Jak prowadzić ewidencję finansów w małej firmie: case study agencji Present Perfect

Karta case study

Present Perfect Agency to agencja usług językowych, która pomaga firmom w tłumaczeniach, wsparciu, dokumentacji biznesowej i wszystkim, co związane z językami.

Strona internetowa: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Olena Mironik jest założycielką i szefową Present Perfect Agency.

‍
Po raz pierwszy skorzystała z Finmap, pracując w agencji rekrutacyjnej IT.
W swojej firmie prowadzi ewidencję finansów w Finmap od pierwszego dnia.
Olena lubi śledzić pieniądze, zwłaszcza gdy wpływają na konto.

Pani zdaniem, kiedy firma powinna wdrożyć zarządzanie przepływem środków pieniężnych?

1. Po wystąpieniu przerwy w przepływie gotówki (cash gap), aby nie powtórzyć tego doświadczenia.
2. Gdy spadają zyski, aby znaleźć przyczynę.
3. Gdy firma staje się wystarczająco duża.
4. Zanim wystąpi przerwa w przepływie gotówki, aby jej uniknąć.

Oczywiście nigdy nie jest za późno, by wdrożyć zarządzanie przepływem środków pieniężnych, ale w idealnym świecie rozsądny przedsiębiorca ma system rozliczania pieniędzy od pierwszego dnia działalności. Zgadza się z tym Olena, założycielka agencji usług językowych Present Perfect Agency.

Od samej pierwszej transakcji zaczęłam prowadzić całą ewidencję w Finmap. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

W tym case study wyjaśniamy, dlaczego mimo że Olena prowadzi małą firmę, od razu zdecydowała się na systematyczną ewidencję i jak pomaga jej w tym Finmap.

Problem

Początkowo Olena pracowała w agencji rekrutacyjnej IT, ale pod koniec 2020 roku zdecydowała się na własną działalność i założyła Present Perfect Agency. Zarówno wtedy, jak i teraz, do rozliczania pieniędzy firmowych zaufała Finmap. Dlaczego?

Decydującym czynnikiem, by wypróbować Finmap, była jego prostota.

O serwisie Olena dowiedziała się od Aleksandra Sołoweja (współzałożyciela Finmap), którego znała od dawna. Zauważyła w mediach społecznościowych, że tworzy rozwiązanie do zarządzania przepływem środków pieniężnych. Dlatego gdy w agencji rekrutacyjnej IT pojawiło się zadanie związane z ewidencją, Olena od razu zdecydowała się wypróbować produkt.

Wcześniej analizowała usługi do automatyzacji procesów. Znalazła jednak jedynie rozwiązania odpowiednie dla dużych firm, które okazały się zbyt skomplikowane i drogie dla małej firmy. Finmap natomiast był prosty, przejrzysty i dostępny.

Gdy Olena zdecydowała się założyć własną firmę, z doświadczenia wiedziała, że do prowadzenia ewidencji chce korzystać z Finmap.

Zadanie

Olena nie miała trudności z prowadzeniem ewidencji finansowej. Były jednak trzy kluczowe zadania:

• Prowadzenie ewidencji nie powinno zajmować dużo czasu. Olena wiedziała, że i tak będzie poświęcać mnóstwo czasu na rozkręcenie firmy, więc nie miała go na ręczne prowadzenie arkuszy kalkulacyjnych.

Brak skalowalności, ręczne operacje i ograniczenia co do ilości danych sprawiają, że cały proces wokół arkusza Excel pochłania mnóstwo czasu. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

• Chciała prostoty w użyciu i łatwych do zrozumienia danych:

Zarówno Excel, jak i arkusze Google wymagają pewnej wiedzy. Za każdym razem, gdy musiałam obliczyć nowe wartości, musiałam ponownie otwierać Excel, wykonywać ręczne operacje i przeliczać wszystko od nowa. Nie zakładałam firmy po to, by zostać ekspertką od arkuszy kalkulacyjnych. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

• Prowadzenie ewidencji w jednym miejscu. Pracując w agencji rekrutacyjnej IT, Olena spotykała się z sytuacjami, gdy musiała udostępnić komuś arkusz. Jednocześnie nie chciała otwierać wszystkich danych. W efekcie musiała tworzyć kopie tabel. Oczywiście później się mieszały, a sens i logika ich prowadzenia szły w zapomnienie. Łatwiej było wszystko skasować i zacząć od nowa, niż rozgryzać, co jest czym.

Decyzja o wyborze Finmap

Cieszę się, że nie muszę korzystać z jakiegoś rozwiązania dla dużego biznesu i na siłę dopasowywać go do mniejszych projektów, z którymi pracuję. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

Analizując rozliczenia finansowe z poprzednich miejsc pracy, Olena zauważyła, że wiele ważnych wskaźników nie było uwzględnianych. W Finmap zaczęła wprowadzać absolutnie wszystkie dane, w tym koszty hostingu i poczty e-mail. Skategoryzowała wydatki i przychody*. Dzięki temu powstał system i płatności przestały się gubić.

* Kategorie w Finmap pozwalają określić rodzaje przychodów i wydatków. Dzięki temu można śledzić przychody i wydatki w ramach każdego konkretnego typu. Na przykład, ile firma wydaje na reklamy na Facebooku, ile zarabia na konkretnym projekcie.

Rozpoczynając działalność, Olena od razu skonfigurowała także ewidencję według kategorii. Present Perfect Agency ma niewielką liczbę kosztów stałych (np. oprogramowanie dla tłumaczy), a także koszty zmienne związane z opłacaniem tłumaczy w zależności od projektów.

Wszystkie wydatki można zaplanować z wyprzedzeniem i śledzić w Kalendarzu Płatności*, aby uniknąć przerw w przepływie gotówki.

* Kalendarz Płatności w Finmap wyświetla wszystkie zaplanowane wpływy i wydatki według dat. Na przykład ustalasz, że co miesiąc 17. dnia płacisz 500 USD czynszu za biuro. Kalendarz płatności co miesiąc 17. dnia przypomni, że masz do wydania 500 USD.

Olena uważa też panel kont za bardzo pomocny. Klienci Present Perfect Agency płacą na konta w Ukrainie, w bankach zagranicznych, na karty osobiste, gotówką, a nawet mogą to robić w kryptowalucie.

Wszystkie aktualne informacje o ilości pieniędzy na kontach wyświetlają się w Finmap. Olena nie musi zaglądać osobno do każdego banku czy portfela. W każdej chwili widzi, ile pieniędzy jest dostępnych i dokładnie gdzie się znajdują w firmie.

Dla Oleny ważne jest też śledzenie przepływu środków, rozumienie, skąd one pochodzą, i dokąd trafiają. Firma ma konta w różnych walutach, nie tylko w Ukrainie, ale i za granicą. Pomaga jej w tym raport „Pieniądze (Cash Flow)”*.

* Raport „Pieniądze” w Finmap pokazuje przepływ Twojej gotówki. Pozwala zobaczyć, ile pieniędzy wpływa do firmy i ile jest wydawane.

Kolejnym kluczowym raportem w Present Perfect Agency jest raport „P&L “*. Dzięki niemu Olena może określić zysk za dany okres, które działy generują zysk, a gdzie ponosi stratę.

* Raport P&L to rachunek zysków i strat. Pokazuje zysk i stratę firmy za dany okres, na przykład miesiąc. W tym celu od wszystkich przychodów za dany okres odejmuje się wszystkie wydatki za ten sam okres.

Dla Oleny ważne jest też, że wszystkie dane może wprowadzić w kilka minut, nie tylko z komputera, ale też przez bota w Telegramie. Dzięki temu informacje się nie gubią i zawsze są maksymalnie aktualne.

Ponieważ biznes idzie dobrze, Olena niedawno zatrudniła asystentkę. Dzięki temu może teraz delegować część prowadzenia ewidencji. W Finmap łatwo ustawić ograniczenia i wybrać, jakie informacje pracownik może dodawać, jakie może przeglądać, a jakie są zarezerwowane wyłącznie dla Oleny. Oznacza to, że nie musi robić kopii ani wprowadzać chaosu w ewidencji w imię poufności.

W rezultacie

To ten ból głowy, który zdejmujesz z siebie i nie musisz o nim myśleć razem z innymi codziennymi sprawami operacyjnymi. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

• Pracując w agencji rekrutacyjnej IT, Olena przekonała się, że Finmap to skuteczny i łatwy w obsłudze system rozliczania pieniędzy. Zauważyła, że w Finmap ewidencjonowano nie tylko wpływy od klientów i wydatki na premie dla rekruterów, ale też wiele kosztów stałych, takich jak opłaty za hosting, firmową pocztę e-mail itd., które były uporządkowane i łatwo dostępne. To wcześniejsze doświadczenie było powodem, dla którego wybrała Finmap, otwierając własną firmę.
  ‍
• Olenie wygodnie jest tworzyć przydatne raporty. Finmap sam generuje je na podstawie wprowadzonych danych w formie przejrzystych wykresów i diagramów. Raporty można eksportować do PDF lub Excela.

W naszej poprzedniej pracy (w agencji rekrutacyjnej IT) mieliśmy tradycję, że menedżerowie również raportowali pracownikom. I oczywiście wygodnie jest, gdy wystarczy wgrać PDF i to wszystko. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

• W agencji jest też ustawiona systematyczna ewidencja finansów. Olena w każdej chwili widzi, ile pieniędzy jest na każdym koncie, które płatności od klientów zostały otrzymane a które są w toku, ile zostało wydane, i jakie płatności są zaplanowane.
  ‍
• Ewidencja zajmuje minimalną ilość czasu. Jest to szczególnie ważne w małej firmie, gdy właściciel ma wiele codziennych zadań i nie ma dużego zespołu, na który mógłby delegować obowiązki.

Wszystko masz przed oczami, wystarczy nacisnąć 2-3 przyciski i możesz wprowadzić lub otrzymać wszystkie informacje. — Olena Myronyk, założycielka Present Perfect Agency

• Aby wprowadzić dane, wystarczy skorzystać z bota w Telegramie. Dlatego nic się nie gubi, bo dane o wpływach czy wydatkach można dodać nawet stojąc w korku albo pijąc kawę.
  ‍
• I co najważniejsze, jak zauważa Olena, dzięki Finmap pojawia się:

Zrozumienie, dokąd zmierzamy, jak się rozwijamy, czy się skalujemy i na co warto zwrócić uwagę.

Podłącz Finmap, aby wdrożyć systematyczne zarządzanie przepływem środków pieniężnych i w każdej chwili widzieć pełny obraz swojego biznesu.

Więcej o Present Perfect Agency dowiesz się na stronie: https://presentperfect.agency/