Tartalomjegyzék
Főoldal
/
Blog
/
Hogyan tartsd kézben a kisvállalkozásod pénzügyeit: a Present Perfect Agency esettanulmánya
2.2k
10 perc
18.01.2022
Hogyan tartsd kézben a kisvállalkozásod pénzügyeit: a Present Perfect Agency esettanulmánya
Kateryna Gulchenko
Vezető ügyfélszolgálati menedzser
Ügyféltörténet röviden
A Present Perfect Agency nyelvi szolgáltatásokat nyújtó ügynökség, amely fordításban, ügyféltámogatásban, üzleti dokumentációban és minden nyelvekkel kapcsolatos feladatban segíti a vállalkozásokat.
Weboldal: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations
Olena Mironik a Present Perfect Agency alapítója és vezetője.
Először egy IT-toborzó ügynökségnél dolgozva használta a Finmapet.
A saját vállalkozásában már az első naptól a Finmapben vezeti a pénzügyeket.
Olena szereti követni a pénzmozgásokat, különösen akkor, amikor pénz érkezik.
Ön szerint mikor érdemes egy vállalkozásban bevezetni a cash flow-kezelést?
- Egy likviditási hiány után, hogy ne forduljon elő újra.
- Amikor csökken a nyereség, hogy kiderüljön az oka.
- Amikor a vállalkozás már elég nagyra nőtt.
- Még azelőtt, hogy kialakulna a likviditási hiány, hogy el lehessen kerülni.
Természetesen soha nem késő bevezetni a cash flow-kezelést, de ideális esetben egy tudatos vállalkozó már a vállalkozás első napjától rendszerben vezeti a pénzügyeit. Ezzel Olena, a Present Perfect Agency nyelvi szolgáltató ügynökség alapítója is egyetért.
Már az első tranzakciótól kezdve mindent a Finmapben vezettem. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
Ebben az esettanulmányban megmutatjuk, miért döntött Olena úgy, hogy bár kisvállalkozást vezet, már az elején rendszerszintű könyvelést alakít ki, és hogyan segíti ebben a Finmap.
A probléma
Olena korábban egy IT-toborzó ügynökségnél dolgozott, de 2020 végén úgy döntött, saját útra lép, és megalapította a Present Perfect Agencyt. Akkor is, és most is a Finmapre bízta a céges pénzek nyilvántartását. Miért?
A Finmap kipróbálásában a döntő szempont az egyszerűség volt.
Olena Alexander Soloveitől (a Finmap társalapítójától) hallott a szolgáltatásról, akit már régóta ismert. A közösségi médiában látta, hogy cash flow-kezelésre fejleszt megoldást. Ezért amikor az IT-toborzó ügynökségnél felmerült a pénzügyi nyilvántartás igénye, Olena azonnal úgy döntött, kipróbálja a terméket.
Korábban már vizsgált olyan szolgáltatásokat, amelyekkel automatizálni lehet a folyamatokat. Csakhogy többnyire nagyvállalatoknak szánt megoldásokat talált, amelyek egy kis cég számára túl bonyolultak és drágák voltak. A Finmap ezzel szemben egyszerű, átlátható és elérhető volt.
Amikor Olena elhatározta, hogy saját vállalkozást indít, tapasztalatból tudta, hogy a nyilvántartáshoz a Finmapet szeretné használni.
A feladat
Olenának nem okozott gondot a pénzügyek vezetése. Három kulcsfontosságú elvárása azonban volt:
- A nyilvántartás ne vigyen el sok időt. Olena tudta, hogy rengeteg energiát fog felemészteni a vállalkozás elindítása, és nem lesz plusz ideje kézzel táblázatokat karbantartani.
A skálázhatóság hiánya, a kézi műveletek és az adatmennyiség korlátai miatt egy Excel-táblázat körüli munka elég időigényes tud lenni. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
- Olyan adatokat szeretett volna, amelyek könnyen használhatók és egyszerűen értelmezhetők:
Az Excelhez és a Google Táblázatokhoz is kell valamennyi szakértelem. Valahányszor új értékeket kellett kiszámolnom, újra meg kellett nyitnom az Excelt, kézzel műveleteket végezni és újraszámolni mindent. Nem azért indítottam vállalkozást, hogy táblázatkezelő-szakértő legyek. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
- Minden nyilvántartás egy helyen legyen. Az IT-toborzó ügynökségnél Olena többször találkozott olyan helyzettel, amikor hozzáférést kellett adnia valakinek egy táblázathoz. Közben viszont nem akarta az összes adatot megnyitni előtte. Emiatt másolatokat kellett készítenie a táblázatokról. Ezek később persze összekeveredtek, és idővel már senki sem emlékezett, melyiket miért és hogyan vezették. Egyszerűbb lett volna mindent kidobni és elölről kezdeni, mint kibogozni, mi micsoda.
Miért a Finmap mellett döntött?
Örülök, hogy nem egy nagyvállalati rendszert kell használnom, amit aztán valahogy ráerőltetek a kisebb projektjeimre. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
Miután végignézte, hogyan működött a pénzügyi nyilvántartás a korábbi munkahelyein, Olena azt látta, hogy sok fontos mutató egyszerűen kimaradt. A Finmapben elkezdett minden adatot rögzíteni, még a tárhely- és e-mail-költségeket is. Kategóriákba rendezte a kiadásokat és bevételeket*. Így kialakult egy rendszer, és a kifizetések többé nem vesztek el.
* A Finmap kategóriái segítségével megadhatja a bevételek és kiadások típusait. Így külön-külön követheti az egyes bevételi és kiadási területeket. Például azt, mennyit költ a cég Facebook-hirdetésekre, vagy mennyit keres egy adott projekten.
Amikor elindította a saját vállalkozását, Olena rögtön beállította a kategóriák szerinti nyilvántartást. A Present Perfect Agencynek kevés fix költsége van (például fordítóknak szánt szoftverek), emellett pedig változó költségei, például a fordítók díjazása az egyes projektektől függően.
Minden kiadás előre megtervezhető és nyomon követhető a Fizetési naptárban*, így elkerülhetők a likviditási hiányok.
* A Finmap Fizetési naptára dátum szerint mutatja az összes tervezett bevételt és kiadást. Például beállíthatja, hogy minden hónap 17-én 500 dollár irodabérleti díjat fizet. A fizetési naptár minden hónap 17-én jelzi, hogy 500 dollár kiadással kell számolnia.
Olenának az számlapanel is nagy segítség. A Present Perfect Agency ügyfelei ukrajnai számlákra, külföldi bankokba, személyes kártyákra, készpénzben fizetnek, sőt akár kriptovalutában is.
A Finmap minden aktuális információt megmutat arról, mennyi pénz van a számlákon. Olenának nem kell külön belépnie minden bankba és tárcába. Bármikor látja, mennyi pénz áll rendelkezésre, és pontosan hol található a cégben.
Olenának az is fontos, hogy kövesse a pénz útját: lássa, honnan érkezik, és hová megy. A cégnek különböző devizákban vannak számlái, nemcsak Ukrajnában, hanem külföldön is. Ebben segít neki a „Pénz (Cash Flow)”* riport.
* A Finmap „Pénz” riportja a cash flow-t mutatja meg. Látható belőle, mennyi pénz érkezik a cégbe, és mennyit költ el a vállalkozás.
A Present Perfect Agency másik fontos riportja a „P&L”* riport. Ennek segítségével Olena meg tudja határozni egy adott időszak nyereségét, látja, mely részlegek termelnek profitot, és hol keletkezik veszteség.
* A P&L riport eredménykimutatás: egy adott időszak — például egy hónap — nyereségét és veszteségét mutatja. Ehhez az adott időszak összes bevételéből levonja ugyanannak az időszaknak az összes kiadását.
Olenának az is fontos, hogy néhány perc alatt rögzíteni tudjon minden adatot, nemcsak számítógépről, hanem Telegram-boton keresztül is. Így az információ nem vész el, és mindig a lehető leginkább naprakész marad.
Mivel a vállalkozás jól halad, Olena nemrég asszisztenst vett fel. Így a nyilvántartás egy részét már delegálni tudja. A Finmapben könnyű korlátozásokat beállítani, és meghatározni, hogy a munkatárs milyen adatokat adhat hozzá, mit láthat, és mi az, ami kizárólag Olena számára elérhető. Ez azt jelenti, hogy a bizalmas adatok védelme miatt nem kell másolatokat készítenie és káoszt teremtenie a pénzügyi nyilvántartásban.
Az eredmény
Ez egy olyan fejfájás, amit leveszel a saját válladról, és nem kell ezzel is foglalkoznod a napi operatív ügyek mellett. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
- Amikor Olena egy IT-toborzó ügynökségnél dolgozott, megtapasztalta, hogy a Finmap hatékony, könnyen használható rendszer a pénzmozgások nyilvántartására. Látta, hogy a Finmapben nemcsak az ügyfelektől beérkező pénzeket és a toborzók bónuszaihoz kapcsolódó kiadásokat lehet rögzíteni, hanem sok fix költség — például tárhelydíj, céges e-mail stb. — is rendezett és könnyen elérhető formába kerül. Ez a korábbi tapasztalat volt az oka annak, hogy a saját cége indulásakor is a Finmapet választotta.
- Olenának kényelmes, hogy hasznos riportokat készíthet. A Finmap ezeket a bevitt adatok alapján maga generálja, átlátható diagramok és grafikonok formájában. A riportok exportálhatók PDF-be vagy Excelbe.
Az előző munkahelyünkön (az IT-toborzó ügynökségnél) hagyomány volt, hogy a vezetők a munkatársak felé is beszámoltak. Ilyenkor persze nagyon kényelmes, ha egyszerűen le lehet tölteni egy PDF-et, és kész. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
- Az ügynökségnél is működik a rendszeres pénzügyi nyilvántartás. Olena bármikor látja, mennyi pénz van az egyes számlákon, mely ügyfélfizetések érkeztek be, melyek vannak még függőben, mennyit költöttek el, és milyen kifizetések vannak betervezve.
- A pénzügyi nyilvántartás minimális időt vesz igénybe. Ez különösen fontos egy kisvállalkozásban, ahol a tulajdonosnak nap mint nap rengeteg feladata van, és nincs nagy csapat, akinek delegálhatna.
Minden ott van a szemed előtt, megnyomsz 2-3 gombot, és már rögzítheted vagy lekérheted az összes információt. — Olena Myronyk, a Present Perfect Agency alapítója
- Az adatrögzítéshez elég egy Telegram-botot használni. Ezért semmi sem vész el, mert a bevételeket és kiadásokat akár dugóban állva vagy kávézás közben is hozzá lehet adni.
- És ami a legfontosabb, Olena szerint a Finmapnek köszönhetően megvan:
Annak a megértése, merre tartunk, hogyan fejlődünk, skálázódunk-e, és mire érdemes odafigyelni.
Kapcsolja be a Finmapet, vezessen be rendszerszintű cash flow-kezelést, és lássa bármikor a vállalkozása teljes pénzügyi képét.
A Present Perfect Agencyről itt tudhat meg többet: https://presentperfect.agency/
Oszd meg az értékes tartalmat — légy te az inspiráció forrása
Gyakran ismételt kérdések
Mikor érdemes egy kisvállalkozásnak elkezdenie a cash flow kezelését?
Ideális esetben már az első tranzakciótól, nem pedig akkor, amikor egy pénzhiány vagy a profit visszaesése rákényszeríti. Elkezdni sosem késő, de ha az első naptól van rendszered, nem vesznek el a kifizetések, és növekedés közben is tisztán látod a helyzetet. A Present Perfect alapítója pontosan ezért vezette a nyilvántartást a Finmapben már az első tranzakciójától.
Tényleg szüksége van egy kisvállalkozásnak pénzügyi szoftverre, vagy elég az Excel?
Az Excel és a Google Táblázatok folyamatos hozzáértést, kézi újraszámolást és gondos verziókezelést igényelnek, ami hamar időrablóvá és hibalehetőségekkel telivé válik. Sok nagyvállalati eszköz túl bonyolult és túl drága egy kis cégnek. Egy egyszerű, könnyen használható eszközzel úgy vezetheted a pénzügyeidet, hogy nem kell táblázatkezelő-szakértővé válnod, és nem vesz el időt attól, amit inkább magára a vállalkozásra fordítanál.
Hogyan kezelheti egy kisvállalkozás a többféle valutát és fizetési módot?
Egy olyan számlapanellel, amely egy helyre gyűjti az ukrán számlákat, a külföldi bankokat, a személyes kártyákat, a készpénzt, sőt akár a kriptovalutát is, egyetlen felületen láthatod a teljes egyenlegedet. Nem kell külön belépned minden bankba és tárcába: bármikor ellenőrizheted, mennyi pénzed van, és hol található. Ez különösen hasznos azoknak az ügynökségeknek, amelyek ügyfelei több országból és több csatornán keresztül fizetnek.
Miben segít egy kisvállalkozásnak a bevételek és kiadások kategorizálása?
Ha minden tranzakciót kategóriához rendelsz, pontosan látod, mennyit költesz például hirdetésekre vagy szoftverekre, és mennyit hoz egy-egy projekt. Ha ezt egy fizetési naptárral kombinálod, amely dátum szerint tervezi be az ismétlődő költségeket, előre tudsz gondolkodni, és elkerülheted a pénzhiányos időszakokat. Az eredménykimutatás pedig megmutatja, mely irányok nyereségesek, és hol folyik el a pénz.
Maradtak még kérdéseid?
Szívesen válaszolunk rájuk.
Finmap support
