын әрекеттер және деректер көлеміндегі шектеулер Excel кестесімен жұмыс істеу процесін өте көп уақыт алатын етеді. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
- Ол қолдануға оңай және түсінуге жеңіл деректерді қалады:
Excel те, Google Таблицалары да белгілі бір білікті талап етеді. Жаңа мәндерді есептеу керек болған сайын мен Excel-ді қайта ашып, қолмен әрекеттер жасап, қайта есептеуім керек болды. Мен бизнесімді кесте маманы болу үшін бастаған жоқпын. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
- Есепті бір жерде жүргізу. IT-рекрутинг агенттігінде жұмыс істегенде, Олена біреуге кестеге қолжетімділік беруге тура келетін жағдайларға тап болды. Бірақ сонымен бірге ол барлық деректерді ашқысы келмеді. Нәтижесінде оған кестелердің көшірмелерін жасауға тура келді. Әрине, кейін олар шатасып кетті, ал оларды жүргізу мағынасы мен логикасы ұмытылды. Барлығын жойып, қайтадан бастаған қайсысы қандай екенін түсінуден жеңіл болды.
Finmap-ты таңдау шешімі
Мен қандай да бір ірі бизнеске арналған шешімді пайдаланып, оны өзім жұмыс істейтін кішірек жобаларға зорлықпен бейімдеудің қажеті жоқтығына қуаныштымын. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
Бұрынғы жұмыс орындарындағы қаржылық есепті талдай отырып, Олена көптеген маңызды көрсеткіштердің ескерілмегенін байқады. Finmap-та ол хостинг пен электрондық пошта шығындарын қоса, мүлдем барлық деректерді енгізе бастады. Ол шығыстар мен кірістерді санаттарға бөлді*. Осылайша жүйе пайда болды және төлемдер жоғалуын тоқтатты.
* Finmap-тағы санаттар кірістер мен шығыстардың түрлерін белгілеуге мүмкіндік береді. Бұл әрбір нақты түр бойынша кірістер мен шығыстарды бақылауға көмектеседі. Мысалы, компания Facebook жарнамасына қанша жұмсайды, белгілі бір жобадан қанша табады.
Бизнесін бастағанда, Олена бірден санаттар бойынша есепті де орнатты. Present Perfect Agency-де тұрақты шығындардың саны аз (мысалы, аудармашыларға арналған бағдарламалық жасақтама), сондай-ақ жобаларға байланысты аудармашыларға төлеу үшін ауыспалы шығындар бар.
Ақша тапшылығын болдырмау үшін барлық шығындарды алдын ала жоспарлап, Төлем күнтізбесінде* қадағалауға болады.
* Finmap-тағы Төлем күнтізбесі барлық жоспарланған түсімдер мен шығыстарды күндер бойынша көрсетеді. Мысалы, сіз әр айдың 17-сінде офис жалдау үшін 500 доллар төлейтініңізді көрсетесіз. Төлем күнтізбесі әр айдың 17-сінде сізде жұмсауға 500 доллар бар екенін еске салады.
Олена шоттар панелін де өте пайдалы деп санайды. Present Perfect Agency клиенттері Украинадағы шоттарға, шетелдік банктерге, жеке карталарға, қолма-қол ақшамен, тіпті криптовалютамен де төлей алады.
Шоттардағы ақша мөлшері туралы барлық нақты ақпарат Finmap-та көрсетіледі. Оленаға әр банк пен әмиянды бөлек-бөлек тексерудің қажеті жоқ. Ол кез келген уақытта компанияда қазір қанша ақша бар және ол нақты қайда тұрғанын көре алады.
Олена үшін қаражат қозғалысын қадағалап, олардың қайдан келетінін және қайда кететінін түсіну де маңызды. Компанияның әртүрлі валюталардағы шоттары бар, тек Украинада ғана емес, шетелде де. Бұған оған «Ақша (Cash Flow)»* есебі көмектеседі.
* Finmap-тағы «Ақша» есебі сіздің ақша ағыныңызды көрсетеді. Ол компанияға қанша ақша түсіп, қанша жұмсалатынын көруге мүмкіндік береді.
Present Perfect Agency-дегі тағы бір негізгі есеп — «P&L»* есебі. Оның көмегімен Олена белгілі бір кезеңдегі пайданы, қай бөлімдердің пайда әкелетінін және қайда шығын шегетінін анықтай алады.
* P&L есебі — пайда мен зиян туралы есеп. Ол компанияның белгілі бір кезеңдегі, мысалы, айдағы пайдасы мен зиянын көрсетеді. Ол үшін сол кезеңдегі барлық кірістен сол кезеңдегі барлық шығыс алынып тасталады.
Олена үшін барлық деректерді бірнеше минутта енгізе алатыны да маңызды, тек компьютерден ғана емес, Telegram-бот арқылы да. Сондықтан ақпарат жоғалмайды және әрдайым мүмкіндігінше өзекті болып қалады.
Бизнес жақсы дамып жатқандықтан, Олена жақында көмекші жалдады. Нәтижесінде ол енді есепті жүргізудің бір бөлігін басқаларға беруге мүмкіндік алды. Finmap-та шектеулер орнату оңай — қызметкер қандай ақпаратты қоса алатынын, қандай ақпаратты көре алатынын және қандай ақпарат тек Оленаға арналғанын таңдауға болады. Бұл дегеніміз, оған құпиялылық үшін көшірмелер жасаудың және есепте хаос тудырудың қажеті жоқ.
Нәтижесінде
Бұл — сіз өзіңізден алып тастайтын және күнделікті туындайтын басқа операциялық мәселелермен қатар ойлаудың қажеті жоқ бассауыр. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
- IT-рекрутинг агенттігінде жұмыс істегенде, Олена Finmap-тың ақшаны есепке алудың тиімді әрі қолдануға оңай жүйесі екеніне көз жеткізді. Ол Finmap-та клиенттерден түскен кірістердің және рекрутерлердің сыйақыларына кеткен шығыстардың ғана емес, хостинг ақысы, корпоративтік электрондық пошта сияқты көптеген тұрақты шығындардың да реттелгенін және оңай қолжетімді болғанын көрді. Осы бұрынғы тәжірибе өз компаниясын ашқанда Finmap-ты таңдауының себебі болды.
- Оленаға пайдалы есептер жасау ыңғайлы. Finmap оларды енгізілген деректер негізінде түсінікті диаграммалар мен графиктер түрінде өзі жасайды. Есептерді экспорттауға болады: PDF немесе Excel форматында.
Біздің соңғы жұмысымызда (IT-рекрутинг агенттігінде) менеджерлердің де қызметкерлерге есеп беру дәстүрі болды. Және, әрине, тек PDF жүктеп қойса болды дегендей ыңғайлы болғаны жақсы. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
- Агенттікте қаржыны жүйелі есепке алу да орнатылған. Олена кез келген уақытта әр шотта қанша ақша барын, клиенттерден қандай төлемдер түскенін және қандайлары күтілуде екенін, қанша жұмсалғанын, және қандай төлемдер жоспарланғанын көре алады.
- Есеп жүргізу минималды уақыт алады. Бұл әсіресе шағын бизнесте, иесінің күнделікті көптеген міндеттері болғанда және тапсыруға болатын үлкен команда болмағанда маңызды.
Барлығы көз алдыңызда, 2-3 батырманы басасыз да, барлық ақпаратты енгізе не ала аласыз. — Олена Миронік, Present Perfect Agency негізін қалаушысы
- Деректерді енгізу үшін тек Telegram-ботты пайдалансаңыз болды. Сондықтан ештеңе жоғалмайды — кіріс немесе шығыс деректерін тіпті кептелісте тұрғанда немесе кофе ішіп отырғанда да қосуға болады.
- Ал ең бастысы, Олена атап өткендей, Finmap-тың арқасында мыналар пайда болады:
Біздің қайда бара жатқанымызды, қалай дамитынымызды, масштабтап жатырмыз ба, соны және неге назар аудару керектігін түсіну.
Ақша ағынын жүйелі басқаруды енгізу және кез келген уақытта бизнесіңіздің толық көрінісін көру үшін Finmap-қа қосылыңыз.
Present Perfect Agency туралы толығырақ мына жерден біле аласыз: https://presentperfect.agency/
Құнды мазмұнмен бөлісіңіз — түсініктер көзі болыңыз
Жиі қойылатын сұрақтар
Шағын бизнес ақша ағынын басқаруды қашан бастауы керек?
Ең дұрысы — ақша тапшылығы немесе пайданың төмендеуі мәжбүрлегенше күтпей, тұңғыш транзакциядан бастап. Бастауға ешқашан кеш емес, бірақ бірінші күннен құрылған жүйе төлемдердің жоғалуын болдырмайды және бизнес өскен сайын нақты көрініс береді. Дәл осы себепті Present Perfect-тің негізін қалаушы алғашқы транзакциясынан бастап-ақ Finmap-та есеп жүргізді.
Шағын бизнеске шынымен қаржылық бағдарлама керек пе, әлде Excel жеткілікті ме?
Excel мен Google Кестелері үздіксіз біліктілікті, қолмен қайта есептеуді және нұсқаларды мұқият бақылауды талап етеді, бұл тез арада көп уақыт алатын және қатеге бейім нәрсеге айналады. Көптеген корпоративтік құралдар шағын компания үшін тым күрделі әрі қымбат. Қарапайым, қолжетімді құрал кесте маманы болмай-ақ немесе бизнестің өзіне жұмсағыңыз келетін уақытты жоғалтпай-ақ есеп жүргізуге мүмкіндік береді.
Шағын бизнес бірнеше валюта мен төлем әдісін қалай басқара алады?
Украина шоттарын, шетелдік банктерді, жеке карталарды, қолма-қол ақшаны және тіпті криптовалютаны бір жерге жинайтын шоттар панелі жалпы қалдықты бір жерден көруге мүмкіндік береді. Әр банк пен әмиянға бөлек кіру орнына, кез келген сәтте қанша ақшаңыз бар және ол нақты қайда тұрғанын тексере аласыз. Бұл клиенттері шекара мен арналар арқылы төлейтін агенттіктер үшін әсіресе пайдалы.
Кірістер мен шығыстарды санаттарға бөлу шағын бизнеске қалай көмектеседі?
Әрбір транзакцияны санатқа жатқызу жарнамаға немесе бағдарламалық жасақтамаға қанша жұмсайтыныңызды және әр жоба қанша табыс әкелетінін нақты көрсетеді. Қайталанатын шығындарды күндер бойынша жоспарлайтын төлем күнтізбесімен біріктірілгенде, бұл алдын ала жоспарлауға және ақша тапшылығын болдырмауға мүмкіндік береді. P&L есебі сонда қай бағыттардың пайда әкелетінін және қайда ақша жоғалтып жатқаныңызды көрсетеді.
Сұрақтарыңыз қалды ма?
Оларға жауап беруге дайынбыз.
Finmap support
